پیکربندی و دریافت تیکت در ماژول سامانه پشتیبانی سازمان‌یار (Odoo ERP)

سامانه پشتیبانی سازمان‌یار (Odoo ERP) یک ابزار قدرتمند برای مدیریت تعاملات با مشتریان است. این سامانه به شما امکان می‌دهد تا درخواست‌ها، مشکلات و سوالات مشتریان را به صورت تیکت ثبت و پیگیری کنید. در این مقاله، به صورت گام به گام نحوه پیکربندی و دریافت تیکت در این ماژول را بررسی خواهیم کرد.

مراحل پیکربندی ماژول پشتیبانی

•     نصب ماژول: ابتدا اطمینان حاصل کنید که ماژول پشتیبانی در سیستم شما نصب شده است. شما می‌توانید این ماژول را از منوی Apps در سازمان‌یار نصب کنید.
•     تعریف تیم‌ها و کاربران:

        تیم‌ها: تیم‌های پشتیبانی مختلف را با توجه به تخصص و مسئولیت‌هایشان تعریف کنید.

        کاربران: کاربران را به تیم‌های مربوطه اضافه کرده و دسترسی‌های آن‌ها را تنظیم کنید.

•     تعریف انواع تیکت: انواع مختلف تیکت‌ها (مثلاً فنی، تجاری، پشتیبانی) را تعریف کرده و فیلدهای سفارشی برای هر نوع تیکت ایجاد کنید.
•     تعریف مراحل تیکت: مراحل مختلفی که یک تیکت طی می‌کند (مثلاً جدید، در حال بررسی، حل شده) را تعریف کنید.
•     تعریف SLA: توافق سطح خدمات (SLA) را برای هر نوع تیکت تعریف کنید تا زمان پاسخگویی و حل مشکل مشخص شود.
•     کانال‌های ارتباطی: کانال‌هایی که مشتریان می‌توانند از طریق آن‌ها تیکت ایجاد کنند را تعریف کنید (مثلاً ایمیل، فرم وب‌سایت، چت زنده).
•     پورتال مشتری: پورتالی برای مشتریان ایجاد کنید تا بتوانند تیکت‌های خود را مشاهده، ایجاد و مدیریت کنند.

دریافت تیکت

پس از پیکربندی، مشتریان می‌توانند از روش‌های مختلفی تیکت ایجاد کنند:

•     پورتال مشتری: مشتری با ورود به پورتال خود، می‌تواند به راحتی تیکت جدید ایجاد کند.
•     ایمیل: ایمیل‌های ارسالی به آدرس پشتیبانی به صورت خودکار به تیکت تبدیل می‌شوند.
•     فرم وب‌سایت: فرم‌های تعبیه شده در وب‌سایت، امکان ایجاد تیکت به صورت آنلاین را فراهم می‌کنند.
•     چت زنده: در برخی پیاده‌سازی‌ها، مشتریان می‌توانند از طریق چت زنده با پشتیبانی ارتباط برقرار کرده و تیکت ایجاد کنند.

فرآیند رسیدگی به تیکت

•     تخصیص تیکت: تیکت به صورت خودکار یا دستی به یکی از اعضای تیم پشتیبانی تخصیص داده می‌شود.
•     پاسخگویی: مسئول تیکت به سوالات مشتری پاسخ داده و مشکل را بررسی می‌کند.
•     تغییر وضعیت: با پیشرفت کار، وضعیت تیکت از "جدید" به "در حال بررسی"، "در انتظار پاسخ مشتری" و در نهایت "حل شده" تغییر می‌کند.
•     بستن تیکت: پس از حل مشکل، تیکت بسته می‌شود.

گزارش‌گیری و تحلیل

سامانه پشتیبانی سازمان‌یار به شما امکان می‌دهد تا گزارش‌های مختلفی از تیکت‌ها تهیه کنید. این گزارش‌ها به شما کمک می‌کنند تا:

•     عملکرد تیم پشتیبانی را ارزیابی کنید.
•     زمان پاسخگویی متوسط را محاسبه کنید.
•     محبوب‌ترین انواع تیکت‌ها را شناسایی کنید.
•     مشکلات رایج را شناسایی کنید.

مزایای استفاده از سامانه پشتیبانی سازمان‌یار

•     افزایش رضایت مشتری: با پاسخگویی سریع و موثر به درخواست‌های مشتریان، رضایت آن‌ها افزایش می‌یابد.
•     بهبود کارایی تیم پشتیبانی: با سازماندهی و مدیریت بهتر تیکت‌ها، کارایی تیم پشتیبانی افزایش می‌یابد.
•     شفافیت در فرآیندها: با ثبت تمامی مکالمات و اقدامات انجام شده، شفافیت در فرآیند پشتیبانی افزایش می‌یابد.
•     کاهش هزینه‌ها: با بهینه سازی فرآیندهای پشتیبانی، هزینه‌های مربوط به این بخش کاهش می‌یابد.

با استفاده از سامانه پشتیبانی سازمان‌یار، می‌توانید به طور موثر به نیازهای مشتریان پاسخ داده و کسب‌وکار خود را به سمت موفقیت هدایت کنید.

نکات مهم:

    سفارشی‌سازی: سامانه پشتیبانی سازمان‌یار بسیار قابل سفارشی‌سازی است و شما می‌توانید آن را متناسب با نیازهای خاص کسب‌وکار خود تنظیم کنید.

    یکپارچگی: این سامانه با سایر ماژول‌های سازمان‌یار مانند CRM، فروش و خدمات پس از فروش یکپارچه می‌شود.

    گزارش‌گیری: گزارش‌های متنوع و قدرتمند به شما کمک می‌کنند تا عملکرد تیم پشتیبانی خود را به طور دقیق ارزیابی کنید.