کسب و کار

مدیریت زمان

اشاره ای برمشغله مدیران پرکار
زمان میگذرد . سریع هم می گذرد . این مقاله نظر به اصولی دارد که در ارتباط بامدیریت زمان ونحوه تسلط انان در مهار عامل زمان مطرح می گردد.
درآغازلازم است عملکرد از سه منظر مدنظرقرار گیرد:

1- اثربخشی قطعی و مطلوب

2- نهایت بهره وری با حداقل زمان، هزینه وانرژی

3- حصول به دومقصدفوق با رویکری متعارف و بی نیاز از ترس به چالشهای زیان بخش
دربررسی موارد سه گانه فوق نخست این پرسش به ذهن متبادر می گردد که مدیریت زمان چیست و چگونه باید آن را کنترل نمود؟
برای روشن شدن اهمیت موضوع بدو سئوال زیرتوجه فرمائید.

1- اگر شما پول سازمان را همانطور مصرف می کردید ، که وقت خود را صرف می کنید ، چه اتفاقی روی می داد؟

2- آیا بخاطر دارید برای چگونگی صرف وقت خود برنامه ریزی کرده باشید؟

فقدان برنامه در زندگی شغلی معمولاً در آخرین لحظه درمواجه با ضرب الاجل ها، احساس می شود. اینجاست که تنشی بی اندازه و تنزل و کاهشی عظیم در اجرای کارها بوجــود می آید. این همان چیزی است که نباید وجود داشته باشد.
وقتی دریک سازمان سیستمی ضعیف کنترل زمان رادراختیار دارد، این امر نشانه آن است که در آن سازمان، مسئله اعتماد به نفس تعریفی غیرمتعارف یافته و بازتاب آن درکاربست شیوه های یکسان و برای برنامه های کوچک و به ظاهر موفق وبرنامه های بزرگ و غامض تجلی می یابد. لذاکارهای کوچک بدیهی پنداشته می شوندو برنامه های بزرگ به طرز مبالغه آمیزی پیچیده بنظر میرسند.
براین اساس عدم شایستگی ها که در برنامه های کوچک بنظر نمی آیند، در برنامه های بزرگترو پیچیده تــــر، بطرز حیرت انگیزی بزرگ جلوه می کنند. بخاطر داشته باشید نمی توانید موتورسیکلت را همچون دوچرخه هدایت کرد. یا یک سوپرمارکت زنجیره ای را مانند بازار عمومی فروش کالا اداره نمود. زیرا وقتی طبیعت امور با یکدیگر متفاوت است، برای حل مسائل مرتبط با آن مبانی و معیارهای متفاوت کاربرد دارد. علت اینکه کنترل زمان آنها در سازمانها کمترمورد توجه قرار می گیرد ، آن است که در برگ ارزیابی کارمندان و بررسی طرز انجام کارآنها، کمتر با آن برخورد می کنیم. آنچه ما از پیش بینی و درک آن بازمی دارد این است که توجه نداریم، تا چه اندازه این معنی به تمام جوانب کارهای ما وابسته است.
مدیریت زمان جهات مختلفی دارد. بیشتر مدیران تعدادکمی از این جوانب رامی شناسند، اما تعدادکمی از مدیران تمام جوانب آن را در می یابند. دراینجا موضوعی بسیار ساده مطرح است و آن اینکه یک دفترچه یادداشت که بتوان ایده های مربوط به فعالیتهاو برنامه ها را در آن بطور مرتب نوشت نقطه آغازین نظم بخشی به تنوع فعالیتهای گوناگون است.اما از اینها بالاتر، این دفتر یادداشت ابزاری است که تاثیر و نفوذ شما را برحوادث نشان می دهد. این کار ، سایر مهارتهای مدیریت را مانند برنامه ریزی کارمدیریت پروژه و اقدامـــات را پی ریزی می کند.
آنچه این مقاله به دفاع از آن برخاسته است اختیار نمودن طرز عملی است که در بکاربردن عاملی برای کنترل زمان نقش بارز ایفا نماید. قبل از اینکه راجع به آینده سخنی بگوئیم ، بهتر است که زمان حاضر را بررسی کنیم. اما قبلاً توجه داشته باشید باید معلوم شودزمان طولانی چون یک هفته از وقت خود را چگونه صرف می کنید؟ دراین مورد باید یادداشت داشته باشید، و فعالیتهای خود و حتی تغییر در فعالیتهای خود را دقیقاً یادداشت کنید.
پس ازگذشت یک هفته زمانی را برای بررسی این یادداشت ها تخصیص دهید. آن وقت متوجه خواهید شد، چه کارهای لازم و احتمالاً غیر لازمی را انجام داده اید. تا آنجا که امکان دارد کارهای غیر لازم را حذف کنید و وقت باقی مانده را صرف کارهای لازم یا لازمتر کنید. اولویت کارها را فراموش نفرمائید.
دراینجانظر ما این است که در جریان عملیات واقداماتی که انجام میدهید، امور زائد را حذف نمائید. اولین قدم عبارت از ارزیابی امری خطیر است درواقع به آن سئوال اساسی که وقت خود را چگونه صرف می کنید؟ آن وقت بعضی عادات شما مورد سئوال قرار می گیرد. دردفتر یادداشت خود آن زمانهائی را مشخص کنید که از آن ها می توانستید بهره برداری بهتری بنمائید.
دریادداشت های خود به هر فعالیت کاری نظری اندازید و بطور عملی زمانی را که باید صرف آن شود ذکر کنید و سپس زمانی را که واقعاً صرف آن شده است با آنچه شما حدس زده اید مقایسه کنید. وقتی را که صرف بحث در مورد مسائل سیاسی و اجتماعی بخصوصی کرده اید، یا فلان بعد از ظهر راکه صرف تنظیم یک خاطره خصوصی برای بردن جایزه ای نموده اید ، و یا چنددقیقه ای را که حتی صرف جداکردن گیره های کاغذ از یکدیگر نموده اید، هدر رفتن وقت بدانید‌( مگر اینکه این کار در ساعات استراحت اتفاق افتاده باشد).
فشاراصلی که شما در کارتان احساس می کنیدممکن است این گرفتاری باشد که بخواهید به دیگران درکاری که انجام می دهند کمک کرده باشید. مطمئناً دریک محیط صمیمی و متعادل این امرمطلوب است که شما مایل به کمک به دیگران باشید. اما دفتر یادداشت خود را بررسی کنید و ملاحظه نمائید چه مقداراز وقت خود را صرف کارهای خودتان می کنید و چقدر از آن را صرف دیگران؟ برای مثال اگر شما یک بعد از ظهر را صرف درست کردن غلطهای دستوری متون کتابی می کنید که در باره پروژه ای اداری نوشته اید، باید بدانید که این کار جزء وظایف قسمت انتشارات است و کارشما نه تنها صحیح نبوده، بلکه هدر دادن وقت و انرژی نیز بوده است. قسمت انتشارات کار تصحیح متون را خیلی بهتر از شما انجام میدهد وشما باید وقت تلف شده را صرف موضوعات تکنیکی می نمودید.
دراین دفترچه شما فهرست کاملی از تمامی ملاقات ها و قرارهای قابل پیش بینــــــی را می بایست یادداشت کنید. اگر ملاقات های معمولی را حذف کرده اید ، چون بهر حال آنهارا بخاطر میآورید حالا، آنها را نیز اضافه کنید. ملاقات های شما گویای روابط شما بادیگران است. این روابط عبارت از توافقی است در امر مصا حبه های رودررو میان شما و دیگران در مورد فعالیتهایتان . براینگونه روابط تعهدات اخلاقی ، اجتماعی کنترل دارند.معمولاً این گونه اطلاعات، دفترچه شما را پرمیکند. حالاباید بیرحمانه اطلاعات غیر لازم را حذف کنید. برای مثال امکان دارد کمیته هائی درسازمان وجودداشته باشد که شما بتوانید نسبت به آن ها مساعدت کنید. اما اگر کارمند زیردست شما بتواند این کار را انجام دهد یا حتی بهتر از شما در آن مورد خاص تبحر داشته باشد ، اجازه دهید که وی در جلسات کمیته مزبور شرکت کند. دراینگونه موارد ساعات طولانی برای ناهار مصرف می شود که بهتر است چنانچه شمادر آن شرکت دارید، این جلسات ناهار مانند کنفرانس های کوتاه مدت اداره شود. این امکان نیز وجود دارد کــــــه مصاحبه هائی داشته باشید که سه برابر زمان لازم امتداد یابند ، زیرااینگونه برنامه ریزی شده اند. همین امروز ساعات اضافی را حذف کنید.
هراس انگیز ترین موضوع در مورد ملاقات ها مسئله ضرب الاجل ها است و به موقع تحویل دادن کالاها. آیا شما امورارجاعی را خیلی دیر تحویل میدهید؟ آیا اغلب نزدیک زمان تحویل کالا دچار ترس و هراس می شوید؟ اگر اینطور است ازمدیریت زمان استفاده کنید:

ایده اصلی این است که مدیریت ضرب الاجل ها می بایست درست با همان تکنیکی اداره شود که درمورد پروژه های بزرگ انجام می پذیرد:

1- موارد ویژه رابررسی نمائید. آیا اطمینان دارید که درمورد کارهائی که باید تحویل گردد خاطرتان از هر جهت آسوده است؟

2- شغل و کارمربوط رابه اجزاء کوچکتر تقسیم کنیدتا بتوانید زمان لازم برای انجام هر جزء راتعیین نموده، پیشرفت آنرا کنترل کنید.

3- بررسی های مربوط به پیشرفت کار را برنامه ریزی کنید. باتوجه به هر جزء تعیین شده ، قادرخواهید بود مشکلات را سریعاً پاسخ دهید.

مدیریت کنترل زمان دیگران را نیز تحت تاثیر قرار میدهد، بویژه کارمندان زیردست شما را. برنامه ریزی پروژه یعنی اینکه نه تنها تخصیص وقت شما، بلکه توزیع وظایف شما میان دیگران. این امر باید در همان طرح ریزی و کنترل وبررسی که در کارشما وجود داشته است برنامه ریزی گردد.
دادن هرنوع وکالت ونمایندگی باید دارای ویژگی تایید و اختتام کارباشد. بعنوان یک مدیر شما این مسئولیت را دارید که اطمیمان حاصل کنید که وظایف محول شده بکارمندان زیردست شما با موفقیت بانجام رسیده است . پس شما باید اطمینان یابید که هروظیفه ای باتحویل کارپایان یافته است. آنگاه دردفترچه خود می نویسید.که فلان امربوقوع پیوسته است. مثلاً اگرشما روز سه شنبه با بعنوان روز پایان کار، مورد توافق وتامین مینمائید، روزچهارشنبه باید دردفترچه شما روزی باشد که کاررا بررسی می کنید. این روش ساده به شما اجازه میدهد که پیشرفت امور را کنترل کنید ودرصورت لزوم اقدامات مقتضی را بعمل آورید.
اهداف بلندمدت بسیاری وجود دارد که یک مدیرخوب باید درتحقق آن کوشا باشد. هدفهای بلندمدت مهم هستند اما فوری نمی باشند. در مورد آنها ضرب الاجل وجود ندارد. این هدفها درانتهای راهی طولانی قرار دارند. به همین دلیل بسیار آسان است که آنها را وقتی که کاری فوری پیش می آید، عجالتاً بدست فراموشی بسپاریم. اینجاست که تعادلی باید برقرار باشد.
مدیریت زمان نوعی کاربرد نظام یافته در استفاده از ادراک و استنباط منطقی است. این نوع مدیریت نیاز به کوشش اندکی دارد اما در عین حال باعث افزونی شایستگی در کار و پیشرفت آن می گردد ونشان میدهد کجاها وقت و انرژی تلف می شود، و بالاخره منجر به استفاده صحیح از وقت میشود. چنانچه این مدیریت را برکارهای خود تمرکز دهید، مسائل شما حل نمی شود ولی این مسائل بشما نشان داده میشود و ساختاری بوجود می آید تاشما راه حلی برای مسائل خود بیابید و آنهار ار کنترل کنید. این روش مدیریت شما را قادر به کنترل ً وقت ً خود می کند، حال این وقت را چگونه بکار میبرید، این امر دقیقاً بخود شما بستگی دارد.

پست های مرتبط



کسب و کار

مدیریت استراتژیک

سرعت سرسام آور تغییرات دردنیای کنونی بدین معناست که روش های متداول مدیریت نمی توانند مناسب تغییرات باشند هنگامیکه تغییرات جزیی بود می توانستیم از تجربه استفاده کنیم

کسب و کار

مدیریت مشارکت کارکنان با رویکرد مدیریت اسلامی

مشارکت رکن اصلی نظام مدیریت کیفیت جامع که سبب اطمینان بهبود ارتباطات و وابستگی متقابل بین افراد سازمان می شود. علی (ع) در نهج البلاغه می فرماید: لا ظهیر کالمشاوره یعنی هیچ پشتیبانی چون مشورت نیست .