ارزیابی فروشندگان نرم افزار های ERP

تصميم‌گيري در مورد انتخاب يك بسته نرم‌افزاري مناسب ERP از يك فروشنده مناسب يكي از مهم‌ترين تصميمات در اين مورد شناخته مي‌شود كه با ارزيابي صحيح واصولي توليد كنندگان و فروشندگان اين نرم افزارها در بازار ERP انجام‌پذير خواهد بود.

وقتي سازمان شما تصميم مي‌گيرد يك نرم افزار ERP را انتخاب و خريداري كند، چه معيارهايي را بايد در مورد فروشنده سيستم ERP مدنظر داشته باشد؟ چگونه مي‌توانيد اطمينان حاصل كنيد كه آن فروشنده همه نيازهاي شما را در مورد اين سيستم‌ها برآورده خواهد ساخت و به طور كلي چه فاكتورهايي را بايد در مورد سازمان خود و همين‌طور فروشنده نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی در نظر داشته باشيد؟اما با وجود تنوع زيادي كه در مورد سيستم‌هاي ERP وجود دارد، تعيين اينكه كدام فروشنده به بهترين نحو، نيازهاي سازمان شما را برآورده مي‌سازد، كار دشواري به نظر مي‌رسد.

تعداد زيادي از شركت‌ها بدون اينكه به بررسي جوانب مختلف امر بپردازند، اقدام به خريد اين نرم افزارها مي‌كنند. تعدادي نيز در مراحل راه اندازي اين سيستم‌ها با مشكلات جدي مواجه مي‌شوند كه اگر قبل از اقدام به خريد، شركت‌هاي فروشنده ERP و نيازها و انتظارات خاص خود را مورد بررسي و بازنگري بيش‌تري قرار مي‌دادند، به اين مشكلات دچار نمي‌شدند.

بهترين روش براي ارزيابي فروشندگان اين قبيل نرم افزارها، دردرجه اول تشكيل يك تيم پروژه داخلي شامل متخصصان فناوري اطلاعات و همچنين پرسنلي از حوزه هاي مختلف سازمان و آشنا به فرايندهاي هر حوزه است.اكثر شركت‌هاي نرم‌افزاري، حجم وسيعي از راهكارها را به بازار عرضه مي‌كنند، اما معمولا در چند حوزه و بازار خاص تخصص دارند.
انجام تحقيقات بازار( Market Research ) يكي از بهترين ابزارها براي يافتن شركت‌هاي توليد‌كننده‌اي است كه مناسب ترين نرم افزارها را متناسب با صنعت و فرايندهاي مورد استفاده شما ارايه مي‌دهند.
پس سعي كنيد همواره مقالات و كتب منتشر شده در مورد تجارت و فناوري اطلاعات و مطالعات موردي ( Case Studies ) انجام شده در مورد پياده سازي ERP ورتبه‌بندي فروشندگان اين سيستم‌ها را دنبال كنيد.

علاوه بر اين‌، گزارش‌هاي ارايه شده توسط تحليلگران صنعت فناوري اطلاعات ( IT ) را نيز مورد مطالعه قرار دهيد، زيرا آنها معمولا به ارزيابي فروشندگان ERP پرداخته و بهترين اين فروشندگان را متناسب با صنعت زمينه فعاليت شما ارايه خواهند داد.
فروشندگاني كه در زمينه صنعت خاصي فعاليت مي‌كنند، تمايل دارند در صنعت مورد فعاليت‌شان خيلي سريع‌تر از ساير فروشندگان، روندها را شناسايي كرده و نسبت به آنها واكنش نشان دهند.

اين فروشندگان معمولا نيروي فروش متخصص و كادري از مشاوران پياده‌سازي اين سيستم‌ها در اختيار دارند‌.

بنابراين سعي كنيد مدت زمان ماندگاري اين فروشندگان در بازار، وسعت فعاليت آنها، تعداد محصولات تخصصي ارايه شده توسط آنها و ساير موارد را به طور كامل مورد بررسي قرار دهيد.

اگر مشاوراني را در شركت خود به خدمت گرفته ايد، مي‌توانيد از آنها در مورد فروشندگان موجود در بازار و محصولات توليد شده توسط هر يك از آنها اطلاعاتي كسب كنيد، زيرا اين مشاوران اغلب در شركت‌هاي مختلفي مشغول به كار بوده‌اند و اطلاعات كافي در مورد اين شركت‌ها در اختيار دارند.

يكي ديگر از روش‌هاي آشنايي با محصولات و فروشندگان ERP آن است كه نرم افزارهاي مربوط به هر فروشنده، توسط آنها براي شما به طور كامل ارايه شده و قابليت‌هاي آن تشريح شود و شما بتوانيد سوالات خود را بر اساس نيازهاي خاصي كه در نرم افزار ERP به دنبال آن هستيد، از فرد ارايه كننده بپرسيد.شرکت تسهیل گستر نیز آماده ارائه ی مشاوره کامل برای نرم افزار ERP تحت وب خود که در سری نرم افزار های سازمان یار  ارائه شده است می باشد.

با انجام اين كار، شما اين امكان را خواهيد داشت كه بين محصولات مختلف بر اساس قابليت‌ها و عملكرد آنها مقايسه‌هايي را انجام داده و مناسب ترين مورد را بر اساس نيازمندي‌هاي خود انتخاب نماييد.

پس از آنكه فروشندگان اصلي و كليدي را در صنعت مورد فعاليت خود يافتيد، نوبت به آن مي‌رسد كه آن فروشندگان را از لحاظ ثبات مالي، ميزان نقدينگي، اعتبار، تعداد مشتريان، توانايي آن شركت‌ها براي ادامه فعاليت در بازار و به طور كلي همه ويژگي‌هاي لازم براي يك فروشنده ERP مناسب مورد بررسي قرار دهيد. سعي كنيد براي انجام اين كار:

- ترازنامه، قابليت سودآوري، سهم بازار، ميزان سرمايه گذاري و نظرات تحليل‌گران را مورد بازنگري و ارزيابي قرار دهيد.

- ميزان تعهد فروشندگان را نسبت به محصولات‌شان ارزيابي كنيد.

-ميزان سرمايه گذاري آنان را در امر تحقيق و توسعه( R&D ) بررسي كنيد.

- سوابق شركت را در مورد معرفي محصولات جديد و جايگاه آن فروشنده در منحني نوآوري فناوري به دقت بررسي كنيد.

- توانايي فروشندگان را در ارايه خدمات پس از فروش به مشتريان و توانايي آنها در انجام اين خدمات را ارزيابي كنيد و ببينيد كه آيا اين شركت‌ها از پشتيباني بين المللي مبتني بر وب( Web-based Help desk ) وساير قابليت‌ها نيز برخوردارند يا خير؟

- متوسط نرخ پاسخ‌گويي كارشناسان پشتيباني اين شركت‌ها را مورد بررسي و مقايسه قرار دهيد، از اين نظر كه چه مدت زماني طول خواهد كشيد كه كارشناسان بتوانند به مشكلات و سوالات شما پاسخ دهند؟ اين اطلاعات را مي‌توانيد از گزارش‌هاي تحليلي و نظرات مشاوران در مورد تجارب‌شان در اين شركت‌ها به دست آوريد.

- در نهايت، يكي از بهترين و عملي‌ترين راه‌ها براي تحقيق در مورد فروشندگان ERP آن است كه به يك يا بيش از يكي از مشتريان كه در حال استفاده از نرم افزارهاي اين شركت‌ها هستند مراجعه كنيم.

اگر زمينه فعاليت اين مشتريان مشابه صنعت مورد فعاليت شما باشد، بهتر مي‌توانيد در مورد اجزاي (ماژول‌های) مورد درخواست خود كه به آنها نياز داريد، از آنها سوال كنيد و با آگاهي كامل اقدام به خريد از فروشنده مورد نظر خود نماييد.

از مشتريان سوال كنيد فروشنده نرم افزار تا چه ميزان توانسته است جواب‌گوي نيازهاي آنان باشد، انتظارات آْنان را برآورده نمايد، خدمات پشتيباني مناسب ارايه دهد و نرم افزار را به سادگي پياده سازي كند؟ براي آنكه بتوانيد نگرشي از آينده نيز در مورد فروشندگان به دست آوريد، بايد در مورد فرايند ارتقا ( Upgrade ) و به روزآوري و اعمال تغييرات مورد نياز شما در نرم افزارها نيز از آنان اطلاعات كامل را كسب كنيد. اغلب، بازديد از سايت مشترياني( Site Visit ) كه سيستم‌هاي فروشنده خاصي را خريداري و مورد استفاده قرار داده اند، پس از جلسات ارايه سيستم

( demo ) توسط فروشندگان برگزار مي‌شود، اما اين كار مي‌تواند در هر زمان مناسب ديگري نيز صورت پذيرد.

پس از بررسي اين مراحل، شركت‌هايي را كه ثبات مالي، استراتژي مناسب، تعهد وساير ويژگي‌هاي مورد نياز را دارا نيستند، از ليست خود حذف كنيد.

براي حصول اطمينان از اينكه فروشنده قادر است نيازهاي شما را برآورده سازد، از وي درخواست كنيد يك جلسه ارايه بر اساس نيازهاي مورد نظر شما از سيستم‌ها ترتيب داده و در آن گام به گام به تشريح نرم افزارها و چگونگي برآوردن نيازهاي شما توسط نرم افزار بپردازد.

هر سيستم ERP قادر است فرايندهاي معمول هر صنعت را پاسخ دهد، اما در اين جا شما لازم است نيازهايي را مطرح سازيد كه دشوار به نظر مي‌رسد و هر نرم افزاري قابليت پاسخ‌گويي به آن را نخواهد داشت.

براي مثال، اگر نيروهاي انساني خاصي در شركت شما ساعات كاري غير عادي در مقايسه با سايرين دارند، بايد از فروشنده درخواست كنيد روش محاسبه حقوق و مزاياي اين قبيل افراد را با شرايط خاصي كه شما ارايه مي‌كنيد، در ماجول حقوق و دستمزد (Payroll ) براي شما تشريح كند.

اگر فروشنده‌اي نتواند فرايندهاي خاص ومنحصر به فرد شما را پاسخگو باشد، آن فروشنده را از ليست مورد بررسي خود حذف كنيد وساير فروشندگان را براساس اينكه كدام‌يك قادرند مشكلات شما را راحت تر وسريعتر پاسخ‌گوباشند، مورد مقايسه قرار دهيد.

نرم افزارهايي كه توسط برخي از فروشندگان ارايه مي‌شوند، ممكن است نياز به يك‌سري متناسب سازي ( Customization ) و تغيير در كدبرنامه نويسي نرم افزارها بر اساس نيازهاي خاص شما داشته باشند، با انتخاب سازمان یار شما می توانید دقیقا نرم افزار ERP متناسب با کبس و کار خود را سفارش دهید.

تا اين‌جا شما تحقيقات بازار، تحليل فروشندگان وبررسي ويژگي‌هاي نرم افزار را از طريق جلسات ارايه( Demo ) توسط فروشنده انجام داده ايد و ليست شما از فروشندگان ERP بايد به تعداد محدودي از يك تا سه فروشنده محدود شده باشد. قبل از اتخاذ تصميم نهايي مبتني بر انتخاب يكي از اين فروشندگان، موارد زير را نيز مورد بررسي قرار دهيد:

- مقايسه هزينه: اگرچه هزينه به عنوان مهم‌ترين عامل در تصميم خريد محسوب نمي‌شود، اما بدون شك به عنوان يك تصميم مهم شناخته مي‌شود. در انجام اين كار، هزينه كل را مدنظر داشته باشيد كه اين هزينه شامل هزينه اوليه خريد نرم افزار، هزينه نگه‌داري ساليانه (پشتيباني)، هزينه هاي مربوط به فراهم سازي زير ساختارها وساير تجهيزات وسخت افزارهاي مورد نياز، نيروي انساني ماهر براي كاربري و نگهداري نرم افزار و.. است.

- ارزيابي ويژگي‌هاي نرم افزار: نرم افزاري را انتخاب كنيد كه شما و هر فرد ديگري در سازمان قادر باشد به راحتي و سادگي از آن استفاده كند.

- برنامه‌اي براي رشد آينده: اگر سازمان شما استراتژي رشد سريع طي پنج تا ده سال آينده را دنبال مي‌كند، محصولي (نرم افزاري) را انتخاب كنيد كه قادر باشد همگام با سازمان شما و بر اساس نيازهاي شما رشد كرده و پاسخ‌گوي نيازهای تان باشد.
پس همان گونه كه گفته شد، با انجام فرايند “تحقيقات بازار”، ارزيابي تك تك مشتريان ودرخواست از آنان جهت ارايه محصولات شان می توانيد مطمئن باشيد كه فروشنده انتخاب شده توسط شما شايستگی پاسخگويی و برآوردن چالش‌های منحصر به فرد شما را دارا است.