این سیستم به‌عنوان ابزاری که می‌تواند اطلاعات مورد نیاز سازمان‌ها و کمپانی‌های مختلف را طبقه‌بندی کند، توان اجرایی کسب‌وکارها را افزایش داده و آن‌ها را برای ماندن در میدان رقابت به‌روز نگه می‌دارد.

اگرچه ممکن است استفاده از سیستم ERP بر بستر ابر در ابتدا کمی هزینه‌زا باشد، اما باید توجه داشت که هزینه‌ی صرف‌شده برای این ابزار در مقایسه با کاربرد آن در رفع خطاهای انسانی، افزایش سرعت و قدرت بالای ذخیره‌سازی داده‌ها، شما را از خریدتان مطمئن خواهد کرد.

با این حال نشانه‌هایی وجود دارد که نشان می‌دهد کسب‌وکار شما آمادگی استفاده از سیستم ERP بر بستر ابر را دارد یا نه. برای اطلاع از این نشانه‌ها، این مقاله را تا انتها بخوانید.

نشانه‌ی اول – گسترش واحدهای مختلف و سخت شدن جمع‌آوری داده

زمانی که تعداد واحدهای مختلف یک سازمان افزایش پیدا کند، نیاز به هماهنگی میان آن‌ها نیز ضرورت می‌یابد. اگر واحدهای مختلف نتوانند داده‌ها و اطلاعات خود را در بستری امن با یکدیگر به اشتراک بگذارند، مدیریت سایت در تحلیل سازوکارهای مختلف حاکم بر سازمان دچار مشکل خواهد شد.

اگر واحدهای مختلف داده‌ها و اطلاعات مربوط به خود را روی یک بستر جداگانه بارگذاری کنند و اطلاعات آن برای سایر بخش‌ها قابل دسترسی نباشد، دسترسی به کلیت داده‌ها سخت خواهد شد و هر لحظه امکان این وجود دارد که اطلاعات حیاتی سازمان از دست بروند؛ بنابراین اگر به‌عنوان مدیر یک سازمان یا کسب‌وکار به جایی رسیده‌اید که نمی‌توانید تمامی اطلاعات بخش‌های مختلف را به‌صورت متمرکز زیر نظر داشته باشید، بهتر است به سیستم ERP بر بستر ابر کوچ کنید.

نشانه‌ی دوم – احساس خطر برای گرفتن بک‌آپ و حفاظت از داده‌ها

تمامی کمپانی‌های بزرگ که در سرورهای خود داده‌هایی حیاتی را ذخیره دارند، دائماً در معرض خطرهای مختلفی هستند. وقایعی مثل آتشسوزی یا سیل، حمله‌ی ویروسی و یا پاک شدن ناگهانی اطلاعات از جمله مواردی هستند که امنیت داده‌ها را تهدید می‌کنند. بنابراین اگر تمام داده‌های یک کسب‌وکار به‌طور متمرکز در جایی ذخیره نشود و به‌دنبال آن به‌طور مستمر و از راه‌های استاندارد نسخه‌های پشتیبان تهیه نشوند، سازوکار سازمان همیشه در معرض فروپاشی است. بنابراین بهتر است برای امنیت داده‌های خود یک فکر اساسی بکنید و هرچه سریع‌تر آن‌ها را به سیستم ERP بر بستر ابر انتقال دهید.

نشانه‌ی سوم – نیاز به به‌روزرسانی مداوم

در سیستم‌های غیرابری، ارتقای نسخه‌های قدیمی معمولاً بسیار زمان‌بر و هزینه‌بردار است. طبیعی است در شرایطی که شرکت اهداف بزرگ‌تری دارد، به‌روزرسانی و ارتقای زیرساخت‌ها اولویتی پایین‌تر خواهد داشت. علاوه بر این پیاده‌سازی نسخه‌های جدید و ارتقای نسخه‌های قدیمی به نیروی انسانی نیاز دارد که ممکن است بسیاری از شرکت‌ها از آن بی‌بهره باشند. در این شرایط سیستم همیشه نیازمند به‌روزرسانی است و کارایی آن پایین خواهد آمد. با انتقال داده‌های بر بستر سیستم ERP ابری این مشکل حل خواهد شد.

نشانه‌ی چهارم – هزینه کنید اما به بازگشت سرمایه هم فکر کنید

هدف سازمان‌ها و کمپانی‌های مختلف در استفاده از سیستم ERP ابری بهینه‌سازی و کاهش هزینه‌هایی است که سازمان متحمل می‌شود. با این حال و با توجه به هزینه‌ی نسبتا بالایی که باید برای پیاده‌سازی سیستم ERP ابری خرج کنید، لازم است به‌دقت سود و ضرر این فرایند را محاسبه کنید و به‌طور تقریبی زمان بازگشت سرمایه‌تان را معین کنید.

بسیاری از مدیران با توجه به هزینه‌هایی بالایی که سیستم ERP دارد، ترجیح می‌دهند از آن استفاده نکنند. با این حال استفاده از سیستم ERP ابری که هزینه‌ی آن می‌تواند به‌صورت اشتراکی توسط چند کاربر یا کمپانی پرداخت شود، از ریسک سرمایه‌گذاری می‌کاهد و نرخ سودآوری را افزایش و زمان بازگشت سرمایه را کاهش می‌دهد.

نشانه‌ی پنجم – زمان زیادی که صرف بارگذاری می‌شود

هرچه میزان داده‌هایی که سیستم شما مجبور به پردازش آن‌ها است بیشتر باشد، زمان بارگذاری داده‌های جدید نیز به همان نسبت افزایش پیدا خواهد کرد. بسیاری از کمپانی‌ها در برابر این معضل اقدام به انجام دستی فرایندهای مختلف می‌کنند که به‌طور قابل ملاحظه‌ای میزان خطاهای سیستم را افزایش خواهد داد و موجب می‌شود تا نتایج به دست آمده قابل استناد نباشند. استفاده از سیستم ERP ابری این معضل را حل خواهد کرد و دیگر نیازی نیست زمان زیادی را صرف بارگذاری داده‌ها کنید و یا با استفاده از منابع انسانی به انجام دستی فرایندهای مختلف بپردازید.

نشانه‌ی ششم – بر نتایج تمرکز کنید

معمولاً سازمان‌هایی که در زیرساخت‌های تکنولوژیک خود ضعف دارند، زمان زیادی را از دست می‌دهند و به‌جای اختصاص‌دادن آن به افزایش بهره‌وری نتایج کار، مجبور خواهند شد همیشه با زیرساخت‌های فرسوده‌ی خود درگیر باشند. به‌همین جهت تأمین زیرساخت‌های استاندارد اگرچه ممکن است هزینه‌ی زیادی را بر کمپانی تحمیل کند، اما سود نهایی آن، هزینه‌ی زیاد آن را جبران خواهد کرد.

سیستم ERP ابری می‌تواند علاوه بر افزایش سرعت کارها، بهره‌وری را نیز افزایش دهد. البته توجه داشته باشید که برای رسیدن به این هدف، تنها استفاده از یک سیستم ERP ابری کافی نیست و لازم است تمام نرم افزارها را به‌صورت یکپارچه هماهنگ کنید.

به بیان دیگر باید تلاش کنید تمام نرم افزارهای واحدهای مختلف سازمان خود را به‌شکل هماهنگ بر روی سیستم ERP ابری پیاده کنید تا بتوانید از نتایج آن، رضایت کامل داشته باشید. برای این کار بهتر است یک نرم افزار تحت وب برای کنترل تمام فرایندهای انجام‌شده در سازمان تهیه کنید. نرم افزاری که بتواند بخش‌های مختلفی همچون تدارکات، فروش، پخش، حسابداری و مدیریت منابع انسانی را پوشش دهد و آن‌ها را با هم هماهنگ کند.

جمع‌بندی

همان گونه که دیدید سازمان‌های مختلف با گسترش یافتن و افزایش واحدهای خود در تجمیع اطلاعات و داده‌ها با مشکلاتی مواجه خواهند شد که معمولاً کل فرایند سازمان را تحت تأثیر قرار خواهد داد. برای آنکه بتوان یک سازمان گسترده را به‌خوبی مدیریت کرد، باید بتوانیم نسبت به فعالیت همه‌ی واحدها اطلاعات دقیقی کسب کنیم.

تهیه‌ی نسخه‌های پشتیبان و بک‌آپ نیز ازجمله مواردی است که می‌تواند دردسرساز باشد. سیستم ERP ابری با تهیه‌ی مداوم این نسخه‌ها، خطر نابودی داده‌های حیاتی سازمان را به حداقل می‌رساند. از طرفی با استفاده از سیستم ERP ابری دیگر هرگز وقتتان برای بارگذاری داده‌های مختلف تلف نمی‌شود و فرسوده بودن زیرساخت‌های سازمان مانعی برای سرعت انجام امور نخواهد بود.