امروزه سیستم گردش‌کار یکی از نمادهای پویایی سامانه‌ها بوده و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان و زیرساخت‌های پیشرفته توسعه نرم‌افزار به این ابزار مسلح شده‌اند. اودوو نیز به عنوان یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی و یا حتی زیرساخت تولید نرم افزار نیز از این امر مستثنی نبوده و از نسخه‌های قبلی به شکلی ساده و کارآمد به پیاده‌سازی ابزار گردش کار پرداخته است.
در اودوو گردش کار (Odoo workflow) یک فرآورده فنی است که وظیفه مدیریت "اقدامات قابل انجام" بر روی رکورد یا رکوردهای یک موجودیت (model) را عهده‌دار می‌باشد. در واقع گردش‌کار یک ابزار سطح بالا برای سازماندهی فعالیت یا اقدامات قابل انجام با یا بر روی هر یک از موجودیت‌های سازمان می‌باشد.
به طور خاص گردش کار یک گراف جهت‌دار است که در آن گره‌ها فعالیت (activities) و کمان‌ها انتقال (transitions) نامیده می‌شوند.
فعالیت‌ها کارهایی است که باید توسط سرور اودوو انجام شود، مانند تغییر وضعیت یک رکورد، ارسال ایمیل یا ارسال پیامک و ...
انتقال‌ها نیز تعیین‌کننده چگونگی پیشرفت گردش کار از فعالیتی به فعالیت دیگر می‌باشند.
در تعریف یک گردش‌کار میتوان شرایط، سیگنال‌ها و فعال‌کننده‌ها (triggers) را به یک انتقال متصل نمود. به طوریکه رفتار گردش کار به یک اقدام کاربر (مانند کلیک بر روی یک دکمه)، تغییر یک رکورد یا حتی شرایطی که توسط کد دلخواه پایتون نوشته می‌شود، وابسته باشد.
حتماً بخوانید: چه چیز جدیدی در CRM اودوو 16 وجود دارد؟
برخی از قابلیت‌های سیستم گردش‌کار اودوو (odoo workflow) به شرح زیر است:
توصیفی از گردش یک رکورد (سند) در طول زمان.
اقدامات خودکار بر اساس شرایط مختلف و انعطاف پذیر.
مدیریت نقش‌های سازمانی و مراحل اعتبارسنجی و تایید.
مدیریت تعامل بین موجودیت‌های مختلف
یک نمایش تصویری از چرخه عمر و گردش اسناد
به طور مثال یک سفارش ساده می‌تواند جریان زیر را داشته باشد:
سفارش در وضعیت Draft ایجاد می‌شود و پس از آن می‌تواند تایید شده و به وضعیت (Confirmed) برود. پس از آن یا تحویل می‌شود که به وضعیت بسته (Closed) می‌رود و یا لغو شده و به وضعیت لغو (Canceled) منتقل می‌شود.
حتماً بخوانید: اهمیت Odoo در مدیریت زنجیره تامین
حال فرض کنید سازمان استفاده کننده از سیستم بخواهد قابلیت ارائه تخفیف تا ۱۵٪ را به کارکنان فروش و بیش از آنرا فقط با تایید مدیر فروش به سیستم اضافه نماید. برای اینکار بدون نیاز به تغییر در فایل‌های xml یا کدهای پایتون برنامه، به صورت برخط توسط ابزار گردش کار میتوان این تغییر اعمال نمود.
برای جلوگیری از اتلاف وقت در صورت لزوم میتوانید طوری تنظیم نمایید که یک پیام برای شخصی که باید تایید را انجام دهد، به صورت خودکار ارسال نماید.
موتور گردش کار در اودوو (Odoo workflow)