هر سازمان برای شناسايي اتلافات، افزایش ایمنی و بهداشت و حركت در جهت بهبود بهره‌وری و كيفيت، ناگزیر است محیط كاری مناسب را فراهم نماید و اقداماتي به منظور مرتب‌سازی، پاكيزه ساختن و سامان دادن محيط كاری و حفظ شرایط برای بهينه ساختن امور انجام دهد. اقدامات مذكور که تحت عنوان نظام آراستگي محيط كار 5s شناخته شده است، سر واژه پنج کلمه ژاپنی بوده و عبارتند از:
تمامی روش‌هایی که در بهبود بهره‌وری مطرح می‌باشند حداقل بر یکی از سه محور سخت افزار، نرم افزار و انسان افزار استوار گشته‌اند. بهره‌وری بر اساس ارتقای کارکنان را می‌توان با استفاده از روش‌های 5S، SS، QCC و … پیاده‌سازی نمود. نظام آراستگي محيط كار 5s یکی از روش‌های ابتدایی ارتقای کارکنان است که با وجود سادگی و با کمترین هزینه نتایج شگرفی در بهبود بهره‌وری در پی خواهد داشت.
نظام آراستگی محيط كار 5s چیست و چه اهمیتی دارد؟
نظام آراستگی محیط کار 5s یکی از روش‌های پیشرو در مدیریت و بهره‌وری در صنایع بوده است که پس از جنگ جهانی دوم و با الهام از نظام خانه‌داری صنعتی یا Housekeeping، برای نخستین بار در صنایع ژاپنی و در نظام تولید به هنگام (Just In Time) معرفی شد.
ساماندهی و مرتب‌سازی محیط اطراف ممکن است در زمان‌های مختلف صورت پذیرد، اما بدون تکرار همیشگی، تأثیری در محیط کار ایجاد نخواهد شد. هدف از این نظام، حفظ، نگهداری و استانداردسازی است به نحوی كه از به هم خوردن دوباره نظم ايجاد شده جلوگيری به عمل آيد. از جمله المان‌های لازم برای حفظ و نگهداری سیستم پیاده‌سازی شده، تعهد مدیریت، تخصیص بودجه لازم، کارگروه یا کمیته‌ای فعال، مشارکت پرسنل، سیستم انگیزشی و مکانیزم پاداش‌دهی، برنامه ترویج نظام آراستگی محیط کار 5s و … است.
استفاده از نظام آراستگی محیط کار 5s عاملی مهم در کاهش زمان‌های تلف شده به شمار می‌رود، به گونه‌ای که زمان پاسخ‌گویی به درخواست کارها و زمان انجام کارهای تعمیراتی تقریباً ۲۰ درصد کاهش می‌یابند.
نتایج پیاده‌سازی نظام آراستگی محيط كار 5s :
کیفیت – 90 درصد بهبود؛
بهره‌وری – 15-20 درصد بهبود؛
کاهش کالای در جریان ساخت – 50-80 درصد بهبود؛
افزایش فضا – 30-40 درصد بهبود؛
کاهش تصادفات – بهبود 90 درصدی؛
و کاهش زمان فاقد ارزش افزوده – بهبود 25 درصدی.
دستاوردهای پیاده‌سازی نظام آراستگی محيط كار 5s :
تلاش برای ایجاد عادت‌های صحیح درکارکنان
کاهش زمان‌های جستجو
قابل لمس بودن نتیجه کار برای همه
ايجاد و تقويت روحيه كار گروهي در قالب كار تيمي
ارتقاء روحيه كاری، رضايتمندی شغلي و علاقه کارکنان به محیط
بالا رفتن سطح خلاقیت افراد و بهبود وضع ظاهری سازمان
بهبود بهره‌وری شركت از طریق شناسايي و رفع اتلاف‌ها
کاهش چشمگیر خطاها و اشتباهات
5s و سرمایه گذاری بلند مدت
هزینه انجام هر پروژه تأثیر بسیاری در پیاده‌سازی آن خواهد داشت. اجرای نظام آراستگی محیط کار 5s نیز مستلزم صرف هزینه خواهد بود و چه بسا که برخی مدیران و کارکنان، پیاده‌سازی آن را امری غیرضروری بدانند. اما این رویکرد با کمترین هزینه ممکن بیشترین نتایج در بهبود محیط کار را به ارمغان خواهد آورد. از سوی دیگر، سازمان می‌تواند از درآمد حاصل از فروش اقلام غیرضروری خود سود ببرد. نمونه قابل تأمل این موضوع، پرداخت تمام هزینه‌های پروژه 5s از درآمد حاصل از فروش ضایعات و اقلام غیرضروری در یکی از سازمان‌ها بوده است.
در چنین پروژه‌هایی برآورد منفعت پیاده‌سازی کاری دشوار است و همچنین برآورد هزینه ناشی از عدم اجرای آن نیز پنهان است و چندان قابل محاسبه نیست. نکته پایانی این است که به هزینه آراستگی محیط کار به عنوان یک سرمایه گذاری نگاه کنیم، یک سرمایه گذاری بلندمدت که باید اثرات آن را در آینده ارزیابی کنیم.
بهره‌گیری از محیط کار در پرورش نهاد انسان
محور تمامی فعالیت‌ها در نظام ساماندهی انسان است. فعالیت افراد است که باعث برپایی آن شده و استمرار حضور کارکنان در پیاده‌سازی مراحل 5S موجب بقای آن می‌گردد. نگرش به انسان با نقش محوری در پیاده‌سازی نظام آراستگي محيط كار 5s موجب می‌شود که ضمیر ناخودآگاه شخص تحت تأثیر قرار گیرد و فرد را به سوی اهداف نظام سوق دهد. اولین ثمره چنین حالتی تغییر ابتدایی در رفتار انسان می‌باشد. این تغییر رفتار باید از طریق آموزش صحیح بارور شده و به تغییر در تفکر بی‌انجامد. با روش 5S می توان فرآیند تغییر را تسهیل نمود و فرهنگ کاری کارکنان را به سوی فرهنگی ایده‌آل که در آن کار گروهی از جایگاه ویژه‌ای برخوردار است، رهنمون ساخت. نظام آراستگی محیط کار 5s محیط ناکارآمد و به هم ریخته را به محیط کارآمد، منظم، شاداب و پرنشاط تبدیل می‌نماید.
5S و استانداردهای جهانی مدیریت
در استانداردهای جهانی مدیریت الزامات متعددی وجود دارد که لازم الاجرا می‌باشند، ولی به دليل جامعيت و عمومي بودن آنها، بکارگیری روش و تکنیکی خاص در راستای تحقق این الزامات (به طور صریح) ذکر نشده است. با وجودی که در استانداردهای جهانی مدیریت مشخصاً از یک سیستم و روش خاص نام برده نشده است، ولی برخی از الزامات آن به گونه‌ای است که با به کارگیری یک تکنیک خاص، به طور کامل و اثربخش، محقق می‌شود. از جمله اين سيستم‌ها و ابزارها 5S مي‌باشد که به دليل گستردگي مفهوم و در برگرفتن ابعاد گوناگوني همچون نظم، شناسايي و رديابی، ايمني، پاكيزگي، آموزش، انضباط، بازيابي و بهبود، روش مناسبي جهت دستيابي به بسياری از استانداردهای جهاني مديريت می‌باشد. طبق نظر بسياري از صاحب نظران، 5S سنگ بنای ساير سيستم‌های كيفيتي و بهره‌وری مانند ISO 9000 می‌باشد (این موضوع در بسیاری از بندهای استاندارد ISO 9000:2000 قابل رؤیت است).
فرآیند اجرای ارزیابی و ممیزی 5S
پیاده‌سازی نظام آراستگي محيط كار 5s در 3 فاز به اجرا خواهد رسید:
فاز اول: شناخت
ارزیابی و شناخت وضع موجود سازمان (توسط ارزیابان خارجی) و مطالعه و بررسی دستورالعمل‌ها و چک لیست‌ها
مستند نمودن وضع موجود از طریق عکس و فیلم و تدوین گزارش
فاز دوم: آموزش و طراحی سیستم
تشکیل تیم ممیزی
آموزش كليه پرسنل سازمان با توجه به پست‌های سازماني افراد سازمان و تعیین و اطلاع رسانی زمان ممیزی
تهيه روش‌های اجرايي (ساماندهي، نظم و ترتيب، پاكيزه سازی)، چك ليست و دستورالعمل‌های مورد نياز
فاز سوم: استقرار و ممیزی
پیاده‌سازی نظام آراستگی محیط کار (5S) (در جایگاه مشاور در این حوزه، پیشنهاد می‌کنیم این مرحله با پروژه‌های پایلوت آغاز گردد.)
تهیه فیلم و عکس از وضعیت سازمان بعد از انجام تغییرات
تهیه و ابلاغ گزارش مقایسه‌ای و نتایج حاصل از تغییرات
ارزیابی عملکرد نفرات و واحدها و تقدیر از فرد آراسته و واحد آراسته
ارائه آموزش جهت فرهنگ‌سازی و نظارت همیشگی بر آن
نتایج حاصل از پیاده‌سازی نظام آراستگی محيط كار 5s
این تصویر مربوط به S اول نظام آراستگی می‌باشد. اجرای این مرحله بیش از آنچه به نظر می‌رسد، اهمیت دارد. چرا که بدون انجام این مرحله، سایر فعالیت‌های 5S ناکارآمد و بی اثر خواهند شد. هدف از اجرای این مرحله استفاده بهینه از دستگاه‌ها، تجهیزات و فضای محیط کار است.
پس از آنکه اشیای غیرضروری در مرحله قبل شناسایی شده و دور ریخته شدند لازم است که اشیای مورد نیاز و ضروری در محل مناسب قرار داده شده و به صورت صحیح نگهداری شوند. این موضوع همان مفهوم S دوم است. هدف از انجام این کار نیز دستیابی آسان و سریع ضمن حفظ کیفیت و رعایت ایمنی محیط کار است.
پاکیزگی را می‌توان زیربنای فعالیت‌ها و در نهایت رمز بقای یک سازمان دانست. S سوم در نظام آراستگی محیط کار (5S)، به معنای تمیز کردن همه جانبه محیط کار می‌باشد. هدف از انجام این مرحله، رسیدن به وضعیتی است که در آن هیچ گونه آلودگی وجود نداشته باشد. این امر تنها مربوط به تمیز کردن اشیا نیست، بلکه تعهدی برای حفظ محیط کار در بهترین کیفیت و وضعیت است.
آیا یکبار سواکردن و مرتب کردن و پاکیزه ساختن کافی است؟
برای داشتن محیطی ایده‌آل و آراسته بایستی پیوسته و با برنامه مشخص اقدام کرد. هدف از اجرای S چهارم، نگهداری همه چیز در وضعیتی سامان یافته است. در این مرحله نیاز است که معیارها و استانداردهایی جهت حفظ وضعیت حاصل از انجام اقدامات پیشین و استمرار در آنها ایجاد نمود که به کمک این استانداردها بتوان وضعیت محیط کار را در حد معینی از پاکیزگی نگهداری نمود.
S آخر مربوط به ایجاد شرایط و بستر مناسب فرهنگی برای رعایت قوانین و مقررات توسط کارکنان و به منظور نیل به عادت انجام هر کار به شیوه صحیح می‌باشد. البته باید به این نکته توجه داشت که عادت‌های کاری صحیح به راحتی به دست نمی‌آیند بلکه حاصل تمرین، کوشش و ممارست بسیار در انجام کارهای صحیح و ایجاد نظم و انضباط در کار می‌باشد.
با وجود اینکه نظام ساماندهی محیط کار در حل مشکلات، افزایش ایمنی، شناسایی کانون‌های خطر، ایجاد آرامش روحی، ارتقا روحیه کارکنان، شناسایی، ردیابی و کاهش ضایعات، افزایش بهره‌وری و … یک سازمان مؤثر می‌باشد ولی استقبال چندانی از طرف صنایع ایران از آن به عمل نیامده است. شاید یکی از عمده‌ترین موانع به کارگیری این نظام در صنایع کشور عدم آگاهی از فلسفه آن باشد. در صورتی که بتوان فلسفه نظام آراستگي محيط كار 5s را روشن نمود و بر این اساس روش اجرایی ساده‌ای را ارائه داد، آنگاه می‌توانیم با حمایت مدیران صنایع مختلف، شاهد به کارگیری پایه‌ای‌ترین و ضروری‌ترین روش ساماندهی محیط کار باشیم. امیدواریم تلاش‌های مجموعه ما تأثیری هر چند کوچک در بهبود فضای کاری سازمان‌ها داشته باشد.
نظام آراستگي محيط كار 5s و بهبود 20 درصدی بهره‌وری