راهنمای کاربر ماژول دبیرخانه (Secretariat)

۱. معرفی ماژول

ماژول دبیرخانه یک سامانه مدیریت مکاتبات اداری برای ثبت، ارجاع، تأیید و پیگیری نامه‌های سازمانی است. این ماژول به‌صورت یک «اپلیکیشن» مستقل در منوی اصلی ادو ظاهر می‌شود.

۲. نقش‌های کاربری و سطوح دسترسی

ماژول سه گروه دسترسی به‌صورت پیش‌فرض دارد:

نکات مهم درباره دسترسی‌ها

• گروه «مدیر دبیرخانه» شامل گروه «کاربر دبیرخانه» می‌شود و گروه «کاربر دبیرخانه» شامل گروه «صاحب نامه» است (وراثت گروه‌ها).
• کاربری که فقط در فهرست رونوشت پنهان (BCC) قرار دارد، تنها امکان مشاهده دارد و نمی‌تواند فیلدهای اصلی نامه را ویرایش کند.
• مدیر دبیرخانه به‌صورت پیش‌فرض به کاربر admin تخصیص داده شده است.

قوانین رؤیت اسناد

۳. منوها و مسیر دسترسی

پس از نصب، در منوی اصلی ادو آیتم Secretariat ظاهر می‌شود:

Secretariat
├── Documents (اسناد)
└── Configuration (پیکربندی)
    ├── Rejection Reasons (دلایل رد)
    ├── Delivery Types (انواع تحویل)
    └── Tags (برچسب‌ها)

منوی Configuration صرفاً برای مدیران دبیرخانه قابل ویرایش است (سایر کاربران فقط می‌توانند مشاهده کنند).

۴. مفاهیم پایه

جریان سند (Flow)

هر سند دبیرخانه یکی از سه نوع جریان زیر را دارد. این فیلد در حالت پیش‌فرض روی Outgoing (صادره) قرار می‌گیرد و فقط در حالت پیش‌نویس و توسط کاربر دبیرخانه قابل تغییر است.

وضعیت (State)

نامه صادره

draft پیش‌نویس pending_approval در انتظار تأیید pending_send در انتظار ارسال rejected رد شده sent ارسال شده needs_changes نیاز به اصلاح

نامه وارده

draft پیش‌نویس pending_review در انتظار بررسی read مطالعه شده responded پاسخ داده شده

نامه داخلی

draft پیش‌نویس pending_read در انتظار مطالعه read مطالعه شده responded پاسخ داده شده archive بایگانی

اولویت (Priority)

سطح امنیتی (Security Level)

تغییر سطح امنیتی فقط توسط مدیر دبیرخانه ممکن است.

۵. ساختار فرم سند

فرم سند دبیرخانه از سه بخش اصلی تشکیل شده است: سربرگ (Header) شامل دکمه‌های وضعیت، بدنه (Sheet) شامل اطلاعات اصلی، و چتر (Chatter) برای پیام‌ها و فعالیت‌ها.

اطلاعات کلیدی فرم

تب‌های فرم (Notebook)

1. Regarding & Employee Details — تأییدکننده، کاربر مرتبط، دپارتمان، و امکان پیوند به یک رکورد دلخواه در سامانه (Regarding Model / Regarding Record).
2. Security & Priority — تعیین سطح امنیتی و اولویت.
3. Delivery — اطلاعات تحویل برای صادره (نوع تحویل و توضیح تحویل) یا توضیح رسید برای وارده، و نیز پدر نامه (نامه پاسخ‌داده‌شده).
4. Communication — انتخاب کارکنان دریافت‌کننده رونوشت پنهان (BCC).
5. Rejection Reason — تنها وقتی سند رد شده باشد، نمایش داده می‌شود.
6. Needs to Changes — تنها وقتی سند نیاز به اصلاح داشته باشد، نمایش داده می‌شود.
7. Document Logs — تاریخچه کامل تغییرات وضعیت.

دکمه‌های آماری (Stat Buttons)

• Related Documents — نمایش نامه‌های مرتبط (پاسخ‌ها) زمانی که سند فرزند داشته باشد.

پیش‌نمایش پیوست

اگر فایل پیوست از نوع PDF یا تصویر باشد، پیش‌نمایش آن در نمای کانبان و در داخل فرم نمایش داده می‌شود.

۶. گردش کار نامه صادره

نامه صادره از پیش‌نویس آغاز می‌شود و در نهایت به وضعیت «ارسال شده» می‌رسد.

مراحل گام به گام

1. ایجاد پیش‌نویس (draft): با کلیک بر New سند جدیدی ساخته می‌شود. به‌طور پیش‌فرض جریان روی outgoing، اولویت normal، سطح امنیتی regular تنظیم می‌شود. فیلد Related User برابر کاربر فعلی و Approver Employee برابر مدیر مستقیم کاربر فعلی قرار می‌گیرد.
2. ارسال برای تأیید (Post To Approve): وضعیت به pending_approval تغییر می‌کند و یک «فعالیت» (Activity) به‌طور خودکار برای کاربر تأییدکننده ایجاد می‌شود.
3. تصمیم تأییدکننده — تأییدکننده می‌تواند یکی از سه اقدام زیر را انجام دهد:
   • Approval → وضعیت به pending_send می‌رود و شماره نامه (ref) به‌طور خودکار از توالی تخصیص می‌یابد.
   • Need To Change → پنجره «دلیل اصلاح» باز می‌شود؛ پس از ثبت دلیل، وضعیت به needs_changes می‌رود.
   • Reject → پنجره «دلیل رد» باز می‌شود؛ پس از ثبت دلیل، وضعیت به rejected می‌رود.
4. بازگشت برای اصلاح: اگر سند needs_changes شد، کاربر می‌تواند آن را اصلاح و دوباره Post To Approve کند.
5. ارسال نهایی نامه (Send): در وضعیت pending_send فقط کاربر دارای نقش کاربر دبیرخانه یا صاحب نامه می‌تواند دکمه Send را بزند. پنجره «اطلاعات تحویل» باز می‌شود؛ پس از تأیید، وضعیت به sent تغییر می‌کند و تاریخ ارسال برابر امروز ثبت می‌شود.

شرایط نمایش دکمه‌ها

• Post To Approve — وقتی وضعیت draft یا needs_changes باشد، تأییدکننده مشخص شده باشد و کاربر فعلی صرفاً دنبال‌کننده نباشد.
• Approval — وقتی وضعیت pending_approval باشد و کاربر فعلی همان تأییدکننده باشد (یا نقش کاربر دبیرخانه/صاحب نامه داشته باشد).
• Need To Change — همانند بالا با امکان دسترسی برای مدیر دبیرخانه نیز.
• Reject — مانند Approval.
• Send — وقتی وضعیت pending_send باشد و کاربر فعلی صرفاً دنبال‌کننده نباشد.

۷. گردش کار نامه وارده

نامه وارده به‌محض درج، شماره ثبت دریافت می‌کند و سپس به کاربر مسئول ارجاع داده می‌شود.

1. ثبت نامه وارده: با ایجاد سند جدید با جریان incoming، در نخستین ذخیره، شماره ثبت (ref) به‌طور خودکار از توالی مربوطه گرفته می‌شود.
2. ارجاع (Post): کاربر دارای نقش کاربر دبیرخانه یا صاحب نامه روی دکمه Post کلیک می‌کند. پنجره «ارجاع نامه» باز می‌شود؛ انتخاب دپارتمان و سپس کاربر (فهرست کاربران بر اساس دپارتمان فیلتر می‌شود). پس از تأیید: وضعیت به pending_review، دپارتمان و کاربر در سند ثبت می‌شوند و یک «فعالیت» برای کاربر گیرنده ایجاد می‌گردد.
3. مطالعه نامه: زمانی که کاربر دریافت‌کننده، فرم را برای اولین بار باز می‌کند، وضعیت به‌طور خودکار از pending_review به read تغییر می‌کند و در گزارش رویدادها ثبت می‌شود.
4. پاسخ به نامه (Response): سند جدید با جریان outgoing و parent_id برابر همین نامه ایجاد می‌کند. گیرنده/فرستنده به‌طور خودکار جابه‌جا می‌شوند، تاریخ نامه = امروز، تأییدکننده = مدیر مستقیم کاربر فعلی. وقتی پاسخ ایجاد می‌شود و وضعیت نامه پدر read بود، وضعیت نامه پدر به responded تغییر می‌کند.

   قانون داخلی: فقط نامه‌های «مطالعه شده» قابل پاسخ هستند. در غیر این صورت پیام خطا نمایش داده می‌شود.

5. بایگانی (Archive): تنها مدیر دبیرخانه و وقتی وضعیت read، responded یا pending_review باشد، می‌تواند سند را بایگانی کند. پس از بایگانی، یک نوار قرمز Archived در بالای فرم نمایش داده می‌شود.

۸. گردش کار نامه داخلی

نامه‌های داخلی برای مکاتبات میان واحدها/کارکنان داخل سازمان به کار می‌روند.

1. ایجاد پیش‌نویس (draft) — مانند سایر جریان‌ها.
2. Approve (تأیید) — وقتی وضعیت draft است: وضعیت به pending_read تغییر می‌کند. شماره نامه (ref) از توالی نامه‌های داخلی تخصیص می‌یابد (پیشوند IND/INT/سال/).
3. Read (مطالعه) — مشابه نامه وارده، با باز کردن فرم توسط کاربر مقصد، وضعیت به read تغییر می‌کند.
4. Reply (پاسخ) — تنها کاربر مرتبط و وقتی وضعیت read است می‌تواند پاسخ ایجاد کند.
5. Archive (بایگانی) — تنها کاربر مرتبط و وقتی وضعیت read یا responded است.

۹. پنجره‌های کمکی (Wizards)

پنجره «اطلاعات تحویل» (Delivery)

• مدل: secretariat.delivery.wizard
• عنوان: Specify Delivery Info
• فیلدها:
  • Delivery Type (اجباری) — انتخاب از فهرست انواع تحویل.
  • Delivery Description — توضیح اضافی.
• اقدام پس از Confirm: وضعیت سند → sent؛ فیلدهای delivery_type_id، delivery_description و send_receive_date (تاریخ امروز) ثبت می‌شوند.

پنجره «دلیل اصلاح» (Change)

• مدل: secretariat.document.change.wizard
• عنوان: Specify Change Reason
• فیلدها:
  • Reasons (اجباری) — انتخاب از فهرست دلایل اصلاح (همان فهرست رد).
  • Additional Details — توضیح بیشتر.
• اقدام پس از Confirm: وضعیت سند → needs_changes؛ دلیل و توضیح در سند و در لاگ ذخیره می‌شود.

پنجره «دلیل رد» (Rejection)

• مدل: secretariat.document.rejection.wizard
• عنوان: Specify Rejection Reason
• فیلدها:
  • Reason (اجباری)
  • Additional Details
• اقدام پس از Confirm: وضعیت سند → rejected؛ دلیل و توضیح ثبت و یک لاگ ساخته می‌شود.

پنجره «ارجاع نامه» (Referral)

• مدل: secretariat.document.referral.wizard
• عنوان: Refer Document
• فیلدها:
  • Document (فقط‌خواندنی، نامه فعلی).
  • Related Department — دپارتمان مقصد.
  • Action User (اجباری) — کاربر مقصد (فیلتر بر اساس دپارتمان).
• اقدام پس از Confirm: دپارتمان و کاربر در سند ثبت می‌شوند. وضعیت → pending_review. فعالیت «بررسی نامه ارجاع‌شده» برای کاربر گیرنده ایجاد می‌شود.

۱۰. پیکربندی

این منو فقط برای مدیر دبیرخانه قابل ویرایش است.

دلایل رد (Rejection Reasons)

دلایل رد

1. Deficiency in attached documents and records — نقص در مدارک و سوابق پیوست
2. Non-compliance of letter content with organizational rules and regulations — عدم تطابق محتوای نامه با مقررات سازمانی
3. Lack of authorized signature or official stamp — فقدان امضا یا مهر رسمی
4. Inconsistency of letter information with existing records — مغایرت اطلاعات نامه با سوابق موجود
5. Sending the letter to the wrong organizational unit — ارسال نامه به واحد سازمانی نادرست

دلایل اصلاح (Modify)

1. Correction of writing or content errors — اصلاح خطاهای نگارشی یا محتوایی
2. Updating information based on new changes — به‌روزرسانی اطلاعات بر اساس تغییرات جدید
3. Adapting to organizational standard format — انطباق با قالب استاندارد سازمانی
4. Adding necessary supplementary details — افزودن جزئیات تکمیلی لازم
5. Changing the letter recipient based on organizational competencies — تغییر گیرنده نامه

این فهرست هم برای رد و هم برای «نیاز به اصلاح» استفاده می‌شود.

انواع تحویل (Delivery Types)

1. Physical delivery through organizational mail — تحویل فیزیکی از طریق پست سازمانی
2. Electronic delivery through office automation systems — تحویل الکترونیکی از طریق اتوماسیون اداری
3. Delivery through e-government service desk — تحویل از طریق میز خدمت دولت الکترونیک
4. Delivery by organizational courier or messenger — تحویل توسط پیک سازمانی
5. Delivery through registered or express mail — تحویل از طریق پست سفارشی/پیشتاز
6. Delivery by fax — تحویل با فکس
7. Direct delivery to the destination secretariat — تحویل مستقیم به دبیرخانه مقصد

برچسب‌ها (Tags)

برچسب‌های پیش‌فرض با امکان رنگ‌گذاری:

Financial Time-sensitive Action Required Administrative Confidential Confirmation Contractual For Information High Priority Important Inquiry Invitation Legal Notification Record Keeping Report Urgent With Attachment

۱۱. تنظیمات شرکت

در منوی Settings → Secretariat تنظیم زیر در دسترس است (وابسته به شرکت):

• Different ref for incoming and outgoing documents
  • اگر فعال باشد، تنها از توالی پایه secretariat.indicator با پیشوند Rec/سال/ برای تمام نامه‌ها استفاده می‌شود.
  • اگر غیرفعال باشد (پیش‌فرض)، برای هر جریان توالی جداگانه به کار می‌رود:
    • Outgoing: پیشوند سال/ با شمارش ۴ رقمی
    • Incoming: پیشوند Rec/سال/ با شمارش ۴ رقمی
    • Internal: پیشوند IND/INT/سال/ با شمارش ۴ رقمی

توالی‌های صادره و وارده از قابلیت بازه تاریخی (use_date_range) پشتیبانی می‌کنند، یعنی شمارش هر سال از صفر شروع می‌شود.

۱۲. گزارش‌گیری

ماژول یک گزارش PDF با عنوان Print Mail Receipt ارائه می‌کند که به فرم و فهرست اسناد متصل است.

• در فهرست یا فرم اسناد، از منوی Print گزینه Print Mail Receipt را انتخاب کنید.
• عنوان رسید بر اساس جریان نامه تغییر می‌کند:
  • وارده: Incoming Mail Receipt
  • صادره: Outgoing Mail Receipt
• فیلدهای موجود در رسید: شماره نامه، تاریخ و زمان دریافت/تحویل، فرستنده، گیرنده، عنوان نامه، توضیح رسید (فقط برای وارده)، و نام و امضای دریافت‌کننده/تحویل‌دهنده.
• نام فایل خروجی: Mail Receipt - <شماره نامه> (مثلاً Mail Receipt - Rec/2026/0001).

۱۳. جست‌وجو و فیلترها

فیلدهای قابل جست‌وجو

Title، Sender Partner، Receiver Partner، Flow، Letter Date، State Incoming، State Outgoing، User، Department.

فیلترهای آماده

گروه‌بندی‌ها

• Flow — بر اساس جریان (وارده/صادره/داخلی).
• Incoming Status — وضعیت نامه‌های وارده.
• Outgoing Status — وضعیت نامه‌های صادره.

به‌صورت پیش‌فرض، فهرست اسناد بر اساس Flow گروه‌بندی می‌شود.

نمای کانبان

نمای کانبان شامل پیش‌نمایش فایل پیوست، عنوان، وضعیت، تاریخ نامه، شماره ثبت، فلش رنگی برای وارده/صادره، فرستنده، گیرنده، برچسب‌ها، فعالیت و کاربر مسئول است.

نمای فهرست (List)

ستون‌ها: Document Number، Letter Date، Flow، Sender Partner، Receiver Partner، Related User، Department و وضعیت (به صورت badge).

۱۴. تاریخچه و گزارش رویدادها

برای هر سند، تب Document Logs تمام تغییرات حالت سند را نمایش می‌دهد:

این فهرست فقط‌خواندنی است (امکان ایجاد یا حذف از طریق رابط کاربری وجود ندارد). علاوه بر این، تمام تعامل‌ها از طریق چتر (پیام، فعالیت، دنبال‌کنندگان) در پایین فرم در دسترس است.

رویدادهای ایجاد لاگ

• ایجاد سند جدید
• ارجاع (Post) سند وارده
• ارسال برای تأیید (Post To Approve)
• تأیید (Approval / Approve)
• رد (Reject)
• نیاز به اصلاح (Need To Change)
• ارسال نهایی (Send)
• بایگانی (Archive)
• مطالعه خودکار (تغییر از pending_review به read)

۱۵. ادغام با مخاطبین (Partners)

روی فرم هر مخاطب (Contact) دو دکمه آماری به فرم اضافه می‌شود:

• Sent Documents — تعداد نامه‌هایی که این مخاطب فرستنده آن‌ها بوده.
• Received Documents — تعداد نامه‌هایی که این مخاطب گیرنده آن‌ها بوده.

در نسخه فعلی، عملکرد دکمه «مشاهده» اسناد روی فرم مخاطب پیاده‌سازی نشده و صرفاً تعداد را نمایش می‌دهد.

۱۶. نکات کاربردی

• شماره نامه (ref) برای نامه‌های صادره و داخلی، پس از تأیید گرفته می‌شود؛ ولی برای نامه‌های وارده، در نخستین ذخیره گرفته می‌شود.
• اگر در فیلد Approver Employee کسی انتخاب نشده باشد، دکمه «ارسال برای تأیید» نمایش داده نمی‌شود.
• اگر کاربر فعلی فقط در فهرست BCC است، فیلدهای اصلی برای او فقط‌خواندنی هستند و دکمه‌های اقدامات گردش کار دیده نمی‌شوند.
• پیوست‌ها در حالت‌های زیر فقط‌خواندنی می‌شوند:
  • نامه صادره در وضعیت sent یا archived.
  • نامه وارده در وضعیت archived.
• در فرم سند، می‌توان یک رکورد در سامانه (مثلاً قرارداد یا فاکتور) را به‌عنوان Regarding Record انتخاب کرد تا ارتباط نامه با آن رکورد ثبت شود.

۱۷. واژه‌نامه فنی