موارد کاربردی حساب تحلیلی 

کاربرد حسابداری تحلیلی به منظور چندین هدف است:

  • تحلیل هزینه‌های یک شرکت 

  • زمان صدور مجدد فاکتور برای مشتری

  • تحلیل عملکرد یک سرویس یا یک پروژه

برای مدیریت حسابداری تحلیلی لازم است آن را در منوی پیکربندی» گزینه تنظیمات فعال نمایید.


 برای اینکه تصویر روشنی از حساب‌های تحلیلی داشته باشیم، باید برای هر کدام از سه نوع شرکت مختلف،  سه مورد کاربردی زیر را دنبال کنید.

  1. شرکت صنعتی: تحلیل هزینه‌ها

  2. شرکت حقوقی: صدور مجدد فاکتور برای زمان صرف‌شده

  3. شرکت خدماتی/ فناوری اطلاعات: تحلیل عملکرد

مورد 1: شرکت صنعتی: تحلیل هزینه‌ها

در صنعت، اغلب می‌بینید که نمودارهای تحلیلی برای بخش‌ها و محصولاتی پیکربندی شده است که شرکت متکی بر آنها است.

هدف از این کار بررسی هزینه‌ها، فروش و حاشیه سود براساس بخش/ منابع و محصول است. اولین سطح ساختاری، شامل بخش‌های مختلف و سطوح پایین‌تر نشان‌دهنده طیف محصولاتی است که شرکت می‌سازد و می‌فروشد. 


نمودار تحلیلی حساب‌ها برای یک شرکت تولیدی صنعتی

  1. بخش بازاریابی

  2. بخش تجاری

  3. بخش اداری

  4. محدوده تولید 1

  5. محدوده تولید 2

برای کاربرد روزانه، مشخص کردن حساب تحلیلی در هر فاکتور خرید مفید خواهد بود. با تأیید فاکتور، به طور خودکار ثبت‌هایی برای حساب‌های عمومی و حساب‌های تحلیلی مربوطه ایجاد خواهد شد. برای هر ثبت در حساب‌های عمومی حداقل یک ثبت تحلیلی با تخصیص هزینه‌ها به بخشی که متحمل این هزینه‌ها شده است، وجود دارد. 

در ادامه، یک تفکیک احتمالی از چند ثبت حسابداری عمومی برای مثال فوق ارائه شده است که به حساب‌های تحلیلی مختلفی تخصیص یافته است:

عنوان  
 
 
حساب‌های تحلیلی
 
بستانکار
بدهکار
حساب عمومی بستانکار
حساب
عنوان
خرید مواد اولیه
2122
1500  
محدوده تولیدی 1
1500-
پیمانکاران فرعی
2122 450
 
محدوده تولیدی 2
450-
برگ بستانکار برای اقلام معیوب 2122  
200 محدوده تولیدی 1
200
هزینه های حمل و نقل
2122 450  
محدوده تولیدی 1
450-
هزینه های کارکنان
2121 10000  
بازاریابی 2000-
 
 
 
 
تجاری 3000-
 
 
 
 
اداری 1000-
 
 
 
 
محدوده تولیدی 1
2000-
   

 
محدوده تولیدی 2
2000-
PR 
2122 450 بازاریابی 400-

ارائه تحلیلی بر اساس بخش امکان بررسی هزینه‌های تخصیص یافته به هر بخش در شرکت را برای شما ممکن می‌سازد. نمودار تحلیلی حساب‌ها، توزیع هزینه‌های شرکت را به کمک مثال فوق نشان می‌دهد:

در این مثال ساختار سلسله‌مراتبی در اودوو، نه تنها می‌توانید هزینه‌های هر محدوده محصول را بلکه هزینه‌های کل تولید را بررسی کنید. گزارشی که حساب‌های عمومی و حساب‌های تحلیلی را به هم مرتبط می‌سازد،  امکان تفکیک هزینه‌ها در بخش موردنظر را برای شما فراهم می‌کند.


 مثال‌های فوق بر اساس تفکیک هزینه‌های شرکت است. تخصیص‌های تحلیلی می‌تواند به همان اندازه برای فروش هم مؤثر باشد به طوری که میزان سوددهی (فروش- هزینه‌ها) بخش‌های مختلف را به شما ارائه می‌دهد. 

این ارائه تحلیلی بر اساس بخش عمدتاً مورد استفاده صنایع و شرکت‌های تجاری است. 

نوع متفاوتی از این ارائه تحلیلی، تفکیک بر اساس بخش‌های فروش و بازاریابی نیست بلکه تخصیص هر هزینه به محدوده محصول مربوطه است. این امر تحلیلی از میزان سوددهی هر محدوده محصول را در اختیار شما می‌گذارد. 

انتخاب هر کدام از این دو نوع تحلیل،به نوع نگاه شما نسبت به چالش‌ها و تلاش‌های بازاریابی‌تان بستگی دارد. آیا این یک هزینه کلی تخصیص یافته به روشی کلی است یا هر محدوده محصول، مسئول هزینه‌های بازاریابی خود است؟ 

مورد2: شرکت حقوقی: هزینه‌های منابع انسانی؟

شرکت‌های حقوقی معمولاً مدیریت موردی را اتخاذ می‌کنند به طوری که هر مورد نمایانگر فایل مشتری فعلی است. در ادامه، همه هزینه‌ها و محصولات به یک فایل/ حساب تحلیلی مشخص پیوست می‌شود. 

دغدغه اصلی شرکت‌های حقوقی، صدور فاکتور ساعات کارکرد و میزان سوددهی به تفکیک مورد و کارمند است. 

مکانیسم‌های مورد استفاده برای کدگذاری ساعات کارکرد با جزئیات در مستندات برگه ساعات کارکرد پوشش داده می‌شود. شبیه اغلب فرآیندهای سیستمی، ساعات کارکرد در حسابداری تحلیلی گنجانده شده است. در فرم کارمند، هزینه کارمند را مشخص کنید. هزینه ساعتی تابعی از هزینه کارمند است. 

بنابراین یک شرکت حقوقی، یک ارائه تحلیلی را ترجیح میدهد، که بازتاب دهنده مدیریت زمانی باشد که کارمند روی پرونده‌های مختلف مشتریان کار می‌کند. 

صدور صورت‌حساب برای موردهای مختلف کمی غیرمعمول است. مواردی که با هیچ ثبتی در حساب عمومی مطابقت ندارند و مواردی که بر اساس فاکتورهای خرید یا فروش نباشند. این موارد توسط عملیات‌های تحلیلی مختلفی نشان داده می‌شوند و همتای دقیقی در حساب‌های عمومی ندارند و بر اساس هزینه ساعتی هر کارمند محاسبه می‌شوند. 

درپایان ماه، هنگام پرداخت حقوق و مزایا، آنها را به حساب‌های عمومی اضافه کنید ولی به حساب‌های تحلیلی اضافه نکنید چراکه قبلاً در صورت‌حساب هر حساب منظور شده‌اند. گزارشی که داده‌های حساب‌های عمومی و تحلیلی را به هم مرتبط می‌سازد و سپس امکان مقایسه مجموع‌ها را برای شما فراهم می‌کند، به این ترتیب شما می‌توانید برآورد خود از هزینه ساعتی هر کارمند را بسته به تعداد ساعاتی که واقعاً کار کرده است، دوباره تنظیم کنید. 

جدول زیر نمونه‌ای از ثبت‌های تحلیلی مختلف را نشان می‌دهد که شما می‌توانید برای حساب تحلیلی خود مشاهده کنید. 

عنوان
حساب
مقدار
حساب عمومی بدهکار
بستانکار
بررسی فایل (1 ساعت)
 مورد 1.1
15-  
 
 
جستجوی اطلاعات (3 ساعت)
 مورد 1.1
45-  
 
 
مشاوره (4 ساعت)
 مورد 1.2
60-
   
 
هزینه خدمات
مورد 1.1
280 خدمات صدور صورت‌حساب-705 
 
280
خرید لوازم التحریر
اداری 42-  خرید مبلمان- 601
42  
 هزینه سوخت- سفر مشتری
 مورد 1.1
35-
حمل و نقل- 613 
35  
 حقوق کارکنان
 
 
 حقوق- 6201
اداری 3000


این چنین ساختاری به شما این امکان را می‌دهد تا بررسی تفصیلی‌ای از میزان سوددهی تراکنش‌های مختلف داشته باشید. 

لطفاً به منظور دستیابی به جزئیات بیشتر پیرامون سوددهی، سند زیر را مطالعه کنید: 

رهگیری هزینه‌های منابع انسانی بر اساس برگه ساعات کارکرد

اما حسابداری تحلیلی محدود به تحلیل ساده سوددهی مشتریان مختلف نمی‌شود. از همین داده‌ها می‌توان برای شارژ خودکار خدمات برای مشتری در پایان ماه استفاده کرد. برای صدور صورت‌حساب مشتریان، صرفاً حساب تحلیلی را به سفارش فروش لینک کنید و محصولاتی را بفروشید که تحت مدیریت برگه ساعات کارکرد یا هزینه‌ها است. 

مورد 3: شرکت خدمات فناوری اطلاعات: تحلیل عملکرد

اغلب شرکت‌های خدمات فناوری اطلاعات با مشکلات زیر مواجه‌اند:

  • برنامه‌ریزی پروژه

  • صدور صورت‌حساب، میزان سوددهی و پیگیری مالی پروژه‌ها

  • مدیریت قراردادهای پشتیبانی

برای رسیدگی به این مشکلات، می‌توانید از نمودار تحلیلی حساب‌ها که بر اساس پروژه و سفارش فروش شکل گرفته است، استفاده کنید.

مدیریت خدمات، هزینه‌ها و فروش مشابه آنچه برای وکلا در بالا به آن اشاره شده است می‌باشد. صدور صورت‌حساب و بررسی سوددهی نیز به همان ترتیب است.

اما حالا نگاهی به قراردادهای پشتیبانی بیندازیم. این قراردادها معمولاً محدود به تعداد ساعات پیش پرداخت شده می‌شود. هر سرویس ارسال شده در حساب‌های تحلیلی نشان دهنده ساعات باقی‌مانده پیشتیبانی است. برای مدیریت قراردادهای پشتیبانی، باید محصولی پیکربندی شده در فاکتور بر اساس سفارش ایجاد کنید و سفارش فروش را به حساب تحلیلی لینک کنید. 

در اودوو، هر سطر تحلیلی تعداد واحدهای فروخته شده یا استفاده شده را فهرست می‌کند در کنار چیزی که معمولاً آنجا خواهید دید - مقدار بر اساس واحد‌های پولی (دلار امریکا یا پوند، یا هر انتخاب دیگری که می‌کنید). بنابراین می‌توانید مقادیر فروخته شده یا استفاده شده در هر سفارش فروش را حساب کنید تا مشخص کنید که آیا ساعاتی از قرارداد پشتیبانی باقی‌مانده است یا خیر. 

نتیجه‌گیری

حسابداری تحلیلی به شما کمک می‌کند تا هزینه‌ها و درآمدها را در همه موارد کاربردی تحلیل کنید. همچنین می‌توانید خدمات را خریداری کنید یا بفروشید، زمان را رهگیری کنید و یا عملکرد تولید را تحلیل کنید.

حسابداری تحلیلی انعطاف‌پذیر است و در تمام برنامه‌های اودوو (فروش، خرید، برگه ساعت کارکرد، تولید، صورت‌حساب،......) دارای کاربری آسان است.