/

مسئول دفتر

تبریز, ایران

تعریف موقعیت شغلی

عضوی از شرکت که به عنوان دستیار مدیریت فعالیت نموده و باید به خواسته ها و نظرهای مدیر خود توجه  نموده و آنها را رعایت نماید و طوری برنامه ریزی نماید که وقت کاری مدیر عامل برای کارهای جزیی گرفته نشود. و مسئولیت هماهنگی برنامه‌های روزانه مدیران، کارکنان و مشتریان شرکت را بر عهده دارد.

شرایط احراز شغل

  • داشتن حداقل یک سال تجربه کاری مرتبط 

  • حداقل مدرک لیسانس در رشته های مدیریت یا کامپیوتر

  • داشتن روابط عمومی بالا و مهارتهای ارتباطی و مدیریتی

  • آشنایی با نرم افزار های حسابداری

تخصص های مورد نیاز

  • توانایی دست به قلم شدن

  • آشنایی به اصول و فنون مذاکره

  • داشتن روابط عمومی خوب

  • آشنایی با مدیریت منابع انسانی

  • آشنایی با مدیریت مالی

  • آشنایی با اصول حسابداری

  • آشنایی با مستندات ایزو

  • آشنایی با ای آر پی

  • آشنایی با سامانه مشتریان

  • آشنایی با سامانه پیامک

شرح وظایف شغلی

  • ارسال و دریافت فکس و تحویل به مسئول مربوطه

  • حضور مرتب در محل کار و برنامه ریزی به منظور اجرای وظایف محوله

  • آشنایی به کار و نحوه استفاده از تلفن ها، فکس، سیستم سانترال و مراقبت در نگهداری آن ها

  • پاسخ گویی به کلیه تماس های تلفنی و ایمیل ها و برقراری ارتباط بین تماس گیرنده و مخاطب مورد نظر

  • ثبت تماس های ضروری در صورت عدم حضور مخاطب مورد نظر و اطلاع به وی

  • گرفتن شماره تلفن و دادن خط آزاد به درخواست مدیران و کارکنان طبق ضوابط شرکت

  • پذیرش ارباب رجوع و تنظیم لیست متقاضیان ملاقات با مدیرعامل و تعیین وقت ملاقات برای آن ها 

  • برنامه ریزی ملاقات ها، سازماندهی جلسات و تهیه صورت جلسات

  • طبقه بندی، ترتیب بندی و مدیریت اسناد شرکت، ثبت ها، گزارشات و مکاتبات

  • آماده سازی، ویرایش، گزارش رفع ایرادات نامه ها، فاکتورها، پاورپوینت و سایر اسناد

  • انجام امور مربوط به تایپ، تکثیر و ...

  • انجام وظایف عادی حسابرسی، ثبت فاکتور، اظهارنامه ها، سپرده گذاری و ...

  • نگارش و وارد نمودن داده ها، توزیع یادداشت ها، مکاتبات و گزارشات روزانه

  • تهیه نامه های تحویل سایت به مشتریان و ارسال آنها

  • تشکیل پرونده و معرفی پروژه به مدیر تولید و عملیات

  • هماهنگی عکاسی، فیلم برداری، پروژکتور

  • اخذ رسید اتمام پروژه از مشتری

  • راهنمایی ارباب رجوع و تماسها

  • تعریف پروژه در ای.آر.پی 

  • هماهنگی های مربوط به تشکیل جلسات داخلی و درج خبر به موقع در ای آر پی

  • نظارت بر حضور و غیاب پرسنل

  • نظارت بر احتیاجات پرسنل در محیط کار

  • پیگیری تمدید دامنه و هاست

  • به تایید رساندن دومین ‌ها

  • ارسال فرم درخواست اطلاعات مورد نیاز جهت طراحی سایت

  • پیگیری مطالب سایت

  • ارسال ایمیل به مشتریان و اطمینان از بروز بودن سوابق مشتریان

  • دریافت و رفع شکایات مشتریان با ارجاع مناسب آنها

  • ثبت تعاملات مشتریان

  • پرینت فرم ها و سندهای مورد نیاز کارکنان مثل فرم مرخصی، اضافه کاری و ... و در دسترس قرار دادن آنها