مدیریت انبار، یک نرم افزار بسیار مهم و ضروری، در همه کسب و کارهای دارای محصولات فیزیکی است، در صورت مدیریت صحیح موجودی انبار، بخش قابل توجهی از مشکلات کسب و کار شما برطرف خواهد شد و تجارت تان روند موفقیت آمیزی را طی خواهد کرد.

 مدیریت انبار سازمان یار، یک ماژول مهم و اساسی است که صرف نظر از بزرگ یا کوچک بودن کسب و کارها، توسط هر سازمان تجاری، قابل استفاده است. ماژول انبار سازمان یار به گونه ای انعطاف پذیر طراحی شده است که به راحتی می تواند با ماژول های دیگر مانند خرید، فروش، فروشگاه اینترنتی، تولید و تعمیر یکپارچه شود.

برای دسترسی به ماژول مدیریت موجودی و انبار در ای آر پی، ابتدا باید برنامه  "مدیریت انبار" را از برنامه های سازمان یار نصب کنید.

انواع انبارها (محل نگهداری کالا):

1. در واحد های صنعتی

انبار مواد اولیه

انبار قطعات (لوازم مصرفی)

• قطعات یدکی

• ملزومات بسته بندی

• لوازم اداری

• ابزارآلات

• مواد آتش زا

• آهن آلات و لوازم ساختمانی

انبار محصولات نیمه ساخته (پای کار)

انبار محصول

انبار ضایعات

حالات مختلف ورود و خروج کالا به انبار به همراه اسناد مربوطه: (با کدام مجوز وارد شده و با کدام مجوز خارج می شود)

1. ورود

• ناشی از خرید (رسید مستقیم، رسید موقت و رسید دائم)

• انبار به انبار (انتقال بین انبارها)

• ناشی از تولید (دریافت محصول نهایی، نیمه ساخته و ضایعات)

• برگشت از فروش (مرجوعی)

• دریافت نمونه (دریافت امانی از مشتریان، برگشت از سفارش)

2. خروج  

• ناشی از فروش (حواله فروش، فاکتور فروش) 

• انبار به انبار (انتقال بین انبارها)

• جهت تولید و سایر مصارف (حواله مصرف)(کالا، قطعات و مواد)

• برگشت از خرید (عودت)

• ارسال نمونه (برگشت امانی به مشتریان، ارسال امانی نمونه به پیمانکاران)

• اصلاح محصولات معیوب (برگشت به تولید)

گردش عملیات انبار (درخواست کالا)

1. قسمت مصرف کننده پس از تشخیص لزوم دریافت جنس، فرم درخواست کالا را پر نموده و پس از تایید آن توسط مسئول مربوطه (امضا مجاز) آنرا در اختیار انبار می گذارد.

2. انباردار از طریق مراجعه به سیستم انبار از میزان موجودی جنس اطلاع حاصل می کند.

3. درصورتیکه جنس به اندازه کافی موجود باشد طی فرم حواله انبار، جنس را تحویل داده و پس از ثبت در سیستم انبار، حسابداری را طی حواله انبار از جریان مطلع می نماید.

4. در مواردی که جنس موجود نباشد و یا در صورت لزوم، درخواست خرید صادر نموده و به تدارکات ارسال می کند.

5. تصمیم گیری در مورد خرید باتوجه به آیین نامه و شرایط خرید از طرف مدیریت و یا قسمت تدارکات.

6. عملیات مقدماتی سفارش جنس بر اساس قوانین مربوطه در قسمت تدارکات انجام و فرم سفارش خرید صادر می شود.

7. در مورد خرید اجناس داخلی و یا خارجی با توجه به مقررات مربوطه و نوع آن تصمیم گیری لازم به عمل می آید.

8. قسمت تدارکات ضمن انجام عملیات خرید از طریق ارسال یک نسخه از سفارش خرید، انبار را در جریان عملیات سفارش قرار می دهد و سفارش خرید کالای خریداری شده از طریق فروشنده و یا مسئول خرید به انبار وارد می شود.

9. انبار پس از کنترل کمی و کیفی جنس از طریق فرم رسید انبار، وصول جنس را اعلام می نماید (رسید انبار)

10. در صورتیکه جنس با مشخصات لازم مطابقت ننماید، انبار طی فرم عودت کالای غیر قابل قبول، نتیجه را به اطلاع تدارکات می رساند تا اقدامات لازم به منظور تعویض جنس به عمل آید.

11. تدارکات پس از دریافت رسید انبار، مدارک لازم را تکمیل و جهت انجام امور مالی مربوط به حسابدار ارسال می دارد.

مدیریت انبار سازمان یار به دلیل ویژگی های زیر، یک محصول مناسب برای استفاده ارائه می دهد:

تمیز و سریع

سیستم دفترداری دوبل مدیریت انبار سازمان یار، با طراحی انعطاف پذیر، رابط کاربری مدرن، کنترل با موبایل و مکانیسم رهگیری، سازمان یار را به یک ای آر پی تمیز و سریع تبدیل کرده است.

پشتیبانی عملیات اصلی

سازمان یار از تمام عملیات اساسی و پیشرفته در یک انبار مانند: آماده کردن سفارشات قابل تحویل طی مراحل ساده، کنترل و مدیریت مرسوله های ورودی، آماده سازی تعداد موجودی (تعداد چرخه)، مدیریت چندین مکان، بسته بندی بر اساس بارکد، مدیریت اسقاط یا ضایعات کارآمد، گزینه انتقال موجودی و غیره پشتیبانی می کند.

مسیر پیشرفته

عملیات پشتیبانی مسیرهای پیشرفته سازمان یار:

حذف ارسال: تحویل مستقیم از تامین کنندگان به مشتریان بر اساس محصولات، سفارش ها و مشتریان.

انبار عبوری (CROSS-Docking): مواد ورودی را تخلیه کرده و بخاطر اینکه فضای ذخیره سازی کمی وجود دارد، مستقیماً به خروجی منتقل کنید.

بارگیری و حذف استراتژی ها (سیستم های خروج کالا از انبار)

تعیین استراتژی های ذخیره سازی و حذف، مانند: FIFO، نزدیکترین منطقه موجود، LIFO و غیره

الف) روش اولین صادره از اولین وارده FIRST IN FIRST OUT: در این روش که به روش فایفو معروف است، فرض بر این است که کالای خریداری شده به ترتیب ورود به انبار، از انبار خارج می گردد یعنی کالاهایی که ابتدا خریداری می شوند ابتدا مصرف یا به فروش می رسند، پس کالایی که در پایان دوره در انبار باقیمانده، مربوط به خریدهای آخر است و قیمت خرید آنها را به عنوان ارزش موجودی کالای پایان دوره در نظر می گیریم.

ب) روش اولین صادره از آخرین وارده LAST IN FIRS OUT: در این روش که به لایفو معروف است، فرض بر این است که آخرین کالای خریداری شده زودتر از انبار خارج می شود و آنچه در پایان دوره باقی می ماند، از بین کالاهای اول دوره است.

برداشت - بسته بندی - ارسال

جریان فرآیند سفارش خود را تعریف کنید. تحویل به مشتریان در یک مرحله (تحویل سفارش) یا در چند مرحله: برداشت، بسته بندی و ارسال.

مدیریت ورود و خروج مسیرها

مسیرهای محصولات خود را برای خودکار کردن سفارشات انتقال بین انبارها یا مکانها ایجاد کنید.

چند انباری

همه انبارهای خود را با یک سیستم واحد مدیریت کنید و قوانین دوباره پرکردن را بین انبارها تعریف کنید.

دوباره پرکردن

سازمان یار برای اینکه مواد موجودی شما به درستی پر شود، گزینه هایی مانند "حداقل موجودی" ارائه می دهد:

حداقل موجودی: پیشنهاد سفارش های خرید (یا درخواست پیش فاکتور) ایجاد شده توسط سازمان یار، براساس پیش بینی موجودی شما در آینده.

پیشنهادات خرید

پیشنهادات سفارش خرید را بر اساس زمان انتظار تامین کننده، تقاضای محصول و پیش بینی موجودی دریافت کنید.

تولید بر اساس سفارش

خرید مواد اولیه و یا تولید محصولات برای سفارش. مسیرهای مشخصی برای انبارها، محصولات، سفارشات و غیره ایجاد کنید.

درخواست پیش فاکتور

آیا می خواهید هر بار که محصول خاصی را خریداری می کنید، با تامین کنندگان در مورد قیمت مذاکره کنید؟ سازمان یار می تواند درخواست پیش فاکتور را به صورت خودکار بر اساس نیازهای آینده شما اجرا کند.

قابلیت رهگیری

"رهگیری محصول" در داخل و خارج از انبار، یک کار چالش برانگیز است. اما ویژگی های قابلیت رهگیری سازمان یار با امکانات "رهگیری سری ساخت، ثبت فعالیت، شماره سریال ها، موجودی دائمی" کار را برای شما آسان می کند.

انواع محصولات

سازمان یار از انواع مختلف محصولات که کاربرد متفاوتی دارند پشتیبانی می کند: مانند محصولات فیزیکی، مواد مصرفی، خدماتی، محصولات دیجیتالی.

کیت ها

ویژگی های کیت سازمان یار، به فروشنده امکان فروش کیت را فراهم می کند، بصورتی که شما مجموعه ای از محصولات را تحویل مشتری خواهید داد.

فیلدهای سفارشی

به هر تعداد که می خواهید، می توانید "فیلدهای سفارشی" برای مدیریت نیازهای تجاری خود در محصولات اضافه کنید.

گونه های چندسطحی

تنها با چند کلیک، گونه های چندسطحی را تعریف کنید و آنها را بر اساس رنگ، اندازه، مشخصه ها و غیره ایجاد کنید. 

چندین واحد اندازه گیری

سازمان یار   ویژگی  های "چندین واحد اندازه گیری" و "تبدیل خودکار " را برای کاربران پشتیبانی می کند، مانند: چند کارتن کمپوت بخرید، چند عدد کمپوت بفروشید.

تاریخ های انقضا

پیگیری تاریخ انقضا محصولات.

انبار گردانی

در انبارگردانی، موجودی واقعی کالاها شمارش می شود و سپس با موجودی ثبت شده در سیستم نرم افزاری مطابقت داده می شود.

بارکدهای چندگانه

 بارکدهای سفارشی با کدهای خاص ایجاد کنید تا رفتارهای موردنظر، مانند تبلیغات خاص را پیاده سازی کنید.

هوش تجاری

قابلیت هوش تجاری اودوو (Odoo BI) و ابزارهای گزارش، قبلاً در بسیاری از ماژول ها توضیح داده شده است. ابزارهای هوش تجاری اودوو، با ارائه گزارش هایی مانند پیش بینی موجودی، گزارش های دقیق تراکنش های مشتری، گزارش های قیمت گذاری موجودی دائمی و غیره، کارهای قابل تحسین مشابهی را در ماژول انبار انجام می دهد.

اگر انبار اودوو را با ای آر پی اختصاصی مایکروسافت داینامیک مقایسه کنیم، می توانیم ویژگی های بسیاری مانند ادغام حامل باربری، مدیریت موجودی  گیرنده و غیره را پیدا کنیم. و اگر مقایسه بین SAP و اودوو باشد، اودوو از مزایای ویژگی هایی مانند پشتیبانی از چندین گونه، قابلیت رهگیری بالا و پایین، پشتیبانی بارکد موثر و غیره برخوردار است.

قبل از رفتن به عملیات مدیریت انبار اودوو، بیایید ابتدا برخی از اصطلاحات استفاده شده در ماژول ها را بررسی کنیم، این اطلاعات به درک بهتر شما از کارکرد سیستم مدیریت موجودی اودوو کمک می کند:   

• انبار: مکانی که در آنجا شما محصولات را ذخیره می کنید، نوع انبار فیزیکی یا مجازی است و می تواند یک فروشگاه یا یک مخزن باشد.

• مکان:  مکان ها برای ساختار مناطق ذخیره سازی در یک انبار استفاده می شود. علاوه بر مکان های داخلی (انبار شما)، اودوو مکان هایی برای تأمین کنندگان، مشتریان، شمارشگر قطعات ناموجود در انبار و غیره دارد.

• سری ساخت:  سری ساخت ها دسته ای از محصولات هستند که با بارکد یا شماره سریال منحصر به فرد شناخته می شوند. همه آیتم های سری ساخت از یک محصول یکسان هستند. (به عنوان مثال مجموعه ای از 24 بطری) معمولاً سری ساخت ها از سفارش های تولید یا خریدها حاصل می شوند.

• شماره سریال:  یک شماره سریال، شناسه منحصر به فرد یک محصول خاص است. از نظر فنی، شماره سریال شبیه به داشتن یک سری ساخت آیتم منحصر بفرد است. 

• واحد اندازه گیری: نحوه محاسبه تعداد محصولات. متر، پوند، بسته 24 تایی، کیلوگرم و غیره. واحد اندازه گیری از همان دسته بندی (به عنوان مثال: اندازه) را می توان با استفاده از یک نسبت ثابت به یکدیگر (متر، سانتی متر، میلی متر) تبدیل کرد.

• مصرفی:  محصولی که نمی خواهید سطح موجودی آن را مدیریت کنید (هیچ تعدادی موجود نیست یا پیش بینی نشده است) اما می توانید آن را دریافت و تحویل دهید. در صورت نیاز به این محصول، اودوو فرض می کند که همیشه موجودی کافی دارید.

• قابل انبار: محصولی که می خواهید سطح موجودی آن را مدیریت کنید.

• بسته:  یک بسته شامل چندین محصول است (که شامل شماره سریال/ سری ساخت است یا نه). مثال: جعبه ای حاوی چاقو و چنگال.

• خرید:  خرید، درخواستی برای تعداد مشخصی از محصولات به یک مکان خاص است. خریدها به طور خودکار توسط اسناد دیگر انجام می شوند: سفارشات فروش، قوانین حداقل موجودی و قوانین خرید. می توانید خرید را به صورت دستی آغاز کنید. وقتی خریدها به طور خودکار انجام می شوند، همیشه باید به موارد استثنایی توجه کنید (به عنوان مثال یک محصول باید از فروشنده خریداری شود، اما هیچ تأمین کننده ای مشخص نشده است).

• مسیرها:  مسیرها، محصولاتی که باید دنبال شوند را تعریف می کنند. بسته به محصولات، خطوط سفارش فروش، انبار و غیره، ممکن است مسیرها قابل اجرا باشند یا خیر. برای انجام یک خرید، سیستم قوانین مربوط به مسیرهایی را که در سفارش مربوط به محصول / فروش تعریف شده اند، جستجو می کند.

• قوانین فشار:  وقتی محصولات وارد یک مکان خاص می شوند، قوانین فشار اجرا می شود. با اجرای قانون فشار، محصولات به طور خودکار به مکان جدید منتقل می شوند. اینکه آیا می توان از یک قانون فشار استفاده کرد یا نه، به مسیرهای قابل اجرا بستگی دارد.

• قوانین خرید یا قانون کششی:  قوانین خرید چگونگی انجام خرید در مکان های خاص را توصیف می کند، به عنوان مثال: از کجا محصول باید تهیه شود (مکان منبع)، آیا خرید (MTO: Make-To-Order) بر مبنای سیستم کششی است یا (MTS: Make-To-Stock) که بر مبنای سیستم فشاری است و غیره.

• گروه خرید:  مسیرها و قوانین انتقال موجودی را تعریف می کنند. برای هر قانون، یک نوع سند ارائه می شود: برداشت، بسته بندی، سفارش تحویل، سفارش خرید و غیره. اگر گروه خرید و مکان آنها یکسان باشد، انتقال ها در همان نوع سند گروه بندی می شوند.

• انتقال موجودی:  انتقال موجودی نشان دهنده ترانزیت کالا و مواد بین مکان ها است.

• تعداد موجود:  تعداد یک محصول مشخص که در حال حاضر در یک انبار یا مکان است.

• تعداد پیش بینی شده:  تعداد محصولاتی که می توانید برای یک انبار یا مکان خاص بفروشید. این به عنوان تعداد موجود - سفارشات تحویل در آینده + مرسوله های ورودی در آینده + واحدهای تولید شده در آینده تعریف می شود.

• قوانین سفارش مجدد:  این شرایط را برای اجرای خودکار درخواست خرید (خرید در یک تامین کننده یا راه اندازی سفارش تولید) تعریف می کند. هنگامی که تعداد پیش بینی شده با حداقل قانون موجودی مطابقت داشته باشد، شروع به کار می کند.

• انبار عبوری ( Cross-Dock) : انبار عبوری، یک گره میانی در زنجیره تامین است که موجب کاهش هزینه های انبارداری و نگهداری کالا می شود. ساز و کار این نوع انبارها به این نحو است که کالاهایی که از تامین کنندگان مختلف جمع آوری می شوند توسط ناوگان حمل و نقل، به انبار منتقل می شوند و این کالاها متناسب با مقاصدشان بسته بندی، مرتب سازی و برچسب گذاری می شوند، بطوریکه در کمتر از ۲۴ ساعت باید از انبار خارج شوند. در واقع عملیات انبار و دپو کردن کالاها به حداقل میرسند و گاهی کمتر از ۲ ساعت کالاها به سمت مقصدهایشان منتقل می شوند. (بدون رفتن به موجودی، مستقیما از ورودی به منطقه بسته بندی می رود).

• حذف ارسال:  محصولات را از طریق فروشنده / تولید کننده مستقیماً به مشتری منتقل کنید (می تواند خرده فروش یا مصرف کننده باشد) بدون اینکه از کانال های توزیع معمول عبور کنید. محصولات بدون عبور از انبار، مستقیماً از فروشنده برای مشتری ارسال می شوند.

• اسقاط: محصول شکسته یا منسوخ شده. اسقاط کردن یک محصول باعث حذف آن از موجودی می شود و محصول به مکان ضایعات انتقال می یابد.