نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) یا ERP سعی دارد تا عملكرد همه واحدهای شركت را در یك سیستم كامپيوتری يكپارچه نموده و نیازهای مختلف خاص هرواحد را پاسخ گوید.

این ادعای بزرگی است! یك برنامه نرم‌افزاری كه بتواند نیازهای افراد مالی و منابع انسانی را برآورده سازد. هریك از واحدها، سیستم كامپيوتری منحصربه خود را برای بهینه سازی عملكردهایش دارد. اما ERP آنها را در یك برنامه نرم‌افزاری يكپارچه تركیب می‌كند. این برنامه از طریق یك پايگاه داده‌ها اجرا می‌شود، لذا واحدهای مختلف می‌توانند اطلاعات را ساده‌تر به اشتراك بگذارند و با هم ارتباط برقرار سازند. این شیوه يكپارچه در صورتیكه شركت‌ها نرم‌افزار را به درستی نصب كنند، مزایای متعددی دارد.

برای مثال، دریافت سفارش مشتری. در واقع هنگامی كه مشتری سفارش می‌دهد، سفارش به صورت كاغذی یا كامپيوتری در واحدهای مختلف شركت در گردش است. این گردش سبب تاخیر در پاسخ‌گویی به سفارش می‌شود، در ضمن پيچيك از افراد شركت به درستی نمی‌داند كه وضعیت سفارش در هرنقطه چگونه است.

ERP سیستم‌های كامپيوتری مستقل رادر واحدهای مالی، منابع انسانی و انبارداده‌ها در هم می‌شكند و آنها را با برنامه نرم‌افزاری يكپارچه كه به ماجول‌های نرم‌افزاری تقسیم می‌شود، جايگزين می‌سازد. بدین ترتیب واحدهای مالی، ساخت و انبارداده‌ها هنوز هم نرم‌افزار خودشان را دارند، با این تفاوت كه حالا نرم‌افزارها به یكديگر لینك شده‌اند، به گونه‌ای كه واحد مالی می‌تواند با مراجعه به انبارداده‌ها از تحویل سفارش مطلع شود. اكثر نرم‌افزارهای ERP انعطاف پذیرهستند، به گونه‌ای كه شما می‌توانید بعضی از ماجول‌ها را نصب كنید بدون اینكه نیاز باشد تا كل بسته را بخرید. برای مثال، بسیاری از شركت‌ها فقط ماجول مالی یا منابع انسانی ERP را نصب می‌كنند. 

چگونه ERP  می‌تواند كارآیی كسب و كار شركت را بهبود بخشد؟

نكته مهم این است كه به مدت زمانی كه به طول می‌انجامد، توجه نكنیم، به طور متوسط پس از یك یا سه سال این نرم افزار كارآیی را افزایش می‌دهد. 

ERP چه چيزی را در كسب و كار اصلاح می‌كند؟

پنج دلیل عمده استفاده از  ERP  در شركت‌ها عبارتند از:

اطلاعات يكپارچه مالی- از آنجاییكه كه مدیر اجرایی ارشد شركت سعی دارد از كارآیی مطلع شود، شاید با گفته‌های متفاوتی مواجه شود. واحد مالی مجموعه اعداد مربوط به خود را دارد و سایر واحدها نیز به همین ترتیب. ERP نسخه واحدی از واقعیت است و سئوال براگيز نخواهد بود. زیرا هر فردی از یك سیستم مشابه استفاده می‌كند. يكپارچگی اطلاعات سفارش مشتری - سیستم‌های ERP می‌توانند در جایی استقرار یابند كه سفارش مشتری دریافت، سفارش وی تحویل و صورتحساب صادر شود.اگراین اطلاعات دریك سیستم نرم افزاری نگهداری شود، شركت می تواند به سادگی سفارشات، ساخت، موجودی و عرضه را همزمان ردیابی كند.

استانداردسازی و سرعت دهی به فرایندهای ساخت - شركت های سازنده به ويژه آنهایی كه از ادغام چند شركت به وجودآمده‌اند، چندین واحد كسب و كار دارند كه ممكن است از روش‌ها و سیستم‌های كامپيوتری متفاوتی استفاده كنند. سیستم‌های ERP با بهره گيری از روش‌های استاندارد، برای اتومات سازی بعضی از گام‌های فرایند ساخت به كار می‌روند.استانداردسازی این فرایندها و استفاده از یك سیستم كامپيوتری يكپارچه می‌تواند سبب صرفه جویی در زمان شود و بهره‌وری را افزایش دهد.

كاهش موجودی- ERP به جریان روان‌ترفرایند ساخت كمك می‌كند و رویت پذیری فرایند سفارش را در شركت بهبود می‌بخشد.

استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی - منابع انسانی، به ويژه درشركت‌هایی كه چندین واحد كسب و كار دارند، ممكن است یك روش ساده و يكپارچه برای ردیابی زمان كارمندان و برقراری ارتباط با ایشان در زمینه خدمات نداشته باشد. ERP می‌تواند در این مورد كمك كند.  

هزینه واقعی ERP چقدر است؟

اخیرا متا گروپ درباره هزینه كل مالكیت ERP شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات حرفه‌ای و كارشناسان داخلی مطالعاتی را انجام داده است. ازبین 63 شركتی كه مورد بررسی قرار گرفته‌اند، ازجمله شركت‌های كوچك -متوسط و بزرگ صنعتی، مبلغ موردنظر به طور متوسط 15 میلیون دلار بوده است. و متا گروپ به این نتیجه رسید كه پياده سازی ERP گران است و چندان به نوع شركتی كه از آن استفاده می‌كند، بستگی ندارد. 

هزینه‌های پنهان ERP كدامند؟

1. آموزش: هزینه‌های آموزش بالاست. زیرا كاركنان مجبورند مجموعه فرایندهای جدیدی را فرا بگيرند. بدتر اینكه، شركت‌های خارجی آموزشی نیز نمی‌تواننددراین مورد به شما كمك كنند. آنها به افراد نحوه بكارگيری نرم‌افزار را می‌آموزند نه روش‌های خاص استفاده از آن در كسب و كار شركت. شرایطی را مهیا نمایید و تحت آن شرایط فرایندهای مختلف كسب و كار را كه از سیستم ERP تاثیر می‌پذيریرند، شناسایی كنید.

به خاطر داشته باشید كه مسئولین واحد مالی از همان نرم‌افزاری استفاده می‌كنند كه مسئولین واحد فروش استفاده كرده‌اند، هر دوی آنها اطلاعاتی را وارد می‌كنند كه بر هر دو سیستم تاثیر گذارند. لذا باید از متخصیین تكنولوژی اطلاعات بخواهید كه چنين دوره‌های آموزشی را برگزارنمایند.

2. آزمایش و يكپارچه سازی: آزمایش ارتباط بین بسته‌های ERP و سایر بخش‌ها، هرینه ديگری را به دنبال خواهد داشت. یك شركت سازنده شاید برنامه‌های كاربردی از تجارت الكترونیك و زنجیره تامین گرفته تا محاسبه مالیات برفروش و باركدينگ را دارا باشد. همه يكپارچه سازی‌ها با ERP در ارتباطند. بهتر است این برنامه‌ها را از یك فروشنده ERP بخرید. آزمایش يكپارچگی ERP  به همراه آموزش باید صورت گيرد.

3. سفارشی سازی: برنامه‌های افزودنی تنها سرآغاز هزینه‌های يكپارچه سازی ERP  محسوب می‌شوند. هزینه ديگری كه بهتر است تا حد امكان از آن اجتناب شود، سفارشی سازی هسته اصلی نرم‌افزار ERP است. این وضعیت زمانی رخ می‌دهد كه نرم‌افزار ERP نتواند یكی از فرایندهای كسب و كار را مدیریت كند و شما تصمیم می‌گيرید با سفارشی سازی نرم‌افزار مشكل را حل كنید. سفارشی سازی می‌تواد بر هر ماجول سیستم ERP تاثیر گذارد، زیرا آنها كاملا با هم در ارتباطند. ارتقاء بسته ERP نیز معضل بزرگی است. زیرا مجبورید دوباره برای نسخه جدید، سفارشی سازی را انجام دهید. و از سوی ديگر، فروشنده از شما پشتيبانی نخواهد كرد و باید كارشناسان جدیدی را برای انجام سفارشی سازی و پشتيبانی استخدام نمایید.

4. تبدیل داده‌ها: تبدیل اطلاعات نظیر سوایق مشتری، عرضه كننده، طراحی محصول از سیستم قدیم به سیستم جدید ERP هزینه براست.

5. تجزیه و تحلیل داده‌ها: اغلب، داده‌های سیستم ERP به منظور انجام تجزیه و تحلیل، باید با داده‌های سیستم‌های خارجی تلفیق شوند. كاربرانی كه تجزیه و تحلیل‌های حجیم انجام می‌دهند، باید هزینه انبارداده‌ها را نیز در نظر بگيرند. زیرا ERP شناسایی تغییرات روزانه داده‌ها را به خوبی انجام نمی‌دهد و برای این منظور باید یك برنامه سفارشی نوشته شود.

6. مشاوره: هنگامی كه كاربران نمی‌توانند دراین زمینه برنامه‌ریزی كنند باید از مشاور كمك بگيرند، لذا هزینه مشاور نیز به هزینه‌های فوق افزوده می‌شود.

7. جايگزینی بهترین‌ها: موفقیت ERP به استخدام افراد ماهر بستگی دارد. این نرم‌افزار بسیار پيچيده است و نمی‌توان آن را به هر كسی سپرد. بدتر اینكه، شركت باید برای جايگزینی افراد پس از اتمام پروژه نیز آماده باشد.

8. هيچگاه كار تیم‌های پياده  سازی اتمام نمی‌پذیرد: اكثر شركت‌ها با پروژه ERP همانند سایر پروژه‌ها رفتار می‌كنند. به محض اینكه نرم‌افزار نصب شد، تیم به كار اصلی خود مشغول می‌شود. اما باید توجه نمایید كه تیم پياده سازی ارزشمنداست. زیرا اطلاعاتشان درباره فرایندهایی نظیر فروش، ساخت، منابع انسانی و... بیشتر از مسئولین این فرایندهاست. لذا آنان نباید به كار اصلی خود مشغول شوند، زیرا پس از نصب ERP كارهای زیادی را باید انجام دهند. نوشتن گزارشات حاصل از اطلاعات سیستم جدید ERP حداقل برای یكسال آنان را مشغول نگاه می‌دارد. 

چرا اغلب پروژه‌های ERP شكست می‌خورند؟

ERP مجموعه‌ای از عملیات خوب برای انجام وظایف شركت نظیر مالی، ساخت و .... است. شما به منظور بهره برداری بهتر ار نرم‌افزار باید افرادی را در شركت داشته باشید تا روشهای كاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند.اگر افراد واحدهای مختلف درباره برتری روشهای كاری لحاظ شده در نرم‌افزار نسبت به روشهایی كه آنها به كار می‌برند، به توافق نرسند، برای استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان می‌دهند یا از واحد تكنولوژی اطلاعات درخواست می‌كنند تا نرم‌افزاری تهیه نماید كه متناسب با روش‌های كاری آنان باشد. و در اینجاست كه پروژه ERP شكست می‌خورد. از طرفی سفارشی سازی نرم‌افزار ،آن را ناپايدارتر و نگهداریش را دشوار می‌كند. 

مزایای ERP

• كاهش هزینه‌های حمل موجودی

• كاهش هزینه‌های سفارش

• كاهش هزینه‌های تولید

• كاهش هزینه‌های نگهداری سوابق

• كاهش هزینه‌های حمل و نقل

• كاهش سرمایه گذاری در تجهیزات

• فرایندهای تولید انعطاف پذیرتر

• بهبود كارآیی كه به سوددهی بيشتر یا افزایش سهم بازار منجر می‌شود

• افزایش شفافیت فرایند برای مشتری

• افزایش رضایت مشتری

 معایب ERP

• نصب و نگهداری این سیستم‌ها بسیار گران است.

• استفاده از بعضی از این سیستم‌ها دشوار است.

• برای به اشتراك گذاشتن برخی از اطلاعات حساس كه برای یك فرایند ضروری است، با مقاومت فراد مواجه می‌شوید.

هدف اصلی و اولیه نرم ‌افزار سازمان یار ( ODOO فارسی ) گردآوری دپارتمان‌ ها و حوزه‌ های مختلف یک سازمان در داخل یک سیستم واحد یکپارچه به گونه‌ای است که این سیستم بتواند جوابگوی تمامی نیازهای بخش‌های متفاوت یک سازمان باشد.

پیاده سازی یک نرم ‌افزار واحد که بتواند تمامی نیازهای کاربران بخش مالی را همانند نیازهای بخش منابع انسانی و یا انبار و تجهیزات پاسخ دهد کار چندان ساده‌ای نیست. معمولاً هر بخشی از سازمان دارای نرم ‌افزارها و برنامه‌ های واحدی است که متناسب با نیازهای آنها ساخته شده است و آن گونه که بخش نیاز دارد کار می‌کند ولی نرم ‌افزار ERP سازمان یار سعی در ترکیب آن‌ ها و ایجاد یک نرم ‌افزار یکپارچه که از یک بانک نرم ‌افزاری واحد استفاده می‌ کند را دارد. این گونه تمامی بخش‌ ها و واحدهای یک سازمان قادر به استفاده مشترک از اطلاعات بوده و ارتباط هر واحد با دیگری نیز به راحتی  برقرار خواهد بود. به عنوان مثال دریافت یک سفارش از مشتری را در نظر بگیرید, معمولاً این سفارش روی برگه ‌ای ثبت شده است و گردش خود را از بخشی به بخش دیگر در قسمت‌ های مختلف سازمان آغاز می‌ کند. هر بخش متناسب با سیستم خود کد گذاری‌ هایی را انجام می‌دهد و پس از انجام مراحلی آن را به بخش دیگر ارجاع می‌دهد. در این سفر طولانی اجرای این عملیات باعث تاخیرات و گم شدن سوابق و حتی برخی مواقع اشتباهات نیز می شود. ضمن اینکه فرد به طور صحیح از وضعیت سفارش و مراحلی که طی کرده است به راحتی آگاه نیست زیرا که سیستم واحدی برای انجام امور بین بخش‌ها وجود ندارد. در نتیجه بخش مالی امکان دست‌یابی به سیستم انبار وجود نداشته و اطلاع از وضعیت حمل سفارش از این طریق میسر نیست.

درحالی‌که نرم ‌افزار اُدوو فارسی سازمان یار سیستم‌ های منفرد بخش‌ های مالی,انبار, منابع انسانی و تولید را کنار زده و آن‌ ها را با یک نرم ‌افزار یکپارچه متحد و واحد که به طور کامل وظایف و نیاز های تمامی بخش‌ها را کامل‌تر از سیستم قبلی برآورده می‌سازد جایگزین می‌نماید.