اگرچه با توجه به تنوع در طراحی و به کارگیری ERP در سازمان‌ها نمی‌توان کارکردهای استانداردی برای آن تدوین کرد، زیرا این سیستم ها اغلب به صورت خاص برای هر سازمان تهیه می‌شوند و حتی در مواردی که بسته نرم افزاری آماده خریداری می‌شود، نیاز به اصلاح و تغییراتی در هماهنگی با ماهیت سازمان و کسب و کار وجود دارد، لیکن می‌توان کارکردهای عمومی این سیستم را به شرح زیر بیان کرد:
1- فروش و بازاریابی
در سیستم اتوماسیون نیروی فروش کارکردهایی از قبیل انجام فرآیند فروش، شاخص دریافت سفارش، مدیریت قرارداد، پیش بینی فروش و مدیریت سفارشات صورتحساب، انجام تحویل سفارش را می‌توان به صورت برخط انجام داد. همچنین مدیریت ارتباط با مشتری در زمینه ثبت تعاملات مشتری با موسسه، نوع محصول سفارشی، شیوه سفارش و خرید، نحوه پرداخت خدمات مورد نیاز، پیشنهادات و شکایات می‌تواند انجام پذیرفته و به موقع از آن ها جهت تصمیم‌گیری بهره برداری شود.
2- برنامه‌ریزی تولید
کاهش دوره برنامه‌ریزی، اطلاع از فرآیندهای تولید، کسب اطلاعات بهنگام از فرآیند تولید، منابع مورد نیاز برنامه ریزی برخط تولید از برتری به کارگیری ERP در سازمان است.
حتما بخوانید: شرکت‌های ERP در ایران
3- تامین مواد
مدیریت مواد و پشتیبانی به هنگام از عملیات سازمان از ضرورت‌های ERP است. در این راستا، مدیریت سفارشات مواد، موجودی و عملیات انبار سبب بهینه‌سازی عملیات تامین شده و در نهایت به تسهیل فرآیند کار در سازمان می‌انجامد.
4- برنامه‌ریزی و کنترل کسب و کار
سازمان نیاز به برنامه‌ریزی جهت پیش‌بینی هزینه‌ها، درآمد، تحلیل سود، حسابداری و مالی و کنترل فرآیندهای کسب و کار دارد. ERP به صورت یکپارچه این امکان را فراهم می‌نماید تا سازمان بتواند به برنامه‌ریزی و کنترل بهتر بپردازد. قیمت تمام شده محصول هزینه‌های مواد اولیه، کنترل موجودی، محاسبه سود هریک از سفارشات و در کل ارزیابی عملکرد سازمان می‌تواند به سهولت و در هر زمان قابل انجام باشد.
حتما بخوانید: نرم افزار منبع باز ای آر پی ( Open Source ERP )
دستاورهای ERP
سازمان‌ها دلایل متعددی برای بکارگیری ERP دارند، در زیر به پنج دلیل عمده اشاره می‌شود:
1- یکپارچگی اطلاعات مالی
مدیران ارشد نیاز به آگاهی از عملکرد سازمان دارند. یکی از ابعاد عملکردی سازمان، عملکرد مالی است. اطلاعات مالی مجموعه‌ای از اعداد و ارقام از عملکرد سازمان از جمله، درآمد، فروش، تعهدات و … است و از آنجایی که هر یک از واحدها اطلاعات مالی خود را دارند و با نگاه خود آن را تفسیر می‌نمایند، ERP با یکپارچه کردن داده ها، اطلاعات یکسان از کل سازمان در اختیار مدیران قرار می دهد.
2- یکپارچگی اطلاعات سفارش مشتریان
در ERP اطلاعات مشتریان از زمانی که سفارشات به سیستم وارد می‌شوند تا انجام سفارش و ارسال و تحویل کالا به وی و نیز تعاملات مالی به صورت یکپارچه نگهداری می‌شوند. با در اختیار داشتن این اطلاعات در یک بستر یکپارچه، به جای قرار گرفتن آن‌ها در چندین سیستم منفرد، مشتری به راحتی می‌تواند به رهگیری سفارش خود بپردازد و از جهت سازمان نیز هماهنگی میان واحدهای مختلف از جمله سفارشات، فروش، تولید، مالی و انبار به سهولت انجام می‌پذیرد.
3- استانداردسازی و سرعت بخشیدن به فرآیندهای سازمان (ساخت، تولید، ارسال و …)
استاندارد کردن فرآیندهای انجام کار و پیگیری آن‌ها از طریق یک نرم افزار یکپارچه، ناهماهنگی‌های میان واحدهای مختلف که در فرآیند کار مشارکت دارند را از میان برداشته و تعاملات میان واحدها با سرعت بیشنری انجام می‌شود.
4- کاهش موجودی
ERP گردش کار را تسهیل می‌نماید و فرآیند انجام سفارش را درون سازمان به طور چشم‌گیری ارتقا می‌بخشد. این امر می‌تواند به کاهش موجودی ملزومات تولید، هماهنگی ارسال به موقع نیازها در هریک از مراحل و نیز تحویل به موقع کالا به مشتری کمک نماید. آگاهی به موقع از نیازهای هر مرحله و برنامه‌ریزی به موقع تامین ملزومات، تاخیرها در مراحل را کاهش داده و در زمان مقرر می‌توان کالا یا خدمات را به ذینفعان تحویل داد.
5- اطلاعات منابع انسانی استاندارد
از طریق ERP می‌توان نقش و عملکرد منابع انسانی را در سازمان دنبال کرده و اطلاعات موثق و صحیح را برای تصمیم‌گیری در مورد منابع انسانی دریافت کرد.
ویژگی‌های ERP عبارتست از:
طراحی پارندی، مشتمل بر کلیه وطایف کسب و کار، مالی، حسابداری تولید، …
پایگاه داده تمرکزی که به مدیریت و ساماندهی اطلاعات می پردازد.
وظایف یکپارچه که جریان اطلاعات را در بین آن‌ها امکانپذیر می‌نماید.
بهترین شیوه انجام کسب و کار
انجام کارها در زمان واقعی
امکان کار بر روی شبکه (اینترنت، اینترانت، اکسترانت)
حتما بخوانید: 10 شرکت برتر در زمینه ERP کدامند؟
مزایای پیاده‌سازی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی
نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده‌سازی می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌های عملیاتی نظیر کاهش هزینه‌های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه‌های بازاریابی و پشتیبانی است. از دیگر مزایای به کارگیری ERP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ایجاد یکپارچگی سازمانی از بعد اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان
- پیاده‌سازی برنامه‌ریزی منابع سازمان با ایجاد ستون فقرات قوی از انباره داده‌ها را برای مدیریت امکانپذیر می‌نماید و به این ترتیب مدیر می‌تواند برای تصمیم‌گیری به سرعت به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشد.
حتما بخوانید: هفت دلیل منحصر به فرد برای انتخاب سیستم Odoo ERP
ERP با سازمان یار
سازمان یار نسخه بومی سازی شده Odoo ERP می‌باشد که طی سال‌ها تلاش توسط تیم تسهیل گستر در پاسخ به نیازهای کسب و کارهای ایرانی بومی سازی شده و پشتیبانی و ارائه خدمات می‌شود. ماژول‌های متعدد تولید یا بومی سازی شده از بین هزاران ماژول ODOO فارسی توسط شرکت تسهیل گستر توان پاسخگویی به دامنه وسیعی از نیازهای مشتریان را فراهم خواهد کرد و همچنین بهینه‌سازی منظم، همراهی مشتری در راه اندازی و استقرار، تشکیل تیم تخصصی در موضوع تکنولوژی‌های مورد استفاده در سیستم، ارائه انواع خدمات و پشتیانی‌های بعد از ایجاد و تجربه و زیر ساخت به وجود آمده در این شرکت از سال 1376 این اطمینان و امنیت خاطر را به مشتری می‌دهد که همراهی ایرانی لازم و مناسب برای رسیدن به مقاصد مطلوب را در اختیار خواهد داشت.
سازمان یار مجموعه‌ای بزرگ از برنامه‌های مربوط به کسب و کار و ماژول‌هایی مانند مدیریت ارتباط با مشتری (نرم افزار CRM ، مدیریت فروش، تجارت الکترونیک، مدیریت انبار، مدیریت خرید، حسابداری، مدیریت تولید، مدیریت منابع انسانی و غیره است.
سازمان یار علاوه بر ماژول‌های پایه خود دارای بیش از 14،000 برنامه‌های کاربردی موجود در فروشگاه App خود است. هر یک از آن‌ها به صورت سفارشی برای نیازهای مختلف کاربر ساخته شده است.
کاربردهای ERP و دستاوردهای سازمانی آن