دریک نگاه کلی به سازمان، سیستم اطلاعات منابع انسانی یکی از مهمترین زیر سیستم‌های اطلاعاتی مانند سیستم اطلاعات حسابداری و مالی، تولید، فروش و… به شمار می‌آید. چنین سیستم‌هایی در قلمرو کاری واحد نرم‌افزار ERP سازمان یار هستند اما در ارتباط با کل سازمان و سایر زیر سیستم‌های آن یک زیر سیستم قلمداد می‌شود.

ارتباط زیر سیستم‌های اطلاعاتی فوق از نوع تعاملی است، بدین معنا که یک رابطه متقابل و پویا بین آنها برقرار بوده و کمیت و کیفیت اطلاعات یکی در نتیجه و کارایی زیر سیستم دیگر بسیار موثر است. یکی از مهم‌ترین این زیر سیستم‌ها که در ارزیابی و عملکرد سایر زیر سیستم‌ها تاثیر قابل توجهی دارد، سیستم اطلاعات منابع انسانی است. در زیر به برخی زمینه‌های کاربرد و تعامل سازمان‌یار (ODOO فارسی) با سیستم اطلاعات منابع انسانی اشاره شده است:

    سیستم اطلاعات کیفیت: تصمیم‌گیری و کاربرد نتایج ارزیابی نیروی انسانی در استقرار سیستم‌های مدیریت کیفیت و نگهداشت و توسعه آن با توجه به نقش و اهمیت نیروی انسانی.
    سیستم اطلاعات حسابداری: کمک در تعیین قیمت تمام شده و سهم نیروی انسانی در آن، مدیریت بر هزینه‌ها و…
    سیستم اطلاعات تولید: تعیین میزان و نوع مهارت و توانمندی‌های مورد نیاز نیروی انسانی در ساخت و تولید پروژه‌ها و ارزیابی وضع موجود.
    سیستم اطلاعات بازاریابی و فروش: ارزیابی نسبت فروش و عملکرد به تعداد نیروی انسانی و شناسایی ظرفیت‌ها و فرصت‌ها‌.

سیستم اطلاعات منابع انسانی دارای سه جزء اصلی است:

    سیستم مدیریت سیستم سخت افزار و نرم افزار
    سازمان(ساختار، سیستم ها و روشها)
تهیه و اجرای سیستم اطلاعات منابع انسانی به مثابه تهیه و احداث ساختمان است. همچنان که برای احداث یک بنا سه جزء اصلی مصالح و مواد، طرح و نقشه و سازنده (معمار) مورد نیاز است، برای تهیه سیستم اطلاعاتی نیز سه جزء اصلی فوق یعنی سیستم مدیریت به منزله سازنده، سیستم سخت‌افزار و نرم‌افزار به عنوان مصالح و مواد و سازمان به مثابه طرح و نقشه مورد نیاز است.

هر چند نظام اطلاعات کامپیوتری از دانش فنی کامپیوتر برای پردازش داده ها و تبدیل آنها به اطلاعات معنی دار بهره می گیرد ، ولی میان کامپیوتر و برنامه آن و نظام اطلاعاتی تفاوت چشمگیری وجود دارد. کامپیوتر وسیله انبار و پردازش اطلاعات را فراهم می‌آورد‌. برنامه و نرم افزار وسیله برای کنترل عملیات کامپیوتر است. دانستن کار با کامپیوتر و نرم‌افزار‌ها در طراحی راه حل های مشکلات سازمانی بسیار ضروری است،ولی راهنمایی و دلیل استفاده از اینها را نظام اطلاعات ارائه می دهد که کامپیوتر بخشی از آن است. خانه سازی مثال روشنگر خوبی در این زمینه است . کامپیوتر و نرم افزاردر حکم مصالح اند که به تنهایی نمی توانند اطلاعات سودمند و مورد نیاز سازمان را فراهم آورند. برای درک نظام اطلاعاتی بایستی به مسئله‌هایی که باید حل شوند ، ساختار و عوامل سازنده آن و فرایند های سازمانی که را ه حلها را اجرا خواهند کرد آگاه شد. مدیران امروز باید میان دانش فنی کامپیوتر و دیگر بخشهای نظام اطلاعات پیوند مناسبی را به‌وجود آورند. برای درک نظام اطلاعات و بازشناسی آن از کارکرد محدود کامپیوتر ، مدیران باید به ابعاد گسترده نظام شامل، سازمان، مدیریت و دانش فنی و تعامل آنها آگاه باشند.در آن صورت می توانند با به‌کارگیری سنجیده و بهنگام این عوامل ، راه حل مناسبی برای مسائل سازمان یافته به‌کار بندند.

ابعاد بهره برداری از سیستمهای اطلاعات مدیریت منابع انسانی در سازمان یار

سیستم های اطلاعاتی در فرایند تکامل، یک سیر تدریجی را طی کرده‌اند. در زیر به اختصار به این روند با ذکر کاربرد هایی از اطلاعات منابع انسانی اشاره می شود:

پردازش داده: این سیستم، تغییرات را ثبت و فایل اصلی تغییرات را بهنگام می‌کند. مانند:تغییرات حضور و غیاب کارکنان یا آخرین عضویتهای استخدامی کارکنان سازمان.

 سیستم اطلاعات مدیریت: این سیستم‌، اطلاعات وتغییرات را مدیریت و کنترل می کند. مانند: شناسایی کارکنان مشمول بازنشستگی در سال آتی یا ارائه فهرستی از کارکنان برای انتصاب در یک پست خاص برابر شاخص های مورد نیاز.

 سیستم پشتیبانی تصمیم: این سیستم‌، مدیران را در در تعیین سیاست اطلاعات پشتیبانی می کند. مانند: تعداد نیروی انسانی مورد نیاز بر مبنای پروژه یا انتخاب نوع و میزان تسهیلات و خدمات رفاهی به کارکنان بر مبنای میزان بودجه.

 سیستم اطلاعات استراتژیک: این سیستم برای ایجاد خدمات اطلاعاتی جدید و استفاده از فرصتها برای کسب درآمداستفاده می شود که این امر باعث خواهد شد تا واحد های درگیر در سیستم اطلاعات از مراکز هزینه به مراکز سود تبدیل شوند. مانند: انعقاد قراردادهای جدید و یا حضور در پروژه های خارج از سازمان بر مبنای توان مهندسی و علمی کارکنان سازمان یا پیش بینی مهارتها و تواناییهای مورد نیاز و توانا سازی و آموزش کارکنان برای پروژه هایی که در سال های آتی به بهره برداری می رسد.

میزان و سطح استفاده از اطلاعات و گزارش های سیستم های اطلاعاتی فوق در سلسله مراتب سازمان متفاوت است. اطلاعات و کاربردهای آن در سیستم پردازش داده و سیستم اطلاعات مدیریت غالباً مورد استفاده مدیران و کارکنان سطح عملیاتی و میانی سازمان و اطلاعات سیستم پشتیبانی تصمیم و سیستم اطلاعات استراتژیک غالباً مورد استفاده مدیران سطوح عالی سازمان است.