Document topics

برنامه پروژه اودوو به شما این امکان را می دهد تا بتوانید یک پروژه را به همراهی تیم خود مدیریت کرده و با هر یک اعضای تیم برای هر پروژه و وظیفه ارتباط برقرار کنید. پروژه می تواند داخلی یا مشتری محور باشد. وظیفه، قسمتی از پروژه است که باید انجام شود. می توانید وظایف مختلف یک پروژه را به کارمندان مختلف محول کنید.

برای ایجاد پروژه جدید می توانید بر روی دکمه  "ایجاد"  در داشبورد ماژول پروژه کلیک کنید.

با کلیک بر روی دکمه "ایجاد"، یک ویزارد جدید مانند تصویر زیر، در صفحه ظاهر خواهد شد:



در اینجا می توانید نام پروژه را اضافه کرده و گزینه های زیر را انتخاب کنید:

  • برنامه ریزی: برای فعالسازی وظایف برنامه ریزی در پروژه، این گزینه را تیک بزنید

  • برگه ساعات کارکرد: برای فعالسازی برگه ساعات کارکرد در پروژه، این گزینه را تیک بزنید.

  • صورت حساب از وظیفه: برای فعالسازی صورت حسابها از وظایف، این گزینه را تیک بزنید.

پس از تنظیم جزئیات، بر روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید.

مراحل وظایف

بعد از کلیک بر روی دکمه "ایجاد" در ویزارد ایجاد پروژه جدید، به صفحه ای مانند تصویر زیر هدایت خواهید شد:



در اینجا می توانید ستون های جدیدی را به پروژه خود اضافه کنید. آنها به عنوان مراحل مختلف برای وظایف پروژه شما عمل می کنند. براساس پروژه خود می توانید وظایف را به ترتیب زمانی نامگذاری کنید.

برای مثال ما برای سازمان خودمان، این مراحل را انتخاب کرده ایم:

  • جدید

  • محول شده

  • در جریان

  • انجام شد

اودوو مثالهای پیش فرضی که معمولا برای پروژه های مختلف،  مانند: توسعه نرم افزار، بازاریابی دیجیتال، انجام کارها، پروژه تحقیقاتی و موارد دیگر، استفاده می شود، برای شما تنظیم کرده است.ا برای مشاهده، بر روی دکمه  "مشاهده مثال ها"   کلیک کنید.   



 برای بستن پنجره، بر روی دکمه "متوجه شدم" کلیک کنید.



اکنون می توانید عناوین خود را اضافه کنید. هنگامی که ستون های مورد نظر خود را اضافه کردید، با کلیک بر روی دکمه "ایجاد"، می توانید چند وظیفه برای پروژه مورد نظر خود ایجاد کنید:

بعد از کلیک بر روی دکمه "ایجاد"، یک پنجره جدید ظاهر می شود، در آنجا می توانید عنوان وظیفه و فردی را که وظیفه به او اختصاص داده می شود، اضافه کنید. همچنین می توان این وظیفه را از طریق کلیک کردن بر روی دکمه "ویرایش"، ویرایش کنید.



ایجاد وظایف

بعد از ایجاد وظیفه، اگر بر روی آن کلیک کنید، به فرم صفحه وظیفه هدایت می شوید، در صورت نیاز می توانید عنوان وظیفه را تغییر دهید، حتی می توانید شخصی را که این وظیفه را به او محول کرده بودید و پروژه ای که این وظیفه بر اساس آن ایجاد شده بود، تغییر دهید. اگر در سازمان شما چندین تیم وجود دارد که بر روی پروژه های زیادی کار می کنند و می خواهید این وظیفه را به تیم دیگری منتقل کنید، قابلیت ویرایش وظیفه می تواند کار شما را آسان‌تر کند. بنابراین می توانید از صفحه وظیفه، نام پروژه ای را که تحت آن وظایف برنامه ریزی شده است، تغییر دهید. همچنین می توانید مهلت تعیین شده برای انجام این وظیفه و برچسب ها را برای شناسایی سریع اضافه کنید.


برچسب ها

برچسب ها می توانند در شناسایی سریع وظایف در نمای کانبان یا در بازنگری کلی وظایف مفید باشند. همچنین می توان از طریق تایپ متن، سپس کلیک بر روی گزینه "افزودن"، برچسب جدید ایجاد کنید:

 

همچنین می توانید توضیحات، برگه ساعات کارکرد و اطلاعات بیشتر را در زیر فرم وظیفه برای برقراری ارتباط با مشتری اضافه کنید.

برای ذخیره تغییرات، بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید.



از طریق داشبورد وظیفه می توانید برخی فعالیت های مفید دیگر انجام دهید. می توانید مراحل وظیفه ها را از طریق دراگ و دراپ تغییر دهید.



 

نقاط رنگی و نماد ستاره نشانگرهای قابل تنظیم هستند. برای شناسایی می توانید آنها را بر روی وظایف خود اعمال کنید.



همچنین با کلیک بر روی سه نقطه، می توانید کادر وظیفه خود را با استفاده از رنگ های مشخص شده، نشانه گذاری کنید:


 

زمان‌بندی فعالیت ها

از داشبورد وظیفه، می توانید با کلیک بر روی آیکون " "، زمان‌بندی فعالیت های برنامه ریزی شده برای هر وظیفه را مشاهده کنید. همچنین می تواند فعالیت های جدیدی را با کلیک بر روی گزینه "زمان‌بندی فعالیت" ایجاد کنید:



با کلیک بر روی گزینه "زمان‌بندی فعالیت"، یک ویزارد جدید مانند تصویر زیر در صفحه ظاهر خواهد شد، در آن می توانید نوع فعالیت، تاریخ سررسید، محول شد به (کسی که می خواهید این فعالیت را به او محول کنید)، انتخاب کرده و بر روی "زمان‌بندی" کلیک کنید تا فعالیت شما ثبت شود:



برنامه ریزی و پیگیری وظایف کارمندان

برنامه ریزی و پیگیری وظایف محول شده به کارمندان می تواند کار بسیار طاقت فرسایی باشد، مخصوصاً اگر مسئولیت مدیریت افراد زیادی با شما باشد. خوشبختانه به واسطه وجودماژول پروژه سازمان یار می توانید این کار را تنها با چند کلیک ساده انجام دهید.

به ماژول پروژه> پیکربندی> تنظیمات بروید، در تب "مدیریت زمان"، گزینه های "برگه ساعات کارکرد" و "پیش بینی" را تیک بزنید، سپس بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید.


 

با فعال کردن این گزینه ها، نوار پیشرفت در تب ساعات کارکرد فرم وظایف شما ایجاد می شود. هر زمان که کارمند/فروشنده شما در برگه ساعات کارکرد، ساعات کاری اضافه کند، این نوار بر اساس ساعات برنامه ریزی شده اولیه به روز رسانی خواهد شد.

 

نمای کانبان

همچنین می توانید از نمای کانبان پروژه، وضعیت مراحل انجام وظایف را مشاهده کنید. این قابلیت به مدیران کمک می کند تا با یک نگاه کلی مشاهده کنند که تا چه حد وظایف پیشرفت کرده است.



ایجاد وظیفه جدید

ابتدا به ماژول پروژه> وظیفه بروید. با کلیک بر روی دکمه "ایجاد" ، می توانید وظایف جدیدی برای عملیات پروژه ایجاد کنید.


 

در فرم ایجاد وظیفه، کاربر می تواند نام وظیفه و مشتری را تعریف کند، همچنین جزئیات تماس طبق توضیحات قرارداد به طور خودکار ایجاد می شود. اگر کاربر بخواهد جزئیات تماس را ویرایش کند، می تواند این کار را نیز انجام دهد.

نام شخصی که وظیفه مربوطه به آن محول شده است، به همراه آخرین مهلت انجام عملیات نیز قابل تعریف است. در عملیات برگه ساعات کارکرد، کاربر می تواند زمان صرف شده توسط کارمند یا کاربران را برای وظیفه مربوطه اختصاص دهد.  در تب برگه ساعات کارکرد ساعات برنامه ریزی شده اولیه را می توانید تنظیم کنید و  هنگامی که پیشرفت کارمند به تصویر کشیده می شود، نوار پیشرفت درصد مربوط به تکمیل را نشان می دهد.


تنظیم مجدد مراحل وظیفه

می توانید به سادگی این نما را شخصی سازی کنید تا بتوانید نیازهای کسب و کار خود را با ایجاد ستون های جدید وفق دهید.

 با کلیک بر روی "افزودن ستون" از نمای کانبان پروژه، مراحل جدید را اضافه کنید. در صورتی که بخواهید ترتیب مراحل خود را مجدداً تنظیم کنید، می توانید به سادگی با درگ و دراپ کردن ستونی که می خواهید آن را به مکان جدید ببرید، این کار را انجام دهید. همچنین می توانید با بهره گیری از آیکون" " در مرحله مورد نظر خود، مراحل خود را جمع/ باز، ویرایش، حذف و بایگانی، آرشیو/ خروج از آرشیو کنید.



ویرایش مرحله

می توانید در مورد اینکه وضعیت های متفاوت برای هر مرحله از پروژه چه معنایی دارد تصمیم بگیرید. در نمای کانبان بر روی آیکون " " کلیک کنید و سپس گزینه "ویرایش مرحله" انتخاب کنید، یک ویزارد مانند تصویر زیر در صفحه ظاهر خواهد شد:


 

در این فرم می توانید نام وضعیت مراحل را بسته به نیاز پروژه، تغییر دهید و بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید، اکنون شما می توانید نامی را که برای مرحله مورد نظر انتخاب کرده اید مشاهده کنید:


 


مرتب سازی وظایف بر اساس اولویت آنها

در زیر هر ستون، می توانید وظایف را بر اساس اولویت آنها مرتب کنید. وظایف با اولویت بالاتر همیشه در بالای ستون قرار می گیرند. با کلیک بر روی آیکون " " در پایین سمت چپ کادر هر وظیفه، می توانید اولویت بندی را انجام دهید. برای کارهایی که برچسب گذاری نشده اند، اودوو آنها را بر اساس مهلت های تعیین شده طبقه بندی می کند.

 توجه: تاریخ‌هایی که مهلت خود را پشت سر گذاشته اند به رنگ قرمز نمایش داده خواهند شد.


 

نمای لیستی

به عنوان مدیر می توانید با استفاده از نمای لیستی، به سادگی بر روی زمانی که برای هر وظیفه صرف شده، بررسی کوتاهی داشته باشید. برای این کار، به پروژه مورد نظر خود وارد شده و بر روی آیکون " " کلیک کنید. ستون پیشرفت و مرحله، روند هر یک از پروژه ها را به شما نشان خواهد داد.



نمای تقویم

در صورتی که برای وظیفه ای مهلت مقرر تعیین کرده باشید، این زمان ها در نمای تقویم شما ظاهر خواهند شد. با کلیک بر روی آیکون " "، مدیران می توانند تنها در یک پنجره، مهلت مقرر تمامی وظایف و افرادی که وظایف به آنها محول شده است را مشاهده کنند:



نمای محوری

اگر بر روی آیکون " " در بالا سمت چپ کلیک کنید، نمای محوری پروژه ها را مشاهده خواهید کرد:



نمای نمودار

اگر بر روی آیکون "  " در بالا سمت چپ کلیک کنید، نمای نموداری پروژه ها را مشاهده خواهید کرد:

این نما به کاربران امکان می دهد تا یک گزارش گرافیکی نمایشی تهیه کنند که می تواند براساس پارامترهای مختلف پیش فرض و همچنین قابل سفارشی سازی اندازه گیری ها و منوی مرتب سازی تنظیم شود.


 

اعلان (آگاه سازی) وظایف

ضمن کار بر روی یک وظیفه، ساده ترین راه برای اینکه به همکاران خود اعلام کنید که وظیفه ای آماده یا تمام شده است، وضعیت آن وظیفه است. این وضعیت یک شاخص عینی است که در یک نگاه می توان آن را مشاهده کرد.

می توانید وضعیت وظیفه را از نمای کانبان و یا به صورت مستقیم از خود وظیفه تغییر دهید  کافی است از آیکون " " که در پایین هر وظیفه وجود دارد، استفاده کنید:



با کلیک بر روی آن، می توانید این مرحله را "  آماده برای مرحله بعدی" یا "  مسدود شده" علامت بزنید تا از ادامه مراحل جلوگیری کند. این آیکون های رنگی به دنبال کننده های وظیفه، وضعیت وظیفه را که آیا (در جریان است/آماده برای مرحله بعدی است/ مسدود شده است) اطلاع می دهد و هم آماده بودن وظیفه نشان داد شود.