Document topics

پیکربندی حساب بانکی جدید

با استفاده از اودوو، می‌توانید چندین حساب بانکی را مدیریت کنید. کاربر طی چند مرحله ساده می‌تواند حساب بانکی خود را به راحتی ایجاد، به روزرسانی یا حذف کند. 

پیکربندی

به ماژول حسابداری> پیکربندی> پرداخت‌ها> حساب‌های بانکی بروید.

شما می‌توانید لیستی از حساب‌های بانکی ایجاد شده توسط اودوو را در اینجا مشاهده نمایید.



با این حال، قبل از پر کردن اطلاعات مربوط به بانک، می‌توانید آن را ویرایش کنید.


پیکربندی جدول حساب‌ها

جدول حساب‌ها، خلاصه‌ای از نام حساب‌هایی است که یک سازمان شناسایی کرده و آن‌ها را برای ثبت تراکنش‌ها در دفتر کل خود در دسترس قرار داده است. سازمان‌ها می‌توانند متناسب با نیازهای خود، جدول حساب خود را تنظیم کنند. این امر از طریق گزارش دادن تراز سود و زیان در گزارش ترازنامه شما تعیین می‌شود.

اودوو مشتری نهایی را برای استفاده از جدول‌های حساب از پیش تعریف شده، شامل تمام پیکربندی‌های اساسی مانند کدهای مالیاتی و بسته‌های محلی سازی مالی، فراهم می‌کند.

با این حال، می‌توانید جدول حساب خود را در از مسیر ماژول حسابداری> پیکربندی> حسابداری> جدول حساب‌ها، با کلیک بر روی دکمه "ایجاد"، ایجاد کنید.



در اینجا نام و نوع جدول حساب‌ها قابل مشاهده است، می‌توانید با کلیک بر روی هر یک از جدول حساب‌ها، آن را ویرایش کرده و سپس برای اعمال تغییرات، بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید.

 

با کلیک بر روی دکمه "ایجاد"، به صفحه‌ای مانند تصویر زیر هدایت خواهید شد:



می‌توانید جزئیاتی مانند: کد مالیاتی، نام حساب، نوع حساب، مالیات‌های پیش فرض، برچسب‌ها، گروه، شرکت، واحد پول حساب، امکان مغایرت‌‌گیری، افت بها، نوع گردش نقدی، مشاهده کنید.

  • نوع حساب:  نوع حساب برای اهداف اطلاعاتی، تولید گزارش‌های حقوقی خاص كشور و تعیین قوانینی برای بستن سال مالی و ایجاد داده‌های آغازین استفاده می‌شود.

  • برچسب‌ها: بر چسب‌های اختیاری برای تخصیص به گزارش‌های سفارش.

  • واحد پول حساب:  واحد پول این حساب بر همه انتقال‌ها در این حساب اعمال می‌شود

  • امکان مغایرت‌گیری: اگر این حساب امکان مطابقت فاکتورها و پرداخت‌های آیتم‌های دفتر روزنامه را بدهد، این باکس را فعال کنید.

پیکربندی مالیات‌ها

موتور مالیاتی اودوو بسیار سازگار و انعطاف پذیر است و از بازه‌های گسترده‌ی انواع مالیات‌ها، مانند: مالیات بر ارزش افزوده (VAT)، مالیات زیست محیطی، مالیات فدرال/ ایالت/ استان، مالیات نگهداری و غیره پشتیبانی می‌کند. برای اکثر کشورها، این سیستم با مالیات مناسب، از قبل طراحی یا پیکربندی شده است.


پیکربندی

به منظور ایجاد مالیات برای موارد مختلف، مسیر زیر را دنبال کنید:

ماژول حسابداری> پیکربندی> حسابداری> مالیات‌ها

در این فهرست، شما تمام مالیات‌هایی که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید، قابل مشاهده است: فقط کافی است محدوده مالیاتی را تعریف کنید که مالیات در "فروش" یا "خرید" قابل انتخاب است.



با کلیک بر روی مالیات مورد نظر، به صفحه‌ای مانند تصویر زیر هدایت خواهید شد:



فرم ایجاد شامل مشخصه های زیر است:

  • نام مالیات: نام مالیات مورد نظر را در این فیلد اضافه کنید.

  • محدوده مالیاتی: این فیلد، تعیین می کند که "کجا"، مالیات قابل انتخاب باشد. توجه: گزینه "هیچکدام" بدان معنی است که مالیات به خودی خود، قابل استفاده نیست اما در گروه استفاده می شود.


  • محاسبه مالیات: اودوو دارای پنج نوع محاسبه مالیات است:

1. گروه مالیات: مالیات مجموعه‌ای از مالیات‌های زیرشاخه است.

2. ثابت: مبلغ مالیات با قیمت یکسان است.

3. درصد: مبلغ مالیات ٪ از قیمت است:

        به عنوان مثال ۱۰۰ * 10 ٪ = ۱۱۰ (قیمت شامل نشده)

        به عنوان مثال ۱۱۰/(1 + 10 ٪) = ۱۰۰ (قیمت شامل شده)

4. درصد قیمت با احتساب مالیات: مبلغ مالیات بخشی از قیمت است:

        به عنوان مثال ۱۸۰/(1-10 ٪) = ۲۰۰ (قیمت شامل نشده)

        به عنوان مثال ۲۰۰ * (1-10 ٪) = ۱۸۰ (قیمت شامل شده)

5. کد پایتون


در تب تنظیمات پیشرفته



  • برچسب روی فاکتورها: این ویژگی می‌تواند در گزارش فاکتور برای نشان دادن این مالیات استفاده شود.  برچسب‌های اختیاری برای تخصیص به گزارش‌های سفارش.

  • وارد کردن در هزینه تحلیل: در صورت تنظیم، مبلغ محاسبه شده بر اساس این مالیات به همان حساب تحلیلی سطر فاکتور اختصاص داده خواهد شد.

  • در قیمت لحاظ شده: اگر قیمت روی محصول و فاکتورها مشمول این مالیات است، این قسمت را فعال کنید.

  • محاسبه مالیات‌های بعدی بر اساس قیمت با احتساب مالیات: در صورت تنظیم، مالیات‌های بعدی بر اساس قیمت با احتساب مالیات، محاسبه خواهد شد.

  • سررسید مالیات:

  • بر اساس فاکتور: به محض تایید فاکتور، مالیات باید پرداخت شود.

  • بر اساس پرداخت: به محض دریافت مبلغ فاکتور، مالیات باید پرداخت شود.


پیکربندی موقعیت‌های مالی

اودوو می‌تواند مفاهیم "چند شرکتی" و "چند ارزی" را مدیریت کند. این ویژگی برای کمک به سازمان‌های تجاری است که با مشتریان / تامین کنندگان خارجی سر و کار دارند. هر دو تیم ممکن است از کشور یا ایالت‌های دیگری فعالیت داشته باشند. بنابراین، قوانین و مقررات مربوط به مالیات برای هر یک متفاوت خواهد بود. ویژگی "موقعیت مالی" برای چنین شرایط تجاری مفید است. با استفاده از موقعیت مالی اودوو، می‌توانید نگاشت مالیات‌ها و حساب‌های خاص آن کشور را یکپارچه ترسیم کنید.

پیکربندی

به ماژول حسابداری> پیکربندی> حسابداری> موقعیت های مالی بروید:

می‌توانید با کلیک بر روی دکمه "ایجاد"، موقعیت مالی جدیدی مطابق با کشور تأمین کننده / مشتری، ایجاد کنید یا موقعیت‌های مالی موجود را در اودوو ویرایش کرده و استفاده کنید.




نگاشت مالیات: نگاشت مالیاتی گزینه مفید دیگری برای پیکربندی مالیات ها است. به عنوان مثال، تصور کنید که کالایی در یک ایالت 10٪ و در ایالت دیگر 15٪ نرخ مالیات داشته باشد. با استفاده از نگاشت مالیاتی و نگاشت حساب، می توانید آنها را به راحتی در موقعیت های مالی اودوو مدیریت کرد.



پیکربندی دفتر روزنامه‌ها

تمام بخش‌های دفترداری یا داده‌های حسابداری شما باید در یک دفتر روزنامه حسابداری نشان داده شوند. دفتر روزنامه حسابداری، رکوردی از معامله‌های در خواست شده با تاریخ است. یا به زبان دیگر (دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی یک واحد اقتصادی روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می‌شوند). بنابراین شما باید برای فاکتورهای مشتری یک دفتر روزنامه فروش، یک دفتر روزنامه بازپرداخت فروش برای برگ بستانکار مشتری، یک دفتر روزنامه خرید برای فاکتورهای تامین کننده، یک دفتر روزنامه بازپرداخت خرید برای برگ بستانکار تامین کننده و یک دفتر روزنامه بانکی برای مبادلات بانکی تهیه کنید. با این حال، می‌توانید دفتر روزنامه‌های دیگری بنا به نیاز خود، در اودوو ایجاد کنید.

پیکربندی

به ماژول حسابداری> پیکربندی> حسابداری> دفاتر روزنامه بروید:

با کلیک روی "دفاتر روزنامه"، به پنجره جدیدی هدایت خواهید شد، جایی که اودوو انواع مختلف دفاتر روزنامه مانند فاکتورهای مشتری، صورتحساب فروشنده و موارد دیگر را در آنجا ثبت کرده است.



با کلیک روی دکمه "ایجاد"، می توانید یک دفتر روزنامه حسابداری جدید ایجاد کنید.



فرم ایجاد شامل فیلدهای زیر است:

در تب داده های دفتر روزنامه

  • نام دفتر روزنامه: در این فیلد نام دفتر روزنامه مورد نظر را بنویسید.

  • نوع ( انواع دفتر روزنامه) پنج نوع دفتر روزنامه در اودوو وجود دارد :

  • در دفاتر روزنامه فاکتور مشتری، "فروش" را انتخاب کنید.

  • در دفاتر روزنامه صورت حساب‌های فروشنده "خرید" را انتخاب کنید.

  • برای دفاتر روزنامه‌ای که در پرداخت‌های مشتری و یا فروشنده استفاده می‌شود، "نقد" و یا "بانک" را انتخاب کنید.

  • در دفاتر روزنامه‌های دیگر، "متفرقه" را انتخاب کنید.


 

  • شرکت: شرکت مربوط به این دفتر روزنامه.

  • کد کوتاه: داده‌های دفتر روزنامه با استفاده از این پیشوند، نام گذاری می‌شوند.

  • شماره بعدی: شماره بعدی توالی برای فاکتور بعدی استفاده خواهد شد.

  • حساب بدهکار پیش فرض: به عنوان حساب پیش فرض برای مبلغ بدهکار عمل می‌کند.

  • حساب بستانکار پیش فرض: به عنوان حساب پیش فرض برای مبلغ بستانکار استفاده می‌شود.

  • واحد پول: پول رایج مورد استفاده برای وارد کردن صورت حساب.

در تب تنظیمات پیشرفته

  • قفل کردن داده‌های ارسال شده با Hash: در صورت تیک زدن، داده‌های حسابداری و یا فاکتور به محض ارسال، Hash دریافت می‌کند و دیگر قابل تغییر نیست.


پیکربندی شرایط و استانداردهای بین المللی

 Incoterms مخفف شرایط تجاری بین المللی (International commercial terms) است. شرایط تجاری بین‌المللی یک سری شرایط از پیش تعریف شده است که در معاملات بین‌المللی مورد استفاده قرار می‌گیرد. پانزده شرط فروش در سراسر جهان پذیرفته شده است که وظیفه آن هزینه ها و مسئولیت های خریدار و فروشنده است. اساساً، اینکوترمز، شرایط مبادله ای / تجاری است که توسط اتاق بازرگانی بین المللی (ICC) توزیع می شود و به طور گسترده ای در قراردادهای جهانی (بین المللی) و محلی (داخلی) استفاده می شود. به عبارت دیگر، هزینه ها و مسئولیت های معامله را بین خریدار و فروشنده تقسیم می کند و نشان دهنده شیوه حمل و نقل پیشرفته است.

پیکربندی

به ماژول حسابداری> پیکربندی> حسابداری> شرایط و استانداردهای بین المللی بروید،  با کلیک بر روی "شرایط و استانداردهای بین المللی"، به یک صفحه مانند تصویر زیر هدایت خواهید شد:


اودوو لیستی از شرایط و استانداردهای بین المللی را برای تجارت خود ایجاد می کند، با این وجود شما نیز می توانید با کلیک بر روی دکمه "ایجاد"، یک شرایط و استانداردهای بین المللی جدید ایجاد کنید.

با کلیک بر روی دکمه ایجاد، می توانید نام و کد شرایط و استاندارد بین المللی مورد نظر را وارد کنید. سپس برای ذخیره آن، بر روی دکمه "ذخیره" کلیک کنید.



پیکربندی دوره‌های پرداخت

سازمان‌های تجاری اغلب درگیر مجموعه پرداخت‌های مختلف و روش‌های پرداخت مختلف هستند. در بسیاری از موارد، پرداخت به تأمین کنندگان یا پرداخت از سوی مشتریان بصورت اقساطی انجام می‌شود. اودوو برای کمک به کسب و کارها در مورد "پرداخت"، پیکربندی‎‌ها و روش‌های مختلف پرداخت را با برخی از ویژگی‌های خاص ارائه می‌دهد. بر اساس اودوو، این قابلیت با عنوان "دوره‌های پرداخت" شناخته شده است. می‌توانید دورههای مختلف پرداخت را در اودوو پیکربندی کنید و از این ویژگی می توانید برای هر دو مورد "صورت حساب مشتری" و "صورت حساب های فروشنده" استفاده کنید.

پیکربندی

به ماژول حسابداری> پیکربندی> حسابداری> دوره های پرداخت بروید،  با کلیک بر روی "دوره های پرداخت"، به یک صفحه مانند تصویر زیر هدایت خواهید شد:



بسته به دوره های مختلف، می توان از دوره های مختلف پرداخت مانند: پرداخت فوری، 15 روز، 21 روز، 30٪ پیش و مانده پس از یک ماه و غیره استفاده کرد.

با کلیک بر روی دکمه "ایجاد"، می توانید بسته به عملیات تجاری خود، دوره پرداخت جدیدی ایجاد کنید.



در اینجا یک دوره به نام " 20% پیش و مانده در 10 روز " ایجاد کردیم:



بعداً توضیحات دوره پرداخت را با جزئیات در فیلد "توضیحات فاکتور" اضافه کنید. کاربر نهایی این توضیحات را در فاکتور یا سفارش فروش مشاهده خواهد کرد.  

در قدم بعدی، شرایط دوره پرداخت را با کلیک بر روی "افزودن سطر"، اضافه کنید. بعد از کلیک بر روی "افزودن سطر" مانند تصویر زیر، یک ویزارد باز خواهد شد:

در این ویزارد، برای اطمینان از اینکه مبلغ کل، تخصیص داده خواهد شد، نوع محاسبه آخرین سطر باید "مانده" باشد.(نوع شرایط را "مانده" انتخاب نمایید).

بر اساس اودوو، سه نوع  شرط داریم:

  • مانده

  • درصد

  • مبلغ ثابت

می توانید نوع شرط را بر اساس نیاز تجاری خود انتخاب نمایید:



 در غیر اینصورت هنگام تلاش برای ذخیره دوره پرداخت، پیام هشدار نمایش داده خواهد شد و نمی توانیم "ذخیره" کنیم.



از طریق ویزارد باز شده، می توانید نوع محاسبه تاریخ سررسید را نیز تعیین کنید.


 

  • روز پس از تاریخ فاکتور: مبلغ باید در روزهای مشخص شده پس از تاریخ فاکتور پرداخت شود.

  • روز پس از پایان ماه فاکتور: مبلغ باید پس از پایان ماه مشخص شده ماه فاکتور، پرداخت شود.

  • از ماه بعد: مبلغ باید در آخرین روز ماه بعد پرداخت شود.

  • از ماه جاری: مبلغ باید در آخرین روز ماه جاری پرداخت شود.

با تنظیم شرایط، برای ذخیره شرایط پرداخت، بر روی دکمه "ذخیره و بستن" کلیک کنید.

پس از این، می توانید دوره پرداخت را در فرم طرف همکار، سفارش فروش یا فاکتور تنظیم کنید.

می توان شرایط پرداخت را در موارد زیر تنظیم کنید:

  • سفارش فروش یا پیش فاکتور

  • فاکتور

  • طرف همکار

با انتخاب طرف همکار، شرایط پرداخت به طور خودکار به فاکتور یا سفارش فروش اضافه می شود.


پیکربندی پیگیری های پرداخت

برای کسب و کارها، جمع آوری اقساط یا دریافت پرداختی ها هنگام سررسید، امری اساسی است. اودوو امکان شناسایی تاخیر پرداخت ها و ارسال یادآور های مناسب را برای کاربر نهایی می دهد.

پیکربندی

به ماژول حسابداری> پیکربندی> مدیریت> سطح پیگیری بروید،  با کلیک بر روی "سطح پیگیری"، به یک صفحه مانند تصویر زیر هدایت خواهید شد:


به طور پیش فرض، سطح پیگیری در اودوو قابل دسترسی است، با این حال می توانید آنها را بنا به نیاز های کسب و کار خود تغییر دهید. بسته به تعداد روزهای سررسید گذشته، برنامه ریزی برای ارسال ایمیل، نامه یا تلاش برای یک فعالیت دستی، می‌توانید سطح پیگیری آن‌ها را سفارشی‌سازی کنید. همچنین می‌توانید قالب استفاده شده برای اطلاعیه را بر اساس مراحلی که در تب "چگونه پیام‌های خود را سفارشی سازی کنیم؟" تغییر دهید:



با کلیک بر روی دکمه "ایجاد"، به صفحه‌ای مانند تصویر زیر هدایت خواهید شد:



 

پیکربندی سال مالی

سال مالی (FISCAL YEARS) دوره‌ای است که یک سازمان یا دولت برای اهداف دفترداری و تهیه خلاصه بودجه از آن استفاده می‌کند. و در میان کشورها تغییر می‌کند و اساساً برای گزارشگری مالی توسط مشاغل و انجمن‌های مختلف استفاده می‌شود. یک سال مالی ممکن است با سال تقویمی برنامه‌ریزی شده یکسان نباشد (آغاز سال مالی در هر شرکت ممکن است با شرکت دیگر تفاوت داشته باشد ولی همیشه مدت زمان سال مالی 12 ماه است). با این حال برای اهداف مالیاتی، خدمات درآمد داخلی (IRS)، سازمان‌ها را قادر می سازد که مالیات دهندگان سال تقویم یا مالیات دهندگان سال مالی باشند.


پیکربندی

ابتدا به ماژول حسابداری> پیکربندی> تنظیمات> تب دوره های سال مالی بروید و قابلیت سال مالی را فعال و ذخیره نمایید:



سپس به  ماژول حسابداری> پیکربندی> محدوده های تاریخ> سال مالی  بروید:



با کلیک بر روی دکمه  "ایجاد" به صفحه زیر هدایت خواهید شد، در اینجا می‌توانید نام، تاریخ آغاز، تاریخ پایان را مشخص کنید و یک سال مالی جدید مربوط به سیاست شرکت خود ایجاد کنید.

در ایران، سال مالی برابر با یک سال شمسی است و از فروردین شروع می شود و تا 29 اسفند ادامه دارد. (در آمریکا، سال مالی از اول اکتبر شروع می‌شود و تا ۳۰ سپتامبر سال بعد میلادی ادامه دارد).



نحوه بستن سال مالی در اودوو


قبل از بسته شدن یک سال مالی،  برای اطمینان از درستی، به روز و دقیق بودن حسابداری سازمانتان، باید این چند مرحله را انجام دهید:

  • اطمینان حاصل کنید که حساب (های) بانکی خود را تا پایان سال به طور کامل مغایرت گیری کرده اید و تأیید کنید که مانده دفتری پایانی شما با موجودی صورت حسابهای بانکیتان مطابقت دارد.

  • بررسی کنید که همه فاکتورهای مشتری وارد شده و تأیید شده است.

  • تأیید کنید که تمام صورتحساب های فروشنده را وارد و موافقت کرده اید.

  • تمام هزینه ها را تأیید کنید، از درستی آنها اطمینان حاصل کنید.

  • تأیید کنید که تمام پرداخت های دریافتی وارد شده و به طور دقیق ثبت شده اند. 

بسته شدن سال مالی

در اودو نیازی به بستن پایان سال خاصی برای بستن صورت حساب درآمد نیست. گزارشات در زمان واقعی ایجاد می شوند، به این معنی که صورت حساب درآمد مستقیماً با تاریخ پایان سالی که در اودوو تعیین کرده اید ،مطابقت دارد. بنابراین، هر زمان که صورت سود و زیان ایجاد می کنید، تاریخ شروع با شروع سال مالی مطابقت دارد و مانده حساب همگی 0 خواهد بود. 


هنگامی که حسابدار/ دفتردار برای تخصیص درآمد سال جاری، دفتر روزنامه ای ایجاد کند، باید تاریخ قفل را به آخرین روز سال مالی تنظیم شود. اطمینان حاصل کنید که قبل از انجام این کار،  شما تأیید می کنید که آیا سود سال جاری در ترازنامه به درستی 0 مانده را گزارش می کند یا خیر.