نسخه اینترپرایز اودوو 14 ، مدیریت هزینه های روزانه کارمندان شما را به یک کار بی دردسر تبدیل کرده است. افزونه مدیریت هزینه ها به شما امکان می دهد تمام هزینه ها از جمله هزینه سفر، لوازم اداری و سایر هزینه های شرکت یا سازمانتان را به راحتی مدیریت کنید.

نحوه تنظیم انواع هزینه ها

اولین قدم برای ردیابی هزینه‌ها، پیکربندی انواع هزینه‌ها (که به عنوان محصولات در اودوو مدیریت می‌شوند) است. این گزینه از طریق ماژول هزینه ها> پیکربندی> محصولات قابل هزینه در دسترس است. هنگامی که هزینه خاصی با قیمت ثابت بازپرداخت می شود، هزینه ای را برای محصول تعیین کنید.

در غیر این صورت هزینه را 0.0 نگه دارید و کارکنان هزینه واقعی هر هزینه را گزارش خواهند کرد.


در اینجا چند نمونه به عنوان مثال آورده شده است:

  • رستوران:

    • هزینه: 0.00 (هزینه بلیط به ازای هر هزینه ثبت می شود)


  • سفر با ماشین شخصی:

    • هزینه: 0.30 (قیمت هر مایل بازپرداخت شده توسط شرکت ثابت است)


  • هتل:

    • هزینه: 0.00 (هزینه بلیط به ازای هر هزینه ثبت می شود)


  • سایر موارد:

    • هزینه: 0.0


فراموش نکنید که برای هر نوع هزینه یک مالیات تعیین کنید (و اگر از حسابداری اودوو استفاده می کنید یک حساب). معمولاً استفاده از مالیاتی که با مالیات درج شده در قیمت پیکربندی شده است، روش خوبی است. به این ترتیب، کارکنان هزینه‌ها را با قیمت‌ها از جمله مالیات گزارش می‌کنند که رفتار مورد انتظار است.

نکته:  برنامه فروش به شما امکان می دهد واحدهای اندازه گیری را برای انواع هزینه های خود (واحد، مایل و غیره) مشخص کنید. به ماژول فروش> پیکربندی> تنظیمات بروید  و بررسی کنید برخی از محصولات ممکن است در واحدهای اندازه گیری مختلف فروخته یا خریداری شوند (پیشرفته).

داشبورد هزینه ها به کارمندان کمک می کند تا تمام جزئیات هزینه را به همراه نسخه های کپی رسید، برای تأیید به مدیران ارسال کنند. علاوه بر آن، افزونه مدیریت هزینه ها تمام عملیات از جمله ایجاد، تایید و رد را برای منابع انسانی و مدیران ساده تر کرده است.


ابتدا ماژول هزینه ها را از برنامه های اودوو نصب کنید:


با کلیک کردن بر روی ماژول هزینه ها، می توانید به داشبورد هزینه ها دسترسی داشته باشید. تاریخ هزینه، حساب، پرداخت کننده، کد صورت حساب، مشتری، حساب تحلیلی، قیمت واحد، تعداد، فعالیت ها، مالیات ها، جمع کل، وضعیت همراه با توضیحات، جزئیات کارمندان را می توان به صورت سازمان یافته در داشبورد ذکر کنید.


 

پیکربندی

به ماژول هزینه ها> تنظیمات> پیکربندی> تب هزینه ها بروید، گزینه های "ایمیل های ورودی" و "بازپرداخت در فیش حقوق" را فعال کنید، سپس برای اعمال تغییرات بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید:

با فعال کردن این ویژگی ها، کارمندان می توانند هزینه های خود را با ارسال به آدرس ایمیل ثبت کنند. گزینه بازپرداخت به کارمند کمک می کند تا هزینه های خود را در فیش حقوق بازپرداخت کند.


نحوه ثبت هزینه ها

به صورت دستی

ایجاد هزینه برای اجرای کسب و کار بسیار مهم است. با استفاده از اودوو کاربر می تواند انواع مختلفی از هزینه ها را مدیریت کند. برای ایجاد هزینه جدید، به ماژول هزینه ها> هزینه های من> هزینه های من برای گزارش بروید و بر روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید:

برای ایجاد هزینه، کارمند باید ستون های فرم ایجاد را که برخی فیلدها اختیاری/ الزامی هستند، پر کند:  

  • توضیح: از این فیلد می توان برای ارائه جزئیات از جمله شماره ارجاع صورت حساب/ تیکت استفاده کرد.

  • نام محصول: نام محصول خریداری شده را می توان برای مشخص کردن نوع هزینه اضافه کرد.

  • پرداخت کننده: شخصی که پرداخت را انجام داده است.

  • تاریخ هزینه: تاریخی که هزینه در آن انجام شده است.

  • قیمت واحد: قیمت محصول در واحد. اگر هزینه، هزینه سفر باشد، قیمت واحد براساس مسافت طی شده تعیین خواهد شد.

  • تاریخ حسابداری: تاریخی که گزارش هزینه در آن حساب می شود.

  • واحد پول: واحد پول مورد استفاده در معاملات.

  • مالیات: مالیاتی که از هزینه ها کسر می شود.

پس از پر کردن تمامی فیلدهای مورد نیاز، بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید.

کاربر اگر بر روی دکمه "ذخیره"   کلیک کند ،  بلافاصله در فرم صفحه دکمه "پیوست رسید" را مشاهده خواهد کرد. با کلیک بر روی آن می تواند صورت حساب ها و سایر اسناد را پیوست کند.


توجه: پس از ارسال گزارش هزینه توسط کارمند، کار باقیمانده باید توسط مدیر انجام شود. مدیر، مسئول تأیید یا رد گزارش است. وی همچنین می تواند به دنبال سند یا توضیحات بیشتر در فرم نظرات باشد.

هنگام بررسی وضعیت، کاربر می تواند چندین به روزرسانی وضعیت را مشاهده کند:

  • ارسال شده: این بدان معنی است که فیش حقوقی در دفتر روزنامه ارسال شده است.

  • پرداخت شده: این بدان معنی است که پرداخت انجام شده است.

  • تأیید شده: هزینه تأیید شده است.

  • رد: هزینه رد شده است.

با یک کلیک از طریق ایمیل ها

به کارمندان خود اجازه دهید هزینه های خود را از طریق یک ایمیل ساده ثبت کنند. یک عکس فوری از رسید تهیه کنید و آن را از طریق ایمیل ارسال نمایید، یا به سادگی یک صورتحساب را فوروارد کنید!

تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک نام مستعار ایمیل را در ماژول مدیریت هزینه ها> پیکربندی> تنظیمات تنظیم کنید (به عنوان مثال expense @tashilgostar.com). برای اهداف امنیتی، فقط ایمیل‌های تأیید شده کارمندان (به ایمیل کاری در فرم جزئیات کارمند نگاه کنید) پذیرفته می‌شود.


نکته:   برای ایجاد هزینه با یک کلیک، یک ایمیل به این ایمیل مستعار  با رسید در پیوست ارسال کنید. اگر اولین کلمه موضوع ایمیل حاوی شماره ارجاع داخلی محصول و یا نام محصول باشد، محصول مربوطه به طور خودکار تنظیم می شود. مبلغ هزینه را در موضوع ایمیل تایپ کنید تا آن را در هزینه نیز تنظیم نمایید.

هزینه های من برای گزارش

این ویژگی از طریق ماژول هزینه ها> هزینه های من> هزینه من برای گزارش  قابل دسترسی است. در اینجا می توانید تمام هزینه های خود را که هنوز گزارش نشده اند همراه با جزئیات دقیق از جمله: تاریخ هزینه، توضیح، فعالیت بعدی، جزئیات حساب تحلیلی و وضعیت گزارش مشاهده کنید. همچنین، با استفاده از این ویژگی کاربر می تواند هزینه های جدیدی را برای گزارش یا ایجاد تغییر در گزارش های از قبل ایجاد شده، ایجاد کند و  آن را به راحتی برای مدیر مربوطه ارسال کند.


تمام هزینه های من

با استفاده از این ویژگی از طریق ماژول هزینه ها> هزینه های من> گزارش، کاربر می تواند تمام هزینه ها را مشاهده کند. در اینجا می توانید تمام گزارش های ارسال شده برای تأیید و هزینه های گزارش را مشاهده کنید.


گزارش های من

این قابلیت از طریق  ماژول هزینه ها> هزینه های من> گزارش های من قابل دسترسی است. کارمندان می توانند از این ویژگی برای مشاهده کلیه گزارش هزینه های ایجاد شده توسط خودشان، استفاده کنند. همچنین  وضعیت گزارش ایجاد شده توسط کارمند را نیز می توانید از اینجا مشاهده کنید. علاوه بر آن، کار مند می تواند نام، تاریخ حسابداری، گزارش هزینه ها، فعالیت بعدی، وضعیت و سایر جزئیات را در اینجا مشاهده کند.


با کلیک بر روی دکمه "ایجاد"، می توانید   گزارش جدیدی ایجاد کنید. مانند سایر موارد، ابتدا باید فیلدها مربوطه را پر کنید و سپس آن را با کلیک بر روی دکمه "ارسال به مدیر"، ارسال کنید. همچنین کاربر می تواند از طریق کلیک بر روی دکمه "آپلود" گزارش هزینه ها را بارگذاری کند.

   

گزارش برای تایید

پس از ارسال گزارش هزینه به مدیر، وی مسئول بررسی درخواست خواهد بود. او هزینه های ذکر شده در گزارش را پرداخت کرده و صورتحساب های پیوست شده را با دقت بررسی می کند و در آخر پس از انجام این بررسی ها، تایید داده می شود.

 

تایید هزینه ها توسط مدیر (گزارش های در انتظار تایید) 

برای اجرای این امر، به ماژول هزینه ها> گزارش هزینه ها> گزارش های در انتظار تایید  بروید: 

مدیر قادر است تمام هزینه ها و گزارش هزینه های در انتظار تایید را مشاهده کند. او می تواند نمایی از همه درخواست ها داشته باشد و  وضعیت برنامه ها را مشاهده کرده و با کلیک بر روی هر یک، آنها را به طور دقیق بررسی کند و اقدامات لازم را انجام دهد. این قابلیت، امکان نظارت کلیه هزینه هایی که در انتظار تایید هستن را برای مدیران فراهم می کند.

 

گزارش های در انتظار ارسال

برای اجرای این امر، به  ماژول هزینه ها> گزارش هزینه ها> گزارش های در انتظار ارسال   بروید:

 

روند مدیریت هزینه پس از مرحله تأیید متوقف نمی شود. بعد از مرحله تأیید، قدم بعدی ارسال گزارش هزینه است. این به این معنی است که گزارش هزینه ها باید برای ثبت گزارش ها در در یک دفتر روزنامه وارد شوند.

می توانید یکی از گزارش های در انتظار تایید را   که می خواهید آن را به مدیر ارسال کنید،  در داشبور انتخاب کرده، سپس بر روی دکمه "ارسال داده های دفتر روزنامه" کلیک کنید:

اکنون، در نوار وضعیت مشاهده خواهید کرد که وضعیت هزینه به "ارسال شده" تغییر خواهد یافت:


گزارش هزینه های در انتظار پرداخت

برای اجرای این امر، به  ماژول هزینه ها> گزارش هزینه ها> گزارش های در انتظار پرداخت   بروید:

 

این ویژگی، به بررسی وضعیت پرداخت کمک می کند. گزارش های پرداخت شده، گزارش های ارسال شده، پیش نویس و سایر جزئیات را می توان در نوار وضعیت مشاهده کرد.

 

با استفاده از این ویژگی، کاربر می تواند خلاصه ای از گزارش هزینه را آماده کند و از نمای لیست، نام کارمند، مدیر، پرداخت کننده و جزئیات هزینه را اضافه کند. همچنین، در اینجا پرداخت بر اساس گزارش هزینه تایید شده، انجام می شود.


همه گزارش ها

برای اجرای این امر، به ماژول هزینه ها> گزارش هزینه ها> همه گزارش ها بروید:

در اینجا کاربر می تواند انواع گزارشات را همراه با جزئیات از جمله: نام کارمند، تاریخ حسابداری، جزئیات گزارش هزینه ها، مبلغ کل مورد تأیید، فعالیت بعدی و وضعیت گزارش مشاهده کند و یا با کلیک بر روی دکمه "ایجاد"، گزارش جدیدی ایجاد کند.

 
در فرم ایجاد گزارش جدید، فیلدهای مربوطه را پر کرده و سپس بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید:


سپس می توانید با کلیک بر روی دکمه "ارسال به مدیر"، گزارش خود را برای تایید گرفتن از مدیر مربوطه، ارسال کنید:

 

محصولات قابل هزینه

برای دسترسی به این قابلیت به  ماژول هزینه ها> پیکربندی> محصولات قابل هزینه، بروید. مانند تصویر زیر محصولات قابل هزینه ای که از قبل ایجاد شده اند، قابل مشاهده خواهد بود:

برای ایجاد محصول قابل هزینه ی جدید، بر روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید. در فرم ایجاد فیلد های مربوطه را پر کرده و سپس بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید:


فاکتور هزینه ها

اکنون می توانید سفارش را فاکتور کنید. از طریق ماژول فروش> سفارش ها> پیش فاکتورها، سفارش مورد نظر برای فاکتور کردن را می توانید مشاهده نمایید. هزینه ها به طور خودکار در سطرهای آیتم های سفارش اضافه شده اند.

 

تحلیل هزینه ها

تحلیل هزینه ها ویژگی است که به کاربر کمک می کند تا یک گزارش گرافیکی سریع (میله ای، خطی، دایره ای) از گزارش هزینه ها را برای یک دوره خاص بدست آورد.

ماژول هزینه ها> گزارش> تحلیل هزینه ها


چگونه هزینه های خود را مجدداً برای مشتریان فاکتور کنید
گاهی اوقات کارمند مجبور می شود هنگام کار بر روی یک پروژه از جیب خود پول پرداخت کند. مثلاً مشاوری برای کار روی سایت مشتری شما به هتل پول پرداخت می کند. در این شرایط شما می خواهید به عنوان یک شرکت، این هزینه را به مشتری خود فاکتور کنید.

پیکربندی هزینه ها

برای رهگیری و صدور فاکتور برای هزینه ها به  ماژول هزینه ها  نیاز خواهید داشت. برای نصب، به برنامه های اودوو بروید و هزینه ها در فیلد بالایی جستجو کزده و بر روی دکمه نصب کلیک نمایید.

همچنین باید ویژگی حسابهای تحلیلی را هم فعال نمایید تا بتوانید هزینه ها را به سفارش فروش ارتباط دهید. برای انجام این کار به ماژول حسابداری> پیکربندی> تنظیمات> تب تحلیلی بروید، و ویژگی "حسابداری تحلیلی" را فعال نمایید:
 

هزینه ها را به سفارش فروش خود اضافه کنید

در ماژول هزینه ها، شما یا مشاورتان می توانید هزینه جدیدی را ایجاد کنید، برای مثال هتل را برای اولین هفته در سایت مشتری خود قرار دهید. سپس توضیح مرتبطی را وارد نموده و محصول موجود را انتخاب کرده و یا محصول جدیدی را ایجاد نمایید.


در این بخش یک محصول به نام هتل ایجاد می کنیم:


در  تب فروش  محصول، سیاست صدور فاکتور را بر اساس  تعداد تحویل داده شده  و بسته به اینکه می خواهید برای میزان هزینه هایتان فاکتور صادر کنید یا برای قیمت فروش از پیش توافق شده، صدور مجدد فاکتور برای هزینه ها را بر اساس یکی از گزینه های هزینه تمام شده یا قیمت فروش را انتخاب کنید.


برای تغییر یا ایجاد محصولات بیشتر به ماژول   هزینه ها> پیکربندی  محصولات قابل هزینه   مراجعه کنید. برای تأیید به قسمت هزینه ها برگشته و سفارش فروش اصلی را به هزینه ارسال اضافه نمایید.

سپس می توان آن را در اختیار مدیر قرار داد، تایید کرد و در نهایت ارسال نمود. برای این کار در ابتدا باید بر روی گزینه  ایجاد گزارش  کلیک کنید:


و سپس بر روی گزینه  ارسال به مدیر  کلیک نمایید:

 در اینصورت مدیر می تواند هزینه ثبت شده را تایید یا رد کند:


در نهایت در سفارش فروش قرار می گیرد و آماده فاکتور شدن است.