در آغاز فعالیت یک کسبوکار، معمولاً مجموعهای از ابزارهای آشنا برای پیشبرد کارها کافی است: مثلاً نرمافزاری مانند Xero برای حسابداری پایه، فایل اکسل برای کنترل موجودی و دفترچه یا یک CRM ساده برای ثبت اطلاعات مشتریان. وقتی روزانه تعداد محدودی سفارش ارسال میکنید، این ابزارها احتمالاً کارتان را راه میاندازند.
اما با بزرگتر شدن کسبوکار، فشار بیشتری به این ابزارها وارد میشود. تیم عملیات زمان ارزشمندی را صرف جابهجایی اطلاعات میان فایلهای اکسل میکند، واحد مالی درگیر پیدا کردن مغایرتها میشود و کارکنان انبار برای یافتن موجودی واقعی به حدس و بررسیهای دستی تکیه میکنند.
بسیاری از کسبوکارهای کوچک و متوسط، سرانجام با یک مسئلهٔ مشترک روبهرو میشوند: نرمافزارهای قدیمی و پراکنده دیگر پاسخگوی رشد عملیات نیستند. در این نقطه، دو انتخاب پیش روی کسبوکار قرار دارد: ادامه دادن با مجموعهای از فایلها و سامانههای جداگانه و امید بستن به اینکه اتصالهای ناقص میان آنها از کار نیفتند؛ یا استفاده از یک سامانهٔ یکپارچهٔ ERP که بخشهای مختلف کسبوکار را در یک بستر به هم متصل کند.
اگر کسبوکار شما هم در چنین نقطهای قرار گرفته، زمان آن رسیده است که فرایندهای داخلیتان را بررسی کنید. در ادامه، پنج نشانه را مرور میکنیم که نشان میدهند ابزارهای فعلی دیگر کافی نیستند و شاید وقت استفاده از کافی نیستند و شاید وقت استفاده از یک راهکار ERP یکپارچه.
۱. موجودی چند انبار یا شعبه را با فایلهای اکسل مدیریت میکنید
با رشد کسبوکار، محلهای نگهداری و عرضهٔ کالا هم بیشتر میشوند: کارخانهٔ اصلی، مراکز توزیع منطقهای و فروشگاهها. اگر برای پیگیری جابهجایی کالا میان این محلها به برگههای جداگانهٔ اکسل متکی باشید، احتمال بروز خطای دستی بالا میرود و تصویر دقیقی از موجودی واقعی نخواهید داشت.
وقتی موجودی چندمکانی بهصورت لحظهای مدیریت نشود، تیم عملیات ناچار است بر اساس اطلاعات ناقص یا حدسوگمان تصمیم بگیرد. نتیجه میتواند موجودی غیرواقعی، تأخیر در آمادهسازی و ارسال سفارش و خطاهای ثبت اطلاعات باشد.
موجودی غیرواقعی چیست؟
فرض کنید کارشناس فروش در سیستم میبیند که یک کالا موجود است و بر همین اساس سفارش مشتری را ثبت میکند؛ اما بهدلیل ناهماهنگی میان سامانهها، کالا در انبار وجود ندارد. این اطلاعات نادرست به سفارشهای تأمیننشده، تأخیر در تحویل و نارضایتی مشتری منجر میشود.
۲. امکان ردیابی دقیق محصولات را ندارید
برای تولیدکنندگان، واردکنندگان و توزیعکنندگان، دید کامل نسبت به مسیر کالا اهمیت زیادی دارد. تیم ارسال باید هر بار محصول یا محمولهٔ درست را به مشتری درست تحویل دهد. با افزایش حجم موجودی، ثبت و پیگیری شمارهٔ بچ و شمارهٔ سریال برای کنترل کیفیت و رعایت الزامات ضروری میشود.
اگر نرمافزار انبار یا فایلهای شما نتوانند مسیر هر محموله را در طول فرایند ثبت کنند، کسبوکار با خطرهای جدی در زمینهٔ انطباق با الزامات روبهرو میشود و ممکن است در صورت بروز مشکل، ناچار به فراخوان پرهزینهٔ محصول شود.
تفاوت شمارهٔ بچ و شمارهٔ سریال چیست؟
شمارهٔ بچ معمولاً به یک گروه یا محموله از کالاهای مشابه اشاره دارد که دریافت، نگهداری یا از انبار ارسال شدهاند. در مقابل، شمارهٔ سریال شناسهای یکتا است که به یک قلم یا محصول مشخص اختصاص داده میشود تا بتوان آن را از سایر اقلام متمایز کرد.
۳. خط تولید کارخانه به سامانهٔ مدیریت موجودی متصل نیست
در کسبوکارهای تولید سفارشی یا تولید بر مبنای سفارش، اطلاعات موجودی باید میان تیم فروش، سالن تولید و واحد خرید هماهنگ باشد.
اگر این ارتباط برقرار نباشد، آشفتگی تولید دور از انتظار نیست. ممکن است کارشناس فروش سفارش را تأیید کند و تولید آغاز شود، اما کارکنان خط تولید در میانهٔ مونتاژ متوجه شوند یک قطعهٔ ضروری در دسترس نیست. در این شرایط، خط تولید متوقف میشود، ساعتهای کاری هدر میرود و تحویل سفارش به مشتری به تأخیر میافتد.
تولید بر مبنای سفارش یا MTO چیست؟
MTO مخفف Make-to-Order است و به راهبردی گفته میشود که در آن تهیه یا تولید یک محصول، پس از تأیید سفارش فروش آغاز میشود. به این ترتیب، تأیید سفارش فروش میتواند بهصورت خودکار سفارش خرید یا دستور تولید ایجاد کند.
۴. ارزش موجودی انبار در دفتر کل مالی بهروز نیست
وقتی تیم انبار و واحد مالی با نرمافزارهای جداگانه کار میکنند، اطلاعات در بخشهای مختلف سازمان از هم جدا میماند. این وضعیت میتواند اختلافهای قابلتوجهی میان موجودی فیزیکی انبار و ارقام ثبتشده در صورتهای مالی ایجاد کند. در پایان ماه یا هنگام حسابرسی سالانه، حسابداران ممکن است چندین روز را صرف تطبیق دستی ماندههای موجودی کنند.
اگر نرمافزار حسابداری نتواند هزینههای جانبی خرید را بهطور خودکار میان کالاها توزیع کند، هزینههایی مانند حملونقل و تعرفههای واردات ممکن است در محاسبات نادیده گرفته شوند. این اتفاق حاشیهٔ سود را کاهش میدهد و بهای واقعی تمامشدهٔ کالا را مخدوش میکند.
هزینهٔ تمامشدهٔ واردشده به انبار چیست؟
این هزینه، مجموع مخارجی است که برای تهیهٔ محصول تا زمان رسیدن آن به انبار پرداخت میشود. این مبلغ میتواند شامل قیمت خرید، حملونقل بینالمللی و داخلی، عوارض گمرکی، تعرفهها، بیمه و هزینههای جابهجایی باشد.
۵. برای مدیریت کسبوکار چندین اشتراک نرمافزاری میپردازید
با گسترش کسبوکار، ممکن است برای هر بخش از فرایند کاری نرمافزار جداگانهای به کار بگیرید: یک ابزار برای حسابداری، فایل اکسل برای موجودی و یک سامانهٔ CRM برای مدیریت مشتریان. چنین محیط پراکندهای میتواند گلوگاههای عملیاتی ایجاد کند؛ از جمله عملیاتی ایجاد کند؛ از جمله جزیرهای شدن اطلاعات، هزینهٔ بالای ارت نرمافزارها.
اگر اعضای تیم زمان بیشتری را صرف حل مشکلات همگامسازی نرمافزارها میکنند تا رسیدگی به مشتریان، مجموعهٔ نرمافزاری فعلی دیگر پشتیبان رشد کسبوکار نیست و به مانعی در مسیر آن تبدیل شده است.
کسبوکار شما با یک راهکار ERP یکپارچه چه تغییری میکند؟
اگر بررسی عملیات داخلی نشان دهد که سامانههای فعلی جلوی پیشرفت کار را گرفتهاند، وقت آن است که از ابزارهای پراکنده فراتر بروید و راهکاری متمرکز برای مدیریت کسبوکار بررسی کنید. پلتفرم یکپارچهای مانند Odoo میتواند در این مسیر مطرح باشد.
سامانهٔ برنامهریزی منابع سازمانی یا ERP، عملیات اصلی کسبوکار را در یک پایگاه دادهٔ مشترک متمرکز میکند و بخشهای مختلف را به یکدیگر پیوند میدهد.
منبع: Odoo