نحوه طرح و ردگیری وظایف محول شده به کارمندان

پیگیری و طرح وظایف محول شده به کارمندان می تواند بسیار طاقت فرسا باشد، مخصوصاً اگر مدیریت افراد زیادی با شما باشد. خوشبختانه به واسطه وجود اودوو می توانید این کار را تنها با چند کلیک انجام دهید.


پیکربندی


در صورتی که بخواهید زمان تخمینی را مدیریت کنید، باید برگه ساعات کارکرد را از قسمت وظایف فعال کنید. از برنامه پروژه، به منوی کشویی پیکربندی » تنظیمات بروید. سپس در پایین تخمین ساعات کاری گزینه مدیریت تخمین زمان روی وظیفه را انتخاب کنید. فراموش نکنید که حتما باید تغییرات خود را اعمال کنید.

این ویژگی، نوار پردازشی در نمای فرمی وظایف شما ایجاد می کند. هر زمان که فروشنده شما در برگه ساعات کارکرد، ساعات کاری اضافه کند، این نوار بر اساس ساعات برنامه ریزی شده اولیه به روز رسانی خواهد شد.

مدیریت وظایف با نماها

به واسطه وجود اودوو، می توانید نماهای مختلفی از بررسی اجمالی وظایف مختلف خود داشته باشید. سه نمای اصلی در برنامه ریزی و دنبال کردن وظایف کارمندانتان به شما کمک خواهند کرد: نمای کانبان، نمای لیستی (استفاده از برگه ساعات کارکرد) و نمای تقویم.

وظایف خود را ایجاد و ویرایش کنید تا بتوانید روند پروژه خود را پر کنید. به یاد داشته باشید که قسمت فرد مسئول و زمان تخمین زده شده را (در صورت وجود) حتما پر کنید.


بررسی اجمالی فعالیت ها با نمای کانبان

نمای کانبان مانند نمای Post-It است که به مراحل مختلفی تقسیم شده است. این به شما اجازه می دهد تا نمای کاملی از مراحل وظایف خود و نیز وظایفی که اولویت دارند، داشته باشید.

نمای کانبان، نمای پیش فرض هنگام دسترسی به یک پروژه است، اما اگر در نمای دیگری باشید، می توانید هر زمان که خواستید در گوشه بالای سمت راست با کلیک روی لوگوی نمای کانبان، به آن بازگردید.

افزودن/تنظیم مجدد مراحل

می توانید با ایجاد ستون های جدید، پروژه خود را سفارشی سازی کنید تا با نیازهای کسب و کار شما تطابق یابند. در نمای کانبان پروژه، می توانید با کلیک روی افزودن ستون جدید مراحل را اضافه کنید (عکس زیر را ببینید). در صورتی که بخواهید مراحل را پس و پیش کنید، می توانید به سادگی با درگ و دراپ کردن ستون ها این کار را انجام دهید و ستون ها را به مکان دلخواه خود ببرید. همچنین می توانید با استفاده از آیکون تنظیمات در مرحله دلخواه خود، مراحل خود را جمع کرده و باز کنید.

نکته: برای هر یک از مراحل کار خود ستونی ایجاد کنید. مثلا در یک پروژه توسعه، مراحل به این شکل خواهند بود: مشخصات، پیشرفت، تست، انجام شد.


دسته بندی وظایف بر اساس اولویت

در هر یک از ستون های خود، می توانید وظایف خود را برا اساس اولویت دسته بندی کنید. وظایفی که در اولویت بالاتری باشند، در قسمت بالاتری از ستون ها جای خواهند گرفت. از نمای کانبان، روی ستاره در گوشه پایین سمت راست وظیفه کلیک کنید تا شامل اولویت بالا شود. برای وظایفی که بدین شکل اولویت بندی نشده اند، اودوو به صورت خودکار بر اساس مهلت مقرر هر یک از وظایف آن ها را دسته بندی خواهد کرد. 

توجه داشته باشید که وظایفی که مهلت مقررشان به سر رسیده است، به رنگ قرمز نمایش داده خواهند شد (در نمای لیستی نیز این گونه است) تا بتوانید به سادگی روند وظایف مختلف را دنبال کنید.

نکته: فراموش نکنید که می توانید وظایف خود را با استفاده از منوی فیلتر، فیلتر کنید.


ردگیری روند هر یک از وظایف از نمای لیستی

در صورتی که مدیریت تخمین زمان بر اساس وظایف را فعال کرده باشید، کارمندانتان می توانند در پایین زیرمنوی برگه ساعات کارکرد به فعالیت های خود هم زمان با طول انجام وظایف خود دسترسی یابند. نوار روند ساعات کاری با هر بار افزودن فعالیتی جدید، به روز می شود.

به عنوان مدیر می توانید با استفاده از نمای لیستی، به سادگی روی زمانی که برای هر وظیفه صرف شده، بررسی کوتاهی داشته باشید. برای این کار، به پروژه انتخابی خود وارد شده و روی نمای لیستی کلیک کنید (رجوع به عکس). آخرین ستون، روند هر یک از پروژه ها را به شما نشان خواهد داد.

با استفاده از نمای تقویم، مهلت های مقرر را از دست ندهید

در صورتی که برای وظیفه ای مهلت مقرر تعیین کرده باشید، این زمان ها در نمای تقویم شما ظاهر خواهند شد. به عنوان مدیر، این نما به شما این امکان را می دهد تا بتوانید تنها در یک پنجره، مهلت مقرر تمامی وظایف را ببینید.

تمامی وظایف با برچسب های رنگی که با هر یک از کارمندانی که وظیفه به آن ها محول شده است، تطابق دارد. می توانید به سادگی با تیک زدن باکس های مربوطه در سمت چپ نمای تقویم، مهلت های مقرر برای کارمندان را فیلتر کنید.

نکته: می توانید تنها با درگ و دراپ کردن وظیفه به حالتی دیگر، مهلت مقرر را از نمای تقویم تغییر دهید.


برای مطالعه