نگرشی به برنامه‌ريزی منابع سازمانی (ERP)

در گذشته بسياري از فعاليت‌هاي زنجبره تأمين به‌طور سنتي با كاغذ، تلفن و فكس انجام مي شد،كه بسيار ناكارآمد، پر هزينه، كند و پر خطا بود. بنابراين زماني كه استفاده از كامپيوتر در كسب‌وكار آغاز شد؛ بسياري از افراد خواستار خودكارسازي فرايندهاي زنجيره‌ي تأمين شدند. فلسفه‌ي وجودي سيستم‌هاي برنامه ريزي منابع سازماني ( ERP ) را مي‌توان در راستاي همين درخواست و نياز انسان‌ها به حساب آورد؛ چرا كه امروزه پیچیدگی بیش از پیش سازمان‌ها و افزايش باور نکردنی حجم اطلاعات، استفاده از سیستم‌های کامپیوتری را به منظور خودکارسازی جریان اطلاعات در تمام سطوح و لایه‌های سازمان ناگزیر نموده است؛ امروزه ساز و کارهای سنتی و دستی به هیچ وجه پاسخ‌گوی نیازمندی‌های سازمان نیستند. بنابراین سازمانها برای عقب نماندن از قافله‌ی رقیبان و حفظ مزیت رقابتی خود، مجبور هستند؛ فناوریهای نوین را به کار گیرند. ERP یکی از فناوریهای بسیار پیشرفته و تأثیرگذار بر روند مدیریت و بهبود عملکرد و بهره‌وری سازمان ها می‌باشد، زیرا همچنان که در سطور بعدی ملاحظه خواهید فرمود؛ ماهیت نرم‌افزاری این سیستم، پویایی و توسعه‌پذیری آن، این امکان را برای تحلیلگران و طراحان سیستم فراهم نموده است که در طول زمان به تناسب تغییر نیازمندی‌های سازمان آنرا به گونه‌ای توسعه دهند که احتیاجات موجود را برطرف نماید.

دراين مدت نرم‌افزارهايي به نام BOM Processors توسعه پيدا کرده بودند که هدف عمده آنها استخراج مواد لازم براي توليد تعدادي محصول بود. اين نرم‌افزارها توجه چنداني به اندازه و حجم توليد و يا به تعبيري ديگر Lot Sizing نداشته و از سوي ديگر زمان تحويل اين اقلام را مدنظر قرار نمي‌دادند . ضمنا اين نرم‌افزارها، موجودي خطوط مختلف توليد و انبارها را مدنظر قرار نمي‌دادند و به همين جهت با استفاده از آنها حجم موجودي در جريان افزايش پيدا مي‌نمود .

در اوايل اين دهه  تمرکز نرم‌‌افزاري بيشتر بر روي سيستم‌هاي کنترل موجودي بود. در اين مدت همچنان بيشتر از مفاهيم سنتي کنترل موجودي براي توسعه نرم‌افزارهاي مرتبط استفاده مي‌شد. اما در اواخر اين دهه مفهوم MRP يا برنامه‌ريزي مواد موردنياز معرفي و نرم‌افزار MRPI توسط شركت IBM توسعه پيدا کرد. مهمترين مشکل اين نرم‌افزار و نرم‌افزارهاي مشابه، اجراي آن بر روي Main Frameهاي گران‌قيمت مستقر در مراکز دانشگاهي، نظامي و ... بود و همين امر فاصله زماني بين دو برنامه‌ريزي را افزايش مي‌داد. اين سيستم به صورت برگشتي، زمان تحويل اقلام موردنياز براي ساخت يك محصول خاص را از زمان تحويل به مشتري تا زماني كه براي مونتاژ شدن روي خطوط مونتاژ مورد نياز بود را، برنامه‌ريزي مي‌كردند. سازمان ها در اجراي MRPI مشكلات زيادي داشتند، اين مشكلات بيشتر مشكلاتي سيستمي و ناشي از كاربران بودند تا مشكلاتي تكنولوژيك. از طرف ديگر، اين سيستم ارتباط بين توليد و استراتژي‌هاي رقابتي سازمان را چندان مدنظر قرار نمي‌داد؛ ضمنا ظرفيت‌هاي توليدي سازمان چندان در اين سيستم لحاظ نمي‌شدند.

تمرکز بر MRPI با توجه به برنامه كلان توليد يا MPS و توسعه MRP حلقه بسته. در اين سيستم‌ها امکان به‌روز نارسايي در زنجيره توليد به حداقل رسيد اما همچنان اين سيستم‌ها فقط برنامه‌‌ريزي توليد را انجام داده و حمايت چنداني از ساير منابع توليد نداشتند.

گسترش MRPI به کف کارگاه و توسعه MRPII که برنامه‌ريزي بخش زيادي از منابع توليدي را انجام مي‌داد. در اوايل همين دهه سيستم‌هاي DRP يا سيستم‌هاي برنامه‌ريزي توزيع که مستقل از MRPII عمل مي‌کردند وارد اين سيستم شده و عملاً مشکل عدم ارتباط اين دو سيستم با يکديگر مرتفع گرديد.

گسترش MRPII به ساير حوزه‌ها و اضافه نمودن سيستم‌هاي پشتيبان تصميم به MRPII توسعه‌يافته که در تمام عرصه‌هاي توليدي، خدماتي، تجاري، توزيع و ... کارايي داشت و ظهور ERP، مشکل عمده سيستم‌هاي MRPII و توسعه يافته‌هاي آن اين بود که تنها سيستم توليدي ساخت به منظور انبار يا MTS را پشتيباني مي‌نمود و ساير سيستم‌هاي توليدي را چندان پوشش نمی‌داد؛ اما با ظهور ERP در حوزه توليد، تمامي سيستم‌هاي توليدي تحت پوشش قرار گرفتند. بخشها، فرايندها و وظايف مختلفي از جمله كنترل كيفيت، نگهداري و تعميرات، امور حسابداري، مالي و ... به سيستم‌هاي توليدي متصل شده و ERP به عنوان حد فاصل سيستم‌هاي SCM و CRM مطرح گرديد. اين سيستم بيش از آنكه عنوان جديدي براي MRPII باشد، به عنوان سطح بعدي در سطوح تكاملي سيستم‌هاي كامپيوتري طراحي شده براي پشتيباني از عمليات سازمان مطرح است .

در سال 1995، پديده اينترنت وارد ERP شد و در سالهاي 1998 تا 2000 ، EDI و ERP با يکديگر پيوند خوردند؛ در سال 2000 اينترنت به عنوان جزيي تفکيک ناپذير از ERP محسوب و سيستم‌هاي ERP تحت وب توسعه يافتند که فناوري چند لايه‌اي در معماري سيستم اطلاعاتي را پشتيباني مي‌کنند. امروزه هم سيستم‌هاي جديدي با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آنها وب بوده و تمرکز بسيار زيادي بر حمايت از ماژول SCM دارند و عملا در تعريف امروز ERP، آن را کاملا مرتبط و جدايي‌ناپذير از SCM تعريف مي‌نمايند . قابل ذکر است که در سال 1998 بيش از بيست هزار سازمان در سراسر جهان مبلغي افزون بر هفده ميليارد دلار در زمينه ERP سرمايه‌گذاري نموده‌اند که اين رقم در سال‌هاي بعد بين سي تا پنجاه درصد رشد داشته و در سال 2003 به رقمي نزديک به صد ميليارد دلار رسيده است.

هزينه نگهداري و به‌روزرساني سيستمهاي پياده‌سازي شده در سال 2000 به رقمي حدود بيست و دو ميليارد دلار بالغ شده که نرخ رشدي برابر سيزده و يكدهم درصد نسبت به سال 1999 داشته است (Broatch,2001). علاوه بر اين، طبق بررسي‌هاي صورت گرفته، در حال حاضر بيش از هفتاد درصد از هزار شرکت طراز اول جهان از ديد مجله Fortune، سيستم‌هاي ERP را با موفقيت پياده نموده و يا در حال پياده‌سازي آن هستند.

تعاريف بسيار زيادی براي ERP ارايه شده است از جمله:

• انجمن کنترل توليد و موجودي آمريکا ERP را به صورت زير تعريف مي‌نمايد

روشي براي برنامه‌ريزي و کنترل مؤثر تمامي منابع موردنياز براي دريافت ، توليد ، ارسال و پاسخگويي به نيازهاي مشتريان در شرکتهاي توليدي، توزيعي و خدماتي.

• ERP، يک بسته نرم‌افزاري تجاري است که هدف آن يکپارچگي اطلاعات و جريان اطلاعات بين تمامي بخشهاي سازمان از جمله مالي، حسابداري، منابع انساني، زنجيره عرضه و مديريت مشتريان مي‌باشد.

• سيستم‌هاي ERP، سيستم‌هاي اطلاعاتي قابل تغيير و تنظيمي هستند که اطلاعات و فرايندهاي مبتني بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهاي سازماني و بين آنها يکپارچه مي‌نمايند.

• ERP، يک پايگاه داده، يک برنامه کاربردي و يک واسط يکپارچه در تمامي سازمان است.

• ERP، سيستم‌هايي مبتني بر کامپيوتر هستند که براي پردازش تراکنشهاي سازمان طراحي شده‌اند و هدف آنها تسهيل برنامه‌ريزي ، توليد و پاسخگويي به‌موقع به مشتريان در محيطي يکپارچه است.

• ERP، يک بسته نرم‌افزاري استاندارد مشتمل بر چندين ماژول مرتبط و يکپارچه است که کليه فرايندهاي تجاري يک سازمان را اعم از توليد، منابع انساني، مالي، بازاريابي و فروش را پشتيباني مي‌نمايد و منجر به يکپارچگي وظايف در سازمان مي‌شود.

• ERP، يک راه‌حل سيستمي مبتني بر فناوري اطلاعات است که منابع سازمان را توسط يک سيستم به هم پيوسته، به سرعت و با دقت و کيفيت بالا در کنترل مديران سطوح مختلف سازمان قرار مي‌دهد تا به‌طور مناسب فرايند برنامه‌ريزي و عمليات سازمان را مديريت نمايند.

• ERP، به مثابه ستون فقرات (back bone) اطلاعاتي يک سازمان از لحاظ بانکهاي اطلاعاتي و فرايندهاي سازماني محسوب شده و به منزله نرم‌افزاري براي پشتيباني فرايندهاي داخلي سازمان است.

• ERP، يک سیستم نرم‌افزاری است که داده‌های موجود در سراسر سازمان را یک پارچه ساخته، به شکل متناسب و در موقع لازم، در اختیار کاربران قرار می‌دهد. به این ترتیب، ERP، تمامی جنبه‌های یک سازمان را از جمله، توزیع و فروش، برنامه‌ریزی تولید تهیه و تدارک مواد، مدیریت سازمان و منابع سازمانی را و برنامه‌ریزی و کنترل تجاری را در بر می‌گیرد.

• ERP، سیستمی است که با هدف ایجاد پی بستر مناسب برای انجام کامل مدیریت امور شرکت‌ها طراحی شده است. با استفاده از این سیستم، امکان ارتباط بین تمام واحدهای یک شرکت تجاری و بازرگانی وجود داشته و مدیر شرکت در هر لحظه می‌تواند در تمام امور شرکت نظیر: امور مالی، پرسنلی و تولید، نظارت و مدیریت داشته باشد. این سیستم باعث می‌شود تا تمام بخش‌های یک شرکت و عملیات انجام شده در آن‌ها، دریک سیستم کامپیوتری جمع‌آوری شوند؛ به گونه‌ای که سیستم مذکور بتواند تمام نیازهای شرکت را در مدیریت، برطرف کند.

آنچه در همه اين تعاريف مهم است، توجه و تمرکز بيشتر بر روي عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات ديگر اختصار از جمله Planning و Resource. چرا که اين سيستم فراتر از برنامه‌ريزي عمل کرده و با وجود تمرکز بر روي منابع سازمان، عناصري فراتر از آن را نيز پوشش مي‌دهد. از سوي ديگر، آنچه که در اين تعاريف بيش از همه نمود دارد، يکپارچگي و استاندارد بودن سيستم ERP است و همين دو جنبه مهم از ERP آن را از ساير سيستم‌هاي اطلاعاتي يکپارچه متمايز مي‌سازد.

ERP، برگرفته از عبارت Enterprise Resource Planning می‌باشد. Enterprise به معنی بزرگ و بر شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و متوسط دلالت دارد؛ Resource به معنی منابع و Planning به معنی برنامه‌ریزی می‌باشد پس معنی عبارت مذکور «برنامه‌ریزی منابع سازمان» می‌باشد.

ERP، این امکان را فراهم می‌کند تا اطلاعات به دست آمده از انبار، بخش مالی، بخش تولید، بخش حمل و نقل و سایر بخش‌های یک شرکت، به هم متصل شده و هر کدام از این بخش‌ها بدون محدودیت زمانی به اطلاعات بخش‌های دیگر دستیابی داشته باشند.

با استفاده از سیستم ERP، اطلاعات درست، به موقع ودریک راستا از بخش‌های مختلف وارد پایگاه داده یک سیستم کامپیوتری شده و توسط کارکنان سازمان قابل دسترسی می‌باشد. در این حالت دسترسی به اطلاعات تا حد زیادی تسهیل می‌گردد به گونه ای که دقیقاً می‌توان مشخص کرد که در هر زمان، محصول درخواستی مشتری در چه مرحله‌ای قرار دارد.

ازسوی دیگر ERP، برای روابط تجاری شرکت هم مفید است. چرا که ERP، وظایفی راکه باید در یک فرایند تجاری انجام شود؛ خودکار می‌کند (مواردی مانند تکمیل سفارش، اخذ سفارش، ارسال آن برای مشتری و اخذ پول از وی). در این حالت وقتی مسئول آماده‌سازی خدمت، سفارشی را از مشتری دریافت می‌کند؛ تمام اطلاعات لازم برای آماده‌سازی نظیر میزان اعتبارم شتری، تاریخچه‌ی سفارش، سطوح موجودی شرکت و برنامه‌زمانی حرکت کامیون‌های انتقال محصول از انبارو سایر موارد مشابه را در اختیاردارد؛ علاوه بر آن هرکس دیگری هم در شرکت می‌تواند این اطلاعات را در اختیار داشته و به همان پایگاه اطلاعات دسترسی داشته باشد. زمانی که کارسفارش دریکی از بخش‌ها تمام شد؛ اطلاعات آن به‌طور خودکار از طریق سیستم ERP به بخش بعدی منتقل می‌شود؛ با این روش، برای این که بدانیم سفارش در کدام مرحله است؛ کافی است به سیستم ERP وارد شده و اطلاعات را از آن جا دریافت کنیم.

- توليد
- فروش
- بازاريابي
- توزيع
- مديريت بازرگاني
- حسابداري
- مالي
- مديريت منابع انساني
- مديريت پروژه
- مديريت انبار
-تعمير و نگه داري
- حمل و نقل
- تجارت الكترونيك
- لجستيك
- كنترل سقف خريد
- صدور اسناد
- مديريت زمان بندي

معروف ترين تأمين كنندگان ERP:

BAAN
CODA
D&B
IBM
JD EDWARDS
Marcarn
Oracle
Peoplesoft
Platinum
Ramco
SAP
SMI
Software 2000

پياده‌سازي سيستم ERP مزاياي بي‌شماري را براي سازمانها به ارمغان مي‌آورد، اما بايد توجه داشت که اين مزايا و بهبود فرايندهاي تجاري سازمان به راحتي قابل دست‌يابي نيستند. پياده‌سازي موفق يک سيستم ERP بستگي بسيار زيادي به انتخاب سيستم مناسب، تأمين‌کننده‌ی مناسب‌، نحوه‌ی بومي‌سازي نرم‌افزار در سازمان با توجه به استراتژي، فرهنگ و ساختار سازمان، تعهد و حمايت مديريت سازمان از پياده‌سازي نرم‌افزار، شايستگي مشاوران در پياده‌سازي نرم‌افزار، كنترل پروژه مناسب در طول فرايند پياده‌سازي و اتمام پروژه در زمان مشخص، بودجه پيش‌بيني شده و مواردي ازين دست دارد.

از اين عوامل كه بگذريم، پياده‌سازي ERP در سازمان مزاياي بسيار زيادي را به همراه خواهد داشت كه به صورت خلاصه مي‌توان به مواردزیر اشاره نمود:

• ايجاد يكپارچگي سازماني: هدف عمده ی ERP، یکپارچه‌سازي تمامی بخشها و جریان‌های اطلاعات کارکردی یک شرکت، به شکل یک سیستم کامپیوتری واحد که قادر به برطرف کردن تمامی نیازهای سازمان باشد.

دو نوع یک پارچه‌سازی برای سیستم‌ها وجود دارد: داخلی و خارجی، یکپارچه‌سازی داخلی عبارت است از: یکپارچه‌سازی بین برنامه‌های کاربردی، یا میان برنامه‌های کاربردی و پایگاه داده، درداخل یک سازمان.

یکپارچه سازی خارجی به یکپارچه‌سازی برنامه ها یا پایگاه داده شرکای کاری گفته می‌شود.

• استانداردسازي: فرايندهاي سازماني بر اساس بهترين تجربياتي كه شركتهاي عرضه‌كننده نرم‌افزار ازسازمان‌هاي مختلف به دست آورده‌اند؛ درسیستم ERP، استاندارد می‌شوند.

• مهندسي مجدد فرايندهاي سازماني :

همر وچمپی مهندسی مجدد فرایند کسب‌و‌کار را این گونه تعریف می‌کنند: «بازاندیشی بنیادین، طراحی نو و ریشه‌ای فرایندها برای دستیابی به پیشرفتی شگفت‌انگیز در بحران باتوجه به معیارهایی نظیر هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت».

از ERP به عنوان کاتاليزور و يا Enabler و يا تسهيل‌كننده در BPR يا مهندسي مجدد فرآيندهاي سازماني نام برده شده است.

• تبديل فرايندهاي سازماني از حالت ضمني به حالت صريح به علت مهندسي مجددي که در فرايندهاي سازمان صورت مي‌پذيرد . اين سيستم مي‌تواند داده هاي بهتري را در باره‌ي فرايند هاي كسب وكار و عملكرد كلي سازمان به مديريت عرضه كند. مثلاً به مديريت كمك كند كه كدام محصول بيشترين سودآوري را دارد.

• امكان نصب و راه‌اندازي سريعتر سيستم‌هاي مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژولهاي مختلف اين نرم‌افزار يا ساير نرم‌افزارهاي كاربردي كه از طرف عرضه كنندگان ERP ارائه نشده و مخصوص آن سازمان هستند.

•  امکان و يا تسهيل توسعه سيستم‌ها و فناوری‌های جديد؛ مانند سیستم‌های به هنگام (JIT ) و....

•  امکان ايجاد همکاري‌هاي تجاري، سرمايه‌گذاري‌هاي مشترک‌، ادغام براي سازمانها، با هزينه کمتر و بازدهي بيشتر و نتيجه بهتر .

•  تغيير تمرکز از برنامه ‌نويسي كامپيوتري در سازمان به بهبود فرآيندها

•  فراهم شدن زير ساخت لازم به منظور پرداختن به مدیریت زنجیره تأمین (SCM) و مدیریت ارتباط با مشتری (نرم افزار CRM)، دو مبحثي كه در حال حاضر تبديل به دو جزء جدايي ناپذير ERPII شده‌اند .

•  توسعه زيرساخت لازم به منظور وارد شدن به تجارت الکترونیک (E-Business).

•  حذف فعاليت‌هاي تكراري

•  ثبت داده‌هاي عملياتي در حين انجام كار

•  حفظ امنيت نگه داري داده‌ها به صورت متمركز و برنامه‌ريزي شده

•  دسترسي سريع و به‌روز به داده‌ها

•  كاهش شديد مصرف كاغذ

•  بهبود تصميم گيري به دليل دسترسي به داده‌هاي به‌روز و مناسب

دو انتخاب براي سازمان‌هايي كه خواهان استفاده از ERP هستند؛ وجود دارد. يك انتخاب اين است كه خود يك سیستم يكپارچه را با پيوند بسته‌هاي نرم‌افزاري كاركردي موجود يا با برنامه‌نويسي يك سيستم جديد و اختصاصي توسعه دهند. انتخاب ديگر كه اغلب سريع‌تر و ارزان‌تر است، استفاده از نرم‌افزارهاي يكپارچه‌ي ERP موجود در بازار است. يكي از نرم‌افزارهاي برجسته ERP نرم‌افزار ODOO نام دارد كه شركت تسهیل‌گستر به صورت نرم‌افزارهای سازمان یار عرضه می‌کند؛ اين بسته با دارا بودن انواع ماژول‌ها باعث شده است تا برای تمامی کسب‌وکارها بتوان شخصی‌سازی و استفاده کرد.