استقرار ERP در سازمان، یا به عبارت دیگر، اجرا و پیاده‌سازی سیستم جامع برنامه‌ریزی منابع انسانی، یکی از حساس‌ترین و مهم‌ترین فرآیندهایی است که بعد از انتخاب ERP مناسب برای کسب‌وکار اجرا می‌شود. فرآیند استقرار ERP با توجه به نوع و سایز تجارت متفاوت است، ولی می‌توان گفت تقریباً همه کسب‌وکارها در فرآیند پیاده‌سازی با چالش‌های کوچک و بزرگی مواجه می‌شوند و بهتر است قبل از تصمیم‌گیری با روند آن آشنا بود.
نکته مهمی که لازم است قبل از ادامه توجه داشته باشید این است که سیستم برنامه‌ریزی منابع انسانی (یا ERP) نوعی نرم‌افزار است که با توجه به نیازسنجی و تحلیل کسب‌وکار توسط متخصصین پیاده‌سازی می‌شود و در سراسر جهان توصیه می‌شود استقرار ERP حتماً بر مبنای متدولوژی‌های استاندارد پیش برود – چه توسط منابع انسانی داخل سازمان، و چه توسط کارشناسان استقرار ERP.
استقرار ERP چیست؟
برای درک اهمیت موضوع و انتخاب متدولوژی مناسب، با یک تعریف کلی شروع می‌کنیم: استقرار ERP عبارتست از فرآیندی که اطمینان حاصل می‌کند پیاده‌سازی ERP از نظر کارکردی و عملیاتی به درستی انجام شده، و بر اساس گردش‌کارها و فرآیندهای منحصربه‌فرد سازمان تست و آزمایش شده و می‌توان با اطمینان کامل به صورت زیربار از آن استفاده کرد.
به عبارت دیگر، تحلیلگر تجاری (BA) یا مدیر پروژه (PD) از خارج یا در داخل سازمان نرم‌افزار را استقرار می‌دهد و مطمئن می‌شود که کارکرد آن تمام نیازها، فرآیندها و فعالیت‌های سازمان را به درستی پوشش می‌دهد و مسئولیت به موفقیت رساندن آن را بر عهده می‌گیرد. البته ناگفته نماند که تحلیل و تست ای آر پی با توجه به نوع، سایز و زمینه فعالیت شرکت با روش‌های متفاوتی انجام می‌شود و شامل نفرات و ذی‌نفع‌های مختلفی است.
استقرار ERP چه اهمیتی برای سازمان دارد؟
با فرض اینکه بهترین نرم‌افزار ERP را انتخاب کرده‌اید، استقرار نادرست، بدون تحلیل نیاز و بدون امکان‌سنجی جز هدر دادن بودجه و زمان نتیجه دیگری نخواهد داشت (مگر اینکه خود را فرد خوش‌شانسی بدانید!). تغییر یا اتخاذ سیستم جدید تصمیم سرنوشت‌سازی برای شرکت شماست و انتخاب استقراردهنده به اندازه انتخاب خود ERP اهمیت دارد.
نیازسنجی و امکان‌سنجی، پیاده‌سازی و اجرای ای آر پی، نگهداری و به‌روزرسانی، زمان‌بندی و بودجه‌بندی، پشتیبانی قبل، حین و بعد از اجرا همگی از جمله فاکتورهای مهمی هستند که در احتمال موفقیت و شکست پروژه نقش بسیار مهمی دارند و باید به هنگام انتخاب کارشناس استقرار مد نظر داشته باشید.
بهترین روش استقرار ای آر پی (ERP) در جهان چیست؟
پیاده‌سازی همیشه مطابق با اصول مشخصی پیش می‌رود تا طبق تعریف اطمینان حاصل شود سازمان به نرمی و بدون مشکل به سیستم جدید مهاجرت می‌کند. برای این کار روش‌های مختلفی وجود دارد. چهار روش شناخته شده و پر کاربرد عبارتند از:
1. استقرار یکباره (Big Bang)
در این روش کل نرم‌افزار به صورت یکباره آماده‌سازی و اجرا می‌شود، و تمام افراد شرکت به صورت همزمان به سیستم جدید منتقل می‌شوند و از همه ماژول‌ها به صورت همزمان و یکباره استفاده می‌کنند. مهم‌ترین مزیت این روش زمان کوتاه پیاده‌سازی، و بزرگ‌ترین عیب آن افت موقت عملکرد کارکنان در مواجه شدن با سیستم جدید و عیب‌یابی دشوارتر است.
2. استقرار فازبندی‌شده یا مرحله‌ای (Phased)
استقرار ERP به روش فازبندی شده (که در پروژه‌های استقرار تسهیل‌گستر توصیه می‌شود)، روشی است که در آن ماژول‌ها، ابزارها و اجزای نرم‌افزار در بازه‌های زمانی مشخص به صورت مرحله به مرحله و با تمرکز بر موفقیت‌های سریع پیاده‌سازی می‌شوند. مهم‌ترین مزیت‌های این روش عیب‌یابی سریع‌تر، پیشروی متمرکز و آموزش برنامه‌ریزی‌شده است و مهم‌ترین عیب آن (در مقابل مزایایی که دارد) بیشتر شدن زمان استقرار ERP است.
3. استقرار موازی (Parallel)
در این روش، استقرار سیستم جدید با حفظ سیستم قبلی انجام می‌شود. مزیتی که این روش استقرار ERP دارد این است که در هر لحظه می‌توان در صورت بروز هرگونه مشکل همچنان از سیستم قبلی استفاده کرده و کارکردهای اصلی سازمان را در حالت قبلی باقی گذاشت. مهم‌ترین عیب این روش ثبت داده‌های تکراری و دوگانه در دو سیستم است که علاوه نیاز به هزینه و انرژی بیشتر، احتمال خطا و روابط سیستم قبلی و سیستم جدید افزایش پیدا می‌کند.
4. استقرار هیبریدی (Hybrid)
در این روش، سازمان می‌تواند استراتژی‌های مختلف فوق را ترکیب کرده و بنا به نیاز خود یک فرآیند برای استقرار تعریف کند. برای مثال ممکن است استقرار ماژول‌های فروش، حسابداری و CRM به صورت یکباره انجام شود، سایر ماژول‌ها به صورت فازبندی شده اضافه شوند، و برخی ماژول‌ها (مثل وب‌سایت) از سیستم قبلی استفاده کنند تا سیستم جدید آماده شود.
برای مثال، متدولوژی استقرار Odoo (سازمان‌یار) در تسهیل‌گستر ایجاب می‌کند که با توجه به سایز و نوع تجارت، و در راستای به‌حداکثر رساندن موفقیت پروژه، روش فازبندی‌شده اتخاذ شود، ولی استفاده از سایر متدها با آگاهی‌رسانی ریسک‌های مربوطه، نیازسنجی و امکان‌سنجی انجام شده توسط کارشناس شرکت، و با تأیید و توافق طرفین قابل تعریف است.
فرآیند استقرار ERP چیست و چگونه طراحی می‌شود؟
فرآیند تحلیل کسب‌وکار، نیازسنجی و امکان‌سنجی، نصب و راه‌اندازی، انتقال داده، تعریف و نگاشت فرآیندها، تست و آموزش کارکنان کلیدی از جمله موضوعات بسیار مهم برای تعریف فرآیند استقرار ERP در سازمان هستند.
سازمان‌ها و کارشناسان استقرار عموماً از مراحل مشابهی برای استقرار ERP استفاده می‌کنند، مگر اینکه فرآیندهای استثنائی به اقتضای موقعیت تعریف و پیش برده شود. مرحله استقرار عموماً بعد از فروش آغاز می‌شود و کارشناسان استقرار نیازهای عمومی پروژه، ماژول‌ها و خدمات مورد توافق، بودجه‌بندی و زمان‌بندی عمومی پروژه را از تیم فروش تحویل می‌گیرند. در نهایت پروژه به مرحله پشتیبانی و مراقبت از مشتری تحویل داده می‌شود.
1. تعریف مدیران و مسئولان پروژه
اولین کاری که در تسهیل‌گستر برای استقرار ERP انجام می‌دهیم، تخصیص مدیر یا مدیران پروژه برای تحلیل اولیه (شناخت و کیک‌آف) و پیش بردن فرآیند استقرار Odoo است. همچنین از سمت شرکت دریافت‌کننده خدمات کاربران کلیدی یا مسئولی برای پیشبرد پروژه و برقراری ارتباط با ما معرفی می‌شود.
2. تجزیه و تحلیل اولیه
در این مرحله، تحلیلگران کسب‌وکار را مطابق با استانداردها تحلیل می‌کنند و ابعاد پروژه ملموس‌تر می‌شود. همچنین جزئیات نیازمندی‌ها و فرآیندهای فعلی کسب‌وکار بر مبنای ماژول‌ها و خدمات درخواست‌شده تعریف می‌شود.
3. تخمین بودجه و زمان‌بندی
پس از کسب اطلاعات لازم، بودجه و جدول زمانی استقرار ERP به اطلاع مشتری می‌رسد. این تخمین همیشه بر مبنای نیازمندی‌ها و تحلیل‌هایی است که انجام می‌شود و در هر پروژه متغیر است.
4. ارائه راهکار و برنامه مدیریت تغییر
در این مرحله راهکار (Solution) برای مشتری تعریف شده و به صورت کاملاً عملی نمایش و توضیح داده می‌شود. هدف این است که کاربر بداند چه راهکاری برای او پیاده‌سازی می‌شود و تغییراتی که برای انتقال از سیستم قبلی به جدید خواهد داشت چگونه مدیریت خواهند شد.
5. پیکربندی و پیاده‌سازی راهکارها و فرآیندها
راهکار پیشنهادی در مراحل قبل با استفاده از نرم‌افزار ERP پیاده‌سازی شده و تمام پیکربندی‌های لازم انجام می‌شود. در این مرحله، با توجه به فازبندی تعریف شده، فرآیندهای فعلی کسب‌وکار پیکربندی و تست می‌شوند.
6. انتقال و ورود داده
بعد از انجام پیکربندی‌ها، نوبت به انتقال داده‌ها از سیستم قبلی، یا ورود اطلاعات به سیستم جدید می‌رسد. از جمله داده‌های منتقل شده می‌توان به فاکتورهای فروش و خرید، امور مالی و حسابداری، انتقال محتوای وب‌سایت و غیره اشاره کرد.
7. تست و تحویل سیستم جدید
در مراحل پایانی استقرار ERP، نیاز است کل فرآیند با همراهی مشتری تست و ارزیابی شود. بعد از حصول اطمینان از استقرار صحیح، مشتری آماده تحویل گرفتن سیستم و استفاده زنده (Go-live) خواهد بود.
8. آموزش کاربران نهایی
استفاده از ERP جدید برای کاربران ممکن است چالش‌برانگیز باشد. آموزش کاربران کلیدی، نهایی و همچنین مسئول پروژه نیز جزو فرآیند استقرار ERP است. این آموزش می‌تواند به روش‌های مختلف انجام شود، از جمله برگزاری جلسات حضوری، ارائه کتاب راهنما ویدئوهای آموزشی و غیره.
9. پشتیبانی بعد از استقرار ERP
پس از تحویل، پروژه استقرار ERP وارد مرحله پشتیبانی و نگهداری می‌شود. در این مرحله ارتباط سازمان با استقراردهنده از طریق فرآیندهای پشتیبانی (مثل ارسال تیکت، تماس تلفنی و غیره) خواهد بود.
با توجه به جزئیات هر مرحله، تمام مراحل از اهمیت تقریباً یکسانی برخوردار هستند و اجرای پروژه استقرار ERP به مدیریتِ یک استقراردهنده بدون اتخاذ فرآیند تعریف‌شده کاری دشوار و چالش‌برانگیز و گاهی غیرعملیاتی است.
استقرار ERP چه چالش‌هایی به همراه دارد؟
تغییر سیستم ای آر پی یا استقرار سیستم جدید تصمیم مهم و سرنوشت‌سازی است که برای سازمان خود می‌گیرید. علی‌رغم نرخ بالای موفقیت پروژه‌های استقرار مبتنی بر به‌روش‌ها و راهکارهای استاندارد، گاهی اوقات چالش‌هایی مطرح می‌شوند که در صورت مدیریت نادرست یا ناشیانه ممکن است منجر به شکست پروژه شود. در ادامه چالش‌های مهمی که در تسهیل‌گستر ممکن است در پروژه‌های مختلف استقرار Odoo با آنها مواجه شویم آمده است.
1. مسئولیت‌پذیری مسئول پروژه از سمت مشتری
تقریباً در تمام پروژه‌ها نماینده‌ای از سمت مشتری به استقراردهنده معرفی می‌شود. برای جلوگیری از شکست پروژه، انتخاب این فرد از سمت مشتری باید با توجه به چند معیار مهم و حیاتی انجام شود، از جمله اینکه فرد باید زمان کافی برای حضور در جلسات، ارائه‌ها و آموزش‌ها را داشته باشد، تجربه و آشنایی کافی را با فرآیندها و داده‌های سازمان داشته باشد و اهداف سازمان را بداند.
2. تغییر عادت‌های قدیمی و اتخاذ سیستم جدید
استقرار ERP عمدتاً در دو حالت است: یا سازمان از قبل سیستمی دارد و قصد دارد به سیستم بهتری ارتقاء یابد، یا اینکه سازمان می‌خواهد برای اولین بار سیستم ای آر پی استفاده کند. در هر دو حالت با توجه به رویه استاندارد و یکپارچه‌ای که سیستم‌های ERP دارند، لازم است برخی عادت‌های قدیمی کنار گذاشته شوند (مثل حذف کاغذبازی‌ها و کنار گذاشتن عادت استفاده از چک‌لیست‌ها و یادداشت‌های کاغذی).
3. ارائه اطلاعات نادرست برای نیازهای سازمان
گاهی اوقات اتفاق می‌افتد که کاربر معرفی شده برای برقراری ارتباط تصمیم‌های نادرست (یا خودسرانه) می‌گیرد و یا اطلاعات نادرستی در خصوص گردش‌کارهای سازمان ارائه می‌کند که بعد از استقرار و تحویل سیستم موجب بروز خطا و ناکارآمدی استفاده زیربار از سیستم می‌شود. همچنین ممکن است به دلیل ارائه اطلاعات نادرست، یا تصمیم‌های اشتباه، مدت زمان استقرار ERP جدید بیشتر شده و موجب نارضایتی مدیران ارشد شود – که گاهی اوقات تعریف این مسئله برای آنها روشن نیست.
4. درخواست تغییرات و توسعه‌های سفارشی بیش از حد
با اینکه اکثر ارائه‌دهندگان ERP معتبر در ایران و جهان دانش و توانایی کافی در توسعه سفارشی را دارند، ولی درخواست توسعه سفارشی و انحراف بیش از حد از حدود استاندارد سیستم چالش‌هایی هم برای سازمان و هم برای استقراردهنده ایجاد می‌کند. با اینکه در تسهیل‌گستر تمام این درخواست‌ها ریشه‌یابی شده و سعی داریم ریشه درخواست‌ها را برطرف کنیم، ولی گاهی اوقات این کار امکان‌پذیر نیست و لازم است توسعه سفارشی با حفظ یکپارچگی و بومی‌سازی انجام شود.
هزینه‌های استقرار ERP
با توجه به ابعاد و مدت زمان استقرار و نیازهای شناسایی و مطرح شده، پیاده‌سازی سیستم ای آر پی جدید هزینه‌های متفاوتی در بر خواهد داشت. تمام این هزینه‌ها را می‌توان به این صورت دسته‌بندی کرد:
1. هزینه تهیه اشتراک یا خرید نرم‌افزار: بسته به نوع فعالیت و ارائه‌دهنده سیستم ای آر پی، هزینه‌ای بابت تهیه اشتراک (با مدت زمان مشخص) و یا هزینه یکباره خرید نرم‌افزار پرداخت می‌شود.
2. هزینه پیاده‌سازی، مشاوره و استقرار ERP: سیستم طراحی شده با توجه به وسعت پروژه در سازمان مشتری استقرار داده می‌شود و درخواست‌های سفارشی‌سازی مشتری با دریافت هزینه بیشتر توسعه می‌یابند.
3. هزینه همسوسازی کاربران و آموزش: آموزش کاربران نهایی، چه از سمت استقراردهنده و چه از سمت سازمان هزینه‌هایی دربردارد. در حالت آموزش سلف‌سرویس نیز لازم است کارکنان زمانی را صرف یادگیری سیستم جدید کنند.
4. هزینه پشتیبانی، نگهداری، ارتقاء: با توجه به سیاست شرکت، هزینه‌ای بابت پشتیبانی (ماهانه، سالانه و غیره) و ارائه خدمات نگهداری و ارتقاء سیستم پرداخت می‌گرد.
5. هزینه‌های سخت‌افزار و شبکه: جهت پیاده‌سازی موفق ERP، به ویژه نرم‌افزارهای ERP تحت وب و شبکه لازم است شرکت در تهیه زیرساخت سخت‌افزاری و شبکه به تناسب کاربران استفاده کننده سرمایه‌گذاری کند.
استقرار ERP ایرانی به صرفه‌تر است یا خارجی؟
برای مقایسه ERP ایرانی و خارجی منصفانه، لازم است تفاوت هزینه‌های واقعی تمام شده هر نوع سیستم بررسی شود.
سیستم‌های ERP ایران، برای اینکه ایرانی نامیده شوند، نیازمند این هستند که صفر تا صد در ایران توسعه داده شده باشند. توسعه نرم‌افزاری به عظمت ERP در داخل ایران نیازمند سرمایه‌گذاری‌های بسیار زیادی در زمینه توسعه محصول و معرفی، بازاریابی، پشتیبانی اختصاصی (به دلیل تصاحب کدها و سیستم‌ها) و تولید منابع آموزشی است.
در مقابل، نرم‌افزارهای ERP خارجی را داریم که پایه آن مطابق با فرآیندهای استاندارد جهانی توسعه داده می‌شوند و طبیعتاً سرمایه‌گذاری بر روی توسعه محصول، بازاریابی و معرفی به بازار، و تولید منابع آموزشی مناسب و باکیفیت در خارج از ایران انجام می‌شوند. شرکت‌های ایرانی تنها به اجرای بومی‌سازی‌ها می‌پردازند و اختراع دوباره چرخ نمی‌کنند (ضمن اینکه از نیروی کار رایگان خارجی برای توسعه اصل محصول بهره می‌برند)!
پس طبیعتاً استقرار ERP خارجی، علاوه بر کیفیت قابل قیاس و رقابت در سطح جهان، هزینه کمتری خواهد داشت و هم برای عرضه‌کننده، و هم برای مشتری نهایی و استقراردهنده مقرون‌به‌صرفه‌تر است.
جمع‌بندی
استقرار ERP یکی از سرنوشت‌سازترین فرآیندهایی است که هر سازمانی که تصمیم به استفاده از سیستم برنامه‌ریزی منابع انسانی می‌گیرد با آن مواجه خواهد شد. فرآیند استقرار ظرافت‌های خاص خود را دارد و نیازمند تجربه و تخصص کافی برای تحلیل و پیاده‌سازی است. این فرآیند با توجه به ابعاد پروژه تعریف می‌شود و هزینه اجرای آن در هر پروژه‌ای متفاوت خواهد بود. ولی در حالت کلی استقرار ERP خارجی، مانند سازمان یار که نسخه بومی‌شده Odoo ERP است هزینه‌های کمتری در مقایسه با سیستم‌های ایرانی دارد.
البته خدمات تجزیه و تحلیل اولیه و دموی کامل نرم‌افزار و مشاوره پیش از استقرار در شرکت تسهیل‌گستر به صورت رایگان و با تنظیم جلسه مشاوره آنلاین و حضوری انجام می‌شود. توصیه می‌کنیم قبل از تصمیم‌گیری و بررسی گزینه‌های خود حتماً مشاوره‌ای رایگان با ما داشته باشید.
