درحال‌ حاضر به دلیل پیچیده شدن قسمت‌ های مختلف معاملات و دارایی، حسابها و شیوه‌های حسابرسی متنوعی روی کار آمده‌ است‌‌ که می‌توان از میان این حساب‌ ها به حساب های انتظامی اشاره کرد. حسابهای انتظامی درواقع برای دریافت و عرضه ضمانت، نگهداری و ثبت اسناد ضمانتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. اگر بخواهیم گسترده‌تر به معرفی این حساب بپردازیم باید بگوییم این حساب ماهیت نداشته (یک حساب خنثی محسوب می شود) و فقط تحت عنوان سند ضمانت از آن بهره گرفته خواهد شد.

حسابهای انتظامی زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که سازمان‌ها و مؤسسات گوناگون مجبور به ارائه یا دریافت ضمانت هایی از قبیل چک، سفته و یا ضمانت نامه های بانکی باشند. این ضمانت می‌تواند بصورت سند یا وثیقه هم باشد. پس در حالت کلی حسابی که از اسناد ضمانتی محافظت می‌کند ولی در سود و زیان و حسابهای ترازنامه ای هیچ تاثیری ندارند حساب های انتظامی نام دارد.

پس ضمانت‌ هایی که در این حسابها به‌ ثبت می‌شوند شامل چک، سفته، املاک و وسایط نقلیه و ضمانت‌ های بانکی هستند. در این مقاله قصد داریم اطلاعات لازم و دقیق را در رابطه با حسابهای‌ انتظامی برای شما شرح دهیم لطفاً تا انتهای مقاله همراه ما باشید.

حساب انتظامی چیست؟

حساب انتظامی در یک‌کلام یعنی حسابی که هیچ‌گونه واقعیتی در محیط بیرون نداشته و صرفاً به جهت اطمینان خاطر طرفین در یک معامله اقتصادی از آن استفاده می‌شود.

حساب های انتظامی با سایر حساب ها تفاوت دارند که در ادامه به برخی از تفاوت‌ها اشاره می‌کنیم:

•     در حکم وثیقه هستند.

•     ارزش مادی ندارند.

    در متن ترازنامه منعکس نمی‌شوند و اگر هم قرار باشد مشخص شوند، در یکی از دو مکان زیر افشا خواهند شد:

•     ذیل ترازنامه

•     یادداشت‌های توضیحی

• کاربرد حساب های انتظامی در کسب و کارها و ضرورت آن

در بسیاری از معاملات، یکی از طرفین یا هر دو قادر به ارائه کالا، پول یا خدمت خود در لحظه نیستند. از این رو نیاز به گذشت زمان برای رسیدن به منفعت معامله دارد. در همین راستا حساب های انتظامی به وجود آمدند تا هرکدام از طرفین حسن‌نیت خود را به‌طرف دیگر نشان دهد. این موضوع سندی جهت تأیید پایبندی طرفین به کلام خود بوده و باعث می‌شود تا در زمان مقرر طرف مقابل منفعت خودش را دریافت می‌کند.

انواع حساب های انتظامی

حساب های انتظامی انواع مختلفی دارند که در اینجا 4 مورد از آن‌ها بررسی می‌شود:

•     چک: چک بیشترین استفاده را در میان سایر حساب های انتظامی دارد. چک‌ها یا توسط اشخاص ارائه می‌شوند یا خود بانک چک را ارائه می‌کند که هرکدام از قوانین خاص خودش پیروی می‌کند.

•     سفته: هرچند این روزها افراد بیشتر از چک استفاده می‌کنند اما سفته هنوز کاربرد خودش را دارد. بین چک و سفته تفاوت‌هایی وجود دارد؛ از جمله این که هر سفته تا یک سقف مشخصی اعتبار داشته و می‌تواند تضمین‌کننده باشد؛ درحالی‌که چک‌ها این‌گونه نیستند.

•     ضمانت نامه بانکی اگر معامله‌ای بسیار بزرگ باشد (مانند معاملات دولتی) دیگر چک و سفته کافی نبوده و از ضمانت‌نامه بانکی برای این کار استفاده می‌شود.

•     اسناد ملکی: اسناد ملکی در مواردی مانند آزادکردن زندانی و … کاربرد دارد. همچنین برای دریافت وام‌های کلان نیز رد پای اسناد ملکی را مشاهده می‌کنیم.

•     وجه نقد: در این حالت مبلغی از پولی که قرار است مثلاً دو ماه آینده پرداخت شود، فی‌المجلس به‌صورت ضمانت نگهداری می‌شود.

کاربردهای مهم حساب انتظامی

پیش تر به صورت اختصار به کاربرد حساب انتظامی اشاره کردیم. حال باید این نکته اساسی را متذکر شویم که این نوع حساب در حسابداری دولتی کاربرد چندانی ندارد. با این وجود یکی از کاربردهای مهم آن در بخش ثبت بدهی های احتمالی در کمپانی های بازرگانی می باشد. کاربرد دیگر این حساب در زمان عقد قرارداد میان دو طرف است که قادر به اثبات حسن نیت خود نیستند. در نتیجه از ارائه سرمایه یا کالای خود به طرف مقابل شان در لحظه عقد قرارداد خودداری می کنند.

در چنین حالتی و با استفاده از حساب انتظامی طرفین قرارداد می توانند حسن نیت خود را به یکدیگر نشان دهند. در نتیجه سندی به دو طرف ارائه خواهد شد که به نوعی تضمین کننده منافع طرفین می باشد. از دیگر کاربردهای این حساب، استفاده وسیع از آن در بخش حسابداری مالیاتی است. به این صورت که هر گاه افراد با مالیات های سنگین روبه رو شده و به پرداخت آن مکلف شوند می توانند از این نوع حساب استفاده کنند. لازم به ذکر است که افراد دارای مالیات های معوقه بسیار نیز می توانند از این حساب ها بهره بگیرند.

نحوه بستن حسابهای انتظامی

قبل از این که نحوه بستن یک حساب انتظامی را شرح دهیم لازم است یادآور شد که بستن حساب یعنی صفر کردن و پایان دادن به یک دوره مالی می باشد. در خصوص نحوه بستن این نوع حساب ها این گونه عمل می کنند که با پایان یافتن سال مالی مانده نهایی حساب هایی که مانده بستانکار دارند را بدهکار می کنند. همچنین ممکن است مانده نهایی حساب هایی که مانده بدهکار دارند. را بستانکار کنند. به این دو روش اقدام به بستن حساب مذکور می نمایند.

به طور کلی بسته شدن این نوع حساب با عمل جا به جا کردن بدهکاری این نوع حساب و بستانکار کردن طرف همان حساب با همدیگر در پایان سال مالی صورت می گیرد. لازم به ذکر است که جهت بستن حساب انتظامی در پایان یک دوره مالی، اطلاعات مرتبط با این نوع حساب را جمع آوری کرده سپس آن ها را بررسی و تجزیه و تحلیل می نمایند.

نحوه کدینگ حساب انتظامی

کدینگ کردن حساب انتظامی با توجه به استفاده بالا از نرم افزارها و همچنین پیچیده شدن امور حسابداری با کامپیوتر امری اجتناب ناپذیر است. در نرم افزارهای مخصوص حسابداری علاوه بر مشخص شدن نام حساب ها، برای راحت نمودن فرایند حسابداری کدی را برای هر حساب تعیین می نمایند. در انواع سیستم های حسابداری 9 تقسیم بندی و کد ایجاد شده اند که گروه نهم به این نوع حساب ها اختصاص داده شده است. به همین دلیل برای کدینگ کردن این نوع حساب ها از یک کد با پیش شماره 9 رقمی استفاده می شود. البته با توجه سطح حساب نسبت به حساب های تضمینی، کل و معین تعداد ارقام این کد را تعیین می نمایند.

جمع بندی

از حساب انتظامی اغلب برای محرز نمودن امور مالی استفاده می شود. این امور ممکن است شامل انواع یند تضمینی و یا وثیقه باشد. این نوع حساب ها به حساب های بدون ماهیت معروف هستند که تنها در یادداشت های توضیحی امور مالی جهت روشن شدن این امور مورد استفاده قرار می گیرند. بهره گیری از این نوع حساب مستلزم برخورداری از دانش به روز شده حسابداری می باشد. زیرا تنها در این صورت است که می توان اطلاعات را به شکل صحیح در دفاتر حسابداری به ثبت رساند.