در اودوو برای مدیریت محصولاتی که داخل سازمان مورد استفاده کارمندان قرار می‌گیرند، از ماژول "تاییدها" ، "انبار" ، "خرید" استفاده می‌شود. مراحل استاندارد درخواست و مدیریت این محصولات به شکل زیر است:

1. تعریف محصولات

• محصولات موردنیاز مانند کاغذ، خودکار و غیره در سیستم به عنوان محصول تعریف می‌شوند.
• نوع محصول می‌تواند "مصرفی" باشد، زیرا این محصولات مصرف‌شدنی هستند و نیازی به مدیریت موجودی دقیق ندارند.
  
  محصولات مصرفی: هرچند که این محصولات به صورت دقیق در انبار پیگیری نمی‌شوند، اما سیستم اطلاعات مربوط به مصرف این محصولات را از طریق اسناد مرتبط مانند سفارش‌های تحویل، رسیدها، و فاکتورها ثبت می‌کند.
  
  نکته: انتخاب نوع محصول در اودوو (مصرفی یا انبارکردنی) به نیازهای سازمان شما و نحوه مدیریت محصولات بستگی دارد. در ادامه توضیحی درباره هر نوع محصول و پیشنهاد برای انتخاب ارائه شده است:
  
  محصول از نوع مصرفی (Consumable):
• • ویژگی‌ها:
    • موجودی این نوع محصول به صورت دقیق در انبار مدیریت نمی‌شود.
    • در هنگام تأیید درخواست یا مصرف، سیستم نیازی به بررسی موجودی انبار ندارد.
    • مناسب برای محصولاتی که مصرف روزانه یا دوره‌ای دارند و ردیابی دقیق آنها ضروری نیست (مانند کاغذ، خودکار، چسب، و غیره).
  • مزایا:
    • فرآیند ساده و سریع برای مدیریت محصولات.
    • نیازی به ثبت دقیق ورودی و خروجی انبار نیست.
    • کاهش پیچیدگی در مدیریت موجودی.
  • موارد استفاده:
    • زمانی که کالاهای مصرفی با نرخ ثابت تأمین می‌شوند و نیازی به مدیریت دقیق موجودی نیست.
      
      

​محصول از نوع انبارکردنی (Stockable):

• • ویژگی‌ها:
    • موجودی این نوع محصول به طور دقیق در انبار ردیابی می‌شود.
    • سیستم تعداد موجودی انبار را بررسی می‌کند و اگر موجودی کافی نباشد، انتقال یا فروش را متوقف می‌کند.
    • مناسب برای محصولاتی که اهمیت مدیریت دقیق موجودی آن‌ها بالا است.
  • مزایا:
    • امکان مدیریت دقیق‌تر موجودی، کنترل هزینه‌ها، و جلوگیری از کمبود محصول.
    • ارائه گزارش‌های دقیق از موجودی انبار و مصرف محصولات.
  • موارد استفاده:
    • زمانی که محصولات مصرفی محدود هستند و باید به طور دقیق ردیابی شوند.
    • برای محصولاتی که ارزش مالی بالاتری دارند یا تأمین آن‌ها دشوار است.

2. ایجاد درخواست‌ها

• کارمند می‌تواند از طریق ماژول "تاییدها" یا "انبار" درخواست خود را برای محصول ارسال کند.
  
  نکته:  در اودوو، امکان ثبت درخواست توسط کارمند هم از طریق ماژول Approvals و هم از طریق ماژول Inventory وجود دارد. انتخاب میان این دو روش به نیازهای سازمان، میزان پیچیدگی فرآیندها، و نوع محصولات مصرفی بستگی دارد. در ادامه مزایای هر روش بررسی می‌شود:
  
  درخواست از طریق ماژول Approvals
• مزایا:
• • ساده و کاربرپسند برای کارمندان:
    • محیط ماژول Approvals ساده است و کارمندان می‌توانند درخواست‌های خود را با فرم‌های آماده و بدون نیاز به دانش فنی ارسال کنند.
    • مناسب برای کارمندانی که به ماژول Inventory دسترسی ندارند یا نیازی به کار با آن ندارند.
  • گردش کار تأیید (Approval Workflow):
    • می‌توانید سطوح مختلف تأیید را بر اساس نوع درخواست تنظیم کنید (مانند تأیید مدیر بخش یا مدیر مالی).
    • کنترل بهتری روی فرآیند تأیید درخواست‌ها دارید.
  • مدیریت انواع درخواست‌ها:
    • این ماژول نه‌تنها برای کالاهای مصرفی، بلکه برای درخواست‌های دیگر کارمندان نیز قابل استفاده است.
  • ایجاد خودکار انتقال انبار (Integration with Inventory):
    • با تنظیم عملیات خودکار (Automated Actions)، می‌توانید پس از تأیید درخواست، انتقال انبار را به صورت خودکار ایجاد کنید.
  • گزارش‌گیری متمرکز:
    • امکان گزارش‌گیری از تمامی درخواست‌ها در یک مکان (ماژول Approvals) وجود دارد.
• معایب:
• • نیاز به یکپارچگی بیشتر برای ایجاد انتقال انبار به صورت خودکار.
  • فرآیند ممکن است برای درخواست‌های ساده زمان‌بر باشد.
    
    
    درخواست از طریق ماژول Inventory
• مزایا:
• • اتصال مستقیم به عملیات انبار:
    • درخواست از طریق Inventory به طور مستقیم به موجودی انبار و انتقال‌ها متصل است.
    • مناسب برای سازمان‌هایی که موجودی دقیق محصولات را مدیریت می‌کنند.
  • مدیریت لحظه‌ای موجودی:
    • می‌توانید به صورت لحظه‌ای بررسی کنید که آیا محصول در انبار موجود است یا نیاز به سفارش خرید (Purchase Order) دارد.
    • انتقال‌های داخلی (Internal Transfers) به طور مستقیم ثبت و مدیریت می‌شوند.
  • سازگاری با فرآیندهای پیچیده‌تر:
    • مناسب برای سازمان‌هایی که فرآیندهای پیچیده‌ای برای مدیریت موجودی یا کالاها دارند (مانند تخصیص کالا به پروژه‌ها یا بخش‌های خاص).
  • گزارش‌گیری دقیق‌تر از موجودی:
    • امکان مشاهده دقیق‌تر حرکت‌ها (Stock Moves) و تخصیص محصولات به موقعیت‌ها (Locations) یا کارمندان.
• معایب:
• • کار با ماژول Inventory ممکن است برای کارمندان غیرفنی پیچیده باشد.
  • نیازمند دسترسی کاربران به ماژول Inventory، که ممکن است برای برخی کاربران غیرضروری باشد.
    
    
    
• پیشنهاد:
  
  
• • اگر فرآیند درخواست شما ساده است و نیازی به دسترسی لحظه‌ای به موجودی ندارید: از ماژول Approvals استفاده کنید. این روش ساده‌تر و مناسب‌تر برای کارمندان غیرفنی است.
  • اگر نیاز به مدیریت دقیق موجودی و ردیابی انتقال‌ها دارید: از ماژول Inventory استفاده کنید، مخصوصاً اگر فرآیندهای پیچیده‌تری در سازمان شما وجود دارد.
    
    
• راهکار ترکیبی:
• می‌توانید از هر دو ماژول به صورت ترکیبی استفاده کنید:
• • کارمند درخواست را در ماژول Approvals ثبت کند.
  • پس از تأیید، انتقال انبار به طور خودکار در ماژول Inventory ایجاد شود.
    
    
    

3. تأیید درخواست

• مدیر مربوطه درخواست را بررسی و تأیید می‌کند. این مرحله معمولاً از طریق گردش‌کار تأیید (Approval Workflow) انجام می‌شود.
  
  نکته: ممکن است چندین نفر مجاز به بررسی و تائید این درخواست باشند.

4. تهیه محصولات (Procurement)

• اگر محصول در انبار موجود باشد، فرآیند برداشت (Picking) از طریق ماژول انبار انجام می‌شود.
  
  
• اگر محصول موجود نباشد، فرآیند خرید (Purchase Order) از تأمین‌کننده آغاز می‌شود.
  این عملیات برای محصولات انبار شدنی می‌تواند به صورت خودکار نیز انجام پذیرد. بدین صورت که به محض اتمام محصول یک خرید برای تامین کننده آن محصول در سیستم ثبت شود.

5. تحویل محصولات

• پس از تأیید یا خرید، محصول به کارمند تحویل داده می‌شود.
• • تحویل می‌تواند از طریق انبار و در بخش مربوطه مدیریت شود و یک رسید (Receipt) برای پیگیری ثبت شود. 
    انبار > انتقال ها > ایجاد یک "سفارش تحویل" به کارمند
    
    

6. گزارش‌گیری و پیگیری

• تمام این مراحل در سیستم ثبت می‌شود و مدیران می‌توانند گزارش‌هایی از میزان مصرف محصولات و هزینه‌های مرتبط تهیه کنند.