ایجاد درخواست برای پیش فاکتور

هر روش خرید، از یک سفارش خرید آغاز می شود و با جمع آوری محصولات / خدمات به پایان می رسد. در اودوو می توانید مستقیماً سفارش خرید ایجاد کنید یا می توانید درخواست پیش فاکتور داشته باشد و فقط پس از تأیید پیش فاکتور توسط فروشنده، سفارش خرید را ایجاد کنید. در صورت وجود قیمت گذاری رقابتی، می توانید به مناقصه خرید مراجعه کنید. در هر خرید، شما یک سفارش خرید خواهید داشت و هر سفارش خرید یک فاکتور ایجاد خواهد کرد. همچنین با تکیه بر توافق با تامین کننده خود، شما ملزم به پرداخت رسید، قبل یا بعد از تحویل خواهید شد.

درخواست برای پیش فاکتور زمانی استفاده می شود که شما قصد خرید برخی محصولات را دارید و می خواهید یک پیش فاکتور برای این محصولات دریافت کنید. در اودوو، برای ارسال لیستی از محصولات مورد نظر به تامین کننده، از درخواست پیش فاکتور استفاده می شود. هنگامی که تامین کننده به درخواست شما پاسخ داد، می توانید تصمیم بگیرید که پیشنهاد و خرید را انتخاب کنید و یا اینکه پیشنهاد را رد کنید. 

 

پیکربندی

به ماژول خرید> سفارش ها> درخواست پیش فاکتور بروید و بر روی دکمه "ایجاد" کلیک کنید:


با کلیک بر روی دکمه "ایجاد"، به فرم ایجاد درخواست پیش فاکتور جدید هدایت خواهید شد. فرم ایجاد به صورت زیر خواهد بود:


  • تامین کننده: شما می توانید فروشنده را بر اساس نام، شناسه مالیاتی، ایمیل و یا کد محصول جستجو کنید.

  • شماره ارجاع فروشنده: شماره ارجاع سفارش فروش و یا قیمت پیشنهادی که توسط فروشنده ارسال شده است. از آنجاییکه این شماره ارجاع معمولا بر روی سفارشهای تحویل نوشته می شود، برای مطابقت استفاده می شود.

  • توافق خرید:  توافق خرید نوعی سند حقوقی است که شرایط و ضوابط متنوعی را که با فروش محصولات مشخص می شود، نشان می دهد. این یک توافق قانونی الزام آور بین خریدار و فروشنده است. به طور پیش فرض، توافق خرید در اودوو آغاز نشده است.

 شما می توانید تامین کننده مورد نظر را از منوی کشویی انتخاب کنید:


و یا با کلیک بر روی دکمه "ایجاد و ویرایش" تامین کننده جدیدی ایجاد کنید:


توافق نامه های خرید: سفارشات عمومی و فراخوان برای مناقصه

دو نوع اصلی از قراردادهای خرید از پیش تنظیم شده وجود دارد: سفارشات کلی و فراخوان مناقصه.

  • سفارشات کلی، قراردادهای بلندمدت بین شرکت و فروشنده برای تحویل محصولات به صورت مکرر با قیمت گذاری از پیش تعیین شده است. شرکت شما باید زمانی که محصولات مشابهی را از یک فروشنده در مقادیر و/یا در زمان‌های مختلف خریداری می‌کند، از آنها استفاده کند. در میان مزایای فراوان آنها، شما می توانید به دلیل قیمت گذاری سودمندتر، در زمان و هزینه صرفه جویی کنید زیرا فرآیند سفارش ساده شده است.

  • فراخوان های مناقصه از رویه خاصی برای درخواست پیشنهادات از چندین فروشنده به طور همزمان استفاده می کنند. در حالی که سازمان‌های بخش دولتی اغلب از نظر قانونی ملزم به انتشار فراخوان‌ها برای مناقصه زمانی هستند که می‌خواهند کالا یا خدمات بخرند، سازمان‌های خصوصی نیز می‌توانند از آنها برای دریافت بهترین معامله در میان چندین فروشنده استفاده کنند. 

فعالسازی توافق نامه های خرید

برای شروع توافق خرید، به ماژول خرید> پیکربندی> تنظیمات> تب سفارش ها بروید و گزینه "توافق نامه های خرید" را تیک بزنید، سپس بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید.

بر روی گزینه "انواع توافقات" در زیر گزینه "توافق نامه های خرید" کلیک کنید، در این لیست دو نوع توافق مشاهده خواهید کرد:

  • فراخوان مناقصات:  فراخوان مناقصات روشی منحصر به فرد برای تقاضای پیشنهاد از فروشندگان مختلف برای دریافت جذاب ترین هزینه ها است.

  • سفارش کلی: "سفارش کلی" توافقی بین شما (مشتری) و تامین کننده شماست. سفارش کلی در صورت نیاز مکرر به کالاهای مصرفی و هنگام خرید مشتری در تعداد زیاد ترجیح داده می شود.


پیکربندی و ایجاد انواع توافق نامه های جدید

با کلیک بر روی دکمه "ایجاد" ، به یک فرم ایجاد جدید مانند تصویر زیر هدایت خواهید شد:


فرم ایجاد شامل مشخصه های زیر است:

  • نوع توافق: فراخوان مناقصات / سفارش کلی

  • نوع انتخاب توافق:

  1. انتخاب فقط یک درخواست پیش فاکتور (انحصاری):  هنگامی که سفارش خرید تأیید شد، باقی مانده سفارش خرید را لغو کنید.

  2. انتخاب چندین درخواست پیش فاکتور:  سفارش های خرید متعدد را مجاز می کند. هنگام تأیید سفارش خرید ، شناسه سفارشات باقیمانده را لغو نمی کند.

  • سطرها:  به طور کلی، شما همیشه استفاده از سطرهای توافق را انتخاب کنید، در این حالت سطرهای مختلف محصول را می توانید هنگام تنظیم قرارداد خرید خود پیکربندی نمایید. با این حال، اگر نمی‌خواهید درخواست‌های شما به طور خودکار پر شوند، می‌توانید گزینه "سطرهای RfQ را به‌طور خودکار ایجاد نکنید" را انتخاب نمایید.

  • تعداد : اگر از سطرهای توافق‌نامه استفاده می‌کنید، می‌توانید به طور مستقل مشخص کنید که آیا مقادیر محصولات باید برای درخواست های پیش‌پرداخت جدید به صورت خودکار پر شوند یا خیر. گزینه پیش‌فرض برای سفارش‌های عمومی تعیین دستی مقادیر است، در حالی که برای فراخوان‌های مناقصه بر روی استفاده از مقادیر توافق تنظیم شده است.

مدیریت سفارش کلی

سفارش کلی، همانطور که در بالا تعریف شد نوعی سفارش خرید است که مشتری به تأمین کننده می دهد و امکان تحقق چندین تاریخ تحویل در یک بازه زمانی را ارائه می نماید.

پیکربندی

برای استفاده از این ویژگی، به ماژول خرید> پیکربندی> تنظیمات> تب سفارش ها بروید و از فعال بودن گزینه "توافق نامه های خرید" اطمینان حاصل کنید:

 

ایجاد نوع قرارداد خرید

ایجاد سفارش کلی

به ماژول خرید> سفارش ها> توافق های خرید بروید، پس از ایجاد توافق خرید، "سفارش کلی" را به عنوان نوع توافق انتخاب کنید.


همچنین می توانید از طریق پر کردن فیلد های دیگر مانند نمایندگی خرید، تامین کننده، تاریخ ضرب الاجل قرارداد، تاریخ سفارش، تاریخ تحویل و غیره ، یک "سفارش کلی" جدید ایجاد کنید.

پس از رضایت از توافق خرید، با کلیک بر روی دکمه "تایید" ، توافق نامه خرید را تایید کنید.


اکنون با کلیک بر روی دکمه "تایید"، وضعیت شما از حالت "پیش نویس" به "در جریان" تغییر خواهد یافت. همچنین دکمه "درخواست های پیش فاکتور" در سمت چپ صفحه ظاهر می شود.

ایجاد درخواست پیش فاکتور از سفارش کلی

از طریق سفارش کلی ایجاد شده، کاربر می تواند یک پیش فاکتور جدید ایجاد کند:

 


توجه: اودوو، سند پیش فاکتور را با تمام جزئیات استفاده از سفارش کلی به طور خودکار پر می کند. لازم است فقط تعداد را انتخاب کرده و سپس سفارش را تأیید کنید.

اکنون اگر دوباره به سفارش کلی برگردید، می توانید به تعداد سفارش داده شده حاصل از سفارش کلی برسید.

سفارش کلی و دوباره پر کردن

با تأیید سفارش کلی، یک سری فروشنده/تامین کننده جدید به محصول اضافه می شود. بنابراین می توان تشخیص داد که همه به سفارش کلی مرتبط هستند.

مدیریت فراخوان مناقصات

پیکربندی

برای استفاده از این ویژگی، به  ماژول خرید> پیکربندی> تنظیمات> تب سفارش ها  بروید و از فعال بودن گزینه  "توافق نامه های خرید"  اطمینان حاصل کنید:

 

ایجاد فراخوان مناقصه

پس از ایجاد توافق خرید، "فراخوان مناقصات" را به عنوان نوع توافق انتخاب کنید.


 

همچنین می توانید از طریق پر کردن فیلد های دیگر مانند نمایندگی خرید، تامین کننده، تاریخ ضرب الاجل قرارداد، تاریخ سفارش، تاریخ تحویل و غیره ، یک "فراخوان مناقصات" جدید ایجاد کنید. پس از رضایت از توافق خرید، با کلیک بر روی دکمه "تایید" ، توافق نامه خرید را تایید کنید. 

اکنون با کلیک بر روی دکمه "تایید"، وضعیت شما از حالت "پیش نویس" به "تایید شده" تغییر خواهد یافت و دکمه "درخواست های پیش فاکتور" در سمت چپ صفحه ظاهر می شود. همچنین می توانید با کلیک بر روی دکمه "پیش فاکتور جدید" یک پیش فاکتور برای این توافق نامه ایجاد کنید.


ایجاد درخواست پیش فاکتور جدید از فراخوان مناقصات

از طریق فراخوان مناقصات، اودوو به طور خودکار "درخواست پیش فاکتور" را پر می کند.

شما می توانید از طریق کلیک بر روی دکمه "درخواست های پیش فاکتور" واقع در فرم توافق نامه خرید، بهترین پیشنهادات را از درخواست های پیش فاکتور و سفارشات مختلف مرتبط با فراخوان مناقصه انتخاب کنید.


بستن فراخوان مناقصه

پس از پایان کار با فراخوان مناقصه، بر روی دکمه "بستن" کلیک کنید.


به این ترتیب ما توانایی مدیریت انواع توافق نامه های خرید را داریم.

با بازگشت به فرم درخواست پیش فاکتور، فیلد های زیر قابل مشاهده هستند:


  • تاریخ سفارش:  تاریخ سفارش خرید، تاریخی است که درخواست خرید یا سفارش خرید توسط خریدار تولید می شود، اما به همین ترتیب می تواند به معنای تاریخی باشد که فروشنده سفارش خرید را دریافت می کند. در این فیلد باید تاریخی که در آن باید پیش فاکتور تایید شود و به سفارش خرید تبدیل شود، نمایش دهید.

  • محصول:  در تب محصولات، بر روی "افزودن محصول" کلیک کنید. محصولی را که می خواهید سفارش دهید را در فهرست محصولات انتخاب کنید. همچنین می توانید در اینجا، تعداد محصول و واحد اندازه گیری محصول را مشخص کنید. در قسمت "قیمت واحد" می توانید قیمتی را که باید محصول را با آن ارائه دهید، مشخص کنید.

ارسال درخواست پیش فاکتور از طریق ایمیل

پس از وارد کردن جزئیات در فرم درخواست پیش فاکتور، بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید.


مانند تصویر زیر به یک صفحه جدید هدایت خواهید شد:


شما می توانید درخواست پیش فاکتور را چاپ کرده یا از طریق ایمیل ارسال کنید (مطمئن شوید که یک آدرس ایمیل برای تامین کننده مشخص کرده اید).

با کلیک بر روی دکمه "چاپ درخواست پیش فاکتور" ، نسخه پی دی اف پیش فاکتور خود را دریافت خواهید کرد.


با کلیک روی دکمه "ارسال از طریق ایمیل" ، یک ایمیل خودکار، بسته به طرح از پیش تعریف شده سازمان شما آماده می شود. می توانید به صورت یکپارچه محتوای ایمیل را مرور کنید و علاوه بر این می توانید شرایط اضافی را در مواردی که می خواهید اعمال شود، در فرم اضافه کنید. در آخر، با کلیک بر روی دکمه "ارسال" ایمیل را به گیرندگان ارسال کنید.



پس از ارسال ایمیل، وضعیت از "درخواست پیش فاکتور " به "درخواست پیش فاکتور ارسال شده" تغییر می کند.


پس از بازگشت تأمین کننده به پیش فاکتور، می توانید سفارش را ادامه دهید.