نحوه پس گرفتن نامه استعفا

پس گرفتن نامه استعفای شما نیاز به برنامه‌ریزی و تفکر دارد تا بتوانید به نتیجه دلخواه خود برسید. این مقاله به این موضوع می‌پردازد که چرا ممکن است بخواهید استعفای خود را پس بگیرید، نحوه آماده‌سازی، نکاتی در مورد نحوه نوشتن نامه و ...

پس گرفتن نامه استعفا به چه معناست؟

پس گرفتن نامه استعفا به معنای اعلام رسمی این است که دیگر تمایلی به ترک سازمان فعلی خود ندارید و می‌خواهید به کار خود در آنجا ادامه دهید. همانطور که استعفا از شغل باید به صورت کتبی و رسمی انجام شود، پس گرفتن آن نیز نیازمند اقدامی رسمی است. با این حال، این به معنای قطعی بودن پذیرش درخواست شما نیست.

چه زمانی باید استعفا نامه را پس بگیرید؟

پس گرفتن نامه استعفا هر چه زودتر پس از انصراف از کار انجام شود، بهتر است. هر چه بیشتر صبر کنید، کار برای کارفرمای شما دشوارتر خواهد شد.

بهترین حالت این است که بلافاصله یا حداقل قبل از اینکه کارفرمای شما به طور رسمی استعفای شما را بپذیرد، درخواست خود را پس بگیرید. این کار شانس پذیرش درخواست شما را به بالاترین حد می‌رساند. حتی می‌توانید در مصاحبه خروج (خروج از شرکت) درخواست پس گرفتن استعفا را مطرح کنید.

اجازه ندهید بخش زیادی از دوره‌ی اعلامِ استعفا بگذرد، زیرا ممکن است برای جایگزینی شما اقداماتی صورت گرفته باشد. همچنین با برقراری ارتباط مستقیم با تصمیم‌گیرندگان، مانند مدیر مستقیم یا منابع انسانی، می‌توانید در زمان صرفه‌جویی کنید. 

دلایل پس گرفتن نامه استعفا

دلایل متعدد و موجهی برای پس گرفتن نامه استعفا وجود دارد که بسیاری از آن‌ها برای کارفرمایان قابل درک هستند. در اینجا لیستی از پنج دلیل اصلی برای پس گرفتن نامه استعفا آورده شده است:

۱. تغییر در شرایط شخصی: رویدادهای شخصی مانند درخواست وام مسکن یا فوت یکی از اعضای خانواده می‌توانند باعث شوند ماندن در شغل فعلی بهترین تصمیم باشد.

۲. پس گرفته شدن پیشنهاد شغلی: اگر کارفرمای جدید شما پیشنهاد شغلی خود را پس بگیرد، ممکن است به دنبال امنیت شغل فعلی خود باشید.

۳. بازنگری در اهداف شغلی: این احتمال وجود دارد که ارزیابی کنید کارفرمای فعلی شما در درازمدت، فرصت رشد بهتری را برای شما فراهم کند.

۴. دومدل شدن:  ممکن است در مورد شرکت جدید چیزهایی خوانده یا شنیده باشید که باعث پشیمانی شما شده و منجر به رد پیشنهاد آن‌ها شود.

۵. پیشنهاد جدید از کارفرمای فعلی: اگر کارفرمای فعلی شما را برای ماندن متقاعد کند، همچنان باید به صورت رسمی درخواست پس گرفتن استعفا را ارائه دهید.

نکاتی برای پس گرفتن نامه استعفا

پس گرفتن نامه استعفا مستلزم این است که سریع عمل کنید. همچنین نیاز به برنامه‌ریزی دقیق دارد. در اینجا پنج نکته وجود دارد که باید هنگام آماده شدن برای پس گرفتن استعفا و نوشتن نامه خود به خاطر داشته باشید:

۱. سریعاً اقدام کنید

اگر قصد پس گرفتن استعفا را دارید، باید سریع عمل کنید. ممکن است روند جایگزینی شما در حال انجام باشد؛ جای خالی شما در آگهی استخدام قرار گرفته باشد یا مصاحبه‌ها در حال انجام باشد و همکاران دیگر برای تحویل گرفتن کارهای شما آماده شده باشند.

هر چه بیشتر صبر کنید، احتمال اینکه پس گرفتن استعفا برایتان ممکن نباشد بیشتر می‌شود، زیرا ممکن است فردی برای جایگزینی شما استخدام شده باشد یا بودجه‌ها بدون در نظر گرفتن نقش شما دوباره تنظیم شده باشند. همچنین، پس گرفتن استعفا در لحظات آخر، مؤدبانه و حرفه‌ای به نظر نمی‌رسد.

۲. انعطاف‌پذیر باشید

هنگام نوشتن نامه‌ی پس گرفتن استعفا و آماده شدن برای هرگونه بحثی پیرامون آن، به خاطر داشته باشید که ممکن است نیاز به انعطاف در مورد شکل و شمایل شغل «آینده» خود داشته باشید.

در برخی موارد، بدون مشورت رسمی، نمی‌توان تغییراتی در شغل شما ایجاد کرد. اما در برخی موارد دیگر، کارفرمای شما ممکن است درخواست (یا حتی مطالبه) کند تا تغییراتی در مسئولیت‌ها، خط مشی کاری یا حتی شرایط عملی مانند حقوق یا ساعات کاری شما اعمال شود. برای این موضوع آماده باشید و در نظر بگیرید که در صورت بروز چنین شرایطی، چه میزان انعطاف‌پذیری می‌توانید از خود نشان دهید.

۳. بررسی دفترچه راهنمای کارمندان

قبل از هر اقدامی، بررسی دفترچه‌ی راهنمای کارمندان برای یافتن اطلاعاتی درباره‌ی پس گرفتن استعفا ضروری است. دفترچه‌ی راهنما می‌تواند نکاتی درباره‌ی قوانین پس گرفتن استعفا، موضع شرکت در قبال این موضوع و چگونگی انجام آن (از جمله حداقل‌های مورد نیاز مانند کتبی بودن درخواست) و همچنین فردی که باید نامه را به او خطاب کنید، در اختیار شما قرار دهد.

چنانچه دفترچه‌ی راهنما را بررسی نکنید، ممکن است درخواست شما مطابق با رویه‌ی سازمانی نباشد. در نتیجه، مجبور شوید دوباره درخواست خود را ارائه دهید که در آن زمان، شاید برای پس گرفتن استعفا دیر شده باشد.

۴. حفظ رفتار حرفه‌ای

در تمام طول فرآیند پس گرفتن استعفا، بسیار مهم است که در هر شرایطی حرفه‌ای، مثبت و آرام رفتار کنید. این کار به کارفرمای شما نشان می‌دهد که پذیرش درخواست پس گرفتن استعفا، تصمیم درستی است.

این احتمال را در نظر بگیرید که ممکن است درخواست شما پذیرفته نشود. در این صورت، تنها کاری که می‌توانید انجام دهید حفظ روحیه‌ی مثبت و تشکر از مدیر بابت وقت و توجهی است که به شما اختصاص داده است. از این تجربه درس بگیرید و به مسیر خود ادامه دهید.

۵. پیشاپیش با مدیر خود صحبت کنید

به محض اینکه تصمیم به پس گرفتن استعفا گرفتید، با رئیس خود صحبت کنید. با این کار، در حالی که نامه یا ایمیل خود را می‌نویسید، به آن‌ها فرصت می‌دهید تا برای پس گرفتن رسمی استعفای شما آماده شوند.

هنگامی که نامه‌ی پس گرفتن استعفا را ارسال می‌کنید، پیشنهاد دهید جلسه‌ای با مدیر خود برای بحث در مورد این موضوع و ارائه جزئیات درباره‌ی دلایل این کار، برگزار شود. این کار همچنین به مدیر شما این امکان را می‌دهد تا نامه‌ی شما را با دقت بررسی کند و در صورت نیاز، در یک زمان مناسب با سؤالات خود به سراغ شما بیاید.

نحوه‌ی نوشتن نامه‌ی پس گرفتن استعفا

نوشتن نامه یا ایمیل برای پس گرفتن استعفا، بخش مهمی از فرآیند انصراف از انصراف است. در اینجا 10 نکته برای نوشتن نامه‌ی پس گرفتن استعفا آورده شده است:

۱. عذرخواهی برای ایجاد مزاحمت

کمی فروتنی در نامه‌ی پس گرفتن استعفا تاثیر بسزایی دارد. قطعا زمانی که برای پیدا کردن جایگزین شما و توزیع مجدد حجم کاری صرف شده است، همراه با تلاش و در برخی موارد، هزینه‌هایی همراه داشته است. بنابراین، عذرخواهی بابت هر گونه ناراحتی که ممکن است انصراف از انصراف شما ایجاد کند، ضروری است.

یک جمله‌ی کوتاه در ابتدای نامه، مانند «درک می‌کنم که این وضعیت ممکن است برای تیم ایجاد بار اضافی کند و از پیش برای هرگونه ناراحتی که ایجاد می‌شود، صمیمانه عذرخواهی می‌نمایم.» ایده‌ی خوبی است. همچنین می‌توانید در انتهای نامه نیز به طور خلاصه دوباره عذرخواهی کنید.

۲. اطمینان از تصمیم نهایی

یکی از بزرگترین ترس‌های کارفرما در پذیرش درخواست پس گرفتن استعفا، تردید شماست. این عدم قطعیت ممکن است باعث شود آن‌ها در پذیرش درخواست مردد شوند.

برای اینکه کارفرمای خود را مطمئن کنید که تصمیم نهایی را گرفته‌اید، تعهد خود را به ماندن در شرکت اعلام کنید و همچنین تاکید کنید که به دقت در این مورد فکر کرده‌اید و برای پس گرفتن استعفا، تامل و بررسی زیادی داشته‌اید. به نوعی، یک نامه‌ی حرفه‌ای و دقیق برای پس گرفتن استعفا می‌تواند بخش زیادی از کار متقاعد کردن آن‌ها را برای شما انجام دهد!

۳. بیان نگرانی‌هایتان

در نامه‌ی پس گرفتن استعفا، مهم است که نگرانی‌هایی که باعث استعفای شما در وهله‌ی اول شده بود را به طور خلاصه شرح دهید. به صورت پیش‌دستانه به این نگرانی‌ها بپردازید و پیشنهاداتی ارائه دهید و راه‌حل‌هایی که می‌توانید برای کاهش آن‌ها در صورت ماندن در شغل رهبری کنید، مطرح نمایید.

این کار ممکن است کمی غرور شما را تحت تاثیر قرار دهد، اما هرگز احساس نکنید که مجبورید چیزی را بپذیرید که درست نیست یا خود را بیش از حد متعهد به رفع مشکلی کنید که خارج از توان حل شماست.

۴. ابراز قدردانی

در نامه‌ی پس گرفتن استعفا، لازم است از کارفرمای خود برای تمام کارهایی که تا به امروز برای شما انجام داده‌اند، قدردانی کنید. این قدردانی ممکن است شبیه حسی باشد که آن را در نامه‌ی استعفای خود ابراز کردید، اما تکرار قدردانی برای سرمایه‌گذاری آن‌ها روی شما، اقدام مثبتی است.

به همین ترتیب، از زمانی که برای بررسی درخواست پس گرفتن استعفا اختصاص داده‌اند، قدردانی کنید و  درک خود را نسبت به دشواریِ تصمیم‌گیری آن‌ها و زمان‌بر بودنِ این فرآیند نشان دهید.

۵. توضیح دلایل پس گرفتن استعفا

یکی از مهم‌ترین بخش‌های نوشتن نامه‌ی پس گرفتن استعفا، توضیح دلایل این کار است. در این قسمت، صداقت و صمیمیت حرف اول را می‌زند، اما به گونه‌ای که به کارفرمای فعلی‌تان بی‌احترامی نشود.

چه دلیل پس گرفتن استعفا شما مسائل شخصی باشد، چه ارزیابی مجدد از نقش فعلی یا اهداف شغلی‌تان و چه منتفی شدن پیشنهاد شغل جدید، دلیل آن را به روشنی، مختصر و البته با صداقت بیان کنید.

۶. تاکید بر ارزش و حمایت شما

کارفرما می‌خواهد بداند که اگر تصمیم به پذیرش درخواست پس گرفتن استعفای شما داشته باشند، تصمیم درستی گرفته‌اند.

با توضیح اینکه همچنان به اهداف آن‌ها متعهد هستید، به مشارکت‌های تیم اهمیت می‌دهید و چگونه می‌توانید بخشی از این حرکت رو به جلو باشید، تعهد خود را نسبت به کارفرمای فعلی خود تأیید کنید. توضیح دهید که آینده‌ای بلندمدت را در سازمان می‌بینید و می‌خواهید با آن‌ها حرفه بسازید.

۷. درخواست برای حفظ شغل خود

به صراحت اعلام کنید که می‌خواهید شغل خود را حفظ کنید. این با پس گرفتن استعفا متفاوت است، زیرا در اینجا به خواننده توضیح می‌دهید که می‌خواهید با کارفرمای فعلی خود در همان نقش و با همان شرایط دوباره همکاری کنید.

تأکید کنید که خواستار نقشی مشابه هستید و درخواست بسته بهتری ندارید یا برای نوع دیگری از پیشنهاد چانه‌زنی نمی‌کنید. این امر تأیید می‌کند که انصراف شما صرفاً ادامه ساده نقشی است که در حال حاضر در آن هستید.

۸. با اعلام پس گرفتن استعفا شروع کنید

هنگام نوشتن نامه‌ی پس گرفتن استعفا، اولین کاری که باید انجام دهید این است که یک جمله‌ی شفاف و مختصر برای پس گرفتن استعفا بنویسید.

در برخی از حوزه‌های قضایی، این کار برای تجدید قرارداد استخدام یا توقف فرآیند خاتمه‌ی خدمت به صورت رسمی الزامی خواهد بود. حداقل این جمله‌ی شفاف، هیچ شکی در مورد نیت شما در ذهن خواننده باقی نمی‌گذارد و به شما این امکان را می‌دهد تا روی نوشتن بقیه‌ی نامه تمرکز کنید.

۹. پیشنهاد دهید برنامه‌ای برای بازگشت به کار ارائه شود

حتی اگر نامه‌ی پس گرفتن استعفا را زود بنویسید، این احتمال وجود دارد که برای جایگزینی شما اقداماتی صورت گرفته باشد. حتی ممکن است شغل خود را ترک کرده باشید و در حال گذراندن دوره‌ی اعلامِ استعفا باشید.

در چنین موقعیت‌هایی، باید از نامه‌ی خود برای ارائه پیشنهادهای مختصر در مورد چگونگی مدیریت بازگشت شما به محل کار استفاده کنید. این پیشنهادها می‌توانند شامل بازه زمانی‌ای برای بازپس‌گیری مسئولیت‌های شما یا نحوه‌ی «بازگرداندن» تحویل کار به شما باشد.

۱۰. از زبان مثبت استفاده کنید

نامه‌ی پس گرفتن استعفا را با لحنی مثبت بنویسید. از کلمات و عبارات آینده‌نگر استفاده کنید و از صحبت منفی درباره‌ی دلایل خروج خود یا القای این حس که برای بازگشت «چاره دیگری نداشتید» اجتناب نمایید.

بر آینده و اهداف بلندمدت تمرکز کنید و در مورد تجربه‌ی خود و کارفرمایتان با لحنی مثبت صحبت کنید تا به آن‌ها دلیلی محکم برای پذیرش درخواست‌تان بدهید.

با سازمان یار Odoo ERP، مدیریت منابع انسانی را متحول کنید!

آیا از مدیریت دستی و پراکنده اطلاعات پرسنل خسته شده‌اید؟ آیا به دنبال راهکاری جامع برای اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی خود هستید؟ ماژول کارمندان سازمان یار Odoo ERP، راه حلی ایده‌آل برای سازمان شماست.

ویژگی‌های کلیدی ماژول کارمندان سازمان یار Odoo ERP:

•     مدیریت جامع اطلاعات پرسنل: ثبت و نگهداری کامل اطلاعات پرسنلی، از جمله اطلاعات تماس، سوابق کاری، مدارک و مستندات.
•     اتوماسیون فرآیندهای منابع انسانی: مدیریت درخواست‌های مرخصی، ماموریت، اضافه کار، و سایر فرآیندهای اداری به صورت آنلاین.
•     مدیریت حضور و غیاب: ثبت و ردیابی دقیق ساعات کاری پرسنل، با امکان اتصال به دستگاه‌های حضور و غیاب.
•     مدیریت حقوق و دستمزد: محاسبه خودکار حقوق و مزایا، با امکان تعریف انواع فرمول‌های محاسباتی.
•     مدیریت عملکرد: ارزیابی عملکرد پرسنل، با امکان تعریف شاخص‌های ارزیابی و ثبت بازخوردها.
•     گزارش‌دهی و تحلیل: ارائه گزارش‌های متنوع و کاربردی، برای تحلیل عملکرد منابع انسانی و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی.

مزایای استفاده از ماژول کارمندان سازمان یار Odoo ERP:

•     افزایش بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها
•     دسترسی آسان و سریع به اطلاعات پرسنل
•     کاهش خطاهای انسانی
•     بهبود ارتباطات و تعاملات سازمانی
•     افزایش رضایت شغلی پرسنل

همین حالا برای دریافت دموی رایگان ماژول کارمندان سازمان یار Odoo ERP اقدام کنید!

با مشاهده دموی ماژول، از نزدیک با امکانات و قابلیت‌های آن آشنا شده و تصمیم آگاهانه‌تری برای سازمان خود بگیرید.

مشاوره خرید و یا دموی نرم افزار

نکات پایانی

هرچند پس گرفتن نامه‌ی استعفا تضمینی برای پذیرش آن نیست، اما نوشتن نامه‌ای با دقت و تفکر می‌تواند به میزان قابل توجهی به شما در ماندن در شغل فعلی‌تان کمک کند.

در طول فرآیند پس گرفتن استعفا، حرفه‌ای، مثبت و انعطاف‌پذیر باقی بمانید و مطمئن شوید که درخواست‌تان را در اسرع وقت ارائه دهید. نوشتن نامه‌ای مؤدبانه اما صادقانه، با لحنی متمرکز بر آینده و مسئولیت‌پذیر، به این معناست که کارفرما درخواست شما را جدی می‌گیرد و آن را با دقت بررسی می‌کند.

و در نهایت، اگر پاسخی که به دنبالش هستید را دریافت نکردید، این تجربه را به عنوان یک درس خوب در نظر بگیرید، در مورد آن فکر کنید و به مسیر خود ادامه دهید.

منبع:‌ careeraddict