۱۰ ترفند کمتر شناخته‌شده در Odoo ERP که بهره‌وری تیم را افزایش می‌دهد

در دنیای کسب‌وکارهای مدرن، سرعت و کارایی حرف اول را می‌زند. سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) مانند Odoo با فراهم کردن یک پلتفرم جامع، به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا فرآیندهای خود را مدیریت و بهینه کنند. Odoo به دلیل انعطاف‌پذیری و ماژولار بودن، ابزاری قدرتمند است، اما بسیاری از کاربران تنها از بخش کوچکی از قابلیت‌های آن بهره می‌برند.

واقعیت این است که زیر پوست Odoo، ترفندها و امکانات کمتر شناخته‌شده‌ای پنهان شده‌اند که می‌توانند بهره‌وری تیم شما را به شکل چشمگیری افزایش دهند. این مقاله به شما کمک می‌کند تا این پتانسیل‌های پنهان را کشف کنید و از Odoo به بهترین نحو ممکن استفاده کنید. اگر آماده‌اید تا از یک کاربر عادی به یک کاربر حرفه‌ای Odoo تبدیل شوید، با ما همراه باشید.

۱. استفاده از نماهای سفارشی (Custom Views) برای شخصی‌سازی محیط کار

یکی از بزرگ‌ترین مزایای Odoo، قابلیت شخصی‌سازی بالای آن است. هر تیم در یک سازمان نیازهای متفاوتی دارد و یک نمای واحد برای همه مناسب نیست. با استفاده از نماهای سفارشی، می‌توانید محیط کاری خود را دقیقاً بر اساس نیازهایتان طراحی کنید.

​

برای مثال، تیم فروش ممکن است نمای کانبان (Kanban View) را برای مدیریت سرنخ‌ها و فرصت‌های فروش ترجیح دهد، زیرا وضعیت هر سرنخ در یک نگاه مشخص است و انتقال آن به مراحل بعدی به سادگی با کشیدن و رها کردن (Drag-and-Drop) انجام می‌شود. در مقابل، تیم حسابداری برای بررسی دقیق فاکتورها، نمای لیست (List View) را کارآمدتر می‌داند.

چرا مهم است؟

• افزایش تمرکز: با حذف اطلاعات غیرضروری، تیم شما فقط روی وظایف و داده‌های مرتبط تمرکز می‌کند.
• تصمیم‌گیری سریع‌تر: نمایش بصری داده‌ها در نماهای سفارشی، به تیم کمک می‌کند تا وضعیت را سریع‌تر ارزیابی کرده و تصمیمات بهتری بگیرند.
• افزایش کاربردپذیری: هر تیم می‌تواند نمای اختصاصی خود را ایجاد و ذخیره کند تا در هر بار ورود به سیستم، به همان تنظیمات دسترسی داشته باشد.

این ترفند، با کاهش حواس‌پرتی و سازماندهی بهتر اطلاعات، به یک ابزار حیاتی برای افزایش کارایی تبدیل می‌شود.

۲. اتوماسیون با اقدامات خودکار (Automated Actions) برای حذف کارهای تکراری

تصور کنید که مجبور نباشید کارهای تکراری مانند ارسال ایمیل‌های اطلاع‌رسانی، به‌روزرسانی وضعیت یک رکورد یا تخصیص وظیفه به یک عضو تیم را به صورت دستی انجام دهید. اقدامات خودکار در Odoo دقیقاً همین کار را برای شما انجام می‌دهند.

​

چرا مهم است؟

صرفه‌جویی در زمان و منابع: وظایف تکراری، وقت و انرژی زیادی از تیم می‌گیرند. با خودکارسازی آن‌ها، می‌توانید این منابع را به کارهای ارزشمندتر اختصاص دهید.

• کاهش خطاهای انسانی: کارهای خودکار بدون خطا و بر اساس قوانین مشخص اجرا می‌شوند، که دقت فرآیندها را به شدت بالا می‌برد.
• بهبود گردش کار (Workflow): با خودکارسازی مراحل مختلف، گردش کار سازمان روان‌تر و کارآمدتر می‌شود. برای مثال، می‌توانید یک قانون تعریف کنید که به محض ایجاد یک فاکتور فروش، یک ایمیل خودکار به مشتری ارسال شود.

برای استفاده از این قابلیت، کافی است به بخش تنظیمات > فنی (Technical) > اقدامات خودکار (Automated Actions) بروید و قوانین مورد نظر خود را ایجاد کنید.

۳. استفاده از میان‌برهای صفحه‌کلید (Keyboard Shortcuts) برای سرعت بخشیدن به کارها

میان‌برهای صفحه‌کلید، ابزارهای کوچک اما بسیار قدرتمندی هستند که می‌توانند سرعت کار روزانه شما را به طرز چشمگیری افزایش دهند. بسیاری از کاربران از این میان‌برها بی‌خبرند و همچنان برای هر عملیاتی از ماوس استفاده می‌کنند.

​

چرا مهم است؟

• افزایش سرعت: با استفاده از میان‌برهایی مانند Ctrl + S برای ذخیره کردن، Ctrl + Enter برای تأیید یا Escape برای خروج از یک پنجره، می‌توانید در زمان بسیار کوتاه‌تری کارها را انجام دهید.
• کاهش خستگی: استفاده مداوم از ماوس می‌تواند باعث خستگی دست شود. میان‌برها به کاهش این خستگی کمک می‌کنند.

یادگیری و به کارگیری این میان‌برها در طول روز، تأثیر قابل‌توجهی بر سرعت و کارایی شما خواهد داشت.

۴. فیلترها و گروه‌بندی‌های پیشرفته برای تحلیل داده‌ها

اگر از جستجوهای ساده خسته شده‌اید، وقت آن است که از قابلیت‌های پیشرفته فیلترها و گروه‌بندی‌ها استفاده کنید. این ابزارها به شما اجازه می‌دهند داده‌ها را به شکل عمیق‌تر و معنادارتری تحلیل کنید.

​

چرا مهم است؟

• تحلیل سریع: به جای اینکه منتظر گزارش‌های پیچیده بمانید، می‌توانید با چند کلیک داده‌ها را بر اساس معیارهای مختلف (مانند تاریخ، مسئول، وضعیت و...) فیلتر و گروه‌بندی کنید.
• کشف الگوها: گروه‌بندی داده‌ها بر اساس پارامترهای مختلف به شما کمک می‌کند تا الگوهای پنهان را کشف کنید. مثلاً می‌توانید ببینید که کدام محصول در کدام منطقه بیشترین فروش را داشته است.
• شخصی‌سازی گزارش‌ها: می‌توانید گزارش‌های موقت و سفارشی را بدون نیاز به ماژول‌های جداگانه ایجاد کنید و آن‌ها را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید.

این قابلیت، Odoo را از یک سیستم مدیریت ساده به یک ابزار قدرتمند هوش تجاری تبدیل می‌کند.

۵. استفاده از Odoo Studio برای سفارشی‌سازی بدون کد

Odoo Studio یک ماژول انقلابی است که به کاربران اجازه می‌دهد بدون هیچ‌گونه دانش برنامه‌نویسی، Odoo را سفارشی کنند. این ابزار تغییرات را بسیار سریع و آسان می‌کند و به شما اجازه می‌دهد Odoo را کاملاً با نیازهای کسب‌وکار خود تطبیق دهید.

​

چرا مهم است؟

• سرعت بالا: می‌توانید فیلدهای جدید را در عرض چند ثانیه اضافه کنید، بدون اینکه نیاز به کمک یک توسعه‌دهنده داشته باشید.
• انعطاف‌پذیری: می‌توانید صفحات را تغییر دهید، گزارش‌ها را سفارشی‌سازی کنید، گردش کارها را ویرایش کنید و حتی ماژول‌های جدیدی را از صفر ایجاد کنید.
• کاهش هزینه‌ها: نیازی به استخدام یا همکاری مداوم با یک توسعه‌دهنده برای تغییرات کوچک و روزمره ندارید.

با کشیدن و رها کردن (Drag-and-Drop) می‌توانید فیلدها و ابزارهای مورد نظر خود را به فرم‌ها اضافه کنید و محیط کاری خود را بهینه کنید.

۶. همکاری در اسناد با "Pad" و "Chatter"

در دنیای کار از راه دور، هماهنگی تیمی بسیار مهم است. Odoo با ارائه ابزارهای داخلی مانند Pad و Chatter، این هماهنگی را بهبود می‌بخشد.

​

چرا مهم است؟

• Pad: یک ویرایشگر متن هم‌زمان است که به چندین کاربر اجازه می‌دهد روی یک سند به صورت همزمان کار کنند. این ویژگی برای نوشتن صورت‌جلسه‌ها یا اسناد پروژه‌ها بسیار مفید است.
• Chatter: در پایین هر رکورد (مانند مشتری، فاکتور یا پروژه) یک بخش Chatter وجود دارد که می‌توانید در آن نظرات، فایل‌ها و یادداشت‌ها را به اشتراک بگذارید. این ابزار تمام ارتباطات مربوط به یک رکورد را در یک مکان جمع‌آوری می‌کند و از پراکندگی اطلاعات جلوگیری می‌کند.
• کاهش استفاده از ایمیل: با استفاده از این ابزارها، نیازی به ارسال ایمیل‌های متعدد برای بحث در مورد یک موضوع خاص نیست. همه چیز در یک مکان سازمان‌دهی می‌شود.

۷. بهینه‌سازی گزارش‌ها با ابزارهای BI (Business Intelligence)

Odoo دارای ابزارهای داخلی برای گزارش‌گیری و هوش تجاری است که به شما امکان می‌دهد از داده‌های خود بهترین استفاده را ببرید. با استفاده از این ابزارها می‌توانید به جای حدس و گمان، بر اساس داده‌ها تصمیم بگیرید.

چرا مهم است؟

• تصمیم‌گیری مبتنی بر داده: با استفاده از نمودارها و گزارش‌ها، می‌توانید عملکرد سازمان خود را به صورت بصری و دقیق تحلیل کنید و تصمیمات بهتری بگیرید.
• داشبوردهای سفارشی: می‌توانید داشبوردهای شخصی‌سازی شده‌ای را ایجاد کنید که مهم‌ترین معیارهای عملکرد (KPIs) شما را در یک نگاه نمایش دهند.
• تحلیل عمیق: با استفاده از نمودارهای محوری (Pivot Tables) می‌توانید داده‌ها را از زوایای مختلف بررسی و تحلیل کنید و الگوهای پنهان را کشف کنید.

این قابلیت‌ها Odoo را به یک ابزار استراتژیک برای رشد کسب‌وکار تبدیل می‌کنند.

۸. استفاده از تگ‌ها و برچسب‌ها (Tags & Labels) برای دسته‌بندی سریع

تگ‌ها و برچسب‌ها، ابزاری ساده و در عین حال قدرتمند برای سازماندهی اطلاعات در Odoo هستند. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا رکوردها را به سرعت دسته‌بندی و فیلتر کنید.

چرا مهم است؟

• سازماندهی بهتر: با استفاده از تگ‌ها، می‌توانید سرنخ‌ها، وظایف، محصولات یا هر رکورد دیگری را بر اساس معیارهای مختلف (مانند اولویت، نوع، وضعیت) دسته‌بندی کنید.
• فیلتر کردن آسان: جستجو و فیلتر کردن بر اساس تگ‌ها بسیار سریع‌تر است. با یک کلیک می‌توانید به تمام سرنخ‌های "مهم" دسترسی پیدا کنید.
• انعطاف‌پذیری: می‌توانید هر تعداد تگ که نیاز دارید ایجاد کنید و به هر رکورد، چندین تگ اختصاص دهید. این انعطاف‌پذیری باعث می‌شود تا بتوانید یک سیستم دسته‌بندی کاملاً پویا داشته باشید.

۹. مدیریت گردش کار چند شرکتی (Multi-Company Workflows)

برای سازمان‌هایی که چندین شرکت یا شعبه دارند، قابلیت مدیریت چند شرکتی Odoo یک ویژگی حیاتی است که اغلب به درستی از آن استفاده نمی‌شود.

​

چرا مهم است؟

• مدیریت متمرکز: می‌توانید تمام شرکت‌های خود را از یک پایگاه داده و یک پنل مدیریتی واحد مدیریت کنید.

• اطلاعات مستقل: هر شرکت دارای اطلاعات مستقل خود است، از جمله حساب‌های مالی، مشتریان و محصولات، اما شما می‌توانید گزارش‌های تلفیقی (Consolidated) نیز تهیه کنید.
• بهبود کارایی: با استفاده از قوانین بین‌شرکتی، می‌توانید گردش کارها را به صورت خودکار بین شرکت‌ها هماهنگ کنید، مثلاً با ایجاد یک فاکتور فروش در شرکت A، یک فاکتور خرید متناظر در شرکت B ایجاد شود.

این قابلیت، فرآیندهای مالی و عملیاتی را در سازمان‌های بزرگ‌تر ساده و کارآمد می‌کند.

۱۰. استفاده از پورتال مشتریان برای کاهش بار تیم پشتیبانی

پورتال مشتریان Odoo یک ابزار ارزشمند برای بهبود تجربه مشتری و کاهش بار کاری تیم‌های پشتیبانی و فروش است. این پورتال، به مشتریان امکان می‌دهد تا به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند.

​

چرا مهم است؟

• خودخدمت‌رسانی: مشتریان می‌توانند به فاکتورها، سفارشات فروش، وضعیت تیکت‌های پشتیبانی و سایر اسناد مرتبط خود دسترسی داشته باشند، بدون اینکه نیاز به تماس با تیم شما داشته باشند.
• شفافیت: مشتریان همیشه از وضعیت سفارشات یا تیکت‌های خود مطلع هستند، که این امر رضایت آنها را افزایش می‌دهد.
• کاهش بار کاری: با فراهم کردن امکان خودخدمت‌رسانی، تیم پشتیبانی و فروش شما زمان کمتری را صرف پاسخگویی به سؤالات تکراری می‌کند و می‌تواند روی مسائل مهم‌تر تمرکز کند.

با فعال‌سازی این پورتال و ارائه دسترسی به مشتریان، یک کانال ارتباطی قوی و کارآمد ایجاد خواهید کرد.

نتیجه‌گیری

Odoo ERP فراتر از یک سیستم ساده برای مدیریت کسب‌وکار است. با کاوش در ترفندها و قابلیت‌های کمتر شناخته‌شده آن، می‌توانید بهره‌وری تیم خود را به طرز چشمگیری افزایش دهید، فرآیندها را خودکار کنید و تصمیمات بهتری بگیرید. از شخصی‌سازی نماها تا استفاده از پورتال مشتریان، هر یک از این ترفندها یک قدم به سوی بهینه‌سازی کامل کسب‌وکار شما هستند.

با سرمایه‌گذاری در یادگیری این قابلیت‌ها، شما به تیم خود کمک می‌کنید تا از پتانسیل کامل Odoo بهره ببرد و به موفقیت‌های بزرگ‌تری دست پیدا کند.

پرسش و پاسخ (FAQ)

س: آیا برای استفاده از این ترفندها نیاز به دانش برنامه‌نویسی دارم؟

ج: خیر، اکثر ترفندهای معرفی شده مانند استفاده از فیلترهای پیشرفته، اتوماسیون با اقدامات خودکار و سفارشی‌سازی با Odoo Studio نیازی به دانش برنامه‌نویسی ندارند و توسط کاربران عادی قابل استفاده هستند. با این حال، برخی تغییرات پیشرفته‌تر ممکن است به کمک یک توسعه‌دهنده نیاز داشته باشند.

س: کدام یک از این ترفندها بیشترین تأثیر را بر بهره‌وری تیم فروش دارد؟

ج: ترفندهایی مانند استفاده از نماهای سفارشی برای مدیریت بهتر سرنخ‌ها و فرصت‌ها، فیلترها و گروه‌بندی‌های پیشرفته برای تحلیل عملکرد فروش، و اتوماسیون اقدامات خودکار برای ارسال ایمیل‌ها و پیگیری‌های خودکار، بیشترین تأثیر را بر بهره‌وری تیم فروش دارند.

س: آیا استفاده از Odoo Studio هزینه‌ای دارد؟

ج: بله، Odoo Studio یک ماژول پولی است که به صورت جداگانه یا در برخی از پلن‌های Odoo Enterprise ارائه می‌شود. با این حال، این ماژول به دلیل قدرت و انعطاف‌پذیری که در سفارشی‌سازی بدون کدنویسی فراهم می‌کند، ارزش سرمایه‌گذاری را دارد.