یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی که مدیران و صاحبان کسب و کارهای اینترنتی، تولیدکنندگان محتوا، سئوکارها، برنامه‌نویس‌ها و سایر شاغلان حوزه بیزینس آنلاین باید یاد بگیرند، مهارت مدیریت زمان است. خوشبختانه امروزه ترفندها و روش‌های مختلف و متنوعی برای مدیریت زمان وجود دارد ولی تکنیکی که بیش از سایر روش‌ها جواب داده و به موفقیت افراد زیادی کمک کرده، تکنیک پومودورو (Pomodoro) است. این تکنیک در عین سادگی حقیقتاً کارآمد و راهگشاست و می‌تواند در کنار مدیریت زمان، تمرکز شما را هم تا حد زیادی بهبود ببخشد.

در این مقاله تصمیم داریم که با تکنیک پومودورو برای مدیریت زمان آشنا شویم، به شیوه پدید آمدن آن پی ببریم، مزایای آن را درک کنیم و در نهایت ببینیم که چگونه می‌توانیم آن را اجرا کنیم. در صورتی که شما هم در هنگام انجام کارهای کسب و کار خود مثل تولید محتوا یا سئو احساس می‌کنید که بهره‌وری و تمرکز کافی را ندارید و نمی‌توانید زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنید یا اینکه تمرکز کافی دارید ولی می‌خواهید بهره‌وری خود را بهبود ببخشید، تا پایان این مقاله با ما همراه شوید.

تکنیک پومودورو چیست؟

تکنیک پومودورو (Pomodoro Technique) یکی از بهترین و ساده‌ترین روش‌ها برای مدیریت زمان است. یکی از نقاط تمایز تکنیک پومودورو با سایر روش‌های مدیریت زمان، این است که به تمرکز افراد اهمیت می‌دهد. کسانی که توانایی مدیریت زمان خود را ندارند، به این دلیل است که آن طور که باید و شاید نمی‌توانند تمرکز کنند.

تکنیک پومودورو، این مشکل را به خوبی حل می‌کند و به همین دلیل کسانی که از این تکنیک استفاده می‌کنند، پس از مدتی می‌توانند تعادل خوبی بین تمرکز و استراحت ذهن به وجود بیاورند. تکنیک مورد بحث به افراد یاد می‌دهد که به بهترین شکل ممکن با اهمال‌کاری مقابله کنند و کیفیت کار خود را تا حد امکان بالا ببرند.

کسانی که در زمینه بازاریابی محتوا فعالیت می‌کنند می‌دانند که مهارت مدیریت زمان در هنگام تولید محتوا تا چه اندازه اهمیت دارد. آن دسته از نویسندگان و تولیدکنندگان محتوا که توانایی مدیریت زمان خود را دارند، هم درآمد بیشتری کسب می‌کنند و هم به واسطه انجام کار عمیق، کیفیت محتواهای خود را بالاتر می‌برند.

این موضوع برای سایر کسانی که در حوزه‌های مرتبط با کسب و کار اینترنتی (مثل سئو، گرافیک، برنامه‌نویسی و غیره) فعالیت می‌کنند هم صادق است. خیلی از این افراد، روزانه با هزاران عامل حواس‌پرتی دست و پنجه نرم می‌کنند و به همین دلیل نمی‌توانند تمرکز قابل قبولی داشته باشند.

تکنیک پومودورو چگونه اجرا می‌شود؟

در صورتی که می‌خواهید کار خود را به کمک تکنیک پومودورو انجام دهید، ابتدا باید تعیین کنید که دقیقاً می‌خواهید چه کاری انجام دهید. فرض کنید که می‌خواهید محتوایی تحت عنوان «سئو نویسی چیست؟» بنویسید.

اکنون که دانستید می‌خواهید چه کاری انجام دهید، زمان‌سنج خود را روی 25 دقیقه تنظیم کنید و تمرکز خود را به طور کامل روی کاری که دارید انجام می‌دهید، بگذارید. به هیچ عنوان اجازه ندهید که گوشی یا هر چیز دیگر در تمرکز شما اختلال ایجاد کند. وقتی 25 دقیقه به پایان رسید، می‌توانید 5 دقیقه استراحت کنید.

توجه داشته باشید که در این زمان استراحت، به هیچ عنوان به کارهایی که نیاز به تمرکز ذهنی بالا دارند نپردازید. در این فرصت به چشمان و ذهن خود استراحت بدهید و پس از اتمام 5 دقیقه، دوباره 25 دقیقه کار کنید.

این چرخه 25 دقیقه کار و 5 دقیقه استراحت را ادامه دهید تا در نهایت 4 تا 25 دقیقه کار کرده باشید. وقتی این روند کامل شد، پس از چهارمین کار 25 دقیقه‌ای، بین 15 تا 30 دقیقه استراحت کنید.

منظور از یک پومودورو، 25 دقیقه کار و 5 دقیقه استراحت است. این تکنیک هم تمرکز افراد را مورد توجه قرار می‌دهد و هم به خسته نشدن ذهن آن‌ها اهمیت می‌دهد. از این رو است که خیلی از متخصصان و افراد توانمند از این تکنیک برای مدیریت زمان خود کمک می‌گیرند.

تکنیک پومودورو (Pomodoro) چگونه ابداع و جهانی شد؟

• در اواخر دهه 1980 میلادی، فرانچسکو سیریلو (Francesco Cirillo)، مبدع تکنیک پومودورو ، دانشجو بود و می‌خواست کارهای دانشجویی و تکالیف خودش را انجام دهد ولی تمرکز کافی برای انجام دادن کارهایش را نداشت.

او دنبال راهی بود که بتواند مشکل خود را حل کند و تمرکز خود را بازیابد. در حین فکر کردن به راه حل بود که یک زمان‌سنج آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی در منزل خود دید و از آن برای اجرا کردن تکنیک پومودورو کمک گرفت.

از آنجا که زمان‌سنج سیریلو شبیه به گوجه فرنگی بود، نام تکنیکش را پومودورو گذاشت (در زبان ایتالیایی، پومودورو به معنای گوجه فرنگی است). فرانچسکو سیریلو، سال‌های سال از این تکنیک به صورت شخصی استفاده کرد تا اینکه تصمیم گرفت کتابی بنویسد و تکنیک خودش را به مردم جهان معرفی کند.

در سال 2009 بود که کتاب تکنیک پومودورو (The Pomodoro Technique) را نوشت و روانه بازار کرد. خوشبختانه این کتاب در کشور ما هم توسط آقای بهزاد بوکانی ترجمه شده و انتشارات پژوهشی نوآوران شریف آن را منتشر کرده است.

مزایای استفاده از تکنیک پومودورو برای مدیریت زمان حین تولید محتوا

اکنون که با تکنیک پومودورو و پیشینه آن آشنا شدیم، زمان آن است که مزایا و محاسن آن را برای مدیریت زمان بررسی کنیم. در ادامه به چند مورد از مهم‌ترین مزایای این تکنیک اشاره شده است:

1. کمیت و کیفیت کار را افزایش می‌دهد

اولین مزیت تکنیک پومودورو آن است که تمرکز افراد را بالا می‌برد و به آن‌ها این اجازه و امکان را می‌دهد که کار خود را به صورت متمرکز پیش ببرند. وقتی تمرکز فرد بالا می‌رود، این قدرت را پیدا می‌کند که کار خود را از نظر کمی و کیفی ارتقا ببخشد.

ارتقای کمی و کیفی کار، اولین نتیجه‌ای که به همراه دارد، افزایش درآمد و رضایت مشتریان و کارفرماست. بنابراین اگر دنبال افزایش کیفیت کار خود هستید و می‌خواهید از این راه درآمد خود را افزایش دهید، پیشنهاد می‌شود که از تکنیک پومودورو کمک بگیرید.

2. کاهش استرس و اضطراب ناشی از عدم بهره‌وری و هدررفت زمان

زمانی که بیش از حد از شبکه‌های اجتماعی استفاده می‌کنیم یا به هر شکل دیگر، زمان خود را هدر می‌دهیم، دچار استرس و اضطراب می‌شویم؛ چون به صورت ناخودآگاه می‌فهمیم که داریم زمان خود را که یکی از مهم‌ترین دارایی‌های ماست، هدر می‌دهیم. یکی دیگر از مزایای مهم تکنیک پومودورو این است که به ما کمک می‌کند که از زمان خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنیم و زمان خود را هدر ندهیم.

3. افزایش انضباط و قدرت اراده در زندگی و کسب و کار

قدرت اراده مثل یک عضله در بدن انسان است و وقتی زیاد از این عضله استفاده کنیم، به مرور زمان دچار خستگی و فرسودگی می‌شود و دیگر نمی‌تواند نقش خود را به بهترین شکل برای ما ایفا کند.

بنابراین باید سعی کنیم که قدرت اراده خود را ذخیره کنیم تا بتوانیم در مواقع بحرانی و سرنوشت‌ساز از آن استفاده کنیم و به اهداف و آرزوهایی که در زندگی داریم، برسیم. برای اینکه استفاده از قدرت اراده را کاهش دهیم، باید تلاش کنیم که از نظم و انضباط کمک بگیریم.

متوسل شدن به نظم و انضباط، سبب می‌شود که یک سری عادت‌های زمانی خوب در وجود ما شکل بگیرد و در نتیجه پس از مدتی، در زمان مشخص از خواب بیدار می‌شویم، در ساعت مشخصی کار خود را شروع می‌کنیم و در ساعت مشخصی، کار خود را به پایان می‌رسانیم.

تکنیک پومودورو در ایجاد نظم و انضباط در زندگی به ما کمک می‌کند و باعث می‌شود که استفاده از قدرت اراده را به حداقل برسانیم و با تکیه بر انضباط، به موفقیت و پیشرفت دست پیدا کنیم.

4. افزایش انگیزه برای بهبود کیفیت کارها و به پایان رساندن آن‌ها

خیلی از افراد می‌گویند که ما در به پایان رساندن کارهای خود ناتوان هستیم و زمانی که یک کار را شروع می‌کنیم، قبل از به پایان رساندن آن، انگیزه خود را از دست می‌دهیم و نمی‌توانیم کار خود را به پایان برسانیم.

در صورتی که شما هم با این مشکل روبرو هستید، حتماً از تکنیک پومودورو استفاده کنید و سعی کنید که به این تکنیک وفادار بمانید؛ زیرا تکنیک مورد بحث شما را وادار می‌کند که بین کار و استراحت، تعادل به وجود بیاورید و به هیچ عنوان خسته نشوید.

از طرفی وقتی ببینید که با تکنیک پومودورو می‌توانید موفق شوید و کارهای خود را به پایان برسانید، انگیزه‌تان برای افزایش کیفیت کارها و به پایان رساندن آن‌ها چندین برابر می‌شود.

5. از بین بردن عوامل حواس‌پرتی و دستیابی به تمرکز پایدار

آخرین مزیت تکنیک پومودورو که در این مقاله می‌خواهیم در مورد آن صحبت کنیم، افزایش تمرکز و از بین بردن عوامل حواس‌پرتی است. عصر امروز، عصر «حواس‌پرتی» است و تمرکز مثل گوهر گرانبهایی است که افراد کمی به آن دسترسی دارند.

در صورتی که بتوانید تکنیک پومودورو را به درستی در زندگی و کسب و کار خود پیاده کنید، متوجه خواهید شد که پس از مدتی تمرکزتان افزایش پیدا می‌کند و می‌توانید خیلی راحت بر عوامل حواس‌پرتی غلبه کنید.

روش اجرای تکنیک پومودورو حین انجام کار

در این بخش از مقاله می‌خواهیم به شیوه استفاده از تکنیک پومودورو حین انجام کار بپردازیم. من شخصاً (نویسنده مقاله) از این تکنیک حرفه‌ای و اثرگذار برای مدیریت زمان حین تولید محتوا استفاده می‌کنم و از زمانی که دارم از این تکنیک کمک می‌گیرم، بازدهی و بهره‌وری‌ام تقریباً دو برابر شده است.

1. ابتدا کارهایی که می‌خواهید انجام دهید را مشخص کنید

در ابتدای روز و قبل از اینکه بخواهید کار خود را آغاز کنید، تمام محتواهایی که می‌خواهید در طول روز تولید کنید را روی کاغذ بیاورید. مثلاً اگر قرار است دو محتوای 3000 کلمه‌ای بنویسید، عنوان این دو محتوا و حجم آن‌ها را روی کاغذ بنویسید.

در گام بعدی محتواهایی که می‌خواهید تولید کنید را اولویت‌بندی کنید. عدم اولویت‌بندی کارها باعث می‌شود که حین انجام کار سردرگم شوید. همچنین سعی کنید میزان محتوای خود را به گونه‌ای تعیین کنید که کیفیت کارتان تحت الشعاع قرار نگیرد و ذهن خود را بیش از حد خسته و فرسوده نکنید.

2. زمان سنج خود را تنظیم و کار را شروع کنید (اولین 25 دقیقه)

اکنون ساعت زنگ‌دار یا زمان‌سنج خود را روی 25 دقیقه تنظیم و شروع به کار کنید. به هیچ عنوان اجازه ندهید که گوشی یا هر عامل دیگر، تمرکزتان را به هم بزند. سعی کنید زمان‌سنج را به گونه‌ای انتخاب کنید که بتوانید گذر زمان را ببینید و نسبت به آن آگاه باشید. همین که انسان ببینید که زمان با چه سرعتی دارد می‌گذرد، در حالت فوریت و اضطرار قرار می‌گیرد.

من شخصاً در هنگام اجرای تکنیک پومودورو از وب‌سایت Pomodoro استفاده می‌کنم؛ زیرا زمان را به خوبی نشان می‌دهد و زمانی که 25 دقیقه کار یا 5 دقیقه استراحت به پایان می‌رسد، فوراً شروع به زنگ زدن می‌کند.

توجه داشته باشید که نباید تا زمان پایان پومودورو، دست از کار بکشید؛ زیرا شما در این 25 دقیقه، هم دارید کار می‌کنید و هم تمرکز خود را بهبود می‌بخشید. یکی دیگر از نکاتی که در مورد پومودورو وجود دارد این است که اگر پومودورو را شکستید و به کار دیگری پرداختید، باید کل چرخه را به هم بزنید و یک چرخه جدید را آغاز کنید.

اگر کارتان قبل از 25 دقیقه به پایان رسید، پومودورو را نشکنید، دوباره کارتان را بررسی کنید، عیب‌های احتمالی را برطرف کنید، غلط‌های املایی و نگارشی محتوای خود را بگیرید و تا حد امکان آن را بهبود ببخشید تا زمان‌سنج به صدا درآید و پایان 25 دقیقه را اعلام کند.

3. زمان استراحت 5 دقیقه‌ای فرارسیده است

به محض اینکه ساعت به صدا درآمد، کار را متوقف کنید. به بهانه چند کلمه بیشتر، به کار ادامه ندهید. کنار فعالیتتان در آن بازه زمانی یک تیک بزنید، از پشت سیستم برخیزید، مقداری حرکات کششی انجام دهید، کمی چای یا آب میل کنید.

به هیچ عنوان به پومودوروهای قبلی فکر نکنید. ذهن شما به صورت خودکار کارهایی که در پومودوری قبل یا پومودوروهای قبلی انجام داده‌اید را تجزیه و تحلیل می‌کند. در زمان استراحت 5 دقیقه‌ای، سراغ کارهایی که نیاز به فعالیت ذهنی دارد نروید. شما باید از این فرصت استفاده کنید تا ذهن خود را در حالت استراحت قرار دهید.

4. چرخه 25 دقیقه کار و 5 دقیقه استراحت را چهار بار تکرار کنید

چرخه 25 دقیقه کار و 5 دقیقه استراحت را اینقدر ادامه دهید تا به جایی برسید که چهار تا 25 دقیقه کار کرده باشید. اکنون دیگر نباید 5 دقیقه استراحت کنید؛ بلکه باید بین 15 تا 30 دقیقه استراحت کنید. می‌توانید از این فرصت برای نوشیدن یک قهوه بی‌نظیر، کمی پیاده‌روی یا شنیدن موسیقی استفاده کنید. توجه داشته باشید که نباید در این فرصت کارهایی انجام دهید که نیاز به فعالیت و تمرکز سنگین دارد.

تا حد امکان به چشم‌ها و ذهن خود استراحت بدهید. یکی از بهترین کارهایی که در استراحت 15 تا 30 دقیقه‌ای می‌توانید انجام دهید، مراقبه است.

شما از چه روشی برای مدیریت زمان استفاده می‌کنید؟

زمان، یکی از منابع محدود و ارزشمند آدمی است ولی بسیاری از انسان‌ها از مدیریت و استفاده بهینه از آن، ناتوان هستند. افراد موفق از روش‌ها و تکنیک‌های مختلفی برای مدیریت زمان خود استفاده می‌کنند. یکی از بهترین روش‌ها برای مدیریت زمان، تکنیک پومودورو نام دارد. در این مقاله تلاش کردیم که با این تکنیک، مزایا و روش اجرای آن آشنا شویم.

در صورتی که این مقاله برای شما مفید و ارزشمند بود، پیشنهاد می‌شود به فایل صوتی مدیریت زمان در کسب و کار اینترنتی گوش کنید.. در این فایل صوتی، مهارت‌ها و نکاتی را یاد می‌گیرید که شما را به سمت موفقیت پرتاب می‌کند.

شما از کدام روش‌ها و تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده می‌کنید؟ آیا تاکنون از تکنیک پومودورو استفاده کرده‌اید؟ از نظر شما این روش چه مزایا و معایبی دارد؟ لطفاً نظرها و پیشنهادهای خود را با ما، در بخش نظرات (زیر همین مقاله) به اشتراک بگذارید.