یک لپ‌تاپ خریداری می‌شود، به کارمند تحویل داده می‌شود و چند ماه بعد، هنگام جابه‌جایی او به واحدی دیگر، دیگر کسی نمی‌داند دستگاه دقیقاً کجاست. هم‌زمان، قرارداد پشتیبانی یکی از تجهیزات شبکه منقضی شده و تمدید لایسنس نرم‌افزاری مهم نیز از یاد رفته است. در واحد مالی، هزینه خرید ثبت شده؛ اما ارتباط روشنی میان آن سند، تجهیز موجود و فرد استفاده‌کننده وجود ندارد. نتیجه، فقط یک فهرست ناقص از اموال نیست؛ سازمان با خریدهای تکراری، توقف خدمات، هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده و دشواری در رسیدگی مالی روبه‌رو می‌شود.
مدیریت داراییهای فناوری اطلاعات یا IT Asset Management (ITAM) برای حل همین گسست طراحی می‌شود. در این رویکرد، دارایی از زمان درخواست و خرید تا دریافت، تخصیص، نگهداری، تمدید، بازپس‌گیری و خروج از چرخه استفاده، شناسه و سابقه‌ای قابل پیگیری دارد. ارزش ITAM زمانی آشکار می‌شود که اطلاعات عملیاتی تجهیزات، تعهدات قراردادی و اطلاعات مالی به‌جای نگهداری در فایل‌های جداگانه، در یک فرایند هماهنگ ثبت شوند.
مقاله پیشنهادی: مدیریت داراییهای ثابت و استهلاک ماده 149 در ERP بومی شده
بستر اودوو برای بخش‌های مختلف این فرایند، از جمله ثبت تجهیزات و کاربران، رهگیری سریال در انبار، درخواست‌های نگهداری و مدیریت دارایی ثابت در حسابداری، امکانات مرتبطی دارد. بااین‌حال، یک نکته برای طراحی درست راهکار ضروری است: تمام نیازهای ITAM، به‌ویژه مدیریت لایسنس‌های خریداری‌شده از فروشندگان و ثبت تاریخچه رسمی تحویل تجهیزات، لزوماً در یک ماژول آماده و واحد پوشش داده نمی‌شوند. دامنه دقیق راهکار باید با توجه به فرایند سازمان، نسخه نرم‌افزار و تنظیمات یا توسعه‌های موردنیاز مشخص شود. (odoo.com)
ITAM دقیقاً چه دارایی‌هایی را در بر می‌گیرد؟
نخستین قدم، تعریف دامنه است. اگر سازمان فقط لپ‌تاپ‌ها را ثبت کند اما تجهیزات شبکه، لایسنس‌ها و قراردادهای پشتیبانی را نادیده بگیرد، همچنان بخش مهمی از هزینه و ریسک فناوری اطلاعات خارج از دید باقی می‌ماند.
داراییهای سخت‌افزاری
لپ‌تاپ، رایانه رومیزی، نمایشگر، تلفن همراه سازمانی، چاپگر، سرور، سوئیچ، روتر، فایروال و تجهیزات ذخیره‌سازی، نمونه‌های رایج هستند. برخی به یک کارمند تحویل داده می‌شوند و برخی، مانند سرور یا سوئیچ، در اختیار یک واحد یا محل مشخص قرار می‌گیرند. برای هر قلم باید بتوان به پرسش‌های ساده اما حیاتی پاسخ داد: کدام دستگاه است، در چه مکانی قرار دارد، مسئول آن کیست، چه زمانی خریداری شده و آخرین بار چه خدماتی دریافت کرده است؟
مقاله پیشنهادی: دارایی چیست؟ راهنمای جامع انواع دارایی‌ها و نحوه محاسبه آن‌ها
دارایی‌ها و حقوق نرم‌افزاری
مدیریت نرم‌افزار تنها به نگهداری نام برنامه محدود نمی‌شود. نوع مجوز، تعداد کاربر یا دستگاه مجاز، تاریخ شروع و پایان قرارداد، فروشنده، شرایط تمدید، هزینه دوره‌ای و مسئول تأیید تمدید نیز اهمیت دارد. برای نمونه، ممکن است یک لایسنس فعال باشد اما تعداد استفاده‌کنندگان واقعی از ظرفیت خریداری‌شده کمتر باشد؛ یا برعکس، سازمان پیش از تمدید متوجه افزایش نیاز خود نشود.
از دید حسابداری نیز نباید همه اقلام نرم‌افزاری را یکسان فرض کرد. نحوه ثبت یک مجوز بلندمدت می‌تواند با هزینه یک اشتراک کوتاه‌مدت تفاوت داشته باشد. تشخیص نهایی درباره شناسایی هزینه، دارایی یا پیش‌پرداخت باید بر اساس ماهیت قرارداد و سیاست حسابداری سازمان انجام شود؛ نه صرفاً بر اساس اینکه قلم موردنظر «نرم‌افزار» نام دارد.
چرا داراییهای فناوری اطلاعات «ناپدید» می‌شوند؟
ناپدید شدن دارایی همیشه به معنای مفقودی فیزیکی نیست. گاهی دستگاه روی میز کارمندی قرار دارد، اما در فهرست انبار همچنان موجود نشان داده می‌شود. گاهی کارمند قبلی آن را تحویل داده، ولی نام او در فایل اموال تغییر نکرده است. گاهی نیز یک قطعه از دستگاه جدا و برای تعمیر به تأمین‌کننده ارسال شده، بی‌آنکه این وضعیت ثبت شود.
ریشه مشترک این مسائل، نبود یک رویداد ثبت‌شده برای هر تغییر وضعیت است. خرید، دریافت، جابه‌جایی، تحویل، تعمیر و اسقاط در واحدهای مختلف اتفاق می‌افتند؛ اگر هر واحد اطلاعات را در ابزار جداگانه‌ای نگهداری کند، سابقه دارایی به‌مرور از واقعیت فاصله می‌گیرد. بنابراین راه‌حل صرفاً تهیه برچسب اموال نیست. سازمان باید مشخص کند چه کسی مجاز است وضعیت دارایی را تغییر دهد، چه مدارکی برای هر تغییر لازم است و چه کسی مغایرت‌ها را بررسی می‌کند.
شروع چرخه حیات: از خرید تا شناسنامه یکتای دارایی
فرایند قابل اتکا از زمان درخواست خرید آغاز می‌شود. واحد فناوری اطلاعات مشخصات فنی و هدف استفاده را تعیین می‌کند، واحد خرید سفارش را انجام می‌دهد و هنگام دریافت، مشخصات کالای تحویلی با سفارش و فاکتور تطبیق داده می‌شود. در این نقطه باید برای هر قلم قابل رهگیری، یک شناسه داخلی یکتا تعریف شود.
شناسنامه دارایی بهتر است حداقل شامل شناسه اموال، نام و مدل، شماره سریال سازنده، تاریخ دریافت، فروشنده، محل اولیه، وضعیت فیزیکی و مسئول ثبت باشد. برای اقلامی که پوشش گارانتی دارند، تاریخ پایان گارانتی و مستندات خرید نیز ثبت می‌شود. در فرم تجهیزات اودوو، داده‌هایی مانند سریال، فروشنده، مدل، بهای خرید، محل استفاده و تاریخ انقضای گارانتی قابل ثبت‌اند؛ بااین‌حال، تعریف قواعد اختصاصی سازمان برای شناسه اموال یا اتصال همه این داده‌ها به فرایندهای داخلی ممکن است نیازمند پیکربندی باشد. (odoo.com)
تفاوت شناسه اموال و شماره سریال
شماره سریال را سازنده به دستگاه اختصاص می‌دهد؛ شناسه اموال را خود سازمان برای کنترل داخلی تعریف می‌کند. نگهداری هر دو مفید است. شماره سریال در مراجعه به فروشنده، پیگیری گارانتی و تشخیص قطعات مشابه کمک می‌کند. شناسه اموال نیز در فرایندهای تحویل، شمارش فیزیکی و تطبیق با سوابق داخلی کاربرد دارد.
این تمایز در عمل مهم است: ممکن است برچسب سازمانی آسیب ببیند، اما شماره سریال دستگاه همچنان قابل خواندن باشد؛ یا شماره سریال روی تجهیزی نصب شده باشد که دسترسی روزمره به آن دشوار است. ثبت دو شناسه، احتمال اشتباه در شناسایی را کاهش می‌دهد.
مقاله پیشنهادی: حساب انتظامی چیست؟ حساب های انتظامی چه کاربردی در حسابداری دارد؟
ردیابی فیزیکی با بارکد و سریال چگونه انجام می‌شود؟
برچسب بارکد زمانی ارزشمند است که اسکن آن به رکورد درست دارایی و یک اقدام مشخص منتهی شود. برای مثال، کارشناس هنگام دریافت یک لپ‌تاپ، شناسه آن را اسکن می‌کند و ثبت دریافت را انجام می‌دهد. هنگام تحویل به کارمند، همان شناسه به رویداد تخصیص پیوند می‌خورد. در زمان انبارگردانی نیز اسکن، حضور فیزیکی دستگاه را با محل و مسئول ثبت‌شده مقایسه می‌کند.
در اودوو می‌توان برای کالاهای مشمول رهگیری، شماره سریال را در عملیات انبار ثبت و از بارکد برای ورود اطلاعات یا انجام عملیات مربوط استفاده کرد. گزارش رهگیری سریال به بررسی مسیر یک قلم در عملیات انبار کمک می‌کند. این قابلیت را نباید به‌تنهایی معادل پرونده کامل ITAM دانست: پیوند دادن رویدادهای انبار به صورت‌جلسه تحویل پرسنل، وضعیت تعمیر یا پرونده مالی دارایی باید در طراحی فرایند بررسی شود. (odoo.com)
برای جلوگیری از مغایرت، در زمان راه‌اندازی سه قاعده اهمیت ویژه دارد: هر تجهیز قابل رهگیری فقط یک رکورد معتبر داشته باشد؛ تغییر محل یا مسئول بدون ثبت رویداد انجام نشود؛ و شمارش فیزیکی دوره‌ای با اطلاعات سامانه تطبیق داده شود. در غیر این صورت، حتی دقیق‌ترین برچسب‌ها نیز فقط داده‌های نادرست را سریع‌تر بازیابی می‌کنند.
تاریخچه تخصیص به پرسنل؛ فراتر از نمایش مالک فعلی
دانستن اینکه امروز یک دستگاه دست چه کسی است ضروری است، اما برای پاسخ‌گویی کافی نیست. سازمان باید بداند دستگاه قبلاً در اختیار چه افرادی بوده، در چه تاریخ‌هایی تحویل و بازپس گرفته شده، هنگام هر تحویل چه وضعیتی داشته و آیا شارژر، کیف یا اقلام جانبی همراه آن بوده است.
اودوو امکان نمایش تجهیزات منتسب به کارمند را در پرونده او فراهم می‌کند؛ این بخش به برنامه نگهداری تجهیزات وابسته است. بااین‌حال، نمایش مسئول فعلی را نباید بدون بررسی پیکربندی، معادل تاریخچه رسمی و تأییدشده تحویل و تحول دانست. اگر سازمان به امضای تحویل‌گیرنده، ثبت وضعیت ظاهری، تأیید مدیر یا سابقه غیرقابل‌ابهام واگذاری‌های پیشین نیاز دارد، باید این رویدادها را به‌صورت یک گردش‌کار مشخص طراحی کند. (odoo.com)
مقاله پیشنهادی: ترازنامه چیست و شامل چه اقلامی می‌شود؟
این گردش‌کار هنگام خروج کارمند اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. فهرست تجهیزات منتسب به او باید پیش از تسویه بررسی شود؛ اقلام بازگشتی از نظر سلامت و کامل بودن کنترل شوند؛ و سپس وضعیت هر قلم به «آماده استفاده»، «نیازمند تعمیر» یا وضعیت متناسب دیگر تغییر کند. هم‌زمان، دسترسی‌های نرم‌افزاری فرد باید در فرایندی جداگانه لغو یا بازتخصیص یابند. بازپس‌گیری لپ‌تاپ بدون رسیدگی به حساب‌های نرم‌افزاری، چرخه خروج را کامل نمی‌کند.
مدیریت سررسید لایسنس‌ها و گارانتی‌ها
سررسیدها معمولاً زمانی فراموش می‌شوند که فقط در متن یک قرارداد، ایمیل فروشنده یا تقویم شخصی یک کارمند ثبت شده باشند. برای مدیریت‌پذیر شدن آن‌ها، هر قرارداد یا مجوز باید مالک فرایندی، تاریخ پایان، زمان تصمیم‌گیری و اقدام بعدی داشته باشد.
تمدید لایسنس نرم‌افزاری
پرونده هر لایسنس بهتر است نوع مجوز، تعداد ظرفیت خریداری‌شده، تعداد ظرفیت تخصیص‌یافته، فروشنده، هزینه، دوره قرارداد، شرایط تمدید و تاریخ پایان را مشخص کند. سپس سازمان باید نقطه‌ای پیش از روز انقضا برای بررسی نیاز واقعی تعیین کند. در این بررسی، واحد فناوری اطلاعات درباره ضرورت ادامه استفاده و ظرفیت موردنیاز نظر می‌دهد، واحد مالی بودجه را بررسی می‌کند و خرید برای مذاکره یا تمدید اقدام می‌کند.
باید میان اشتراک‌هایی که سازمان به مشتریان خود می‌فروشد و لایسنس‌هایی که از تأمین‌کنندگان برای استفاده داخلی می‌خرد تفاوت گذاشت. قابلیت اشتراک‌های اودوو عمدتاً برای مدیریت اشتراک‌های فروش و تمدید آن‌ها مستند شده است؛ بنابراین نباید آن را بدون بررسی، راهکار آماده مدیریت همه لایسنس‌های خریداری‌شده سازمان معرفی کرد. برای سناریوی خرید لایسنس، ممکن است ثبت قرارداد، فعالیت زمان‌بندی‌شده یا توسعه متناسب با نیاز سازمان لازم باشد. (odoo.com)
پیگیری گارانتی و قرارداد پشتیبانی
تاریخ پایان گارانتی یک نقطه تصمیم‌گیری است، نه صرفاً یک فیلد اطلاعاتی. پیش از آن تاریخ باید روشن شود آیا تجهیز ایرادی دارد که در دوره پوشش قابل پیگیری باشد، آیا تمدید خدمات مقرون‌به‌صرفه است و آیا قطعه یا دستگاه جایگزین در دسترس قرار دارد. ثبت تاریخ انقضای گارانتی در پرونده تجهیز، زمینه این بررسی را فراهم می‌کند؛ اما ارسال هشدار، ارجاع خودکار و تأیید تصمیم‌ها به تنظیم گردش‌کار متناسب وابسته است. (odoo.com)
نگهداری پیشگیرانه تجهیزات شبکه
تجهیزات شبکه معمولاً زمانی مورد توجه قرار می‌گیرند که اختلالی رخ داده باشد؛ درحالی‌که بخش مهمی از کار ITAM، رسیدگی برنامه‌ریزی‌شده پیش از اختلال است. نگهداری پیشگیرانه برای سوئیچ، روتر، فایروال، سرور و تجهیزات ذخیره‌سازی باید متناسب با اهمیت هر تجهیز طراحی شود، نه با یک چک‌لیست یکسان برای همه.
برای نمونه، برنامه رسیدگی به یک سوئیچ مرکزی ممکن است شامل بررسی وضعیت سخت‌افزار، کنترل هشدارها و لاگ‌ها، بازبینی نسخه پشتیبان پیکربندی، بررسی ظرفیت درگاه‌ها و ثبت نتیجه باشد. برای یک سرور، بررسی سلامت ذخیره‌سازی، وضعیت منبع تغذیه، عملکرد نسخه‌های پشتیبان و ظرفیت منابع نیز اهمیت پیدا می‌کند. هر اقدام باید مسئول، موعد، نتیجه و در صورت مشاهده مشکل، درخواست پیگیری داشته باشد.
مقاله پیشنهادی: داشبورد مدیریتی موبایل؛ کنترل سازمان با اودوو
در برنامه نگهداری اودوو می‌توان درخواست‌های پیشگیرانه و اصلاحی را برای تجهیزات ثبت کرد، برای آن‌ها زمان و مسئول تعیین کرد و پیشرفتشان را دنبال کرد. این امکان به تیم فناوری اطلاعات کمک می‌کند سابقه کارهای انجام‌شده را کنار پرونده تجهیز نگه دارد. البته تعریف چک‌لیست‌های تخصصی شبکه، تناوب‌های متناسب و ارتباط با ابزارهای مانیتورینگ باید جداگانه بررسی و طراحی شود. (odoo.com)
اتصال ITAM به حسابداری دارایی ثابت و استهلاک ماهانه
یکی از خطاهای رایج، یکی دانستن «رکورد تجهیز» با «رکورد دارایی ثابت حسابداری» است. رکورد تجهیز به پرسش‌های عملیاتی پاسخ می‌دهد: دستگاه کجاست، دست چه کسی است و چه تعمیراتی داشته است؟ رکورد دارایی ثابت به پرسش‌های مالی پاسخ می‌دهد: بهای ثبت‌شده چقدر است، از چه تاریخی مستهلک می‌شود، عمر مفید آن چیست و ارزش دفتری فعلی چقدر است؟
این دو رکورد باید در صورت لزوم به یکدیگر مرتبط باشند، اما الزاماً برای هر قلم نسبت یک‌به‌یک ندارند. برای مثال، سیاست مالی سازمان ممکن است برخی تجهیزات کم‌ارزش را به‌جای دارایی ثابت، هزینه دوره شناسایی کند. از طرف دیگر، یک خرید تجمیعی ممکن است برای کنترل عملیاتی به چندین تجهیز با سریال مستقل تفکیک شود. بنابراین پیش از خودکارسازی، واحد مالی و فناوری اطلاعات باید درباره طبقه‌بندی و سطح ارتباط رکوردها توافق کنند.
مقاله پیشنهادی: یکپارچگی اودوو با درگاه پرداخت و لجستیک ایران
استهلاک ماهانه چگونه محاسبه می‌شود؟
در یک نمونه ساده از روش خط مستقیم، فرض کنید بهای قابل استهلاک یک تجهیز ۱۸۰ میلیون تومان و عمر مفید تعیین‌شده برای آن ۳۶ ماه باشد. اگر ارزش باقیمانده صفر در نظر گرفته شود و محاسبه نیز مشمول تعدیل بابت شروع استفاده در میانه دوره نباشد، استهلاک هر ماه برابر ۵ میلیون تومان خواهد بود. در ثبت متعارف این مثال، هزینه استهلاک بدهکار و استهلاک انباشته بستانکار می‌شود. مبلغ، تاریخ شروع و روش محاسبه در عمل باید بر اساس سیاست مصوب مالی سازمان تعیین شوند.
در حسابداری اودوو می‌توان برای دارایی، روش و برنامه استهلاک تعریف کرد. مستندات اودوو توضیح می‌دهد که ثبت‌های استهلاک بر مبنای تنظیمات ایجاد می‌شوند و سپس به‌صورت دوره‌ای ثبت قطعی می‌شوند. بنابراین عبارت «استهلاک خودکار» به معنای حذف نیاز به تعریف حساب‌های درست، کنترل تاریخ‌ها یا رسیدگی حسابدار نیست. برای پیاده‌سازی این فرایند در حسابداری مالی سازمان‌یار تسهیل‌گستر نیز باید تنظیمات، ارتباط رکوردهای عملیاتی و مالی، و نحوه ثبت سند در نسخه مورد استفاده بررسی و آزمون شود. (odoo.com)
سه کنترل ضروری پیش از ثبت سند
اول، فاکتور خرید و حساب دارایی باید درست ثبت شده باشند تا یک هزینه یا دارایی دوبار شناسایی نشود. دوم، تاریخ شروع بهره‌برداری و تاریخ شروع استهلاک باید با سیاست مالی سازمان هم‌خوانی داشته باشند. سوم، خروج، فروش یا اسقاط فیزیکی دستگاه باید به واحد مالی اعلام شود تا رکورد عملیاتی و ارزش دفتری آن از هم جدا نمانند. خودکارسازی زمانی ارزش‌آفرین است که این کنترل‌ها را تقویت کند، نه اینکه یک خطای اولیه را ماه‌به‌ماه تکرار کند.
مقاله پیشنهادی: مهاجرت داده و پاکسازی دیتای سمی پیش از استقرار ERP
نقشه راه اجرایی برای استقرار ITAM در سازمان
استقرار موفق بهتر است با پالایش داده و یک محدوده آزمایشی شروع شود، نه با ورود شتاب‌زده تمام اقلام موجود. در گام نخست، فهرست خرید، انبار، اموال، قراردادهای نرم‌افزاری و تجهیزات در اختیار کارکنان گردآوری و مغایرت‌های آن‌ها مشخص می‌شود. اقلام فاقد سریال، اطلاعات خرید یا مسئول روشن باید جداگانه بررسی شوند؛ وارد کردن داده نامطمئن به سامانه، آن را معتبر نمی‌کند.
در گام دوم، برای هر نوع دارایی قواعد ثبت تعیین می‌شود: چه اقلامی شناسه مستقل می‌گیرند، چه کسی تحویل را تأیید می‌کند، چه زمانی وضعیت «در تعمیر» ثبت می‌شود و کدام رویداد باید به حسابداری اطلاع داده شود. سپس می‌توان یک گروه محدود، مثلاً لپ‌تاپ‌های یک واحد و تجهیزات یک اتاق سرور، را به‌عنوان پایلوت ثبت کرد.
در گام سوم، کیفیت اجرای فرایند سنجیده می‌شود. آیا کارشناسان واقعاً هنگام جابه‌جایی دستگاه، رکورد را به‌روزرسانی می‌کنند؟ آیا تحویل‌گیرنده قابل شناسایی است؟ آیا موعد گارانتی پیش از انقضا دیده می‌شود؟ آیا مالی می‌تواند رکورد دارایی ثابت را به تجهیز مربوط ربط دهد؟ پاسخ منفی به هرکدام، نشانه نیاز به اصلاح گردش‌کار یا آموزش است؛ نه لزوماً نیاز به افزودن فیلدهای بیشتر.
مقاله پیشنهادی: وقتی خط تولید شلوغ است، اما سفارش‌ها دیر تحویل می‌شوند
پس از تثبیت پایلوت، دامنه به سایر تجهیزات و قراردادها گسترش می‌یابد. شاخص‌هایی مانند تعداد اقلام با محل نامشخص، درصد تجهیزات دارای شناسه یکتا، تعداد سررسیدهای بدون مسئول و مدت‌زمان بازپس‌گیری تجهیزات کارکنان خروجی، به مدیران کمک می‌کنند اثربخشی ITAM را به‌طور مستمر ارزیابی کنند.
جمع‌بندی
مدیریت چرخه حیات داراییهای فناوری اطلاعات با خرید یک نرم‌افزار یا نصب برچسب بارکد پایان نمی‌یابد. سازمان باید برای هر قلم، هویت مشخص، مسئول پاسخ‌گو و سابقه رویدادهای مهم داشته باشد؛ تمدید لایسنس و گارانتی را پیش از سررسید بررسی کند؛ نگهداری تجهیزات حیاتی را برنامه‌ریزی کند؛ و در موارد لازم، اطلاعات عملیاتی را با ثبت‌های دارایی ثابت و استهلاک مالی هماهنگ نگه دارد. نتیجه مطلوب، صرفاً یک فهرست کامل‌تر نیست؛ امکان تصمیم‌گیری بهتر درباره خرید، استفاده، نگهداری و جایگزینی دارایی‌هاست.
اگر امروز اطلاعات تجهیزات، قراردادها و اسناد مالی شما در چند فایل و واحد جداگانه پراکنده است، نقطه شروع می‌تواند بررسی یک فرایند واقعی باشد: از خرید یک دستگاه تا تحویل، نگهداری و ثبت مالی آن. برای دریافت مشاوره، مشاهده دمو و بررسی پیاده‌سازی فرایند ITAM بر بستر ERP بومی‌سازی‌شده اودوو، سازمان‌یار تسهیل‌گستر، با تیم تسهیل‌گستر گفت‌وگو کنید. در این بررسی می‌توان مشخص کرد کدام نیازها با پیکربندی پوشش داده می‌شوند و برای کدام بخش‌ها، از جمله گردش‌کار تحویل یا مدیریت لایسنس‌های خریداری‌شده، طراحی اختصاصی لازم است. تسهیل‌گستر، سازمان‌یار را به‌عنوان راهکار بومی‌سازی‌شده مبتنی بر Odoo ERP معرفی می‌کند. (ir.linkedin.com)
مقاله پیشنهادی: اتوماسیون آنبوردینگ و آف‌بوردینگ کارکنان در ERP
سوالات متداول
تفاوت مدیریت داراییهای IT با ثبت اموال چیست؟
ثبت اموال معمولاً بر شناسایی اقلام، محل و مسئول نگهداری آن‌ها تمرکز دارد. ITAM دامنه گسترده‌تری دارد و رویدادهای سراسر عمر دارایی را نیز دنبال می‌کند: درخواست و خرید، تخصیص، تغییر کاربر، تعمیر، سررسید قرارداد، بازپس‌گیری و خروج از استفاده. در ITAM، اطلاعات مالی نیز در صورت لزوم به این سابقه عملیاتی متصل می‌شود.
آیا بارکد برای جلوگیری از مفقود شدن تجهیزات کافی است؟
خیر. بارکد شناسایی و ثبت رویداد را آسان‌تر می‌کند، اما جایگزین فرایند تحویل، ثبت جابه‌جایی و انبارگردانی نیست. اگر کارمندان دستگاه‌ها را بدون ثبت تغییر مسئول یا محل منتقل کنند، اطلاعات سامانه با واقعیت مغایرت پیدا می‌کند؛ حتی اگر همه تجهیزات برچسب داشته باشند.
آیا در اودوو می‌توان تجهیزات اختصاص‌یافته به هر کارمند را دید؟
بله، با استفاده از قابلیت‌های مرتبط با تجهیزات کارکنان می‌توان اقلام منتسب به کارمند را در پرونده او مشاهده کرد. اما اگر سازمان به تاریخچه تأییدشده همه تحویل‌ها، امضا یا ثبت وضعیت دستگاه هنگام بازپس‌گیری نیاز دارد، باید وجود و نحوه اجرای این گردش‌کار را در راهکار پیاده‌سازی‌شده بررسی کند. (odoo.com)
آیا ماژول اشتراک‌های اودوو برای تمدید لایسنس‌های خریداری‌شده مناسب است؟
نباید چنین فرضی را بدون بررسی پذیرفت. اشتراک‌های اودوو برای مدیریت اشتراک‌هایی که سازمان به مشتری می‌فروشد مستند شده‌اند. برای پیگیری لایسنس نرم‌افزارهای خریداری‌شده از فروشندگان، باید اطلاعات قرارداد، مسئول تمدید، موعد هشدار و فرایند تأیید خرید متناسب با نیاز سازمان طراحی شود. (odoo.com)
آیا هر تجهیز IT باید در حسابداری مستهلک شود؟
خیر. ثبت یک قلم در فهرست تجهیزات به‌تنهایی تعیین نمی‌کند که آن قلم دارایی ثابت است. نحوه شناسایی مالی به ماهیت خرید، سیاست حسابداری و اطلاعات قرارداد بستگی دارد. به همین دلیل، بهتر است هنگام طراحی ITAM مشخص شود کدام اقلام فقط کنترل عملیاتی می‌شوند و کدام‌یک باید با رکورد دارایی ثابت ارتباط داشته باشند.
استهلاک خودکار چه زمانی قابل اتکاست؟
وقتی حساب‌های مالی، بهای دارایی، تاریخ شروع، روش محاسبه، عمر مفید و برنامه ثبت دوره‌ای به‌درستی تنظیم و کنترل شده باشند. پیش از اجرای گسترده، بهتر است چند دارایی نمونه از فاکتور خرید تا برنامه استهلاک و سند ماهانه آزمون شوند. همچنین هنگام فروش یا اسقاط، وضعیت مالی و عملیاتی باید با یکدیگر تطبیق داده شوند. (odoo.com)