یکی از ویژگی‌های یک خبرنگار خوب توانایی بیان روشن و خلاصه‌ی ماجرا به شکلی است که از همان آغاز خواننده را جذب کند. با نگاهی به روزنامه‌ها مثال‌های زیادی از چگونگی بیان داستان به کوتاه‌ترین شکل ممکن خواهید یافت. این مهارتی است که در محیط کار سود بسیاری برای‌تان خواهد داشت. مثلا تهیه و خواندن یک گزارش کوتاه و گیرا که از همان آغاز اطلاعات مهم را به خوبی خلاصه کرده است، باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شود. با این روش، نویسنده ترجیح می‌دهد روی موارد مهم تمرکز کند و در سوی دیگر خواننده مجبور به خواندن و تحمل طوماری از اطلاعات و توصیفات نخواهد بود. این سبک نگارش «هرم وارونه» نام دارد. در این مقاله به چگونگی استفاده از این روش و مزایا و معایب آن می‌پردازیم.

هرم وارونه

هرم وارونه‌ روشی کارامد برای تهیه‌ی محتوایی گیرا و قابلِ‌فهم در کوتاه‌ترین زمان است. این روش شامل عناصر نگارشی مانند مقدمه، توصیفات، پایان‌بندی و شرح و تفسیرهاست و آنها را بر پایه‌ی اهمیت‌شان رتبه‌بندی می‌کند.

در هرم وارونه‌ی نگارش، جایگاه نخست متعلق به مهم‌ترین اطلاعات است. شروعِ نوشته با بارگذاری مهم‌ترین و ارزشمندترین نکته‌ها در بند نخست باید شامل چکیده‌ای از کل مطلب باشد؛ بندهای بعدی شامل مطالب کم‌اهمیت‌تر هستند.

هرم وارونه بر این اصل استوار است که مهم‌ترین داده‌ها باید به سرعت و در همان آغاز متن به خواننده عرضه شوند. بنابراین اگر خواننده پس از یک یا دو بند دست از خواندن بکشد، در هر حال از مهم‌ترین نکته‌ها و مسائل آگاه شده است و در ادامه‌ی مطلب، هر زمان که بخواهد خواندن را پایان دهد، نکته‌ی مهمی‌ را از دست نخواهد داد. همچنین این روش به ویراستار امکان کوتاه کردن مطلب را برای تناسب با فضای مربوط به آن در روزنامه یا مجله می‌دهد.

استفاده از این روش برای نگارش متن های کاری هم مناسب است. هدف از هر مراوده و ارتباطی، دریافت و فهم پیام‌تان است؛ با استفاده از هرم وارونه‌ی نگارش در گزارش‌ها و ایمیل‌هایتان، خواننده فورا نکته‌ی اصلی پیام‌تان را درک می‌کند. همچنین مطالب و گزارش‌هایتان از مطالب‌ سنگین و شلوغ متمایز می‌شود و امکان اینکه از میان انبوه کاغذها، نامه و گزارش‌ها انتخاب شود، افزایش می‌یابد.

استفاده از هرم وارونه

استفاده از هرم وارونه‌ی نگارش شامل ۴ گام است.

۱. مهم‌ترین نکته‌ها و داده‌ها را مشخص کنید

مهم‌ترین بخش پیام‌تان را تعیین کنید و سپس کم‌ترین میزان اطلاعاتی را که برای انتقال آن لازم است مشخص نمایید. میزان اهمیت اطلاعات گوناگون و ترتیب نوشتن درباره‌ی هریک را مشخص کنید.

۲. بخش آغازین نوشته باید محکم و قدرتمند باشد

برای بخش مهم و اثرگذار آغازین ۳۰ کلمه یا دستِ‌بالا به اندازه‌ای که نیازی به بالا و پایین رفتن (scroll) صفحه‌ی نمایش نباشد، در نظر بگیرید. بهتر است این بخش در چند بند کوتاه اطلاعات کلیدی را ارائه کند و با مهم‌ترین نکته‌ها آغاز شود.

ممکن است پوشش دادن ۴ «چ» و ۲ «کاف» (چه چیزی، چه کسی، کی، کجا، چرا و چگونه) که در داستان نویسی به کار می‌رود، فراتر از نیازهای ما باشد. اولویت شما باید «چه چیزی» و «چه کسی» باشد، سپس «کجا» و «کی» و پس از آنها «چرا» و «چگونه». سادگی را فراموش نکنید؛ از زبان روزمره استفاده و از به کار بردن عبارت‌های تخصصی اجتناب کنید.

3. اطلاعات و جزئیات تکمیلی را اضافه کنید

در این مرحله اطلاعات و موضوعات کلان را مطرح، مبانی را تبیین، مشکلات را توصیف یا مطالب لازم را برای درک بهتر موضوع مطرح می‌کنید. شکل‌ها، نقل قول‌ها و آمار هم در این قسمت ارائه می‌شوند. این جزئیات به فهم بهتر کمک می‌کنند اما برای آگاهی از اصل مسئله و پیام‌تان ضروری نیستند.

این بخش باید شفاف و کوتاه باشد. نسبت به مقدمه در این قسمت دست‌تان بازتر است اما نباید خواننده را با انبوه جزئیات بمباران کنید، این کار احتمال از دست دادن خواننده را افزایش می‌دهد. نکته‌های اساسی را در چند بند بیان کنید؛ هر بند را با اشاره به اصل موضوع آغاز و در ادامه آن را تبیین کنید.

۴. متن را با اطلاعات پس‌زمینه‌ای یا اضافه تمام کنید

می‌توانید نوشته را با اطلاعاتی که رابطه‌ی مستقیم با موضوع ندارند اما به درک بهتر آن کمک می‌کنند پایان دهید. این اطلاعات ممکن است نکته‌هایی از پس‌زمینه یا تاریخچه‌ای از مسئله‌ی مورد بحث باشد.

هرم وارونه روش بسیار کارآمدی برای تهیه‌ی ایمیل است. با این روش احتمال فوران اطلاعات را در ایمیل‌هایتان کاهش می‌دهید. همچنین در تهیه گزارش هایی که باید شامل جزئیات باشند، می‌توانید خلاصه‌ی مدیریتی را بر مبنای این روش بنویسید.

اجتناب از اشتباهات احتمالی

هرم وارونه کاربردهای گوناگونی دارد اما ابزار جامعی نیست که در همه‌ی موقعیت‌ها راهگشا باشد. این روش راهکاری برای دسته‌بندی اطلاعات مشابه یا اولویت بندی آنها بر اساس زمان وقوع ارائه نمی‌کند. بنابراین اگر به خوبی اطلاعات را بررسی و دسته‌بندی نکنید ممکن است باعث سردرگمی خواننده شوید.

ریسک این وجود دارد که خوانندگان پس از مقدمه، مطلب را رها کنند چون همه‌ی اطلاعات مهم را به دست آورده‌اند و نیازی به باقی مطالب ندارند، اما اگر جزئیات نوشته‌تان به اندازه‌ی کافی جذاب باشد، لزوما چنین اتفاقی نمی‌افتد.

توجه داشته‌ باشید که این روش برای همه‌ی موقعیت‌های کاری مناسب نیست؛ بیشتر وقت‌ها لازم است در همان آغاز کار مخاطب را جذب کنید اما همیشه نمی‌توانید بدون مقدمه و یک‌راست سر اصل قضیه بروید. مثلا گاهی لازم است موضوع را به شکلی خوشایند و گام‌به‌گام بیان کنید یا از چارچوب توصیفی خاصی برای گزارش‌های کاری استفاده کنید. همچنین ممکن است مخاطب‌تان در دسته‌ی افرادی باشد که وقت آزاد زیادی دارند یا علاقه‌مند به سبکی رایج و قابل‌پیش‌بینی شامل مقدمه، بدنه و پایان باشند.

مثال

فرض کنید که برای یک تولیدکننده‌ی لوازم خانگی کار می‌کنید. گروه کنترل کیفیت متوجه نقص بزرگی در یکی از یخچال‌های تولیدی شده است و شما باید اعلانی با مضمون درخواست برای جمع‌آوری و بازگرداندن یخچال‌ها، برای رسانه‌ها بنویسید.

بار نخست چنین متنی می‌نویسید:

«شرکت ما فعالیتش را از سال ۱۳۷۰ آغاز کرده است و از آن زمان ابزار و لوازم خانگی برقی تولید می‌کند. محصولات تولیدی ما از بالاترین استانداردها و از امنیت بالایی برخوردارند. اما چندی پیش متوجه اشکالی در یخچال‌های مدل زاگرس شدیم که ممکن است باعث بروز خطراتی برای مصرف‌کنندگان شود. از دارندگان این مدل خواهش می‌کنیم در کوتاه‌ترین زمان از طریق custserv@protech.com با ما تماس بگیرید تا امکان بازپرداخت یا تعویض یخچال را با مدل سالم برای‌تان فراهم کنیم. این درخواست تنها مربوط به مدل‌های زاگرس تولید نیمه‌ی اول سال ۹۵ می‌شود.»

این اعلان نه کوتاه است و نه سرراست! نمونه‌ی زیر که با استفاده از هرم وارونه تهیه شده است، سرراست‌تر است و ارائه بهتری دارد:

«درخواست اضطراری جمع‌آوری محصول. با توجه به احتمال خطر بالقوه به دلیل نقص فنی در یخچال‌های مدل زاگرس شرکت «پروتِک»، از دارندگان این یخچال‌ها خواهشمندیم فورا برای بررسی و جمع‌آوری محصول اقدام کنند.

آزمایش‌های ما نشان داده‌اند سیم‌کشی درونی یخچال باعث داغ شدن بیش از حد موتور می‌شود که احتمال اتصالی برق را افزایش می‌دهد. این درخواست تنها یخچال‌های مدل زاگرس تولید شده در ۵ ماه از تاریخ اردیبهشت تا شهریور ۹۵ را شامل می‌شوند که از طریق فروشگاه‌های شهروند خریداری شده‌اند.

تاکنون هیچ مورد صدمه مالی و جانی گزارش نشده است اما برای احتیاط و احترام به مشتریان، از دارندگان یخچال‌های مدل زاگرس تولید شده در تاریخ پیش‌گفته تقاضا می‌کنیم دیگر از این محصول استفاده نکنند. برای اقدامات بعدی و هماهنگی برای بازپرداخت یا تعویض دستگاه با نمونه‌ی سالم از طریق custserv@protech.com یا شماره‌ی تلفن ۱۲۳۴۵۶۷۸-۰۲۱ با ما تماس بگیرید.»

متن با «چه کسی» و «چه چیزی» آغاز می‌شود، سپس به «کجا» و «کی» می‌پردازد و با «چرا» و «چگونه» پایان می‌یابد. در مجموع اعلان دوم بهتر و حرفه‌ای‌تر است اما امتیاز مهم‌تر این است که توجه مخاطب را جلب می‌کند و بی‌درنگ اطلاعات کلیدی را در اختیار آنها می‌گذارد.