تغییر تاریخ مؤثر انتقال‌های انبار
توسط: تسهیل گستر
تعیین و اصلاح تاریخ واقعی انتقال‌های انبار در اودوو و به‌روزرسانی اسناد مرتبط.
- account
- stock
- stock_account
- sale_management
- purchase
تاریخ واقعی عملیات انبار؛ از دریافت کالا تا تحویل به مشتری
ثبت عملیات انبار همیشه هم‌زمان با جابه‌جایی کالا انجام نمی‌شود. ممکن است کالا امروز به انبار برسد، اما رسید آن چند روز بعد در سامانه تأیید شود؛ یا حواله‌ای با تاریخ اشتباه ثبت شده باشد. ماژول «تغییر تاریخ مؤثر انتقال‌های انبار» امکان تعیین و اصلاح تاریخ انجام انتقال را در اودوو فراهم می‌کند تا زمان ثبت‌شده با زمان واقعی دریافت، تحویل یا جابه‌جایی کالا مطابقت داشته باشد.
این ماژول دو مسیر در اختیار شما می‌گذارد: پیش از تأیید انتقال، تاریخ و ساعت دلخواه را در فیلد «تاریخ مؤثر» وارد کنید؛ پس از انجام انتقال نیز، با داشتن مجوز مربوط، تاریخ را از پنجره «تغییر تاریخ مؤثر» اصلاح کنید. در هر دو حالت، اثر تغییر به اطلاعات مرتبط با عملیات نیز منتقل می‌شود و می‌تواند تاریخ فاکتورها، پرداخت‌ها و محاسبات خرید ارزی را به‌روزرسانی کند.
چه زمانی به این ماژول نیاز دارید؟
- ثبت با تأخیر رسید انبار: کالا در روزی مشخص تحویل گرفته شده، اما ثبت و تأیید رسید در روز دیگری انجام می‌شود.
- اصلاح تاریخ حواله: تحویل به مشتری انجام شده است و لازم است تاریخ ثبت‌شده با زمان واقعی تحویل هماهنگ شود.
- ثبت جابه‌جایی داخلی: انتقال کالا بین محل‌های نگهداری را با تاریخ و ساعت انجام آن ثبت می‌کنید.
- بازبینی خرید ارزی: پس از اصلاح تاریخ دریافت، ارزش کالا باید با نرخ ارز مربوط به تاریخ انتخابی محاسبه شود.
ویژگی‌های کلیدی ماژول
- تعیین تاریخ و ساعت واقعی انجام انتقال پیش از تأیید
- اصلاح تاریخ انتقال‌های انجام‌شده از طریق یک پنجره ساده
- پوشش دریافت کالا، تحویل به مشتری و جابه‌جایی داخلی
- نمایش دکمه اصلاح تاریخ برای کاربران دارای مجوز مربوط
- به‌روزرسانی تاریخ مؤثر سفارش خرید یا فروش مرتبط
- تغییر تاریخ فاکتورهای متصل به سفارش و پرداخت‌های تسویه‌شده مرتبط
- محاسبه دوباره ارزش دریافت خرید ارزیِ غیرمرجوعی با نرخ تاریخ انتخابی
- در نظر گرفتن منطقه زمانی کاربر برای تعیین روز اسناد حسابداری
تاریخ مؤثر، زمان انجام عملیات را مشخص می‌کند. اگر پیش از تأیید این فیلد را خالی بگذارید، ثبت تاریخ طبق روند معمول اودوو انجام می‌شود. برای اصلاح تاریخ پس از تأیید، انتقال باید در وضعیت «انجام‌شده» باشد و دکمه اصلاح برای کاربر دارای مجوز مربوط نمایش داده شود.
هماهنگی تاریخ انتقال با سفارش، فاکتور و پرداخت
با اعمال تاریخ جدید، تاریخ انجام انتقال و جابه‌جایی کالاها به‌روزرسانی می‌شود. در انتقال‌های متصل به سفارش خرید یا فروش، تاریخ مؤثر سفارش نیز دوباره تعیین می‌شود. اگر برای آن سفارش فاکتور خرید یا فروش وجود داشته باشد، تاریخ فاکتور و تاریخ حسابداری آن تغییر می‌کند؛ تاریخ پرداخت‌های تسویه‌شده مرتبط و اسناد آن‌ها نیز به‌روزرسانی می‌شود.
این ارتباط در سطح سفارش بررسی می‌شود. بنابراین اگر یک سفارش چند رسید، حواله یا فاکتور داشته باشد، اثر تغییر را تنها به یک فاکتور محدود ندانید و اسناد متصل به همان سفارش را بازبینی کنید.
تأثیر تاریخ جدید بر خرید ارزی
در دریافت خرید ارزیِ غیرمرجوعی، ماژول نرخ تبدیل ارز مربوط به شرکت و تاریخ انتخابی را مبنای محاسبه قرار می‌دهد. ارزش کالای دریافت‌شده، مبالغ حسابداری انبار و مبالغ مرتبط با فاکتور خرید دوباره محاسبه می‌شوند. در نتیجه، اصلاح تاریخ ممکن است مبلغ ثبت‌شده به ارز شرکت را نیز تغییر دهد؛ حتی اگر مقدار کالا و مبلغ ارزی سفارش ثابت مانده باشد.
گزینه تغییر اسناد حسابداری چه اثری دارد؟
در پنجره اصلاح، گزینه «اسناد حسابداری نیز تغییر کنند» به‌صورت پیش‌فرض فعال است. این گزینه بخشی از به‌روزرسانی تاریخ اسناد را کنترل می‌کند، اما غیرفعال کردن آن همه آثار مالی را متوقف نمی‌کند: تاریخ فاکتورها و پرداخت‌های مرتبط و تاریخ و شماره برخی اسناد حسابداری انبار همچنان می‌تواند تغییر کند.
راهنمای استفاده و تصاویر محیط اودوو
تعیین تاریخ پیش از تأیید و اصلاح تاریخ پس از انجام انتقال، هر دو از فرم خود انتقال در دسترس هستند. مراحل زیر نشان می‌دهند از کجا شروع کنید، چه اطلاعاتی وارد کنید و نتیجه را در کدام سند ببینید.
۱. تعیین تاریخ هنگام دریافت کالا
از برنامه انبار و کارت دریافت‌ها، رسید موردنظر را باز کنید. پیش از تأیید، فیلد «تاریخ مؤثر» را با تاریخ و ساعت واقعی دریافت تکمیل کنید و سپس مراحل معمول تأیید را انجام دهید. همین روش در فرم حواله و انتقال داخلی نیز قابل استفاده است.
۲. دسترسی به اصلاح تاریخ پس از انجام انتقال
برای اصلاح بعدی، با کاربری که «مجوز تغییر تاریخ مؤثر» دارد، رسید یا حواله انجام‌شده را باز کنید. دکمه «تغییر تاریخ مؤثر» در بالای فرم، مسیر ورود به پنجره اصلاح است.
۳. انتخاب تاریخ جدید و اعمال تغییر
تاریخ و ساعت جدید را انتخاب کنید و وضعیت گزینه «اسناد حسابداری نیز تغییر کنند» را بررسی کنید. سپس روی «اعمال تغییر» کلیک کنید. اگر انتقال هنوز انجام نشده باشد، اصلاح از این پنجره پذیرفته نمی‌شود.
۴. مشاهده نتیجه در فاکتور خرید مرتبط
پس از اعمال تغییر، تاریخ انجام انتقال و اسناد مرتبط را بازبینی کنید. برای رسید متصل به سفارش خرید، فاکتور همان سفارش را باز کنید و تاریخ فاکتور و تاریخ حسابداری را بررسی کنید. در خرید ارزی، مبالغ به ارز شرکت را نیز با نرخ تاریخ انتخابی مقایسه کنید.
نمونه کاربردی: دریافت شنبه، ثبت دوشنبه
فرض کنید کالا صبح شنبه به انبار رسیده است، اما مسئول انبار رسید را روز دوشنبه ثبت می‌کند. اگر رسید هنوز تأیید نشده باشد، تاریخ و ساعت دریافت شنبه را در فیلد «تاریخ مؤثر» وارد می‌کند و سپس رسید را تأیید می‌کند. اگر رسید قبلاً با تاریخ دوشنبه تأیید شده باشد، کاربر دارای مجوز از دکمه «تغییر تاریخ مؤثر» استفاده می‌کند و تاریخ را به شنبه تغییر می‌دهد.
پس از اصلاح، زمان انجام انتقال به تاریخ انتخابی تغییر می‌کند. اگر رسید به سفارش خرید دارای فاکتور متصل باشد، تاریخ فاکتورهای آن سفارش و پرداخت‌های تسویه‌شده مرتبط نیز به‌روزرسانی می‌شود. برای خرید ارزیِ غیرمرجوعی، محاسبات مرتبط با دریافت بر اساس نرخ ارز تاریخ شنبه بازبینی می‌شوند.
پرسش‌های رایج
- آیا می‌توان تاریخ را پیش از تأیید مشخص کرد؟
- بله. فیلد «تاریخ مؤثر» در فرم انتقالِ انجام‌نشده برای همین منظور در دسترس است.
- چرا دکمه تغییر تاریخ را نمی‌بینم؟
- انتقال باید انجام شده باشد و کاربر نیز عضو گروه «مجوز تغییر تاریخ مؤثر» باشد. ابتدا وضعیت انتقال و مجوز کاربر را بررسی کنید.
- آیا این قابلیت فقط برای دریافت کالا است؟
- خیر. تعیین و اصلاح تاریخ برای تحویل کالا و انتقال داخلی نیز کاربرد دارد. محاسبه دوباره ارزش دریافت خرید ارزی، به دریافت خرید ارزیِ غیرمرجوعی مربوط است.
- اگر تاریخ مؤثر را خالی بگذارم چه می‌شود؟
- در تأیید اولیه، ماژول تاریخ دلخواهی اعمال نمی‌کند و ثبت تاریخ طبق روند معمول اودوو انجام می‌شود.