Document topics

ما باید افراد را در جریان شروع پروژه قرار دهیم. انتظارات را مدیریت کنید و مهمتر از همه، طرحی جامع ارائه نمایید. باید بدانید که این مراحل چقدر مهم و حیاتی هستند. موفقیت پروژه بستگی به پیاده سازی و اجرا ی شما دارد، به همین دلیل حداقل 10%  از پروژه را صرف آن خواهید کرد.


اهداف شروع پروژه عبارتند از:

  • نماینده مشتری را در جریان متدولوژی استقرار قرار دهید و چشم اندازی از پروژه را برای او نمایش دهید.

  • برای اطمینان از امکان پذیر بودن پروژه، یک تحلیل سریع ROI یا نرخ بازگشت سرمایه انجام دهید ( اگر هنوز انجام نشده )

  • طرح پروژه را نهایی کنید

  • از نماینده مشتری کمک بگیرید و مطمئن باشید که او وقت کافی برای یادگیری اودوو صرف می کند.



پروژه ای به نام "Electronics123" به من محول شد. پیام فروشنده در این راستا بود که "این مشتری بدون شک به انبار، تولید، خرید، مدیریت فروش، وب سایت و تجارت الکترونیکی نیاز دارد که باید در 2 ماه اجرا می شد." قرارداد او با شرکت Netsuite تمام شده بود و در نتیجه در ادامه بدون سیستم مدیریتی اداره می شد. من نیز 12 روز فرصت داشتم تا ای آر پی را در سازمان آن ها مستقر کنم. مکالمات من و آقای یوهانِ مدیر در جلسه شروع پروژه بدین صورت بود:

"اجرای این پروژه غیر ممکن هست و شکست خواهیم خورد. ما معمولا برای هر برنامه به 2 هفته زمان نیاز داریم و اگر فقط یک فرصت کوچک برای ایجاد موفقیت وجود داشته باشد، نباید دریغ کنیم. ما باید این کارها را انجام بدهیم:
1. کاملا باید با استاندارد پیش برویم
2. هرکاری را که می گویم، بدون سوال پیچ کردن انجام بدهید، چون من وقتی برای توضیح هر تصمیمی که می گیرم ندارم. ایشان  قبول کردند. 

ما 9 روز شبانه روز با هم کار کردیم. او فرآیند ها ی کسب و کار را توضیح می داد و من در حالیکه سیستم را پیکربندی می کردم، خودم همه تصمیمات را می گرفتم. این شرکت بعد از 9 روز کار با تمامی برنامه ها وارد مرحله تولید شد و یکی از بهترین مشتری ها و پروژه هایی بود که  تا به حال داشتم.

ما این پروژه غیر قابل پیاده سازی و اجرا را به واسطه مدیریت درست انتظارات در مرحله شروع، به مرحله ممکن و موفقیت رساندیم. همچنین به خاطر بسپارید که رهبر پروژه نباید از تصمیم گیری به نفع مشتری بترسد و چه بسا که این حرکت باعث راحت تر شدن روند کار می شود. نقش مشتری این نیست که هر چیزی را که تصمیم می گیرد به آن عمل کنید، بلکه نقش او، تایید آن چیزی است که پیشنهاد می کنید.


نکات شروع

  • به طورمستقیم با مسائل و مشکلات مقابله کنید: اگر فکر می کنید برنامه ریزی خیلی کوتاه است برای به تاخیر انداختن پروژه، مذاکره نموده و خاطر نشان کنید که حتما در موعد تعیین شده، پروژه انجام شود. همین طور، اگر در امکان پذیری، راهکارها و یا ویژگی ها سوء تفاهمی تشخیص دادید، فورا در موردش بحث کنید و به تاخیر نیاندازید. رهبر پروژه بی تجربه، از بحث های پیچیده و دشوار اجتناب می کند که می توان گفت اشتباه رایجی است.

  • مشارکت مشتری را بررسی کنید: اطمینان حاصل کنید که افراد مناسبی از طرف مشتری در گیر هستند و در مورد زمانی که به کار اختصاص خواهند داد و دانشی که دارند اطمینان حاصل کنید، اینکه آیا توانایی انجام وظایف خود را دارند یا نه.

  • برای آموزش نماینده مشتری وقت بگذارید: پلت فرم یا محیط های آموزش الکترونیکی موجود در سایت تسهیل گستر را به او معرفی بکنید، نماینده را با مستندات آنلاین آشنا کنید و به او در مورد جریان های اصلی کسب و کار آموزش دهید. دقت کنید که اگر او در محصولات مورد نظر متخصص و ماهر نباشد، قادر به انجام وظایف خود نخواهد بود.

  • مدیریت انتظارات مشتریان: این مورد یکی از اصلی ترین وظایف رهبر پروژه می باشد مهلت های کاری خیلی کوتاهی را تنظیم نکنید، در مورد ویژگی های پیچیده و دشوار متعهد نشوید، در مورد ساده بودن تغییرات به مشتریان چیزی نگویید، به هر خواسته آن ها بله نگویید. در کل هر چقدر کمتر زیر بار تعهد بروید، بازده بیشتر خواهد شد.


من دو تجربه کاری را برایتان خواهم گفت که اهمیت دنبال کردن این قوانین را به ما نشان می دهد:

1. پیاده سازی ناموفق

مشتری من از ابتدا دقیق می دانست که چه باید بکند، ولی من به جای این که خواسته های او را بررسی کنم و به چالش بکشم، همه چیز را از اول قبول کردم که  اشتباه بزرگی بود.

او همیشه درخواست جدیدی برای توسعه داشت و نمی فهمید که من چرا مرتبا به او نه می گفتم و او نیز دیگر پذیرای راه حل های جایگزین نبود.

در نتیجه، پروژه برای چندین مورد و ماه ها به عقب افتاد که اصلا مورد رضایت من نبود.

2. پیاده سازی و اجرای موفقیت آمیز

من پروژه  را از راه دیگری که تعیین انتظارات درست بود، آغاز کردم و روش دیگری را انتخاب کردم. به مشتری توضیح دادم که هر درخواست توسعه را نمی پذیرم مگر این که:

1. راه حل مناسبی وجود نداشته باشد

2. یک نیاز خیلی ضروری باشد.

با انجام این کار همه چیز تغییر کرد. مشتری نیز با پیشنهادات ما موافقت کرد و توانستیم با استفاده از راه حل های مناسب، 100 ساعت صرفه جویی کنیم.