بسیاری از سازمانها، مدیریت دانش را برای تصرف سرمایه های فکری کارکنان شان به کار می گیرند. نکته اساسی بحث مدیریت دانش این است که مقادیر متعدد دانش درباره مشتریان، فرایندها، محصولات و خدمات در همه سطوح یک سازمان موجود است و اگر این دانش بتواند یک جا تصرف شده و انتقال داده شود به سازمانها کمک خواهد نمود که موفق تر، موثرتر و فراورتر باشند.
80 درصد از بزرگترین شرکتهای دنیا مدیریت دانش را به کار می گیرند. شرکتهایی مثل فورد (Ford) ، ایستمن (Eastman) و کداک (Kodak) از مدیریت دانش سود می برند. که این امراشتراک اطلاعات را میان کارکنان امکان پذیر ساخته و دسترسی به اطلاعات وسیع شرکت را تسهیل می کند.
مدیریت دانش چیست؟
تعاریف مدیریت دانش بسیار است اما به زبان ساده، مدیریت دانش سازمان دادن برای دانستن است. کوششی هماهنگ برای تصرف دانش حیاتی سازمان، اشتراک دانش میان یک سازمان و برجسته کردن در حافظه جمعی سازمانی برای بهبود تصمیم گیری، افزایش بهره وری و نوآوری است. مدیریت دانش شامل تصرف دانش، خرد، تجربیات با ارزش افزوده کارکنان، آسان کردن بازیابی دوباره و نگهداری آن بعنوان دارایی سازمانی است. مدیریت دانش کوششی برای تبدیل دانش کارکنان (سرمایه انسانی) به دارایی مشترک سازمانی (سرمایه فکری ساختاری) است .
بیشتر افراد و سازمانها مدیریت دانش را به دلایل ذیل به کار می گیرند:
• افزایش همکاری
• بهبود بهره وری
• تشویق و قادر ساختن نوآوری
• غلبه بر اطلاعات زیادی و تحویل فقط آنچه که مورد نیاز است
• تسهیل جریان دانش مناسب از تامین کنندگان به دریافت کنندگان بدون محدودیت زمان و فضا
• تسهیل اشتراک دانش میان کارمندان و بازداشتن آنان از نوآوری دوباره
• تصرف و ثبت دانش کارکنان قبل از این که آنان شرکت را ترک نمایند
• افزایش آگاهی سازمانی از خلاهای دانش سازمان
• کمک به شرکتها، که سبقت جو باقی بمانند. با افزایش آگاهی آنان از استراتژی ها، محصولات و بهترین کارکردهای رقیبانشان
• بهبود خدمات مشتری
مدیریت دانش دو قسمت دارد: اول مدیریت داده و اطلاعات و دوم مدیریت افرادی که واجد نظر، دانش و توانائی های خاص هستند. این دو قسمت- محتوا و افراد - برای تسهیل مدیریت دانش با کمک فرایندها و تکنولوژی خاصی به هم متصل شده اند .
دو جزء عبارت مدیریت دانش یعنی مدیریت و دانش با کمک دو عنصر تواناساز تکنولوژی و فرهنگ سازمانی برای تحت کنترل درآوردن حافظه جمعی سازمانها با هم مختلط شده اند. برای فهم مدیریت دانش مسأله حیاتی این است که مسائل زیر را بدانیم :
• زنجیره اطلاعات و تمایز بین داده، اطلاعات، دانش و معرفت
• نقش چهارعنصر اساسی مدیریت دانش: دانش، مدیریت، تکنولوژی و فرهنگ سازمانی
• فرایند مدیریت دانش
زنجیره اطلاعات
زنجیره اطلاعات در چهار مرحله به پیش می رود، داده، اطلاعات، دانش و معرفت .
داده :
داده ها مشاهدات، حقایق واعداد هستند که ازآنها اطلاعات به دست می آید. برای مثال داده می تواند شامل آمار، فهرست اقلام و فهرستی از اسامی و آدرس ها باشد. آمار تعداد زلزله های دنیا یا تعداد سالانه افراد صدمه دیده در محیط کار همه داده هستند .
اطلاعات :
زمانی که داده ها به منظور خاصی به شکلی منطقی سازماندهی می شوند تبدیل به اطلاعات شده اند. بنابراین داده هایی درباره زلزله هایی که بیش از 6.5 ریشتر بوده، می تواند به عنوان اطلاع در نظر گرفته شود. یا اگر تعداد افرادی که از حوادث ناشی از کار فوت کرده اند را استخراج کند داده را به اطلاع تبدیل کرده است. داده همچنین وقتی تبدیل به اطلاع می شود که وارد یک متن معنی دار شود، مثلاً مقایسه پنج ساله داده های آماری مربوط به تعداد زلزله ها یا صدمات ناشی از کار اطلاعاتی درباره این که آیا تعداد آنها افزایش یافته یا کاهش، به دست می دهد .
دانش :
وقتی که اطلاعات تحلیل، پردازش و وارد متن می شوند تبدیل به دانش می گردد. دانش، استنتاج کردن و شناخت الگوهای نامعمول، روندهای پنهان و استثنائات داده و اطلاع است. دانش فرایندی پیچیده است که برای قضاوت های ارزشمند براساس تجربیات و درک الگوها نیاز به انسان دارد . بر اساس این تجربیات و درک پیشین، یک فرد ممکن است قوانین معین و فرمول بندی شده ای داشته باشد که بتواند با درجه ای ازقابلیت پیش بینی برای موقعیت های مشابه به کار گرفته شود. برای مثال، یک دانشمند زمین شناس ممکن است با نگاه به اطلاعات زلزله ها بتواند شرایط و عواملی را که محل های معین را مستعد زلزله های قوی می سازند، تشخیص دهد .
معرفت :
وقتی که دانش برای تصمیم گیری و بهبود تصمیمات، فرایندها و بهره وری یا سودآوری به کار گرفته شود تبدیل به معرفت (خرد) می شود. کسب معرفت نیاز به افرادی دارد که توانایی و تمایل به جذب اطلاعات و ارزیابی اطلاعات را داشته باشند و با رجوع به آنها بتوانند تصمیم بگیرند که آیا می توانند از آن برای مسأله یا موقعیتی خاص استفاده کنند یا خیر و درک کنند که چرا چنین تصمیمی گرفته اند. برای خردمند بودن، افراد نه تنها باید دانش کسب کنند بلکه باید فهم کاملی از اصول حاکم بر آن دانش نیز داشته باشند .
بطور خلاصه، داده ها به خودی خود عاری از مفهوم هستند و شامل مشاهدات، حقایق یا اعدادی هستند که اطلاعات را به دست می دهند. وقتی که داده ها به منظور خاصی سازماندهی شده و در یک متن قرار می گیرند تبدیل به اطلاعات می شوند. وقتی که اطلاعات برای آشکار ساختن الگوهای غیرمعمول یا گرایشات نهان مورد تحلیل قرار می گیرد به دانش تبدیل می شود، و وقتی که دانش برای تصمیم گیری در موقعیت های واقعی زندگی به کار گرفته شود تبدیل به معرفت شده است.
چهار عنصر اساسی مدیریت دانش :
مدیریت دانش 4 عنصر اساسی دارد: دانش، مدیریت ، تکنولوژی اطلاعات و فرهنگ سازمانی. هر کدام از این اجزا نقشی عمده در مدیریت دانش داشته و می تواند تأثیری بسزا در موفقیت یا شکست آن داشته باشد .
نقش دانش در مدیریت دانش :
دانش، علمی است که در تجربیات، مهارت ها، قابلیت ها، توانایی ها، استعدادها، افکار، عقاید، طرز کارها، الهامات و تصورات افراد موجود است و به شکل مصنوعات ملموس، فرایندهای کاری و امور روزمره یک شرکت خود را آشکار می سازد. دانش دو نوع است: عیان و نهان. دانش صریح، دانشی است که مدون شده و یا به فرمت های خاصی ارائه شده است. مثلاً توضیح داده شده یا ثبت و یا مستند شده است . بنابراین به آسانی می توان دیگران را در آن سهیم نمود. دانش نهان، دانش شخصی و ابراز نشده ای است که یک فرد دارد. دانشی که در ذهن افراد است . آگاه بودن از چگونگی چیزی، ترفندهای ظریف، بینش، نظر و مواردی که می تواند مفید واقع شود. به بیان ساده تر، دانش و تجربه ای است که یک فرد در طول سال ها از طریق تجربه، تعامل با دیگران و آزمون سعی وخطا به دست آورده است. طبق برآوردها %80 از مهمترین دانش را دانش نهان شکل می دهد .
تقریباً همه فعالیت هایی که افراد درگیر آن هستند نیاز به ترکیبی از چند دانش نهان و عیان دارد. برای یک مدیریت دانش کارآمد، تسخیر هر دو دانش نهان و عیان الزامی است. چالش واقعی مدیریت دانش در توانایی تشخیص و تسخیر دانش نهان است بطوریکه در هنگام نیاز قابل بازیابی باشد. دانش عیان به آسانی قابل ثبت و انتقال است اما تشخیص، تصرف و انتقال دانش نهان مشکل است . بنابراین، بیشتر سازمانها تنها بر مدیریت دانش عیان، دانش سهل الوصول که تنها 20 درصد از کل دانش سازمان را شکل می دهد، تمرکز می کنند و استفاده از دانش نهان را به وقوع تصادفی آن وامی گذارند. تبدیل دانش نهان به دانش عیان مشکل است اما غیرممکن نیست. دانش نهان عموماً به شکل شرحی از تجربیات مفیدی که ثبت شده اند و در شبکه گذاشته شده اند و متعاقباً توسط دیگر کارکنان برای یادگیری و بهبود فرایندها استفاده شده اند، منتقل می شود .
نقش مدیریت در مدیریت دانش :
در مدیریت دانش، هدف اصلی مدیریت دانش عیان و نهان در سازمان است. برای مدیریت دانش عیان، سازمان ها باید :
• دانش را به دست آورده و یا تولید و ایجاد کنند .
• دانش را برای سهولت دسترسی، سازماندهی نمایند .
• دسترسی به دانش را برای دیگران با ارتباطات یا انتشارات میسر نمایند .
• دسترسی و بازیابی دانش را تسهیل نمایند .
• دانش را برای حل مشکلات، تصمیم گیری، تحلیل موقعیت ها و فرایندها برای پشتیبانی فعالیت های کاری به کار گیرند .
دانش نهان به دو طریق قابل مدیریت است: از طریق ارتباطات نوشتاری، مصاحبه ها و پیشینه های شفاهی می تواند به دانش صریح تبدیل شود. راه دیگر انتقال دانش نهان از طریق ایجاد گروه های دانش یا گروه های هم عمل در سازمانها است که با تعاملات رو در رو، گفتگوها و ارتباطات گفتاری، آموزش مداوم، حل مسأله تعاملی، مربی گری، آموزش و موقعیت های توسعه حرفه ای دانش نهان خود را منتقل می کنند .
نقش تکنولوژی اطلاعات در مدیریت دانش
تکنولوژی اطلاعات می تواند به عنوان ابزاری قدرتمند عمل کرده و ابزارهایی مؤثر و کارآمد برای همه وجوه مدیریت دانش شامل تسخیر، اشتراک و کاربرد دانش تأمین کند. تکنولوژی هایی مانند سیستم های مدیریت بانک های اطلاعات، سیستم های مدیریت مدارک، اینترنت، موتورهای کاوش، سیستم های پشتیبان تصمیم گیری، داده کاوی، ذخیره داده ها، پست الکترونیک، کنفرانس تصویری، تابلوی اعلانات، گروه های خبری و تابلوهای بحث می توانند نقشی اساسی در تسهیل مدیریت دانش داشته باشند. اما، تکنولوژی اطلاعات به خودی خود قلب مدیریت دانش نیست و فقط نقش پشتیبان را در مدیریت دانش ایفا می کند. تکنولوژی اطلاعات می تواند به افراد در پیدا کردن اطلاعات کمک کند اما این خود افراد هستند که باید تعیین کنند آیا اطلاعات متناسب و مرتبط با نیاز خاص آنها هست یا خیر. برای تبدیل اطلاعات به دانش، افراد باید اطلاعات را تحلیل، تفسیر و درک کرده و آن را در متنی جای دهند .
نقش فرهنگ سازمانی در مدیریت دانش :
یکی از مهم ترین تواناسازهای مدیریت دانش، فرهنگ باز سازمان است که مشوق تعامل افراد با یکدیگر و تبادل نظرات و تجربیات و نقطه نظرات است و به کارکنان اجازه می دهد که بدون ترس از بازخواست صدایشان را به گوش دیگران برسانند. موفقیت پروژه های مدیریت دانش بستگی به همکاری و اشتراک دانش بین همه افراد دارد و همه افراد باید فعالانه در گردآوری و ایجاد مضمون پروژه ها شرکت داده شوند. اگر کارمندان به خاطر اشتراک دانش شان به جای تشویق تنبیه شوند با پروژه مدیریت دانش همکاری نخواهند کرد. افراد غالباً به دلایل زیر از اشتراک دانش امتناع می ورزند :
• -مشغله فراوان .
• نمی خواهند با اشتراک دانش مسئولیت های اضافی برای خود درست کنند .
• احساس می کنند که اشتراک دانش مانع موفقیت شخصی آنها است .
• در بحث های گروهی احساس رعب دارند که از قافله جدا بمانند و فکر می کنند که چیزی برای همکاری ندارند .
• به دانش دیگران و این که آنان نیز در دانش افراد سهیم خواهند شد اعتمادی ندارند .
• اگر نظرات شان به سخره، یا نادیده گرفته شود و یا از نظرات شان انتفاد شود احساس می کنند همکاری شان تنبیه و یا تهدیدی برای آنها است .
هر کدام از چهار جزء مدیریت دانش- مدیریت، دانش، تکنولوژی اطلاعات و فرهنگ سازمانی- نقشی حیاتی در به کارگیری مدیریت دانش دارد و می تواند تأثیر فوق العاده ای در موفقیت آن داشته باشد .
فرایند مدیریت دانش
مدیریت دانش فرایندی خطی نیست . برعکس فرایندی پویا و چرخه ای است و به کارکنانی نیاز دارد که دائماً با اطلاعات سروکار داشته باشند، دانش جدید کسب کرده و آن را برای اصلاح تصمیمات به کار گیرند. طی این فرایند، اطلاعات جدید به دست آورده و دانش نوین را در موقعیتهای جدید به کار برند. سه گروه از افراد در مرکز فرایند مدیریت دانش واقع شده اند: ?. افرادی که باید دانش کسب کنند. ?. آنان که باید خواهان استفاده از آن دانش باشند. ?. افرادی که باید توانایی و شعور درک زمان مناسب برای به کارگیری و استفاده از آن دانش را داشته باشند . فرایند مدیریت دانش شامل گامهای ذیل است :
تهیه دانش
اساس مدیریت دانش بر کوشش در تسخیر و کدگذاری دانش عیان و نهان کارکنان است .
لیست کردن موجودی دانش
سازمانی که مدیریت دانش را به کار گرفته است باید ابتدا فهرستی از دانش موجود تهیه کرده و صریحاً دارایی های دانش خود را لیست برداری کند. البته نیازی به فهرست کردن تمام دانش موجود نیست بلکه تأکید باید بر دانش حیاتی، ارزشمند، قابل اعتماد و مفید به حال سازمان یا واحد تجاری باشد مثل :
• دانش مربوط به نحوه انجام دادن شغل یا وظیفه ای خاص .
• فهرستی از خبرگانی که می توانند انواع خاصی از مشکلاتی را که امکان دارد دوباره رخ دهد، حل کنند .
• دانش مشتریان و رقبا .
ایجاد پیوند بین دانش و استراتژی سازمان
گام سوم در فرایند مدیریت دانش پیوند دادن فهرست موجودی دانش به فرایندهای کلیدی در کار شرکت می باشد. فرایندهای کلیدی کار یک شرکت ممکن است شامل: توسعه محصول، افزایش خدمات، مدیریت مشتری، فروش و غیره باشد. این مرحله به تشخیص مهم ترین و حیاتی ترین عناصر دانش که برای فرایندهای کلیدی کار شرکت لازم هستند و نیز پالایش دانشی که فقط اهمیتی پیرامونی و جنبی دارد کمک می کند . بر این اساس می توان فهرست دانش را برای ایجاد نمایشی سلسله مراتبی از عناصر داده های حیاتی و پیرامونی پالایش نمود .
نقشه دانش
گام چهارم در فرایند مدیریت دانش ایجاد نقشه دانش است که شامل تسخیر ورودی ها و خروجی های کلیدی دانش است. ورودی های کلیدی ممکن است شامل داده ها و اطلاعات خاص، ارتباطات گفتاری یا نوشتاری و دیگر دانشهای عیان و نهان به اشتراک گذاشته شده مثل تجربیات مفید باشند. خروجی های کلیدی ممکن است مدارک داخلی، گزارشات، مقالات پژوهشی، روندها، محک های داخلی و تجربیات مفید دیگر باشند .
مجموعه سازی و سازماندهی دانش
قدم پنجم در فرایند مدیریت دانش بر توسعه، ثبت و سازماندهی نظام مند ورودی ها و خروجی های کلیدی دانش و نیز بر جمع آوری و سازماندهی دانش داخلی و بهترین تجربیات تمرکز می کند .
دسترس پذیری و اشاعه دانش
سازماندهی بهترین تجربیات در صورتی که کارکنان به هنگام نیاز، به آنها دسترسی نداشته باشند بی معنی اند. بنابراین قدم ششم در فرایند مدیریت دانش ایجاد مکانیزمی برای دسترسی بهتر به این دانش به منظور اشاعه، اشتراک واستفاده مکرر از آن است .
کاربرد دانش
زمانی که کارکنان بهترین تجربیات را در موقعیت های جدید برای بهبود عملکرد به کار می گیرند، آنها را پالایش و اصلاح می کنند و مجموعه جدیدی از بهترین تجربیات را به دست می دهند. گام نهایی در فرایند مدیریت دانش تسخیر این بهترین تجربیات واضافه کردن آنها به کارکردهای مدیریت دانش است بطوریکه در آینده بتواند در دسترس دیگران قرار داده شود .
مهم ترین هدف به کارگیری مدیریت دانش در انواع موسسات، انطباق سریع با تغییرات محیط پیرامون به منظور ارتقاء کارآیی و سودآوری بیشتر می باشد. در نتیجه مدیریت دانش به فرآیند چگونگی خلق، انتشار و به کارگیری دانش در سازمان اشاره دارد. به عبارت دیگر هدف نهایی مدیریت دانش شامل اشتراک دانش میان کارکنان به منظور ارتقاء ارزش افزوده دانش موجود در سازمان می باشد. حوزه مدیریت دانش شامل مفاهیم واصولی است که توانایی به کارگیری و اشتراک دانش در موسسه را ارتقاء بخشیده ( نظیر تخصص ها، مهارت ها و تجربیات کارکنان ) ونقش کلیدی در توسعه و بهبود خلاقیت، بهره وری و سوددهی سازمان ایفا می نماید .
نهادینه سازی مدیریت دانش
امروزه به کارگیری مدیریت دانش در تمامی سازمان ها ضروری به نظر می رسد. موسسات به منظور به کارگیری مطلوب مدیریت دانش بایستی ضرورت ایجاد فرهنگ اشتراک دانش میان کارکنان را از طریق فرآیندی تحت عنوان " نهادینه سازی مدیریت دانش " درک نمایند . اهمیت نهادینه سازی مدیریت دانش در موسسه به این دلیل است که اولاً درک نادرست کارکنان را از مدیریت دانش تصحیح نموده و ثانیا ً آنها را در درک مزایای اشتراک دانش در سازمان یاری می رساند. مدیریت دانش در ارتباط با قابل دسترس نمودن دانش جهت افرادی که به آن نیاز دارند بحث می نماید و به کارگیری بهینه دانش قابل دسترس، تنها زمانی امکان پذیر است که بدانیم در کجا باید به دنبال آن باشیم .
آنچه تاکنون بیان گردید حاکی ازآن است که مهم ترین دغدغه اجرای اثربخش مدیریت دانش شامل جنبه های انسانی می باشد. بسیاری از موسسات بدین دلیل در اجرای اثربخش مدیریت دانش در سازمان ناکام بوده اند که مفاهیم آن را به شکلی مطلوب به کارکنان معرفی ننموده اند .
باید بدانیم چنین دانشی، مفهومی انتزاعی دارد و فرهنگ اشتراک دانش در سازمان به نگرش افرادی که این فرهنگ را ایجاد نموده اند، وابسته است. در صورتی که کارکنان تمایلی به تقسیم دانش خویش با دیگر اعضاء سازمان نداشته باشند، بسیار مشکل خواهد بود که از طریق سیستم پاداش دهی یا الزامات قانونی، فرهنگ اشتراک دانش را میان آنان گسترش داد .
یکی از مهم ترین چالش ها جهت ورود مفاهیم جدید به موسسات، ایجاد تغییرات فرهنگی به منظور پذیرش این مفاهیم می باشد. ایجاد فرهنگ اشتراک دانش در سازمان نیازمند آموزش کارکنان و فرایند مدیریت تغییر می باشد. سرپرستان دارای نقش کلیدی در تغییر نگرش های کارکنان وایجاد موفقیت آمیز فرهنگ اشتراک دانش ونهادینه سازی مدیریت دانش در سازمان هستند .
بطور کلی سرپرستان افرادی هستند که باورها، عملکردها ورفتارهای آنان موردتوجه وپذیرش سایر اعضاء گروه قرار می گیرد. در صورتی که ایده یا مفهوم جدیدی از سوی سرپرستان سازمان واجد ارزش تلقی شده و مورد پذیرش واقع گردد، در میان کارکنان نیز جایگاه خود را پیدا خواهد نمود و در نهایت افراد تغییرات آینده را بهتر خواهند پذیرفت .
فرایند نهادینه سازی مدیریت دانش در موسسات نیازمند رهبری توانمند است تا از طریق معرفی مزایای مدیریت دانش و برانگیختن کارکنان، بتواند موانع فرهنگی موجود در این رابطه را از میان بردارد. در این ارتباط کارکنان بایستی اطمینان یابند که اولاً دانش مهم ترین سرمایه محسوب می گردد و ثانیاً مطلوب ترین راه دستیابی به این قدرت اشتراک دانش در سازمان است. ایجاد فرهنگ اشتراک دانش در موسسات مستلزم تشویق کارهای گروهی اثربخش میان کارکنان وهمکاری وبهره گیری مطلوب آنان از دانش سازمانی جهت بهبود خدمات یا تولیدات ارائه شده به مشتریان می باشد .
نتیجه گیری
امروزه مدیریت دانش یکی از جدیدترین و کلیدی ترین مباحث مدیریت محسوب شود . درواقع مدیریت دانش به عنوان واکنشی نسبت به تغییرات فزاینده محیط پیرامون موسسات کنونی محسوب می گردد. تغییر در عملکردهای مدیریت امری ضروری و اجتناب ناپذیراست. انواع موسسات به منظوربقاء و توسعه خویش و انطباق با تغییرات محیط رقابتی پیرامون نیازمند اجرای اثربخش استراتژی مدیریت دانش هستند. از آنجا که دانش و فرایندهای دانش بطور ناگشودنی با عملیات، ساختار، فرهنگ و هدف یک سازمان پیوند خورده اند، یک استراتژی مدیریت دانش کارآمد به مجموعه هایی نیاز دارد که فهم عمیقی از قلمرو دانش و چگونگی استفاده از آن در سازمان بزرگترشان داشته باشند و کارکنان باید فراتر از نقشی که همواره در آن درخشیده اند به سمت ایجاد و مدیریت دانش حرکت کنند . آنان باید فراتر از اینکه چیزهایی را برای دسترسی دیگران سازماندهی می کنند، حرکت کرده و دانشکاران واقعی شوند که از دانش به عنوان وجه برجسته کارشان استفاده کرده و واجد مهارت ها و دانش در سطوح بالا شوند .
مدیریت دانش چیست؟
تعاریف مدیریت دانش بسیار است اما به زبان ساده، مدیریت دانش سازمان دادن برای دانستن است. کوششی هماهنگ برای تصرف دانش حیاتی سازمان، اشتراک دانش میان یک سازمان و برجسته کردن در حافظه جمعی سازمانی برای بهبود تصمیم گیری، افزایش بهره وری و نوآوری است. مدیریت دانش شامل تصرف دانش، خرد، تجربیات با ارزش افزوده کارکنان، آسان کردن بازیابی دوباره و نگهداری آن بعنوان دارایی سازمانی است. مدیریت دانش کوششی برای تبدیل دانش کارکنان (سرمایه انسانی) به دارایی مشترک سازمانی (سرمایه فکری ساختاری) است .
بیشتر افراد و سازمانها مدیریت دانش را به دلایل ذیل به کار می گیرند:
• افزایش همکاری
• بهبود بهره وری
• تشویق و قادر ساختن نوآوری
• غلبه بر اطلاعات زیادی و تحویل فقط آنچه که مورد نیاز است
• تسهیل جریان دانش مناسب از تامین کنندگان به دریافت کنندگان بدون محدودیت زمان و فضا
• تسهیل اشتراک دانش میان کارمندان و بازداشتن آنان از نوآوری دوباره
• تصرف و ثبت دانش کارکنان قبل از این که آنان شرکت را ترک نمایند
• افزایش آگاهی سازمانی از خلاهای دانش سازمان
• کمک به شرکتها، که سبقت جو باقی بمانند. با افزایش آگاهی آنان از استراتژی ها، محصولات و بهترین کارکردهای رقیبانشان
• بهبود خدمات مشتری
مدیریت دانش دو قسمت دارد: اول مدیریت داده و اطلاعات و دوم مدیریت افرادی که واجد نظر، دانش و توانائی های خاص هستند. این دو قسمت- محتوا و افراد - برای تسهیل مدیریت دانش با کمک فرایندها و تکنولوژی خاصی به هم متصل شده اند .
دو جزء عبارت مدیریت دانش یعنی مدیریت و دانش با کمک دو عنصر تواناساز تکنولوژی و فرهنگ سازمانی برای تحت کنترل درآوردن حافظه جمعی سازمانها با هم مختلط شده اند. برای فهم مدیریت دانش مسأله حیاتی این است که مسائل زیر را بدانیم :
• زنجیره اطلاعات و تمایز بین داده، اطلاعات، دانش و معرفت
• نقش چهارعنصر اساسی مدیریت دانش: دانش، مدیریت، تکنولوژی و فرهنگ سازمانی
• فرایند مدیریت دانش
زنجیره اطلاعات
زنجیره اطلاعات در چهار مرحله به پیش می رود، داده، اطلاعات، دانش و معرفت .
داده :
داده ها مشاهدات، حقایق واعداد هستند که ازآنها اطلاعات به دست می آید. برای مثال داده می تواند شامل آمار، فهرست اقلام و فهرستی از اسامی و آدرس ها باشد. آمار تعداد زلزله های دنیا یا تعداد سالانه افراد صدمه دیده در محیط کار همه داده هستند .
اطلاعات :
زمانی که داده ها به منظور خاصی به شکلی منطقی سازماندهی می شوند تبدیل به اطلاعات شده اند. بنابراین داده هایی درباره زلزله هایی که بیش از 6.5 ریشتر بوده، می تواند به عنوان اطلاع در نظر گرفته شود. یا اگر تعداد افرادی که از حوادث ناشی از کار فوت کرده اند را استخراج کند داده را به اطلاع تبدیل کرده است. داده همچنین وقتی تبدیل به اطلاع می شود که وارد یک متن معنی دار شود، مثلاً مقایسه پنج ساله داده های آماری مربوط به تعداد زلزله ها یا صدمات ناشی از کار اطلاعاتی درباره این که آیا تعداد آنها افزایش یافته یا کاهش، به دست می دهد .
دانش :
وقتی که اطلاعات تحلیل، پردازش و وارد متن می شوند تبدیل به دانش می گردد. دانش، استنتاج کردن و شناخت الگوهای نامعمول، روندهای پنهان و استثنائات داده و اطلاع است. دانش فرایندی پیچیده است که برای قضاوت های ارزشمند براساس تجربیات و درک الگوها نیاز به انسان دارد . بر اساس این تجربیات و درک پیشین، یک فرد ممکن است قوانین معین و فرمول بندی شده ای داشته باشد که بتواند با درجه ای ازقابلیت پیش بینی برای موقعیت های مشابه به کار گرفته شود. برای مثال، یک دانشمند زمین شناس ممکن است با نگاه به اطلاعات زلزله ها بتواند شرایط و عواملی را که محل های معین را مستعد زلزله های قوی می سازند، تشخیص دهد .
معرفت :
وقتی که دانش برای تصمیم گیری و بهبود تصمیمات، فرایندها و بهره وری یا سودآوری به کار گرفته شود تبدیل به معرفت (خرد) می شود. کسب معرفت نیاز به افرادی دارد که توانایی و تمایل به جذب اطلاعات و ارزیابی اطلاعات را داشته باشند و با رجوع به آنها بتوانند تصمیم بگیرند که آیا می توانند از آن برای مسأله یا موقعیتی خاص استفاده کنند یا خیر و درک کنند که چرا چنین تصمیمی گرفته اند. برای خردمند بودن، افراد نه تنها باید دانش کسب کنند بلکه باید فهم کاملی از اصول حاکم بر آن دانش نیز داشته باشند .
بطور خلاصه، داده ها به خودی خود عاری از مفهوم هستند و شامل مشاهدات، حقایق یا اعدادی هستند که اطلاعات را به دست می دهند. وقتی که داده ها به منظور خاصی سازماندهی شده و در یک متن قرار می گیرند تبدیل به اطلاعات می شوند. وقتی که اطلاعات برای آشکار ساختن الگوهای غیرمعمول یا گرایشات نهان مورد تحلیل قرار می گیرد به دانش تبدیل می شود، و وقتی که دانش برای تصمیم گیری در موقعیت های واقعی زندگی به کار گرفته شود تبدیل به معرفت شده است.
چهار عنصر اساسی مدیریت دانش :
مدیریت دانش 4 عنصر اساسی دارد: دانش، مدیریت ، تکنولوژی اطلاعات و فرهنگ سازمانی. هر کدام از این اجزا نقشی عمده در مدیریت دانش داشته و می تواند تأثیری بسزا در موفقیت یا شکست آن داشته باشد .
نقش دانش در مدیریت دانش :
دانش، علمی است که در تجربیات، مهارت ها، قابلیت ها، توانایی ها، استعدادها، افکار، عقاید، طرز کارها، الهامات و تصورات افراد موجود است و به شکل مصنوعات ملموس، فرایندهای کاری و امور روزمره یک شرکت خود را آشکار می سازد. دانش دو نوع است: عیان و نهان. دانش صریح، دانشی است که مدون شده و یا به فرمت های خاصی ارائه شده است. مثلاً توضیح داده شده یا ثبت و یا مستند شده است . بنابراین به آسانی می توان دیگران را در آن سهیم نمود. دانش نهان، دانش شخصی و ابراز نشده ای است که یک فرد دارد. دانشی که در ذهن افراد است . آگاه بودن از چگونگی چیزی، ترفندهای ظریف، بینش، نظر و مواردی که می تواند مفید واقع شود. به بیان ساده تر، دانش و تجربه ای است که یک فرد در طول سال ها از طریق تجربه، تعامل با دیگران و آزمون سعی وخطا به دست آورده است. طبق برآوردها %80 از مهمترین دانش را دانش نهان شکل می دهد .
تقریباً همه فعالیت هایی که افراد درگیر آن هستند نیاز به ترکیبی از چند دانش نهان و عیان دارد. برای یک مدیریت دانش کارآمد، تسخیر هر دو دانش نهان و عیان الزامی است. چالش واقعی مدیریت دانش در توانایی تشخیص و تسخیر دانش نهان است بطوریکه در هنگام نیاز قابل بازیابی باشد. دانش عیان به آسانی قابل ثبت و انتقال است اما تشخیص، تصرف و انتقال دانش نهان مشکل است . بنابراین، بیشتر سازمانها تنها بر مدیریت دانش عیان، دانش سهل الوصول که تنها 20 درصد از کل دانش سازمان را شکل می دهد، تمرکز می کنند و استفاده از دانش نهان را به وقوع تصادفی آن وامی گذارند. تبدیل دانش نهان به دانش عیان مشکل است اما غیرممکن نیست. دانش نهان عموماً به شکل شرحی از تجربیات مفیدی که ثبت شده اند و در شبکه گذاشته شده اند و متعاقباً توسط دیگر کارکنان برای یادگیری و بهبود فرایندها استفاده شده اند، منتقل می شود .
نقش مدیریت در مدیریت دانش :
در مدیریت دانش، هدف اصلی مدیریت دانش عیان و نهان در سازمان است. برای مدیریت دانش عیان، سازمان ها باید :
• دانش را به دست آورده و یا تولید و ایجاد کنند .
• دانش را برای سهولت دسترسی، سازماندهی نمایند .
• دسترسی به دانش را برای دیگران با ارتباطات یا انتشارات میسر نمایند .
• دسترسی و بازیابی دانش را تسهیل نمایند .
• دانش را برای حل مشکلات، تصمیم گیری، تحلیل موقعیت ها و فرایندها برای پشتیبانی فعالیت های کاری به کار گیرند .
دانش نهان به دو طریق قابل مدیریت است: از طریق ارتباطات نوشتاری، مصاحبه ها و پیشینه های شفاهی می تواند به دانش صریح تبدیل شود. راه دیگر انتقال دانش نهان از طریق ایجاد گروه های دانش یا گروه های هم عمل در سازمانها است که با تعاملات رو در رو، گفتگوها و ارتباطات گفتاری، آموزش مداوم، حل مسأله تعاملی، مربی گری، آموزش و موقعیت های توسعه حرفه ای دانش نهان خود را منتقل می کنند .
نقش تکنولوژی اطلاعات در مدیریت دانش
تکنولوژی اطلاعات می تواند به عنوان ابزاری قدرتمند عمل کرده و ابزارهایی مؤثر و کارآمد برای همه وجوه مدیریت دانش شامل تسخیر، اشتراک و کاربرد دانش تأمین کند. تکنولوژی هایی مانند سیستم های مدیریت بانک های اطلاعات، سیستم های مدیریت مدارک، اینترنت، موتورهای کاوش، سیستم های پشتیبان تصمیم گیری، داده کاوی، ذخیره داده ها، پست الکترونیک، کنفرانس تصویری، تابلوی اعلانات، گروه های خبری و تابلوهای بحث می توانند نقشی اساسی در تسهیل مدیریت دانش داشته باشند. اما، تکنولوژی اطلاعات به خودی خود قلب مدیریت دانش نیست و فقط نقش پشتیبان را در مدیریت دانش ایفا می کند. تکنولوژی اطلاعات می تواند به افراد در پیدا کردن اطلاعات کمک کند اما این خود افراد هستند که باید تعیین کنند آیا اطلاعات متناسب و مرتبط با نیاز خاص آنها هست یا خیر. برای تبدیل اطلاعات به دانش، افراد باید اطلاعات را تحلیل، تفسیر و درک کرده و آن را در متنی جای دهند .
نقش فرهنگ سازمانی در مدیریت دانش :
یکی از مهم ترین تواناسازهای مدیریت دانش، فرهنگ باز سازمان است که مشوق تعامل افراد با یکدیگر و تبادل نظرات و تجربیات و نقطه نظرات است و به کارکنان اجازه می دهد که بدون ترس از بازخواست صدایشان را به گوش دیگران برسانند. موفقیت پروژه های مدیریت دانش بستگی به همکاری و اشتراک دانش بین همه افراد دارد و همه افراد باید فعالانه در گردآوری و ایجاد مضمون پروژه ها شرکت داده شوند. اگر کارمندان به خاطر اشتراک دانش شان به جای تشویق تنبیه شوند با پروژه مدیریت دانش همکاری نخواهند کرد. افراد غالباً به دلایل زیر از اشتراک دانش امتناع می ورزند :
• -مشغله فراوان .
• نمی خواهند با اشتراک دانش مسئولیت های اضافی برای خود درست کنند .
• احساس می کنند که اشتراک دانش مانع موفقیت شخصی آنها است .
• در بحث های گروهی احساس رعب دارند که از قافله جدا بمانند و فکر می کنند که چیزی برای همکاری ندارند .
• به دانش دیگران و این که آنان نیز در دانش افراد سهیم خواهند شد اعتمادی ندارند .
• اگر نظرات شان به سخره، یا نادیده گرفته شود و یا از نظرات شان انتفاد شود احساس می کنند همکاری شان تنبیه و یا تهدیدی برای آنها است .
هر کدام از چهار جزء مدیریت دانش- مدیریت، دانش، تکنولوژی اطلاعات و فرهنگ سازمانی- نقشی حیاتی در به کارگیری مدیریت دانش دارد و می تواند تأثیر فوق العاده ای در موفقیت آن داشته باشد .
فرایند مدیریت دانش
مدیریت دانش فرایندی خطی نیست . برعکس فرایندی پویا و چرخه ای است و به کارکنانی نیاز دارد که دائماً با اطلاعات سروکار داشته باشند، دانش جدید کسب کرده و آن را برای اصلاح تصمیمات به کار گیرند. طی این فرایند، اطلاعات جدید به دست آورده و دانش نوین را در موقعیتهای جدید به کار برند. سه گروه از افراد در مرکز فرایند مدیریت دانش واقع شده اند: ?. افرادی که باید دانش کسب کنند. ?. آنان که باید خواهان استفاده از آن دانش باشند. ?. افرادی که باید توانایی و شعور درک زمان مناسب برای به کارگیری و استفاده از آن دانش را داشته باشند . فرایند مدیریت دانش شامل گامهای ذیل است :
تهیه دانش
اساس مدیریت دانش بر کوشش در تسخیر و کدگذاری دانش عیان و نهان کارکنان است .
لیست کردن موجودی دانش
سازمانی که مدیریت دانش را به کار گرفته است باید ابتدا فهرستی از دانش موجود تهیه کرده و صریحاً دارایی های دانش خود را لیست برداری کند. البته نیازی به فهرست کردن تمام دانش موجود نیست بلکه تأکید باید بر دانش حیاتی، ارزشمند، قابل اعتماد و مفید به حال سازمان یا واحد تجاری باشد مثل :
• دانش مربوط به نحوه انجام دادن شغل یا وظیفه ای خاص .
• فهرستی از خبرگانی که می توانند انواع خاصی از مشکلاتی را که امکان دارد دوباره رخ دهد، حل کنند .
• دانش مشتریان و رقبا .
ایجاد پیوند بین دانش و استراتژی سازمان
گام سوم در فرایند مدیریت دانش پیوند دادن فهرست موجودی دانش به فرایندهای کلیدی در کار شرکت می باشد. فرایندهای کلیدی کار یک شرکت ممکن است شامل: توسعه محصول، افزایش خدمات، مدیریت مشتری، فروش و غیره باشد. این مرحله به تشخیص مهم ترین و حیاتی ترین عناصر دانش که برای فرایندهای کلیدی کار شرکت لازم هستند و نیز پالایش دانشی که فقط اهمیتی پیرامونی و جنبی دارد کمک می کند . بر این اساس می توان فهرست دانش را برای ایجاد نمایشی سلسله مراتبی از عناصر داده های حیاتی و پیرامونی پالایش نمود .
نقشه دانش
گام چهارم در فرایند مدیریت دانش ایجاد نقشه دانش است که شامل تسخیر ورودی ها و خروجی های کلیدی دانش است. ورودی های کلیدی ممکن است شامل داده ها و اطلاعات خاص، ارتباطات گفتاری یا نوشتاری و دیگر دانشهای عیان و نهان به اشتراک گذاشته شده مثل تجربیات مفید باشند. خروجی های کلیدی ممکن است مدارک داخلی، گزارشات، مقالات پژوهشی، روندها، محک های داخلی و تجربیات مفید دیگر باشند .
مجموعه سازی و سازماندهی دانش
قدم پنجم در فرایند مدیریت دانش بر توسعه، ثبت و سازماندهی نظام مند ورودی ها و خروجی های کلیدی دانش و نیز بر جمع آوری و سازماندهی دانش داخلی و بهترین تجربیات تمرکز می کند .
دسترس پذیری و اشاعه دانش
سازماندهی بهترین تجربیات در صورتی که کارکنان به هنگام نیاز، به آنها دسترسی نداشته باشند بی معنی اند. بنابراین قدم ششم در فرایند مدیریت دانش ایجاد مکانیزمی برای دسترسی بهتر به این دانش به منظور اشاعه، اشتراک واستفاده مکرر از آن است .
کاربرد دانش
زمانی که کارکنان بهترین تجربیات را در موقعیت های جدید برای بهبود عملکرد به کار می گیرند، آنها را پالایش و اصلاح می کنند و مجموعه جدیدی از بهترین تجربیات را به دست می دهند. گام نهایی در فرایند مدیریت دانش تسخیر این بهترین تجربیات واضافه کردن آنها به کارکردهای مدیریت دانش است بطوریکه در آینده بتواند در دسترس دیگران قرار داده شود .
مهم ترین هدف به کارگیری مدیریت دانش در انواع موسسات، انطباق سریع با تغییرات محیط پیرامون به منظور ارتقاء کارآیی و سودآوری بیشتر می باشد. در نتیجه مدیریت دانش به فرآیند چگونگی خلق، انتشار و به کارگیری دانش در سازمان اشاره دارد. به عبارت دیگر هدف نهایی مدیریت دانش شامل اشتراک دانش میان کارکنان به منظور ارتقاء ارزش افزوده دانش موجود در سازمان می باشد. حوزه مدیریت دانش شامل مفاهیم واصولی است که توانایی به کارگیری و اشتراک دانش در موسسه را ارتقاء بخشیده ( نظیر تخصص ها، مهارت ها و تجربیات کارکنان ) ونقش کلیدی در توسعه و بهبود خلاقیت، بهره وری و سوددهی سازمان ایفا می نماید .
نهادینه سازی مدیریت دانش
امروزه به کارگیری مدیریت دانش در تمامی سازمان ها ضروری به نظر می رسد. موسسات به منظور به کارگیری مطلوب مدیریت دانش بایستی ضرورت ایجاد فرهنگ اشتراک دانش میان کارکنان را از طریق فرآیندی تحت عنوان " نهادینه سازی مدیریت دانش " درک نمایند . اهمیت نهادینه سازی مدیریت دانش در موسسه به این دلیل است که اولاً درک نادرست کارکنان را از مدیریت دانش تصحیح نموده و ثانیا ً آنها را در درک مزایای اشتراک دانش در سازمان یاری می رساند. مدیریت دانش در ارتباط با قابل دسترس نمودن دانش جهت افرادی که به آن نیاز دارند بحث می نماید و به کارگیری بهینه دانش قابل دسترس، تنها زمانی امکان پذیر است که بدانیم در کجا باید به دنبال آن باشیم .
آنچه تاکنون بیان گردید حاکی ازآن است که مهم ترین دغدغه اجرای اثربخش مدیریت دانش شامل جنبه های انسانی می باشد. بسیاری از موسسات بدین دلیل در اجرای اثربخش مدیریت دانش در سازمان ناکام بوده اند که مفاهیم آن را به شکلی مطلوب به کارکنان معرفی ننموده اند .
باید بدانیم چنین دانشی، مفهومی انتزاعی دارد و فرهنگ اشتراک دانش در سازمان به نگرش افرادی که این فرهنگ را ایجاد نموده اند، وابسته است. در صورتی که کارکنان تمایلی به تقسیم دانش خویش با دیگر اعضاء سازمان نداشته باشند، بسیار مشکل خواهد بود که از طریق سیستم پاداش دهی یا الزامات قانونی، فرهنگ اشتراک دانش را میان آنان گسترش داد .
یکی از مهم ترین چالش ها جهت ورود مفاهیم جدید به موسسات، ایجاد تغییرات فرهنگی به منظور پذیرش این مفاهیم می باشد. ایجاد فرهنگ اشتراک دانش در سازمان نیازمند آموزش کارکنان و فرایند مدیریت تغییر می باشد. سرپرستان دارای نقش کلیدی در تغییر نگرش های کارکنان وایجاد موفقیت آمیز فرهنگ اشتراک دانش ونهادینه سازی مدیریت دانش در سازمان هستند .
بطور کلی سرپرستان افرادی هستند که باورها، عملکردها ورفتارهای آنان موردتوجه وپذیرش سایر اعضاء گروه قرار می گیرد. در صورتی که ایده یا مفهوم جدیدی از سوی سرپرستان سازمان واجد ارزش تلقی شده و مورد پذیرش واقع گردد، در میان کارکنان نیز جایگاه خود را پیدا خواهد نمود و در نهایت افراد تغییرات آینده را بهتر خواهند پذیرفت .
فرایند نهادینه سازی مدیریت دانش در موسسات نیازمند رهبری توانمند است تا از طریق معرفی مزایای مدیریت دانش و برانگیختن کارکنان، بتواند موانع فرهنگی موجود در این رابطه را از میان بردارد. در این ارتباط کارکنان بایستی اطمینان یابند که اولاً دانش مهم ترین سرمایه محسوب می گردد و ثانیاً مطلوب ترین راه دستیابی به این قدرت اشتراک دانش در سازمان است. ایجاد فرهنگ اشتراک دانش در موسسات مستلزم تشویق کارهای گروهی اثربخش میان کارکنان وهمکاری وبهره گیری مطلوب آنان از دانش سازمانی جهت بهبود خدمات یا تولیدات ارائه شده به مشتریان می باشد .
نتیجه گیری
امروزه مدیریت دانش یکی از جدیدترین و کلیدی ترین مباحث مدیریت محسوب شود . درواقع مدیریت دانش به عنوان واکنشی نسبت به تغییرات فزاینده محیط پیرامون موسسات کنونی محسوب می گردد. تغییر در عملکردهای مدیریت امری ضروری و اجتناب ناپذیراست. انواع موسسات به منظوربقاء و توسعه خویش و انطباق با تغییرات محیط رقابتی پیرامون نیازمند اجرای اثربخش استراتژی مدیریت دانش هستند. از آنجا که دانش و فرایندهای دانش بطور ناگشودنی با عملیات، ساختار، فرهنگ و هدف یک سازمان پیوند خورده اند، یک استراتژی مدیریت دانش کارآمد به مجموعه هایی نیاز دارد که فهم عمیقی از قلمرو دانش و چگونگی استفاده از آن در سازمان بزرگترشان داشته باشند و کارکنان باید فراتر از نقشی که همواره در آن درخشیده اند به سمت ایجاد و مدیریت دانش حرکت کنند . آنان باید فراتر از اینکه چیزهایی را برای دسترسی دیگران سازماندهی می کنند، حرکت کرده و دانشکاران واقعی شوند که از دانش به عنوان وجه برجسته کارشان استفاده کرده و واجد مهارت ها و دانش در سطوح بالا شوند .
مدیریت دانش