اسناد اودوو امکان ذخیره، مشاهده و مدیریت فایل‌ها در اودوو را برای شما فراهم می‌کند.

شما می‌توانید هر نوع فایلی (هر فایل حداکثر 64 مگابایتی در اودوو آنلاین/ برپایه فضای ابری) را آپلود کنید و آنها را در فضاهای کاری مختلف سازماندهی کنید. 

عملیات گردش کار

عملیات گردش کار، عمل‌های خودکاری هستند که می‌توانید در سطح هر فضای کاری ایجاد و سفارشی کنید. هر زمان که یک فایل با معیارهای تنظیم شده شما مطابقت داشته باشد، عملیات گردش کار را در کنار فایل می‌بینید. به این ترتیب، برای مثال، می‌توانید به یک فایل برچسب اضافه کنید یا با یک کلیک، آن را به فضای کاری دیگری منتقل کنید. عملیات گردش کار، به شما کمک می‌کند تا مدیریت اسناد و عملیات‌‌های کلی تجاری خود را کارآمدتر کنید.

ایجاد عملیات گردش کار

برای ایجاد عملیات گردش کار، به برنامه اسناد> منوی پیکربندی>گزینه فضاهای کاری رفته و فضای کاری که عملیات‌ها باید در آنجا اعمال شود را انتخاب کنید. روی دکمه هوشمند عملیات‌ کلیک کنید و سپس در صفحه باز شده، ایجاد را بزنید تا عملیات جدید ایجاد کنید.


 

توجه: یک عملیات برای همه فضاهای کاری زیرشاخه، که در واقع زیرمجموعه فضای کاری والدِ انتخابی شما هستند، اعمال می‌شود. 

نکته: اگر در حالت توسعه دهنده باشید، می‌توانید مستقیماً با رفتن به برنامه اسناد» منوی پیکربندی»  گزینه عملیات‌، به همه عملیات‌ها دسترسی پیدا کنید. 

تنظیم شرایط

پس از نامگذاری عملیات گردش کار، می‌توانید شرایطی را تنظیم کنید که زمان انتخاب یک فایل، تحت آن شرایط دکمه عمل، در پنل سمت راست ظاهر شود. 

در زمان ایجاد عملیات جدید، در سربرگ شروط، سه نوع شرط اصلی برای تنظیم وجود دارد: 

  1. برچسب‌ها: در بخش برچسب‌ها در سربرگ شروط می‌توانید از دو شرط شامل و  شامل نمی‌شود استفاده کنید، به این معنی که فایل‌ها باید یا نباید دارای برچسب‌های تنظیم شده در اینجا باشند.

  2. مخاطب: فایل‌ها باید با مخاطب تنظیم شده در فیلد مخاطب که در بخش متفرقه قرار دارد، مرتبط باشند.

  3. مالک: فایل‌ها باید با مالک تنظیم شده در فیلد مالک که در بخش متفرقه قرار دارد، مرتبط باشند. 


نوع شرط پیشرفته: دامنه

مهم:   اگر هیچ شرطی تنظیم نکرده‌اید، دکمه عمل برای همه فایل‌های موجود در فضای کاری انتخابی ظاهر می‌شود.

پیشنهاد می‌شود برای پیکربندی درست فیلترهای دامنه، اطلاعاتی از توسعه اودوو داشته باشید.

برای دستیابی به شرط دامنه باید حالت توسعه دهنده فعال باشد. بعد از انجام این کار، نوع شرط دامنه را انتخاب و روی افزودن فیلتر کلیک کنید. 

نکته: اگر در حالت توسعه دهنده باشید، می‌توانید مستقیماً با رفتن به برنامه اسناد» منوی پیکربندی»  گزینه عملیات‌، به همه عملیات‌ها دسترسی پیدا کنید. 



برای ایجاد یک قانون، معمولاً یک فیلد، یک اپراتور و یک مقدار را انتخاب می‌کنید. برای مثال، اگر بخواهید یک عملیات گردش کار به همه فایل‌های PDF در یک فضای کاری اضافه کنید، فیلد را روی نوع Mime ، اپراتور را روی شامل و مقدار را روی pdf تنظیم کنید. 


برای افزودن شرایط فرعی روی افزودن گره (آیکون دایره بعلاوه) کلیک کنید. سپس می‌توانید مشخص کنید که قانون شما با همه شرایط یا با هیچ شرطی تطابق نداشته باشد. همچنین می‌توانید قانون را مستقیماً با استفاده از ویرایشگر کد ویرایش کنید. 


پیکربندی عملیات

سربرگ عملیات را برای راه‌اندازی عملیات خود انتخاب کنید. در این سربرگ می‌توانید بطور همزمان کارهای زیر را انجام دهید: 

  • تنظیم مخاطب: افزودن یک مخاطب به فایل یا جایگزینی یک مخاطب موجود با یک مخاطب جدید

  • تنظیم مالک: افزودن یک مالک به فایل یا جایگزینی مالک فعلی با یک مالک جدید

  • انتقال به فضای کار: انتقال فایل به هر فضای کاری.

  • ایجاد: ایجاد یکی از آیتم‌های زیر پیوست شده به فایل در پایگاه داده شما

  1. قالب محصول: ایجاد محصولی که مستقیماً بتوان ویرایش کرد.

  2. وظیفه: ایجاد وظیفه پروژه‌ای که بتوان مستقیماً ویرایش کرد.

  3. درخواست امضا: ایجاد یک قالب امضای جدید برای ارسال

  4. امضاء مستقیم:   ایجاد یک قالب امضاء برای امضای مستقیم

  5. صورت‌حساب فروشنده: ایجاد  صورت‌حساب فروشنده با استفاده از OCR و هوش مصنوعی به منظور حذف اطلاعات از محتوای فایل

  6. فاکتور مشتری: ایجاد فاکتور مشتری با استفاده از OCR و هوش مصنوعی به منظور حذف اطلاعات از فایل 

  7. برگ بستانکار فروشنده:  ایجاد برگ بستانکار برای فروشنده با استفاده از OCR و هوش مصنوعی به منظور حذف اطلاعات از فایل

  8. برگ بستانکار: ایجاد برگ بستانکار برای مشتری با استفاده از OCR و هوش مصنوعی به منظور حذف اطلاعات از فایل 

  9. متقاضی: ایجاد یک برنامه منابع انسانی جدید با قابلیت ویرایش مستقیم.

  • تنظیم برچسب‌ها: افزودن، حذف، و جایگزینی تعداد بی‌نهایت برچسب

  • فعالیت‌ها- علامت‌گذاری همه به عنوان انجام شده: علامت‌گذاری همه فعالیت‌های مرتبط با فایل به عنوان انجام شده

  • فعالیت‌ها- برنامه زمانبندی فعالیت‌ها: ایجاد فعالیت جدید مرتبط با فایل همانطور که در عملیات پیکربندی شده است. می‌توانید تنظیم فعالیت در سند مالک را انتخاب کنید.