در پروژه های بزرگ، قبل از اینکه مشتری کل پروژه را تایید کند و پرداخت هزینه خرید نرم افزار و استقرار را متعهد شود، خدمتی به نام تحلیل بازگشت سرمایه را خریداری می کند. با توجه به حجم پروژه، این مرحله ممکن است از 3 تا 50 روز طول بکشد. در پروژه های بسیار کوچک (کمتر از 4 ماه)، تجزیه و تحلیل بازگشت سرمایه، مرحله مجزایی نیست و در طی مرحله شروع، انجام می شود.

تحلیل بازگشت سرمایه، به مشتریان این امکان را می دهد: 

• به یک برنامه دقیق دست پیدا کنند و برآورد دقیقی از بودجه مورد نیاز داشته باشند.

• بازگشت سرمایه را بررسی و ارزیابی کنند. 

• مشخصات نرم افزار را بررسی کنند.

• تردیدهای خود را در مورد پروژه از بین ببرند.

• رهبر پروژه را ارزیابی کنند.

رهبر پروژه نیز این موارد را ارائه می دهد:

• تجزیه و تحلیل میزان کاهش هزینه ها و منافع مشتری (بازگشت)

• بودجه و برنامه استقرار (سرمایه گذاری)

• تطابق بین نیازهای کسب و کار و ویژگی های محصول 

• امکان دموی نرم افزار

مراحل تحلیل بازگشت سرمایه چیست:

1. با ذینفعان ملاقات کنید، اهداف و انگیزه ها و ریسک های موجود را تعریف کنید.

2. از طریق مصاحبه، با کاربران اصلی در هر دپارتمان دیدار کنید:

• شرایط موجود را درک کنید

• محل های اتلاف کننده وقت و موانع را شناسایی کنید.

• کارهایی که باید انجام شوند را مشخص کنید.

3. تحلیل بازگشت سرمایه (ROI) و فازبندی استقرار را مستند سازی کنید.

4. بازگشت سرمایه را توسط کارشناسان و توسعه دهندگان تسهیل گستر بررسی کنید تا راه حل های پیشنهادی را به چالش بکشید.

5. با استفاده از ارائه نهایی بازگشت سرمایه (ROI) نتایج را در اختیار مشتری قرار دهید و نسخه دموی محصول را ارائه کنید.

نکات تحلیل:

در طول مدت زمان مصاحبه:

• مثل یک فروشنده رفتار کنید و فروشنده باشید، در نظر داشته باشید که هنوز پروژه فروخته نشده است. در این مرحله، سعی در اطمینان دادن به مخاطبین و ایجاد انگیزه در آن ها کنید. از ویژگی های کلیدی و اصلی نسخه دمو رونمایی کنید.

• پس از اطمینان بخشیدن به کاربران اصلی، ارزیابی کنید که مردم چگونه وقت خود را می گذرانند (x% روی یک مورد، Y% روی مورد دیگر) که عنصر کلیدی برای ارزیابی بازگشت سرمایه های بالقوه است.

• مشاهده چگونگی عملکرد افراد مفید هست، در مورد نرم افزار های فعلی آن ها بپرسید و تا حد امکان محیط آنها را ببینید، از هر سندی که استفاده می کنند، کپی بگیرید. وضعیت فعلی از اهمیت بیشتری نسبت به اهداف آینده برخوردار است، چرا که از حداقل نیازها و انتظارات مشتری آگاهی پیدا خواهید کرد. اگر امروز بفهمید که چگونه کار می کنند، قادر خواهید بود که الزامات آن ها را به چالش بکشید و ناکارآمدیشان را تشخیص دهید.

• نقاط ضعف کاربران اصلی را بشناسید. برای کسب ایده در مورد رایج ترین نقاط ضعف هر بخش، از قالب تحلیل ROI استفاده کنید.

• راه حل هایی برای مشکلات پیدا کنید. سعی کنید تا حد امکان از راه حل های استاندارد استفاده نموده و به هر درخواست کاربر اصلی پاسخ ندهید، ولی سعی کنید درخواست ها را به چالش بکشید و در موردشان بیاندیشید.

• هیچ وقت گزینه های متعددی به مشتری ارائه ندهید. به عنوان رهبر پروژه، باید بهترین ها را پیشنهاد بدهید و خودتان تصمیم بگیرید که کدام مناسب هست. مشتری باید خواسته های خود را بر اساس چیزی که شما پیشنهاد می کنید، به چالش بکشد نه اینکه او تصمیم بگیرد که چه کاری باید بکنیم.

• از وادار کردن مشتری برای تصمیم گیری در مورد اینکه کدام یک از ویژگی ها ضروری یا اختیاری هست و یا اینکه همه چیز  اجباری است، اجتناب کنید. وقتی فکر می کنید باید یک ویژگی را از این حوزه خارج کنید، با طبقه بندی آیتم ها به عنوان "اختیاری" برای آنها تصمیم بگیرید. به خاطر داشته باشید که نقش مشتری این است که پیشنهاد شما را به چالش بکشد.

بعد از مصاحبه:

• یک بررسی همسان با یک کارشناس تسهیل گستر باید سازمان دهی شود. با این روش، تحت تاثیر مشتری نخواهند بود و به همین علت، می توانند  تصمیمات سختی بگیرند و انتقاداتی را ارائه بدهند.

• اهداف بررسی همسان به شکل های زیر می باشد:

1. ارزیابی کنید که آیا به توسعه سفارشی نیاز دارید یا نه؟ و اگر چنین است، به منظور کاهش بودجه و بر هم نخوردن برنامه ریزی زمانی، آن را اولویت بندی کنید.

2. دقت کنید که با نگاه به نوع صنعت مشتری، نقاط درد و مشکلات اصلی کلیدی را به درستی شناسایی کرده باشید.

• همه توسعه ها و سفارشی سازی ها باید به دو دسته تقسیم بندی شوند:

1. توسعه ای که قبل از رفتن به مرحله تولید لازم است (یعنی شما نمی توانید کسب و کار را بدون آن عملیاتی کنید)

2. توسعه ای که می تواند در مرحله دوم و پس از عملیاتی شدن پروژه ایجاد شود (یعنی شما می توانید کسب و کار را بدون آن عملیاتی کنید، اما این توسعه بهینه نیست).

و در پایان:

• تحلیل های خود را خلاصه کنید: (بخش های عملکردی و تجارتی، منابع مورد نیاز هر دو طرف، برنامه ریزی و ریسک ها)

• برای اطمینان بخشیدن به ذینفعان، نسخه دموی اختصاصی را سازماندهی و آماده سازی نموده و به مزایای اودوو اشاره کنید.