آیا می‌دانید سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) چه تاثیری بر تصمیم‌گیری مدیران سازمانها دارد؟ مدیران یک سازمان در جهت رسیدن به اهدافی که برای سازمان خود تعیین کرده‌اند، با توجه و اطلاعات و داده‌هایی که از سازمان خود دارند، تصمیماتی می‌گیرند که بر روند سازمان تاثیرگذار است. این اطلاعات را سیستم اطلاعاتی مدیریت در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

هرچه اطلاعات و داده‌هایی که در اختیار مدیران قرار می‌گیرد دارای صحت بیشتر و اطمینان بالاتری برخوردار باشد، مدیران با ریسک کمتری برای موسسه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری می کنند. در این مقاله سعی داریم عواملی را که بر تصمیم‌گیری مدیران تاثیرگذارند و همچنین با در اختیار قرار دادن اطلاعات صحیح در زمان مناسب موجب کاهش ریسک برنامه‌ریزی موسسه می‌شوند معرفی کنیم پس تا پایان مقاله با ما همراه باشید.

تعریف سیستم اطلاعات مدیریت

آنچه که از تعاریف مختلف سیستم‌های اطلاعات مدیریت متوجه می‌شویم، آن است که سیستمی که یکسری اطلاعات مربوط به سازمان را جمع‌آوری، سازماندهی و پردازش می‌کند و در نهایت در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد؛ سیستم اطلاعاتی مدیریت یا به اختصار MIS نامیده می‌شود. مدیران نیز از این اطلاعات به منظور شناخت بهتر سازمان و در نتیجه برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری استفاده می‌کنند.

حتماً بخوانید: موفقیت رهبران زن و رازهایی که آنان را بر مدیران مرد برتری می دهد

تاریخچه سیستم های مدیریت اطلاعات

با گسترش رایانه‌ها در قرن بیستم سرعت و ظرفیت پردازش اطلاعات نیز بیشتر شد، در اواسط همین قرن سیستم اطلاعات مدیریت با سرعت بیشتری رشد کردند و گسترش یافتند اما قبل از اینکه رایانه‌ها گسترش پیدا کند، MIS با سرعت کمی در حال رشد و تکامل بودند.

اهداف سیستم مدیریت اطلاعات MIS چیست؟

با توجه به تعریف این سیستم‌ها، مهم ترین هدف MIS ارائه اطلاعات سازمانی به مدیران است. در راستای این هدف، اهدافی مانند جمع‌آوری اطلاعات، بایگانی، پردازش و سرعت بخشیدن به دسترسی به اطلاعات نیز شامل اهداف سیستم مدیریت اطلاعات می‌شود.

تعریف سیستم های اطلاعات مدیریت

سیستمی که هدف اصلی آن رساندن اطلاعات صحیح و کافی در رابطه با سازمان در کمترین زمان به مدیریت است. این سیستم اطلاعات سازمان را جمع‌آوری و نگهداری و پردازش می‌کند و در اختیار مدیران قرار می‌دهد، مدیران با استفاده از این اطلاعات برای موسسه برنامه‌ریزی و تصمیم گیری می کنند.

توجه داشته باشید که یک سیستم حسابداری خوب باید گزارش‌های مدیریتی، صورت‌های مالی، گزارش‌های تهیه شده برای افراد خارجی و اطلاعات کافی برای ارائه اظهارنامه مالیاتی را ارائه دهد. شما می توانید با مراجعه به صفحه سیستم حسابداری اطلاعات بیشتری درباره قابلیت‌ها و ویژگی‌های سیستم حسابداری کسب نمایید.

کاربرد MIS

هدف نهایی یک سازمان و موسسه از سرمایه‌گذاری در بخش‌های مختلف سازمان کسب سود و به عبارتی به حداکثر رسانیدن ثروت صاحبان سرمایه موسسه است. MIS با اطلاعاتی که در اختیار مدیران قرار می‌دهد، به آنها کمک می‌کند تا با تصمیمات خود در جهت این هدف تلاش کنند.

پیاده سازی سیستم های اطلاعات مدیریت

شرکت‌ها به منظور پیاده‌سازی سیستم اطلاعاتی مدیریت باید در مرحله نخست شناخت کافی داشته باشند، بعد از مرحله شناخت باید سیستم را آنالیز کرده و با پایان آنالیز آن را اجرا می‌کنند، مرحله بعدی پیاده‌سازی MIS آزمایش طرح جدید است، در مرحله آخر استقرار طرح جدید می‌باشد.

حتماً بخوانید: نرم افزار منبع باز ای آر پی ( Open Source ERP )

وظایف MIS

وظایف Mis را می‌توان به صورت خلاصه به شکل زیر بیان کرد:

•     خدمات رایانه ای را برای سازمان انجام می‌دهد.

•     طبقه بندی اطلاعات

•     فراهم کردن سیستم‌های اطلاعاتی مناسب

•     امکان سنجی و بررسی‌های فنی و مالی

مزایای سیستم های اطلاعات مدیریت

با توجه به اینکه اطلاعاتی جامع در رابطه با موسسه در اختیار مدیران قرار می‌دهد، امکان کشف نقاط ضعف و قوت موسسه وجود دارد. مدیر می‌تواند یک نمای کلی از موسسه داشته باشد. این اطلاعات در برنامه‌ریزی برای آینده موسسه و تصمیم‌گیری مدیران می‌تواند بسیار تاثیرگذار باشد.

حتماً بخوانید: شفافیت در زنجیره تامین چیست و چه مزایای دارد؟

انواع سیستم‌های اطلاعات مدیریت در سازمان

در حالت کلی انواع سیستم اطلاعات مدیریت را می‌توان به سه دسته کلی تقسیم نمود. در ادامه به معرفی هریک از این انواع می‌پردازیم.

سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه

سیستم مدیریت پروژه که یکی از انواع سیستم اطلاعات مدیریت می‌باشد، شامل مجموعه‌ای از روش‌ها و راهکارها برای مدیریت پروژه است، که اطلاعات مربوط به یک پروژه را جمع‌آوری و سازماندهی می‌کند تا مورد استفاده مدیران قرار گیرد.

سیستم اطلاعاتی مدیریت پیشرفته

پیشرفته از دیگر انواع سیستم اطلاعات مدیریت می‌باشد که به جمع آوری و ذخیره و پردازش اطلاعات مورد نیاز مدیران پرداخته و این اطلاعات را در اختیار مدیران قرار می‌دهد، اما نسبت به MIS پیشرفته‌تر است و این کار را با جزئیات بیشتری انجام می‌دهد.

سیستم های اطلاعات مدیریت منابع انسانی

نرم‌افزار اطلاعات مدیریت منابع انسانی به عنوان یک محل ذخیره‌سازی و پردازش اطلاعات مربوط کارمندان است و این اطلاعات را در اختیار گروه مدیریت منابع انسانی قرار می‌دهد. مدیریت منابع انسانی با توجه به ارتباطی که با کارمندان دارد و درواقع رابطی بین کارمندان و مدیریت شرکت است، باید به صورتی وظایف خود را انجام بدهد که هم پرسنل و هم مدیران از او راضی باشند. بنابراین سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی از دیگر انواع سیستم اطلاعاتی مدیریت می‌باشد. اگر می‌خواهید بدانید یک مدیر منابع انسانی دقیقا چه وظایفی دارد.

حتماً بخوانید: روش و اصول بایگانی پرونده های پرسنلی چگونه است؟

سیستم های اطلاعات مدیریت در سطوح مختلف سازمان

بر اساس سطوح مختلف سازمان سه نوع MIS به شرح زیر وجود دارد، که عبارتند از:

•     سیستم اطلاعات ردۀ عملیاتی: با پیگیری عملیات عادی موسسه، این اطلاعات را در اختیار مدیران عملیاتی قرار می‌دهد.

•     سیستم اطلاعات ردۀ مدیریت: به مدیران میانی کمک می‌کنند تا در فعالیت‌های اداری تصمیم‌گیری و پیگیری‌ها را انجام بدهند.

•     سیستم اطلاعات ردۀ راهبردی: اطلاعات این سیستم در تصمیم‌گیری‌های مدیران ارشد در رابطه با سازمان کمک می کنند.

حتماً بخوانید: نرم افزار ERP یا نرم افزار CRM ؛ کدام بهتر است؟

نقش سیستم MIS در تصمیم‌گیری مدیران

اطلاعات یک پایه و اساس منطقی برای فرایند تصمیم‌گیری است، تصمیم‌گیری فرایند تبدیل اطلاعات به عملکرد می‌باشد. تصمیم‌گیری‌های درست و به موقع و برنامه‌ریزی‌های کوتاه مدت و بلند مدت برای سازمان، موجب رشد و پیشرفت سازمان خواهد شد. سیستم اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری را فراهم می‌آورد.

نقش سیستم اطلاعاتی مدیریت در پشتیبانی عملکرد

اگر بخواهیم به صورت خلاصه نقش سیستم اطلاعات مدیریت در پشتیبانی عملکرد را بیان کنیم، می‌گوییم که این سیستم با ثبت و ذخیره کردن تمامی اطلاعات سازمان، مانند اطلاعات خرید و فروش، اطلاعات حقوق و دستمزد، اطلاعات کارکنان، اطلاعات بازار، اطلاعات مشتریان و سپس پردازش این داده‌ها، از عملیات سازمان پشتیبانی می‌کند.

نقش سیستم اطلاعاتی مدیریت در پشتیبانی از تصمیم گیری

سیستم‌های اطلاعات مدیریت می‌توانند از طریق ارائه گزارش‌های قابل درک و تفسیر به مدیران، میزان مغایرت و انحراف از برنامه‌های مشخص شده را نشان دهند.

نقش سیستم اطلاعاتی مدیریت در پشتیبانی استراتژیک

مدیر MIS باید از تمامی عوامل محیطی و بیرونی سازمان آگاه باشد، همچنین ارزش سیستم‌های موجود را اطلاع داشته باشند. در بسیاری از موسسات گزارش‌های معاونت این سیستم به مدیریت عالی ارائه می‌شود.

حتماً بخوانید: ۱۲ نکته طلایی در مدیریت منابع انسانی برای مدیران تازه‌کار

اجزای سیستم اطلاعاتی مدیریت

اجزاء سیستم مدیریت عبارتند از:

•     سیستم

•     اطلاعات

•     مدیریت

سیستم به معنای سیستمی است که می‌تواند به تعداد زیادی کاربر خدمت‌رسانی کند. اطلاعات یعنی نرم‌افزارهای اطلاعاتی از طریق پایگاه داده توسط این سیستم به هم متصل و در ارتباط می‌باشند همچنین به تمام مدیران اطلاعات مورد نیازشان را ارائه می‌دهد.

عناصر اصلی سیستم MIS

سیستم اطلاعاتی مدیریت دارای چند عنصر اصلی می‌باشد، که این عناصر عبارتند از:

•     کامپیوتری که با استفاده از یک پایگاه اطلاعات چندین نرم‌افزار اطلاعاتی را به یکدیگر مرتبط می‌نماید.

•     نرم افزارهای اطلاعاتی از طریق پایگاه داده توسط این سیستم به هم متصل و در ارتباط می‌باشند.

•     ارائه اطلاعات مورد نیاز به تمام مدیریان در سطوح مختلف

•     پشتیبانی از عملیات و تصمیم‌گیری

•     رابط کاربری ماشینی جهت پاسخگویی به جستجوهای فوری و موقتی

حتماً بخوانید: ‫قبل از خرید نرم افزار CRM به این ۵ سوال پاسخ دهید

امکانات سیستم‌های اطلاعات مدیریت

بنا بر تعریف دیویس و اولسون امکانات این سیستم شامل برنامه‌ها و سخت افزارهای رایانه‌ای، آیین نامه‌ها و رهنمودها، الگوهایی برای تحلیل، طرح‌ریزی، کنترل و بازرسی و تصمیم‌گیری و یک دیتابیس است.

رابطه‌ی بین ERP و MIS

ERP به معنی برنامه‌ریزی منابع سازمانی است و سیستمی است که به سازمان کمک کند تا با کمک داده‌ها به مدیریت منابع خود بپردازد، در واقع ERP بخشی از سیستم MIS است.

تفاوت های میان MIS و ERP

مهم ترین تفاوت این دو سیستم در در نحوه اجرای عملیات در سیستم‌های ERP است، در ERP تمام اطلاعات مورد نیاز به صورت یک بانک اطلاعاتی مشترک در همه قسمت‌ها استفاده می‌شوند و بخش‌های مختلف سیستم با یکدیگر در ارتباط اند؛ در صورتی که MIS اطلاعات مورد نیاز هر بخش را به طور جداگانه در اختیار هر بخش قرار می‌دهد.

MIS از روش‌های موجود استفاده می‌کند در صورتی که ERP به دنبال ایجاد روش‌های جدید و نوین می‌باشد.

MIS بیشتر به مسائل داخلی سازمان می‌پردازد، در صورتی که ERP بیشتر هر دو مسائل داخلی سازمان و برون سازمانی را پوشش می‌دهد.

حتماً بخوانید: تفاوت سیستم های ERP و MIS

5 سوال مهم درباره سیستم اطلاعات مدیریت

تا این بخش از مقاله به شرح MIS و مطالب پیرامون این موضوع پرداختیم. در ادامه این مقاله به مهم ترین سوالات مهم در ارتباط با سیستم اطلاعاتی مدیریت پاسخ می‌دهیم.

1. سیستم مدیریتی ایران به چه صورت است؟

در ایران، سازمان‌ها تمایل به داشتن سیستم‌های اطلاعات یکپارچه از جمله سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان در سال‌های اخیر داشته‌اند؛ اما به دلیل تحولات مختلف سیاسی و اقتصادی و … دستیابی سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه به طور کامل محقق نشده است.

2. نرم افزار مدیریت اطلاعات Mis چه تفاوتی با سیستم BPMS دارد؟

از تفاوت‌های نرم‌افزار مدیریت اطلاعات با سیستم BPMS می‌توان تفاوت در مدل فرآیند، مدل داده، تعریف فرم‌ها، قوانین تجاری، ایفا کنندگان و انتشار فرایند نام برد. به طور کلی می‌توان گفت سیستم BPMS نمی‌تواند جایگزین نرم‌افزار mis باشد، این دو سیستم به صورت کاملا مجزا از یکدیگر هستند.

3. سیستم مدیریت اطلاعات Mis چه امکاناتی دارد؟

امکانات این سیستم شامل برنامه‌ها و سخت افزارهای رایانه‌ای، آیین‌نامه‌ها و رهنمودها، الگوهایی برای تحلیل، طرح‌ریزی، کنترل و بازرسی و تصمیم‌گیری و یک دیتابیس است.

4. اثرات سیستم اطلاعاتی مدیریت در سازمان

پیاده سازی سیستم اطلاعات مدیریت در سازمان باعث می‌شود تا مدیران با اطمینان بیشتری نسبت به مسائل سازمان تصمیم‌گیری کنند و با توجه به اطلاعاتی جامعی که از سازمان دارند، می‌توانند برنامه‌ریزی بهتری برای سازمان داشته باشند.

5. سامانه اطلاعاتی مدیریتی همان MIS است؟

بله، سیستم اطلاعاتی مدیریت یا سامانه اطلاعات مدیریت ترجمه شده کلمه Management Information System است که به صورت اختصار MIS گفته می‌شود.

نتیجه گیری

زیان‌ها و هدر رفت منابع مالی و انسانی، اکثر مواقع ناشی از تصمیمات و برنامه‌ریزی‌های اشتباه مدیریت است؛ علت این اشتباهات مدیران در دست نداشتن اطلاعات کافی و به‌هنگام از سازمان است.

سیستم اطلاعات مدیریت که در این مقاله مورد بررسی قرار گرفت با در اختیار قرار دادن این اطلاعات، تا حدود زیادی این مشکلات را بر طرف کرده است. از شما دعوت می‌کنیم تا ما را از نظرات خود پیرامون موضوعات یاد شده بهره‌مند سازید.

عنوان محصولات

اسنیپت محصولات برتر شما در اینجا نمایش داده می شود ... این پیام نمایش داده می شود زیرا شما هم آپشن فیلتر و تمپلیت را تنظیم نکرده اید.