در مقاله اصول حسابداری به روش های مختلف ثبت و طبقه بندی اطلاعات مالی یک شرکت اشاره کردیم و گفتیم که رویه یکسان و پذیرفته شده برای شرکت هایی که به هر نحوی به قصد انتفاع و کسب سود تاسیس می شوند روش ثبت تعهدی است؛ زیرا مبنای معاملات در بازار بر اساس معاملات اعتباری است. اما در سازمان‏ های دولتی و به طور کلی غیرانتفاعی که برخلاف سازمان های سودمحور بر بودجه و هزینه‏‌کرد بودجه تمرکز دارند روش حسابداری نقدی معمول است. 

در این مقاله قصد داریم به تعریف روش حسابداری نقدی و انواع به روز شده آن که با نام روش حسابداری نیمه تعهدی و تعهدی تعدیل شده می شناسیم، بپردازیم و کاربرد و تفاوت های هر کدام را در سازمان های مطبوع بررسی کنیم.

قوانین و قواعد حسابداری دولتی

در مقاله مرتبط با حسابداری دولتی گفتیم که برای شرکت ها و سازمان های دولتی قواعد و قوانین کشوری و داخلی خودشان نسبت به قوانین و اصول حسابداری ارجحیت دارد. این قوانین و متد استفاده از اصول حسابداری صرفاً به ساختار مالی و شکل اجرای بودجه در هر سازمانی بستگی دارد. 

همانطور که می دانیم حسابداری دولتی تفاوتهای زیادی با حسابداری شرکت ها دارد. از شیوه نگهداری حساب ها گرفته تا بودجه بندی و صورت های مالی متفاوت. اما یکی از مهمترین تفاوت ها در شیوه ثبت حسابداری و عدم استفاده از روش تعهدی در حسابداری است. اگر حسابداری دولتی به عنوان استثنا وجود نداشت احتمالا شیوه تعهدی به عنوان یکی از اصول حسابداری پذیرفته می شد اما مبنای تعهدی در طبقه بندی اصول حسابداری جای نمی گیرد و صرفا جزو مفروضات حسابداری طبقه بندی می شود. 

چرایی عدم استفاده از حسابداری تعهدی در سازمان ها و ادارات دولتی به مبحث بودجه باز می گردد. زیرا بودجه برای مدت زمان مشخص تصویب و اجرایی می گردد و نه امکان انتقال تعهدات دوره گذشته به بودجه جاری وجود دارد و نه امکان انتقال تعهدات دوره جاری به بودجه دوره آتی. پس برای جلوگیری از بروز مشکلات بودجه ای حسابداری نقدی در سازمان ها و ادارات دولتی مورد استفاده قرار می گیرد. 

تفاوت روش حسابداری نقدی با روش حسابداری تعهدی

به طور کلی تفاوت مبنای نقدی و تعهدی در زمان ثبت آرتیکل مالی است. در شیوه حسابداری تعهدی به محض عقد قرارداد و یا انجام معامله، فارغ از اینکه وجه نقدی رد و بدل شده است یا خیر ثبت مورد نظر در سیستم حسابداری درج می شود و از طرف حسابهایی نظیر حساب های دریافتنی و پرداختنی یا اسناد دریافتنی و پرداختنی به جای وجه نقد استفاده می گردند. 

اما در حسابداری نقدی معیار شناسایی و ثبت یک فرایند مالی صرفاً دریافت و پرداخت وجه است و تا زمانی که پولی از حساب سازمان کسر یا به حساب سازمان وارد نشد عملیات حسابداری شناسایی و ثبت نمی گردد. 

همینطور که مشخص است استفاده از مبنای حسابداری نقدی برای سازمان های تجاری و انتفاعی تقریبا غیرممکن است چون مدیران همیشه نیاز دارند تصویر دقیقی از بدهی ها و درآمدهای احتمالی آینده در دست داشته باشند. به همین سیاق در سازمان ها و ادارات دولتی نیز استفاده از شیوه حسابداری نقدی کامل بعضاً زمینه ساز خطاهای محاسباتی علی الخصوص در بودجه می گردد. بنابراین روش های حسابداری نیمه تعهدی، نقدی تعدیل شده و تعهدی تعدیل شده به عنوان جایگزین حسابداری نقدی در حسابداری دولتی مرسوم شده و بیشتر مورد استفاده قرار می گیرد.

روش حسابداری نیمه تعهدی 

گفتیم که در روش تعهدی کامل درآمدها و هزینه ها به محض تحقق می بایست ثبت شوند ولی اگر به عنوان مثال در یک سازمان دولتی از روش نقدی کامل استفاده شود در زمان پرداخت یا دریافت وجه این ثبت ها می بایست در سیستم حسابداری منعکس شوند. 

با توجه به اینکه سازمان ها وادارات دولتی متکی بر درآمدزایی نیستند امکان اینکه فعالیتهای درآمدی خود را پس از دریافت وجه ثبت کنند به آسانی برای آنان میسر است. مثلاً تا زمانی که مردم شهر عوارض نوسازی را واریز نکرده اند درآمدی تحقق نیافته و شناسایی نمی گردد اما به محض افزایش موجودی حساب بانک و بر اساس مدارک مثبته می توان درآمد را شناسایی و ثبت نمود. اما ثبت هزینه های جاری سازمان که بعضا مبتنی بر تایید صورتحساب، ارائه فاکتور رسمی و قابل قبول، ارائه و تایید صورت وضعیت و فرایندهای زمان بر دیگر می شوند اگر منوط به پرداخت شوند ممکن است سیستم حسابداری را دچار خطاهای فراوانی بنماید.

بدین شکل مبنای حسابداری نیمه تعهدی ابداع گردید که بر اساس این شیوه هزینه ها بر اساس شیوه تعهدی و درآمدها بر اساس شیوه نقدی شناسایی و ثبت می گردند. 

روش حسابداری تعهدی تعدیل شده 

در روش ثبت تعهدی تعدیل شده شیوه برخورد با هزینه ها همچون شیوه قبلی بر مبنای حسابداری تعهدی است و به محض تحقق و ایجاد شناسایی و ثبت می گردد اما در زمان تحقق درآمد دو رویکرد متفاوت پیش روی سیستم حسابداری خواهد بود. در این روش درآمدها بر حسب ماهیت و شیوه تحقق آنها به دو نوع تقسیم می شوند:

اگر درآمدها قابل اندازه گیری باشند و در مدت زمان کوتاهی (به طور مشخص در سال مالی جاری) قابل وصول باشند برای شناسایی و ثبت آنها از روش تعهدی استفاده می کنیم. 

اما اگر درآمدها مبهم یا غیرقابل اندازه گیری باشند و یا وصول آنها در مدت مشخصی امکان پذیر نباشد برای ثبت این درآمدها از روش حسابداری نقدی استفاده می کنیم تا خللی در گزارشات سیستم حسابداری ایجاد نگردد.

روش حسابداری نقدی تعدیل شده 

بر خلاف مبنای تعهدی تعدیل شده که هزینه ها به صورت ثابت و درآمدها به صورت مشروط طبقه بندی و ثبت می شدند، در مبنای نقدی تعدیل شده که بسیار شبیه به مبنای نقدی کامل است درآمدها صرفا به صورت نقدی شناسایی و ثبت می شوند و تا دریافت وجه صورت نگیرد ثبتی انجام نمی شود. اما شناسایی و ثبت هزینه ها مشروط می شود و دیگر تحقق هزینه شرط ثبت آن نخواهد بود. بدین صورت که یا باید قرارداد به صورت کامل انجام پذیرد و کالا و خدمات تحویل سازمان شود یا وجهی به صورت قطعی برای هزینه ای پرداخت شود تا هزینه فوق قابل شناسایی و ثبت باشد.