فناوري اطلاعات يک صنعت رو به رشد، پويا و فرا رشته اي است از اين رو کاربري رو به رشد آن در رشته ها و شاخه هاي مختلف علمي و اجرايي غيرقابل اغماض است. با توجه به تغييرات مداوم و حرکت رو به جلو دانش فناوري اطلاعات و ظهور پديده ها و امکانات جديد قابل استفاده در بخش هاي مختلف سازمان ها، مديران بايد از توانمندي لازم براي شناسايي تحولات جديد و نحوه استفاده از آنها در جهت افزايش راندمان کاري سازمان آگاه باشند. همانطور که اشاره شد فناوري اطلاعات يک دانش فرارشته اي است و به همين خاطر مديران با هر تخصصي و در هر سازماني به هنگام پياده سازي و بهينه سازي فناوري اطلاعات نيازمند آگاهي پايه اي و دانش تخصصي نسبت به تحولات روز دنياي IT هستند.
جنبه ترکيبي فناوري اطلاعات با ساير علوم همچون تبليغات، بازاريابي، مديريت و... باعث مي شود تا براي انطباق و پياده سازي هر چه بهتر فناوري اطلاعات در يک بخش تخصصي مثل واحد بازاريابي يا آموزش يک سازمان نيازمند مطالعه، برنامه ريزي، و اجراي پروژه هاي کوتاه مدت و بلند مدت باشيم.
بنابراين مديران علاوه بر توانايي سطح بالاي علمي و اجرايي در زمينه دانش تخصصي مرتبط با بخش يا سازمان خود و اطلاعات مناسب در زمينه فناوري اطلاعات بايد از قدرت و توانايي مناسبي براي برنامه ريزي و مديريت فرايند پياده سازي و توسعه فناوري اطلاعات برخوردار باشند. با اين ديدگاه مديران دقيقا مي دانند که چه چيزي را در چه مکاني، در چه زماني و با چه کاربردي مي خواهند و از اين طريق در سرمايه و وقت سازمان صرفه جويي خواهند کرد. براي دستيابي به ديدي کلي، روشن و با منطق آينده نگر لازم است تا تعريف درستي از نيازهاي سازمان و برنامه هاي آتي آن صورت بگيرد و سپس با مکتوب کردن آنها به سازمان ها و شرکت هاي مختلف ارائه دهنده سرويس ها امکان دهيم تا پيشنهاد هاي خود را بر اساس نيازهاي سازمان تهيه و در اختيار ما قرار دهند.
در واقع اين فرايند راهي است براي سفارشي سازي پيشنهاد هاي ارائه شده براي يک پروژه خاص که از سوي افراد حقيقي و حقوقي مختلف صورت مي گيرد. با اين کار از تشتت فکري خدمات دهندگان و برداشت هاي اشتباه از امکانات و نيازهاي سازمان جلوگيري مي شود. در اين مقاله با اصول تهيه يک درخواست طرح پيشنهادي يا همان RFP آشنا خواهيم شد.
مقدمه:
هر ساله پروژه هاي متعددي در زمينه هاي مختلف فناوري اطلاعات شکل مي گيرد و سازمان هاي مختلف بر اساس نيازهاي حال و آينده خود اقدام به تعريف و پياده سازي پروژه هاي مختلفي براي بهينه سازي عملکرد خود مي کنند. سازمان ها هميشه هزينه هاي فراواني را براي به ثمر رساندن پروژه ها متحمل مي شوند و در بسياري مواقع پروژه ها به دليل هاي مختلف همچون ضعف مديريتي، کمبود پول، از دست رفتن زمان و...به سرانجام مورد انتظار نمي رسند و اين يعني به هدر رفتن سرمايه و زمان سازمان، که مي توان علت هاي مختلفي را براي آن بر شمرد.
پروژه هاي فناوري اطلاعات به دليل ماهيت خود از جنبه هاي نو بودن آنها در ساختار سازمان ها و تخصصي بودن کار و نياز به برون سپاري پروژه ها بسيار حساس هستند. يعني در فاز نياز سنجي و تعيين اولويت هاي سازمان بايد بررسي ها و مطالعه هاي دقيق، کارشناسانه و آينده نگرانه اي صورت بگيرد.
در اصول مديريت پروژه نخستين مرحله و گام براي آغاز يک پروژه در سازمان، شامل فرآيندي کارشناسي براي بررسي وضع موجود سيستم ها و امکانات فعلي، بازنگري در ساختار سازمان بر اساس تحولات دروني و بيروني، بررسي جايگاه سازمان در بازار و موقعيت آن در برابر رقيبان، پيش بيني نيازهاي کوتاه مدت و بلند مدت و بررسي تعريف سرويس هاي جديدي و قابليت انطباق يا ارتقاء سرويس هاي قبلي به وسيله آنهاست.
در کل مديريت پروژه فناوري اطلاعات يا به دنبال ايجاد يک سيستم جديد بر اساس شرايط به وجود آمده و کارکردهاي مورد نياز سازمان است و يا در صدد بهينه سازي و ارتقاء سيستم هاي موجود براي تطبيق دادن روشها و سيستم هاي قبلي با نيازهاي فعلي براي رسيدن به وضع مطلوب است. در هر دو رويکرد براي رسيدن به حداکثر بهره وري، بايد مکانيسم ها و محدوديت هاي مختلفي همچون منابع انساني، ابزارها، زمان، سرمايه، کيفيت و... را مورد توجه قرار دهيم . براي رسيدن به تمامي اين اهداف و پاسخ به سوال هاي متعددي که پيش از آغاز هر پروژه در ذهن مديران و مجريان پروژه نقش مي بندد و براي جلوگيري از سوء تفاهم ها و برداشت هاي دوگانه و چند گانه از يک موضوع واحد و دست يابي به يک خط سير مشخص و علمي براي پروژه لازم است تا سازمان اقدام به تهيه يک سند مطالعاتي و اطلاعاتي به نام RFP نمايد.
RFP چيست؟
اگر تا کنون در پروژه هاي مختلف فعاليت کرده باشيد يا در جلسات مقدماتي يک مناقصه حضور پيدا کرده ايد حتما عبارتRFP بارها به گوش شما خورده، شايد هم در آگهي هاي مناقصه يا در روزنامه ها و مجلات اين عبارت را شنيده باشيد.RFP يا درخواست طرح پيشنهادي خلاصه اي از عبارت سه کلمه اي Request for Proposal مي باشد.
RFP ابزاري استاندارد براي خريداري خدمات است که به صورت رسمي توسط سازمان تهيه مي شود و به ارائه دهندگان خدمات مورد نظر ارائه مي شود تا سازمان پيشنهاد ها و راه حل هاي مختلفي را براي يک موضوع واحد در اختيار داشته باشد و با دقت بيشتري به بررسي ان بپردازد. پس از پايان مذاکرات و توافقات ممکن است به عنوان بخشي از اسناد قرارداد مورد استفاده قرار گيرد.
زماني که يک شرکت قصد دارد يک پروژه داخلي انجام دهد يا پروژه اي را به منابع بيروني سازمان ارجاع دهد به پيمانکار نياز پيدا مي کند شرکت براي برگزاري مناقصه و جمع آوري پيشنهادات پيمانکاران مختلف بايد درخواست طرح پيشنهادي خود را تهيه کند. RFP به شرکت ها کمک مي کند به تشريح جزييات مورد نظر و نياز خود در اسناد مناقصه بپردازند و از اين طريق بتوانند بهترين پيمانکار را شناسايي نمايند. در واقع تهيه RFP روش رسمي تشريح اسناد يک پروژه مي باشد که به شرکت هاي پيمانکار کمک مي کند چگونه طرح خود را تهيه و پاسخ لازم را ارائه دهند و بدينوسيله آنها را از روش بررسي طرح ها با خبر مي سازد. با تهيه راهنماهاي لازم کار شرکت ها براي مقايسه پيشنهادات بسيار ساده مي شود چراکه چهارچوب کلي در دفترچه هاي راهنماي مناقصه منتشر و به صورت يکسان در اختيار تمامي متقاضيان مناقصه قرار ميگيرد.
هيچگونه استاندارد مشخصي براي تهيهRFP وجود ندارد اما نهاد هاي دولتي معمولاً چهارچوب هايي را براي هدايت کردن مسير طرح هاي پيشنهادي اعمال مي کنند.
شرکت هاي پيمانکار مناقصه ها با خواندن RFP و نوشتن طرح پيشنهادي خود به تشريح توانايي هاي خود براي تامين نياز ها و درخواست هاي لحاظ شده و تعيين شده براي چهارچوب پروژه مي کنند.
هنگام نوشتن طرح پيشنهادي شرکت متقاضي شرکت در مناقصه بايد با دقت تمام از راهنمايي ها و چهارچوب تعيين شده درRFP را دنبال کند تا از دور شدن از مسير اصلي پروژه اجتناب کند.
محتواي يک طرح پيشنهادي شامل موارد زير است:
ü خلاصه مديريتي- خلاصه اي از تمام پروژه که در يک يا چند صفحه اطلاعات کلي و لازم را در اختيار خواننده مي گذارد.
ü شرح ضرورت- تشريح ضرورت انجام پروژه و تاثيرات آن در کسب و کار
ü تشريح پروژه- تشريح چگونگي اجرا و ارزيابي پروژه
ü اطلاعاتي در مورد سازمان
ü برنامه زماني پروژه
ü بودجه
ü نتايج پروژه
نکته قابل توجه اين که شرايط شرکت هاي کوچک با شرکت ها و سازمان هاي بزرگ براي تهيه طرح هاي پيشنهادي تفاوت مي کند نوشتن طرح براي يک شرکت کوچک به محض اعلام نياز بسيار ساده تر از نوشتن طرح براي يک پروژه بزرگ دولتي است و نياز به مطالعات و بررسي ها و امکان سنجي هاي گسترده دارد.
يک RFP مي تواند در دو صفحه يا در حجم يک کتاب تهيه و منتشر شود نمونه هاي بسياري از RFP ها در وب وجود دارد که مي توانيد با جستجو آنها را بيابيد.
از RFP زماني استفاده مي شود که:
1- بايستي براي ارزيابي و انتخاب يک خدمات دهنده، فرآيندي کارشناسي، منصفانه و رقابتي صورت گيرد.
2- براي به انجام رساندن نيازهايي معين و جديد در سازمان نياز به پاسخ هايي متناسب با شرايط زماني باشد نه راه حل هاي آماده و در دسترس
3- قصد داريم با برون سپاري بخشي از فعاليت هاي سازمان ارتباط کاري مداومي با يک خدمات دهنده داشته باشيم.
تهيه RFP چه مزيت هايي دارد؟
1- شناخت نيازهاي واقعي سازمان و يا بخشي که قرار است پروژه اي در آن انجام شود.
2- جمع آوري اطلاعات دقيق بر اساس مشکلات واقعي و نيازهاي کاربران
3- دستيابي به تخمين درستي از هزينه و زمان مورد نياز براي پروژه
4- امکان مقايسه شرکت هاي مختلف ارائه دهنده خدمات مشابه
5- کمک به برنامه ريزي و تصميم گيري دقيق و آگاهانه
6- کاهش شکايت هاي احتمالي مجريان و کارفرمايان
7- کمک به تنظيم دقيق قرداد
8- فراهم شدن امکان دريافت پيشنهاد هاي تکميلي و راه حلهاي جديد براي اجراي بهتر پروژه
9- افزايش توان مدير پروژه
الزامات تهيه RFP
در فرآيند تهيه درخواست طرح پيشنهادي بايد به يک سري نکته ها توجه داشت. بايد به ايهامات و سوال هاي احتمالي پاسخ داده شود. به پيشنهاد دهندگان اين امکان داده شود که که از پيامدهاي قانوني کاملا آگاه شوند. مراجع قضايي و فني حل اختلاف مشخص شود و با فاز بندي پروژه مقاطع اصلي و مهم پيشرفت پروژه تعيين گردد. همچنين سازمان بايد زمان و نحوه پرداخت هزينه هاي اجراي پروژه و ساختار اوليه قرار داد را به اطلاع مجريان برساند.
مراحل اجرايي RFP
کار تهيه RFP از نظر اجرايي شامل مراحل مختلفي است که بايد با برنامه ريزي و دقت زيادي انجام شود. از نظر اجرايي مي توان پنج مرحله براي کاربردي شدن RFP و آغاز فعاليت پروژه در نظر گرفت. اين مراحل عبارتند از:
1- شناخت نيازهاي پروژه
2- تهيه و تنظيم RFP
3- ارسال RFP براي اشخاص و شرکت هاي واجد شرايط اجراي پروژه بر اساس استانداردهاي مورد تاييد
4- برپايي جلسات پرسش و پاسخ
5- دريافت پيشنهاد ها از شرکت هاي مختلف
در مرحله چهارم شما مي توانيد بر اساس برنامه زمان بندي شده و با توجه به حجم پروژه روز يا روزهاي مشخصي را اعلام کنيد و در ساعت معيني به شرکت ها اجازه دهيد با حضور در جلسه هاي مشترک سوال هاي احتمالي خود را براي ارائه دقيق تر پيشنهاد خود ارائه دهند.
چهارچوب هاي استاندارد براي يک RFP
اگر قصد اجراي يک پروژه و تهيه RFP آن را داشته باشيد بايد بدون توجه به حجم پروژه يک چهارچوب استاندارد براي محتواي آن از جنبه هاي فني و اجرايي تهيه و ارائه دهيد. اين چهارچوب شامل اطلاعات زير خواهد بود.
1- جلد
روي جلد RFP مجموعه اي از اطلاعات کلي و مهم به عنوان شناسه پروژه براي جلب توجه در نگاه اول درج مي شود. اين اطلاعات شامل نام سازمان، عنوان پروژه، تاريخ برگزاري جلسه، مهلت ارسال پيشنهاد، تهيه کننده، تاريخ تهيه، شماره کلاسه و...درج مي شود.
2- ضمانت نامه
RFP در واقع گزارشي از واقعيت هاي شرکت شما از جنبه فني، امکانات، دانش فني، نيروي انساني و سرمايه است. در بازار رقابتي نيز اطلاعات به خصوص اگر صحت و سقم آن توسط شرکت ها تاييد شده باشد بسيار گرانبهاست و رقباي تجاري از آن با روي خوش بهره برداري مي کنند. بنابراين شما براي ارائه اين اطلاعات در قالب RFP به شرکت هاي ديگر آنها را از طريق امضاي يک ضمانت نامه مجاب کنيد تا در حفظ اطلاعات شما کوشا باشند. ضمانت نامه و تعهدات مربوط به بازگرداندن RFP پس از اتمام فرآيند مناقصه جز نکاتي است که بايد در دو نسخه به امضاي شرکت کنندگان در مناقصه پروژه برسد.
3- بخش اداري و اجرايي
در اين قسمت بايد يک سري اطلاعات در مورد روش تهيه و ارسال اطلاعات به شرکت درج شود تا کليه RFP ها از نظر ساختاري داراي ساختار مشابهي باشند. اين اطلاعات شامل موارد زير است.
§ مقدمه که شامل تشريح دلايل تهيه RFP و توضيحاتي درباره محدوده تاثيري است که پروژه در سازمان به خود اختصاص خواهد داد.
§ معرفي کلي سازمان و تشريح بخشي که درخواست خدمات پيشنهادي مربوط به آن است به همراه اطلاعاتي در مورد منابع انساني, برنامه هاي جاري و آتي
§ بيان هدف ها، نيازها, مزيت ها, امکانات, محدوديت ها و مشکلات موجود و احتمالي سازمان و مجريان پروژه از جمله نکته هاي بعدي هستند که بايد مورد توجه نويسندگان RFP قرار گيرد.
§ ساختار و قالبي که پيشنهاد ها بايد بر اساس آن ارائه شود که شامل تعيين ترتيب ارائه مطالب، اولويت هاي احتمالي، نوع اسناد از جمله مکتوب بودن يا الکترونيکي بودن يا ارسال با نمابر, پيشنهادهاي الکترونيکي با چه نرم افزارهايي تهيه و چگونه ارسال شوند؟به وسيله پست الکترونيک يا با استفاده از فلاپي و سي دي ارسال شود؟
§ چند نسخه از اسناد طرح پيشنهادي بايد براي سازمان ارسال گردد.
§ بيان اينکه تامين چه موارد و امکاناتي بر عهده سازمان است و کدام موارد را خدمات دهنده پروژه بايد تامين نمايد.
§ اطلاعاتي در مورد فرآيند و شرايط ارجاع پروژه و روش مورد نظر سازمان براي پاسخگويي خدمات دهنده شامل اطلاعات کامل شرکت
§ ضوابط، معيارها و روش ارزيابي پيشنهاد هاي رسيده به سازمان شامل آخرين مهلت (تاريخ و ساعت) ارائه طرح هاي پيشنهاد به همراه توضيحاتي مبني بر عدم پذيرش طرح هاي پس از مهلت اعلام شده
§ تعيين کردن نحوه تحويل طرح هاي پيشنهادي به عنوان مثال آيا پاکت طرح بايد به صورت دستي تحويل مسئولان سازمان شود يا پستي؟آيا پاکت طرح ها بايد توسط شرکت پيشنهاد دهنده مهر و موم شود؟
§ تعيين شرايط نحوه ارائه جزئيات مالي طرح پيشنهادي که مثلاً بايد در يک پاکت جداگانه بسته بندي شود يا پيشنهاد دهنده مي تواند آن را به همراه اسناد پيشنهادي ارسال نمايد؟
§ تعيين بخش هايي که بايد در طرح فروشندگان موجود باشد. تهيه ليستس از بخش هايي که شما انتظار داريد در طرح وجود داشته باشد به شما کمکمي کند تا از يکنواختي طرح هاي دريافتي مطمئن شويد. انجام اين کار باعث راحتي و ساده شدن مقايسه مي شود.
به عنوان نمونه مي توان ترتيب زير را به شرکت هاي متقاضي دريافت RFP پيشنهاد داد.
1- جلد
2- خلاصه مطالب مندرج
3- شرح فني خدمات پيشنهادي
4- شرح مديريتي
5- مشخصات فروشنده
6- برنامه زماني پيشنهادي
7- هزينه ها
8- اطلاعات تماس
§ قوانين و مقررات داخلي و خارجي موثر بر پروژه
§ شرايط و روش پاسخگويي سازمان به سوال هاي احتمالي خدمات دهندگان
1- برنامه زمانبندي جلسه هاي پرسش و پاسخ يا جلسه هاي توجيهي که گاه ممکن است به علت حجم بالا يا فني بودن RFP براي رسيدن خدمات دهندگان به درک بهتري از شرايط واقعي سازمان و نيازهاي آن لازم باشد جزئيات بيشتري در اختيار آنها قرار گيرد.
2- اطلاعات لازم براي تماس با فرد يا افرادي که در سازمان مي توانند سوالات شرکت ها را دريافت کنند و پاسخگو باشند.
3- روشي که شرکت هاي مي توانند اقدام به طرح و درياف سوال ها نمايند. مثل جلسه هاي حضوري, تلفن, نمابر, ايميل و....
4- آخرين مهلت ارسال پرسش هاي احتمالي
§ اطلاعاتي در مورد نحوه ارزيابي و شاخص هاي موثر در تعيين برنده مناقصه اين کار کمک مي کند که شرکت هاي خدمات دهنده متوجه شوند که تنها قيمت در تعيين برنده موثر نيست و شاخص هاي مختلفي مي تواند در افزايش و کاهش امتياز نسبي ايشان موثر باشد.
§ تاريخ و نحوه اعلام شرکت منتخب
§ توضيح در مورد مالکيت سازمان نسبت به اسناد و طرح هاي پيشنهادي ارائه شده و عدم عودت آنها پس از اتمام فرآيند مناقصه پروژه
§ کارشناسان تهيه کننده RFP: از آنجا که فرآيند تهيه RFP خود به اندازه يک پروژه نياز به دقت و کار دارد بايد در اين بخش مسئول مستقيم پروژه معرفي و توضحياتي درباره سوابق وي ارائه مي شود. همچنين حکم سازماني و ليست اعضا اين پروژه بايد درج گردد.
§ مشخصات شرکت خدمات دهنده از جمله بخش هاي مهمي است که در آن بايد از شرکت هاي متقاضي حضور در مناقصه خواسته شود تا توانايي ها و شايستگي هاي خود را براي انجام پروژه با ارائه اطلاعات زير اعلام نمايد:
1- توضيحات کاملي در مورد شرکت, سابقه آن و خدماتي که در حال حاضر ارائه مي کند.
2- اطلاعاتي در مورد منابع تامين مواد اوليه شرکت لازم است که شما بدانيد شرکت طرف شما محصولات نرم افزاري, سخت افزاري و ... را خود توليد مي کند يا به عنوان نماينده و کارگزار شرکت ديگري آنها را به شما ارائه مي دهد. اين کار به شما کمک خواهد کرد تا نسبت به در دسترس بودن محصول براي برنامه هاي تعمير و نگهداري, ارتقاء و پشتيباني اطمينان کامل داشته باشيد.
3- توضيحاتي در مورد مشخصات, قابليت ها, تجربيات و ظرفيت هاي خاصي که شرکت خدمات دهنده مي تواند براي انجام موفقيت آميز پروژه ارائه دهد. در واقع شرکت ها بايد از اين طريق ارزش افزوده ها و مزيت نسبي خود را قياس با ساير شرکت ها به نمايش بگذارند.
4- توضيح مشخصات تجربي و علمي اعضاي تيم در نظر گرفته شده براي پروژه
5- اطلاعات مناسبي در مورد مشتريان فعلي, شامل تعداد خدمات مشابه و مدارک اجراي موفقيت آميز پروژه اي با اندازه و پيچيدگي مشابه با پروژه حاضر
6- اطلاعات تماس با شرکت هايي که سه پروژه مشابه از نظر اندازه, کاربرد و حوزه عملکرد براي آنها انجام شده است.
4- بخش فني
در اين بخش تمامي جزئيات مورد انتظار به طور کامل تعريف و تشريح مي شود و شرکت هاي پيشنهاد دهنده با مطالعه اين بخش اطلاعات کاملي در مورد هر يک از بخش هاي تکنيکي و نيازهايي که بايد در سيستم هاي جديد پوشش دهند به دست مي آورند. اين بخش شامل موراد زير خواهد بود:
§ وضع موجود سازمان در محدوده پروژه يا سيستم مورد نياز و اطلاعات محيط فني سازمان تا آنجا که بتواند پيشنهاد دهنده را در جهت شناخت صحيح پروژه يا سيستم ياري کند.
§ نيازها و انتظارات سازمان در حوزه پروژه يا سيستم مورد نياز
§ سوابق پروژه هاي مشابه در سازمان
§ گستره سرويس مورد نياز, شامل تعداد کاربران که در پروژه برنامه ريزي شده است .
§ کليه در خواست ها و پيشنهاد ها و ضوابط فني و علمي مورد نياز سازمان و کاربران
§ نبايد فراموش کنيم که نيازها را با دقت و جزئيات کامل مطرح کنيم تا خدمات دهندگان بتوانند به درک درستي از ديدگاههاي ما برسند و پيشنهاد هاي فني خود را مطابق با نيازهاي سازمان ارائه دهند.
§ اهداف عيني براي گستره پروژه و خروجي مورد انتظار سازمان بايد ذکر گردد.
§ مشخصات فني و کارکردي براي زير ساخت ها, اتصلات و برنامه هاي کاربردي و روش هاي کار تعيين شوند.
§ در RFP بايد گستره خدمات پيشنهادي را با جزييات کامل براي خدمات دهنده تشريح کرد. به عنوان مثال:
1- چگونگي دسترسي و نيازهاي ارتباطي سرويس مورد نظر را تعيين کند.
2- استانداردهاي فني که فروشنده براي اين پروژه استفاده خواهد کرد.
3- چگونگي ارتقاء سرويس هاي مورد نظر در آينده
4- چگونگي تامين امنيت و زيرساخت هاي امنيتي
5- بخش مديريتي
در بخش مديريتي، اطلاعات مربوط به ديدگاه هاي مديريتي سازمان در پروژه ارائه مي شود از اين طريق پيشنهاد دهنده مي تواند با محدوديت ها و شرايط اجراي پروژه آشنا شود. اطلاعات اين بخش مي تواند شامل موارد زير باشد.
§ برنامه پروژه که شامل يک برنامه اجرايي شامل تاريخ هاي تحويل در فازهاي مختلف, ارتباطات کاري, وظايف و نحوه ارائه گزارش هاي کار است.
§ برنامه زمان بندي شده پروژه که از تاريخ آغاز تا پايان پروژه تمامي جزئيات را به اطلاع سازمان خواهد رساند.
§ روش طراحي، توسعه و پياده سازي که شامل مباحث و شيوه هاي مديريتي و نظارتي و تضميني براي چگونگي طراجي گستره خدمت مورد نظر, تست ها, اجراي نهايي و گارانتي مي باشد.
§ تعيين تيم مديريت پروژه از سوي فروشنده به همراه ذکر نفرات اصلي اجراي پروژه و چگونگي استقرار تيم پروژه
§ چگونگي تحويل، نصب و راه اندازي سيستم ها
§ روش آزمون پذيرش
§ چگونگي آموزش که بيان کننده همه آموزش هاي پيش, هم زمان و پس از پروژه است.
§ چگونگي پشتيباني که شامل تشريح کليه فعاليت هاي پشتيباني و جگونگي ايجاد آن است.
§ روش مستند سازي فرآورده هاي پروژه
6- بخش هزينه ها و درآمد ها
هزينه ها: در اين بخش همانطور که از نام آن بر مي آيد سازمان ارائه دهنده RFP بايد جزييات هزينه هاي قابل پيش بيني و احتمالي را از پيشنهاد دهنده بخواهد. شرکت خدمات دهنده بايد هزينه هاي مختلف را به صورت تفکيکي با جزييات کامل و در نهايت به صورت رقم کلي به سازمان اعالم نمايد. شايسته است همه شرکت ها قيمت هاي پيشنهادي خود را براي بخش هاي مختلف پروژه به صورت مشابه و با پيروي از يک جدول خاص ارائه نمايند تا امکان مقايسه دقيق تر وجود داشته باشد
§ ارائه ساختار يکسان براي نحوه دريافت قيمت از پيشنهاد دهندگان
1- هزينه سخت افزاري به تفکيک تمام قطعات با ذکر بازه زماني
2- هزينه هاي توليد يا تامين نرم افزار با مشخص شدن نوع ليسانس و سطح نسخه هاي مورد استفاده
3- هزينه هاي نصب
4- هزينه هاي اجرايي شدن, نگهداري و پشتيباني
5- هزينه هاي آموزش
6- هزينه هاي مستند سازي
7- هزينه هاي مديريت پروژه به تفکيک نيروي انساني, سفر ها و....
8- هزينه هاي مشاوره
9- هزينه هاي گارانتي
10- هزينه هاي متفرقه
§ آناليز قيمت پيشنهادي و مزيت هاي نسبي قيمت ها
درآمد ها: در RFP بايد اطلاعاتي در مورد درآمد هاي تخميني مورد انتظار از اجراي پروژه آورده شود که شامل پيش بيني اوضاع بازار و برآوردهاي رشد استفاده سرويس هاي مورد نظر براي دوره هاي اقتصادي سال هاي آتي و مدت زماني که لازم است تا مشتريان سازمان به کاربران سرويس ها تبديل شوند.
7- پيوست ها
در اين بخش اطلاعات جنبي شامل متن ها، تصاوير و سند هاي قابل استفاده و مفيد براي پيشنهاد دهندگان تهيه و ارائه مي شود.
§ متن و ساختار کلي قرارداد
§ ساختار مورد نظر سازمان براي دريافت پيشنهاد ها
§ تحقيق هاي و بررسي هاي مرتبط با سازمان که شامل اطلاعات آماري و مستندات فني باشد.
§ اطلاعات مورد نياز در ارتباط با پروژه
چگونه RFP بنويسيم؟
اولين گام براي نوشتن يک RFP براي سيستم هاي اطلاعاتي چه متعلق به سيستم اطلاعاتي يک سازمان اقتصادي باشد و چه يک بخش کاربردي، تصميم گيري براي تعيين نيازهايي است که سيستم هاي جديد بايد آنها را تامين کنند و پوشش دهند که اغلب از آن به تحليل نيازها، تعريف نيازها يا فرآيند تعريف نيازها تعبير مي شود.
برخي از سازمان ها به جاي تهيه کردن RFP مخصوص به خود، اقدام به کپي کردن نسخه RFP ساير سازمان ها و بخش ها مي کنند که شامل نيازها و محدوديت هاي متفاوتي است. هر چند که ممکن است اين فکر به ذهن خطور کند که اين کار باعث صرفه جويي در وقت و کار مي شود اما نبايد فراموش کرد که اين راهبرد شبيه اين است که شما راه حلي که با مطالعه فراوان براي مشکلات ديگران ارائه شده است را براي کار خود انتخاب کنيد.
نيازهاي خود را تعريف کنيد
فاز شناسايي نيازها در RFP بايد با بررسي هاي جامع و دقيقي پيرامون نيازهاي سازمان شما همراه باشد فرآيندي که مي تواند در نشست هاي مختلف براي تعاطي افکار و تبادل نظر در بخش هاي مختلف سازمان شکل بگيرد.
با گزينش يک مدير پروژه ، کاربران به تيم هاي اجرايي تبديل خواهند شد که شامل هر دو سطح مديريتي و کارشناسان مي شود. در اين حالت يک سري نشست هاي گروهي برنامه ريزي خواهد شد و سپس هر کدام از تيم ها در مورد بخشي از کارکردهاي مورد انتظار از سيستم هاي جديد به مطالعه مي پردازند.
کاربران مي توانند با ويژگي ها و امکاناتي که قرار است در سيستم هاي جديد به کار رود به واسطه توضيح فروشندگان، سمينارهاي سطح بالا، مقاله هاي موجود در ژورنال هاي تجاري و گفتگو با ساير همکاران و سازمان ها آشنا شوند.
مديران پروژه انتخاب شده مي توانند کاربران را براي فکر کردن و بيان آنچه در سيستم موجود مي پسندند و آنچه نمي پسندند تشويق کنند. بخش هاي مهم سيستم هاي موجود بايد به ليست نيازهاي سيستم هاي جديد اضافه شوند همچنين بخش هاي مطلوب غير موجود نيز بايد شناسايي و به اين ليست اضافه گردد.
دستيابي به ليستي از وظايف و جزييات مورد نياز مي تواند کمک بسيار زيادي براي شناسايي نيازهاي کاربران بنمايد. يک ليست نيازمندي هاي خوب مي تواند باعث شکل گيري ايده ها و نظرهاي جديدي در مورد بخش و وظايف مورد لزوم و انتظار در آينده براي سيستم شود.
RFP هاي تهيه شده توسط فروشندگان سيستم ها هم مي تواند مفيد باشد اما بايد با دقت و توجه کافي در مورد محصولات فروشندگان استفاده شوند.
از کنار نيازها به سادگي نگذريد
پس از شناسايي و تعريف نيازها تصميم گيري براي اينکه چه نيازهايي را در RFP بگنجانيد بسيار مشکل است. به عنوان مثال اگر بخواهيد براي ساختن يک خانه RFP بنويسيم تاکيد بر وجود سقف به عنوان يک نياز خيلي خنده دار خواهد بود اما در مورد سيستم تهويه مطبوع مرکزي ساختمان اين مورد قابل تامل خواهد بود.
اولويت بندي
وقتي که احساس کرديد ليست نيازمندي هاي سيستم جديد را به طور کامل تهيه و تکميل کرده ايد بايد همه موارد را به ترتيب اهميت رتبه بندي کنيد. به هر حال در برخي موارد به علت محدوديت هايي که داريم مجبور هستيم جايگاه بالاتري به آنها اختصاص دهيم ولي در مواردي که از حساسيت کمتري برخوردار هستند مي توان رتبه دلخواه را به آنها اختصاص دهيم.
هر کدام از نيازها بر اساس اولويت ها کد گذاري خواهد شد (مثلاً الف براي اجباري) از اين طريق در فاز ارزيابي سيستم، نکته هاي بيشتر و دقيق تري پيرامون هر يک ارائه خواهد شد. همچنين مواردي که تمايل به کسب اطلاعات بيشتري در مورد آنها داريد با کد “I” به معني اطلاعات صرف مشخص کنيد اما بدانيد که فروشندگان در فاز تحليل سيستم، درباره آنها پيشنهادي ارائه نخواهند کرد و فقط به ارائه راهنمايي و اطلاع رساني مي پردازند.
نوشته هاي خود را تنظيم کنيد
نيازهاي مورد انتظار در سيستم بايد با دقت و خلاصه وار تهيه شوند به گونه اي که فروشندگان نيازي به تلاش براي حدس زدن منظور اصلي شما نداشته باشند.
از کلمات کوتاه و نام هاي ساده استفاده کنيد. فراموش نکنيد بايد هدف خود را به سادگي مطرح کنيد و نيازي به نمايش توانمندي خود در ادبيات به فروشندگان نيست. به جاي استفاده از پاراگراف هاي مبهم، از کلمه هاي موثري براي ذکر انتظارات خود از سيستم استفاده کنيد.
هر کدام از موارد به يک مفهوم اختصاص دهيد در اين صورت فروشندگان سيستم مي توانند پاسخ هاي دقيق تر و فني تري براي هر بخش فراهم کنند.
اگر شما مجموعه اي از کاربردهاي مورد انتظار را در يک سوال واحد بگنجانيد شرکت فروشنده سيستم در صورتي که حتي يک بخش از سرويس مورد نياز شما را در سيستم خود داشته باشد براي جلب نظر شما پاسخ مثبت خواهد داد.
در ادامه چند نمونه از جمله هاي واضح براي ذکر کاربري هاي مورد انتظار جهت گزينش نرم افزار سيستم منابع انساني ارائه مي شود.
نمونه کاربري هاي مورد انتظار از سيستم
* ارائه امکان جستجو و ليست کردن کارکنان با مهارت هاي خاص
* امکان چاپ گزارش هاي مناسب در مورد بيمه خدمات درماني کارکنان
* امکان انطباق پرونده هاي پرسنلي کارکنان با سيستم هاي حضور و غياب و حقوق و دستمزد
* امکان بررسي وضع حقوق کارکنان با استفاده از قوانين مختلف مالياتي کشور
* امکان تهيه گزارش هايي از کارکنان بر اساس دوره هاي زماني تعريف شده از سوي کاربر سيستم
* امکان ايجاد تغييرات بلادرنگ در وضعيت پرونده کارکنان
* امکان ايجاد سطوح دسترسي براي کارکنان و مديران
* امکان دسترسي از طريق وب
استخراج تفاوت ها
در انتها بايد از نمايش واضح وجوه مختلف و برجسته سيستم در ليست مورد نظر آگاه شويد. بازمي گرديم به مثال ساخت خانه، گفتيم که ذکر لزوم وجود سقف و کف براي خانه موضوع خنده داري خواهد بود اما در مورد نوع کابينت ها، نوع طراحي اتاق ها، رنگ ديوارها، نوع و ظارهر پنجره ها و...وقتي مي توانيم نظر بهتر و دقيق تري بدهيم که چه ويژگي هايي در کدام خانه ها بهتر خواهند بود. مثلا وجود پارکت هاي تيره براي خانه اي که آفتابگير نيست زياد جالب نخواهد بود.
تاثير تصميم شما تا پنج سال آينده در سازمان باقي خواهد ماند بنابراين مطمئن باشيد که با همه کاربران سيستم ملاقات کرده ايد و از نيازهاي آنها آگاهي يافته ايد. اين کار نه تنها به شما در گزينش بسته آموزشي کمک مي کند بلکه باعث افزايش علاقه و توجه کاربران به حفظ و نگهداري و کار بهتر و در نتيجه افزايش راندمان کاري پس از خريد سيستم هاي جديد مي شود.
چه قصد خريد يک سيستم جامع داشته باشيد و چه به دنبال يک سيستم کاربردي کوچک باشيد در هر صورت بايد پيش از امضاي قرار داد خود با فروشنده سيستم سوالات متعددي را از وي بپرسيد. سوالاتي پيرامون امکانات، بخش هاي مختلف، هزينه ها و ساير ضوابط و معيارهاي سيستم بپرسيد همچنين در مورد شرکت فروشنده سيستم از نظر سابقه، خدمات پشتيباني و... اطلاعاتي به دست آوريد.
بررسي هاي دقيق در فاز گزينش کمک بزرگي براي مواجه با مشکلات پيش بيني نشده خواهد کرد. به عنوان مثال برنامه هاي آموزشي و پشتيباني فروشندگان سيستم ها مي تواند گزينه هاي مثبتي براي تشويق شما به انتخاب يک سيستم باشد.
اين خدمات مي تواند در مذاکرات مورد بحث قرار گيرد اما در غير اين صورت شما مي توانيد در مورد گزينش يک فروشنده ديگر که خدمات مشتري پسند تر و هماهنگ تري با نياز هاي سازمان دارد، تصميم گيري کنيد.
اول بپرسيد، بعداً خريد کنيد
درمتنRFP بايد بخشي را براي طرح پرسش هاي مختلف در نظر بگيريد و از هر يک از فروشندگان بخواهيد تا پاسخ هاي مناسب را براي آنها تهيه کنند. به عنوان مثال در زمينه آموزش بايد از هر شرکتي بخواهيد تا روش خود را در باره انواع مواد آموزشي، مکان و نحوه اجراي آن اعلام نمايد. اگر دوره آموزشي در محل شرکت شما برگزار مي شود آيا هزينه سفر آنها به عهده شماست.
خدمات پشتيباني چگونه است؟
آيا بازه زماني مشخصي را براي پشتيباني تلفني از سوالات و مشکلات احتمالي در نظر گرفته اند؟ چگونه مي توانيد از مشکلات احتمالي آگاه شويد؟
آيا هزينه پشتيباني تلفني جزء خدمات پشتيباني ديگر لحاظ مي شود يا به ازاء هر تماس هزينه اي اختصاص مي يابد؟
آيا خدمات پشتيباني به صورت 24 ساعته و هفت روز در هفته ارائه مي شود؟ اگر نه، آيا با توجه به محل جغرافيايي شما آن شرکت مي تواند خدمات پشتيباني را در ساعت هاي کاري به شما ارائه دهد؟
نزديکترين دفتر خدمات پشتيباني به شما کجاست و چه تعداد نيروي فني و کارشناس در آنجا مشغول هستند؟
گذشته از آموزش و پشتيباني، بايد اطلاعات بيشتري نيز در مورد تاريخچه و شيوه همکاري آن شرکت در اختيار داشته باشيد. شما بايد بدانيد که شرکت طرف شما چه مدت به اين کار اشتغال دارد و چه تعداد کاربر دارند. چه تعداد کاربر در سال هاي گذشته از سيستم هاي آنها بهره برداري کرده اند؟
سير رشد و بازدهي شرکت چگونه بوده است؟چه مقدار هزينه مستقيما به تحقيق و توسعه اختصاص يافته است؟آيا شرکت طرف شما سهامي خاص است يا عام؟
در اختيار داشتن اين اطلاعات فقط به شما کمک نمي کند که شرکت مورد نظر را بشناسيد بلکه جايگاه آنها را نسبت به ساير شرکت ها و رقبا مشخص مي سازد.
کسب اطلاعاتي در مورد تعداد مشتريان که از سيستم هاي مختلف يا همانند آنچه شما نياز داريد استفاده مي کنند بسيار مفيد خواهد بود. بايد دانست که آيا مشتريان تا کنون شکايتي از سيستم هاي خود داشته اند يا خير؟ هنگامي که در خواست هاي خود را به فروشندگان ارائه مي دهيد از آنها بخواهيد که 5 الي 10 مشتري اخير خود را معرفي کنند تا از اين طريق به ميزان توجه شرکت به رضايت مندي مشتريان پي ببريد.
نکته مهم ديگري که در مورد سيستم ها بايد مورد پرس و جو قرار گيرد برنامه هاي شرکت فروشنده سيستم براي ارتقاء سيستم در آينده است. بنابراين در مذاکرات خود بايد اين نکته را مورد توجه قرار دهيد و بپرسيد که توليد کننده سيستم ارتقاء بعدي سيستم را در چه تاريخي و با چه بخش ها و امکانات جديدي اعمال خواهد کرد.
ارتقا سيستم چه هزينه هايي را از جنبه پياده سازي، آموزش، و سفارشي سازي در پي خواهد داشت؟ آيا شرکت فروشنده براي گروهي از مشتريان امکانات خاصي در نظر مي گيرد و اين امکانات چه تاثيري در بالارفتن قيمت هاي پيشنهادي دارد. از فروشنده بخواهيد تا برنامه هاي ويژه خود را براي آينده با شرايط و مفاد مختلف از جمله گارانتي و... براي شما ذکر کند.
موضوعات متعدد ديگري مانند نگهداري، اجرا براي تحقيق و پرسش از فروشندگان در باره بخش هاي مختلف سيستم در فرايند تهيه RFP وجود دارد. نوشتن RFP بهترين راه براي به دست آورده اين اطلاعات است. چراکه با مجموعه اي از سوالات يکسان براي تمام فروشندگان مي توانيد آنها را با هم مقايسه کنيد و با حفظ آنها به هنگام قرار دارد آنها را مورد توجه و ملاک قرار دهيد.
چگونه يک RFP براي پروژه هاي وب بنويسيم
شايد يکي از بزرگترين دلايل اشتباهات که موجب مشکلاتي بين مشتري ها و شرکتهاي توسعه دهنده خدمات اينترنت و وب هستند اطلاعات ناکافي در درخواست طرح پيشنهادي نوشته شده باشد.
معمولا براي مشتري ها بيان اينکه دقيقا چه چيزي مي خواهند و از انجام يک پروژه چه انتظاراتي دارند بسيار ساده است اما قسمت دشوار کار براي آنها نوشتن و مکتوب کردن اين نياز هاست. اغلب اتفاق مي افتد که مشتري ايده هاي کوچکي در مورد آنچه مي خواهد و نياز دارد به شما ارائه مي دهد. مثلاً اگر قرار است براي او يک وب سايت طراحي کنيد او يک ديد کلي نسبت به آنچه مي خواهد به دست آورد دارد اما در بيان جزييات ايده هايش عاجز است.
گاهي اوقات مشتري از نداشتن ايده و ديدگاه خاصي آگاه است و گاهي مي داند که چه مي خواهد ولي تجربه توسعه دهندگان را در آن شاخه خاص بيش تر از خود مي داند.
آماده کردن يک RFP با هدف دريافت طرح هاي مطالعه شده و سنجيده براي پروژه هاي شماست. با اين کار شما مي توانيد در زمان بر خوردن به پروژه هاي گران و پيچيده با آرامش و دقت و ديد بازتري تصميم گيري نماييد.
بخش بزرگي از مسئله تهيه RFP دشواري نوشتن همه جزييات و امکانات مورد نظر قبل از داشتن ايده اي خاص نسبت به آنچه نياز داريم و چگونگي عملکرد پروژه در وب است.
همچنين بايد خاطر نشان کرد که توسعه پروژه هاي تحت وب چند سالي است که به صورت جدي مطرح شده اند و از اين رو نبايد تعجب کرد که بسياري از مشتريان اين گونه پروژه ها دانش و تجربه لازم را براي نوشتن انواع RFP براي اينگوه پروژه ها نداشته باشند.
نوشتن RFP براي ساختن يک پل و يا نصب کردن شبکه کاملا با RFP هاي پروژه هاي تحت وب فرق مي کند.
مطلوب ترين حالت براي يک شرکت يافتن يک مشاور زبردست است تا قبل از نوشتن RFP تصوير و تشريحي نسبت به آنچه پروژه بايد داشته باشد بوجود آورد.
يک مشاوره خوب مي تواند منجر به نوشته شدن يک RFP خوب شودکه در نهايت باعث تسهيل در روند اجراي پروژه به نفع هر دو طرف خواهد شد.
من دو مرحله براي روند اجراي طرح پيشنهاد مي کنم در مرحله اول به جستجوي شرکت هايي بپردازيد که بتوانند در مناقصه RFP شما شرکت کنند. ترجيح بر اين است که 3 يا 4 شرکتي که فکر مي کنيد بتوانند از عهده اين کار برايند را انتخاب کنيد.
براي اين کار لازم است مجموعه اي از اطلاعات اجمالي که شرکت هاي علاقه مند به همکاري با شما ممکن است به آنها نياز پيدا کنند را تهيه کنيد. اين اطلاعات ابتدايي بايد بر روي اهداف و ديدگاه ها تاکيد کند-
مثلاً شما مي خواهيد سايتتان چه کاري انجام دهد؟ دلايل شما براي راه اندازي يک وب سايت چيست؟ لازم نيست خيلي طولاني درباره اين مسائل توضيح دهيد متني مانند نمونه زير کفايت مي کند:
شرکت............به دنبال يک همکاري براي ساختن يک وب سايت با ويژگي هاي زير دارد: ساختن و تقويت کردن نام تجاري....... در دنيا، فروش محصولات...................، قابليت پشتيباتي مشتريان شرکت. شرکت هاي علاقه مند مي توانند با...............................تماس بگيرند.
شرکت خود و فعاليت ها و محصولات آن را معرفي کنيد و مقداري اطلاعات در باره زماني که در ذهن خود براي پرژه در نظر گرفته ايد اعلام کنيد و منابعي را که قصد داريد براي پروژه صرف کنيد معرفي کنيد.
با افرادي که پاسخي براي شما ارسال مي کنند صحبت کنيد و با کساني که مايل به دريافت اطلاعات بيشتر هستند ملاقات داشته باشيد. در اين شرايط شما مي توانيد کار تهيه RFP خود را آغاز نماييد.شما بايد تعداد شرکت کنندگان در مناقصه را به 3 تا 4 شرکت محدود کنيد.
طرح هاي پيشنهادي بايد شامل بخش هاي زير باشند:
* خلاصه مديريتي که شامل شرح مختصري از مسير اجراي پروژه و هزينه ها مي باشد.
* اطلاعات شرکت به همراه جزييات مالي
* تصديق نامه هايي از مشتريان قبلي که براي آنها پروژه هايي انجام داده ايد به همراه اطلاعات تماس و وب سايت هاي مربوط به آنها
* تشريحي از روند توسعه
* روش ارائه پيش نويس
* کنترل کيفيت
* آزمايش
* تيم اجرايي و پتانسيل هاي آنها
* برنامه زمان بندي
* جزييات هزينه ها و پرداخت ها
* زمان و شرايط
اطمينان حاصل کنيد که در RFP برنامه زمان بندي مناسبي را براي طرح پيشنهادي و يا روند اجرايي پروژه تنظيم کرده ايد. چيزي شبيه به نمونه زير:
* 10 ارديبهشت- اتمام زمان دريافت درخواست هاي همکاري
* 20 ارديبهشت- بررسي صلاحيت ها
* 22 ارديبهشت- تهيه ليستي از شرکت کنندگان منتخب مناقصه
* 30 ارديبهشت- ارسال RFP به شرکت هاي منتخب
* 15 خرداد- بررسي پاسخ هاي رسيده
* 20 خرداد- گزينش برنده مناقصه
* 22 خرداد- نخستين جلسه براي کار بر روي پروژه
* 30 خرداد- آغاز به کار فعاليت شرکت منخب بر روي پروژه
* 20 تير – گزارش پيشرفت مرحله اول
* 10 مرداد- گزارش پيشرفت مرحله دوم
* 30 مرداد- پايان کار پروژه و گزارش نهايي
ممکن است برنامه زمان بندي شما از جزييات بيشتري نيز برخوردار باشد ولي به هر حال بايد اطلاعات کلي لازم را در اختيار شرکت همکار خود قرار دهيد.
تمرکز مناسب بر روي شرکت هاي پيشنهاد دهنده در مناقصه مي تواند باعث پوشش کامل اهداف و ديدگاههاي شما در RFP شود بهترين کار براي دستيابي به اين منظور محدود نکردن شرکت هاي مزبور است تا بتوانند با ذهنيت بازتري راه حل هاي مناسب را براي پروژه شما پيشنهاد کنند.
چت آنلاین
مديريت پروژه هاي فناوري اطلاعات