تعریف 5S (نظام آراستگی محیط کار) چیست؟

• محیط کار شما چگونه محیطی است؟

• آیا شما در یک محیط آشفته و شلوغ کار می کنید؟

• آیا نظام آراستگی را رعایت می کنید؟

آیا می دانستید دانشمندان و روانشناس ها بررسی کرده اند که اگر فردی با خستگی محیط کار خود را آشفته رها کند، فردا صبح زمانی که باز می گردد و این محیط را می بیند، خستگی دیروز دوباره در بدنش پدید می آید.

این موضوع اهمیت نظام آراستگی در سازمان ها را می تواند نشان بدهد، اینکه اجرای نظام آراستگی یا همان 5S ژاپنی چقدر می تواند در بهره وری و افزایش آن موثر باشد.

سیستمی تحت عنوان 5S برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم، در ژاپن شکل گرفت، ولی ایده اولیه این سیستم، ژاپنی نمی باشد. ژاپنی ها با الگو برداری از برخی صنایع آمریکایی و اروپایی و پس از توسعه و سیستماتیک نمودن آن، این سیستم را ارائه نمودند.

الگوهای اولیه ای که مورد استفاده ژاپنی ها قرار گرفت، شامل سه دسته از صنایع آمریکایی و اروپایی می باشد.

دسته اول: صنایعی می باشند که رعایت بهداشت، تمیزی و نظم از زیر ساخت های اساسی آن می باشد مانند: صنایع بهداشتی و دارویی یا صنایع میکرو الکترونیک که عموما نیازمند محیطی تحت عنوان "اتاق تمیز یا Clean room می باشند.

دسته دوم: سازمان های خدماتی مانند هتل ها، سوپر مارکت ها، کتابخانه ها و مراکز تفریحی را در بر می گیرد. در این سازمان ها مشتری با محیط سازمان تماس مستقیم و نزدیک دارد. حساسیت بالای مشتریان این گونه از سازمان ها به تمیزی، نظم و سرعت پاسخگویی به خواسته هایشان، موجب می شود که این سازمان ها برای بقا و رقابت، ناچار باشند که اصول خاصی را رعایت نمایند. به طور کلی در آمریکا رعایت این گونه از اصول (چه اجبار قانونی باشد و چه الزام عرفی و صنفی) در زمینه هایی که مرتبط با بهداشت و سلامتی انسان ها می باشد، خانه داری خوب یا Good House Keeping نامیده می شود.

دسته سوم: شامل سازمان های پیشرو می باشند که به اهمیت مباحثی مانند: انسان، ماشین، انسان - کار و انسان - محیط توجه خاصی نموده و تلاش نموده اند که ارتباطی منطقی و سالم بین انسان- ماشین - کار پدید آورند.

از گذشته آراستگی در همه جوامع بخصوص ایران ما وجود داشته است اما بصورت نظام مند و روشمند نبوده، اولین بار ژاپنی ها در سال 1985 نظام آراستگی را بصورت نظام مند معرفی کردند، فردی بنام سوزوکی در کتاب کایزن عملی فصلی را به اصول نظام آراستگی به عنوان مبنایی برای بهره وری و کایزن معرفی نمود. ابتدا نظام آراستگی دارای 3 بند بود که پس از آن به 5 اصل تغییر یافت و نام 5S را به خود گرفت.

تعریف کامل 5S چیست؟

5S سیستمی برای بهسازی و آراستگی در محیط می باشد. (تفاوتی نمی کند این محیط، محیط کار است، محیط خانه است و یا حتی خودرو شخصی) این نظام کمک می کند، همواره محیطی آراسته داشته باشیم.

نظام آراستگی یا 5S شامل 5 مرحله با نام های زیر می باشد:

• ساماندهی (Seiri): تفکیک ضروری از غیر ضروری

• نظم و ترتیب (Seiton): مرتب کردن و مشخص کردن مکان هر وسیله ای

• نظافت (Seiso): تمیز کاری و نگهداری محیط به صورت همواره تمیز

• استانداردسازی(Seiketsu): تدوین دستورالعمل ها و استانداردها برای حفظ و تداوم آراستگی

• انضباط(Shitsuke): فرهنگ سازی برای انجام عادت افراد به انجام صحیح کارها

با رعایت این اصول می توان سازمانی آراسته داشت، البته این نکته نیز قابل توجه است که اجرای نظام آراستگی زمان بر بوده و نیازمند گذر زمان و صبر است، هیچ گاه نمی شود، نظام آراستگی و 5S را در یکروز یا یک هفته انجام داد.

عوامل موثر در اجرای 5S:

عوامل متعددی بر اجرای این سیستم، تاثیر می گذارند. شدت اثر برخی از این عوامل به حدی است که اجرا یا عدم اجرای این سیستم، منوط به آن ها است. شدت این تاثیر وابسته به عوامل و شرایط و ماهیت خاص هر سازمانی است.

به طور کلی می توان این عوامل را در پنج دسته طبقه بندی نمود:

1- عوامل برون سازمانی
2- عوامل درون سازمانی
3- عوامل فردی
4- عوامل کاری
5- عوامل سیستمی

مزایای پیاده سازی 5S:

•     ایجاد یک نظم فراگیر و زمینه سازی برقراری انضباط سازمانی

•     کاهش ابهام در کار

•     زیباسازی محیط کار

•     بهداشتی شدن محیط کار و رفع آلودگی های آن

•     ایمن شدن محیط کار و کاهش حوادث و بیماری های کاری

•     آسان شدن و کم زحمت شدن انجام کار

•     دسترسی آسان تر و راحت تر به اسناد، قطعات، ابزار و سایر لوازم مورد نیاز و جلوگیری از گم شدن آن ها

•     کاهش اشتباهات و دوباره کاری ها

•     افزایش روحیه کارکنان

•     بهبود روابط کارکنان

•     کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار

•     فراهم شدن شرایط لذت بردن از کار

•     کاهش خرابی ماشین آلات

•     تثبیت و بهبود کیفیت

•     افزایش راندمان و کارایی

•     کاهش زمان انجام کارها

•     کاهش وابستگی امور به اشخاص و امکان ایجاد گردش شغلی در سازمان

•     کاهش ضایعات ناشی از نابسامانی و در هم ریختگی

•     جلوگیری از ضایع و فاسد شدن مواد فاسد شدنی

•     چلوگیری از استفاده اشتباه و نابجا از فرم ها، مواد، قطعات و ابزارهای نسبتا مشابه

•     افزایش طول عمر ابزار و ماشین آلات

•     نهادینه شدن فرهنگ بهره وری

•     تشخص بخشی (شخصیت دادن) به کارکنان

•     جلب نظر مشتریان

•     افزایش تعلق سازمانی

•     زمینه سازی فرهنگ خود انظباطی

•     کاهش استعفاء و ترک سازمان

•     افزایش جذابیت محیط کار