فرض کنید که یک مشتری با درخواستی در مورد رسید خریدش به شما مراجعه کرده است. اما درحالی که رسید خرید او را در اختیار دارید، نمی‌توانید به سفارش ثبت‌شده‌ی او دسترسی داشته باشید، چرا که سفارش وی در پایگاه داده‌ی بخش فروش ثبت شده است و داده‌های این بخش با پایگاه داده‌ی بخش شما همسان‌سازی نشده است، بنابراین شما نمی‌توانید به آن دسترسی داشته باشید.

برای پاسخگویی به این مشتری باید به یکی از اعضای تیم فروش مراجعه کنید، اما مسئول مورد نظر مرخصی است و تا سه روز دیگر هم باز نخواهدگشت و مسلما قادر نیست تا اطلاعات لازم برای حل این مشکل را به شما بدهد. در نتیجه مشتری شدیدا ناراحت و ناراضی می‌گردد.

مدیریت داده و اطلاعات فقط به عهده‌ی بخش فناوری اطلاعات شرکت شما نیست؛ بلکه همه‌ی افراد را در سازمان تحت تأثیر خود قرار می‌دهد. مدیریت داده و اطلاعات می‌تواند تعیین کند که چگونه با مشتریان خود ارتباط برقرار کنید، امنیت داده‌های شرکت به چه صورت است، تا چه اندازه امنیت خرید برای مشتریان وجود دارد و اثربخشی افراد در رسیدن به اهداف و معیارهای عملکرد مورد نظر چگونه است.

در این مقاله، به اهمیت مدیریت داده و اطلاعات نگاهی می‌اندازیم و روش‌هایی را که می‌توانید به‌وسیله‌ی آنها سازماندهی داده‌ها را با اثربخشی بیشتری انجام دهید، مورد بررسی قرار می‌دهیم.

نکته:

مدیریت داده و اطلاعات در برخی از کسب‌وکارها بسیار مهم و حیاتی است (بانک‌داری) و در برخی دیگر اهمیت زیادی ندارد (فروش کاشی). وقتی می‌خواهید در مورد مدیریت اطلاعات سازمان خود تصمیم‌ بگیرید، تلاش کنید تا به درک و قضاوت درستی از میزان اهمیت و کاربرد آن برای سازمان خود برسید.

مدیریت داده و اطلاعات چیست؟

طبق تعریف انجمن جهانی مدیریت داده (DAMA)، مدیریت داده و اطلاعات عبارت است از «طراحی، توسعه، اجرا و نظارت بر برنامه‌ها، سیاست‌ها، پروژه‌ها و انواع عملیاتی که ارزش داده‌ها و اطلاعات سازمان را حافظت و کنترل می‌نمایند و آنها را ارتقا می‌بخشند.»

مدیریت داده در دهه‌ی ۵۰ میلادی به اشکال دیگری وجود داشت، اما در اواخر دهه‌ی ۷۰ درست زمانی که اطلاعات از کاغذ به نوار مغناطیسی و سپس به دیسک‌ها منتقل شدند، به عنوان یک اصل مجزا پدیدار شد. در دهه‌های گذشته، مدیریت داده‌ها برای همه‌ی صنایع و سازمان‌ها و با هر اندازه‌ای، اهمیت بسیار زیادی پیدا کرده است.

اهمیت مدیریت داده‌ها

مدیریت کارآمد داده و اطلاعات یکی از نگرانی‌های مهم بسیاری از شرکت‌هاست. میزان اطلاعات دیجیتال در دنیا همواره رو به افزایش است و در هر پنج سال 10 برابر می‌شود و سازمان‌ها برای مدیریت این داده‌ها و حفظ امنیت آن کار دشواری به عهده دارند.

طبق مطالعه‌ای که توسط دانشگاه ویرجینیا صورت گرفت، کمتر از ده درصد سازمان‌ها از فرآیند مستندی برای مدیریت داده‌های خود استفاده می‌کنند و کمتر از یک‌سوم سازمان‌ها، ادعای مطمئن بودن داده‌های خود را دارند.

مدیریت ضعیف داده‌ها عواقب قابل ملاحظه‌ای به دنبال دارد. به مثال‌های زیر توجه کنید:

۱. خسارت‌های مالی

سازمان شما به طور غیر مترقبه‌ای دچار آب‌گرفتگی شده است. سیستم پشتیبانی داده (backup) شما قدیمی است و درنتیجه داده‌های چند ماه شما که میلیون‌ها یا میلیاردها تومان ارزش دارند، از بین می‌روند.

۲. ریسک‌های قانونی و قضایی

هکرها به پایگاه داده‌ی اطلاعات مشتریان شما ،که شامل آدرس و شماره‌ی کارت اعتباری آنها می‌شود، دسترسی پیدا می‌کنند. به این‌ترتیب مشتریان شما در معرض خطر سوءاستفاده از اطلاعات‌شان قرار می‌گیرند و از شما به دلیل نقش حریم خصوصی خود شکایت می‌کنند.

۳. هزینه‌های اضافی ذخیره‌ی داده‌ها

سازمان شما هیچ‌گونه فرآیندی برای پالایش داده‌ها یا حذف اطلاعات اشتباه، ناقص یا قدیمی و بدون استفاده، ندارد. در نتیجه، هزینه‌های نگهداری داده‌ها و منابع مربوط به فناوری اطلاعات، هر ساله افزایش می‌یابد و دوبرابر می‌شود.

۴. فرآیندهای کاری ناکارآمد

به دلیل اینکه هر بخش، پایگاه داده‌ی خود را دارد و هیچکدام از آن پایگاه داده‌ها با یکدیگر ارتباط ندارند، اعضای تیم‌تان اطلاعات لازم را برای انجام کارهای‌ خود پیدا نمی‌کنند و اثربخشی کاهش می‌یابد.

۵. از دست رفتن فرصت‌ها

بخش فروش در دسترسی به پایگاه داده‌ی انبار دچار مشکل شده‌ است و نمی‌تواند از موجودی محصولات و تاریخ تحویل آنها مطلع شود. به دلیل عدم دسترسی فوری به این اطلاعات، رقبای شما در ارائه خدمات مشتریان از شما پیشی می‌گیرند.

6. از دست دادن اعتبار برند

به دلیل عدم ارتباط کارآمد بخش‌های سازمان با یکدیگر، مشتریان از شما ناامید و دلسرد می‌شوند. در نتیجه اعتبار و فروش شما آسیب خواهد دید.

۷. اخبار و تبلیغات منفی

یکی از کارکنان شما لپ‌تاپ خود را که حاوی اطلاعاتی در مورد یکی از مشتریان معروف و شناخته‌شده‌ی شما بوده‌ است،گم می‌کند. این اتفاق، واکنش منفی رسانه و مطبوعات را به دنبال دارد و درنتیجه‌ تعدادی از مشتریان‌تان را از دست خواهید داد.

به عبارت ساده‌تر، وقتی به اطالاعات مورد نیاز خود دسترسی نداشته باشید، یا از اطلاعاتی که در اختیار دارید به خوبی محافظت نشود، ممکن است فرصت‌های پیش روی خود را از دست بدهید، با افت عملکرد مواجه شوید، پروژه‌ها و همچنین مشتریان‌تان با مشکل مواجه شوند و مزیت رقابتی خود را از دست بدهید.

امنیت، عنصری کلیدی در مدیریت داده است. نظرسنجی امنیت اطلاعاتِ نهاد بین‌المللی در سال ۲۰۱۳ نشان داد، با وجود اینکه بیش از ۷۰ درصد از سازمان‌های تحت مطالعه، میزان اطمینان خود به سیاست‌های امنیت اطلاعات‌شان را «بسیار خوب» یا «تا حدودی» ارزیابی کرده‌اند ، از سال ۲۰۰۸ به بعد این اطمینان به‌طور پیوسته رو به کاهش است. سرقت داده‌ها و اطلاعات و مشکلات امنیتی هر ساله افزایش می‌یابند و منجر به خسارت‌های مالی، سرقت مالکیت معنوی، کلاهبرداری و به خطر افتادن اعتبار شرکت‌ها می‌گردد.

بهبود مدیریت اطلاعات

اگر مدیریت کارآمد داده‌ها و اطلاعات از اهمیت بسیاری در صنعت شما برخوردار است، پس باید از سوی همه‌ی افراد سازمان (از مدیر عامل و هیئت مدیره گرفته تا کارمندان تازه وارد) جدی گرفته شود و به طور بلندمدت مورد توجه قرار گیرد.

به یاد داشته باشید که تغییرات اساسی در سیستم‌های موجود یا هماهنگ‌سازی و هم‌زمان‌سازی همه‌ی پایگاه‌های داده‌ در یک سازمان، ممکن است پروژه‌ای عظیم، هزینه‌بر و بسیار دشوار باشد که پیاده‌سازی آن ماه‌ها و حتی سال‌ها به طول بیانجامد.

با این وجود، می‌توانید از مراحل زیر برای بهبود مدیریت داده در تیم و یا سازمان خود استفاده کنید:

1. شناسایی نقاط ضعف

برای شروع، نقاط ضعف، موانع و ناکارآمدی‌هایی را که در مواجهه با داده‌ها و اطلاعات به طور منظم تجربه می‌کنید، لیست نمایید (برای انجام این کار می‌توانید از فلوچارت‌ها و نمودار خط شنا جهت مشخص کردن جریان اطلاعات در سازمان یا بخش خود استفاده کنید).

سپس، از اعضای تیم خود بخواهید تا مشکلات مربوط به داده و اطلاعاتی را که با آن مواجه شده‌اند، برای شما تشریح کنند. عدم دسترسی یا ناکارآمدی در این زمینه ممکن است بر کار آنها اثراتی داشته باشد که شما از این اثرات مطلع نباشد.

وقتی که لیستی از مشکلات جاری در این زمینه تهیه کردید، برای شناسایی ریشه‌ی هریک از مشکلات شناسایی شده از تحلیل علل ریشه‌ای استفاده کنید. این تحلیل به شما کمک می‌کند تا بفهمید که این مشکلات، خطاها و ناکارآمدی‌ها، از مشکلات فنی و تعمیر و نگهداری ناشی می‌شوند یا ریشه در اشتباهات منابع انسانی دارند.

۲. بازبینی و بررسی مجدد امنیت

ممکن است مشکلاتی که در مرحله‌ی قبل لیست کرده‌اید، حاصل قوانین سفت و سخت امنیت داده‌ها باشند. به عنوان مثال، بیشتر سازمان‌ها دسترسی به اطلاعات شخصی نظیر حقوق کارمندان و زمان‌بندی شغلی، داده‌های مربوط به کارتهای اعتباری یا داده‌های مالی و فروش را محدود می‌کنند. واضح است که باید با دقت بسیار، مشخص کنید که چه کسانی می‌توانند به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.

در این مورد برای شروع، جهت شناسایی هرگونه مشکل در امنیت اطلاعات، تحلیل ریسک را انجام دهید. برای آگاهی یافتن از مشکلات احتمالی در بخش‌های دیگر سازمان، با آنها مکاتبه کنید.

از بخش فناوری اطلاعات سازمان خود بخواهید تا وضعیت امنیت اطلاعات را برای شما تشریح کند. گاهی ممکن است که شما یا اعضای تیم‌تان، هنگام کار و استفاده از لپ‌تاپ ، تلفن همراه هوشمند یا تبلت در خارج از سازمان، بدون آنکه خودتان متوجه شوید اطلاعات بسیار مهمی را در معرض خطر قرار دهید. از بخش فناوری اطلاعات بپرسید که برای حفظ امنیت اطلاعات سازمان خود چه کارهایی را می‌توانید انجام دهید و نکاتی را که آنها به شما آموزش می‌دهند به اعضای تیم خود نیز منتقل نمایید.

۳. ساده‌سازی فرآیندها و سیستم‌ها

در مورد مشکلات، ناکارآمدی‌ها و نکات امنیتی که شناسایی نموده‌اید، نظر بخش فناوری اطلاعات سازمان خود را جویا شوید. ممکن است آنها این توانایی را داشته باشند که برخی از این مشکلات را برطرف نمایند، یا روش‌های جدیدی را برای دسترسی به داده‌های مورد نیازتان به شما پیشنهاد کنند. کارمندان بخش فناوری اطلاعات را در جریان مشکلات مربوط به داده‌ها و اطلاعات قرار داده و به آنها بازخورد دهید تا بتوانند حین ارتقاء و بازطراحی سیستم‌ها نکات مورد نظر شما را نیز اعمال نمایند.

بخش فناوری اطلاعات ممکن است لیستی از بهترین تجارب (Best Practices) و یا راهنمایی‌هایی برای ساده سازی اطلاعات، اجتناب از دوباره‌کاری، حفاظت از داده‌های حساس و مهم و استفاده‌ی کارآمدتر از سیستم‌های موجود، داشته باشد.

در مورد مراحلی که می‌توان با استفاده از آنها مدیریت داده‌ها و اطلاعات را بهبود بخشید، با اعضای گروه خود صحبت کنید. آیا فایل‌ها و نرم افزارهایی وجود دارد که دیگر مورد استفاده قرار نمی‌گیرند و می‌توان آنها را حذف نمود؟ آیا در مواجهه با داده‌های مهم و حساس متحمل ریسک‌های غیرضروری می‌گردند؟ آیا فایل‌ها و پوشه‌های خود را به خوبی سازماندهی و به‌روز رسانی و به شکل مناسبی از آنها محافظت و نگهداری می‌کنند؟

در مورد مراحلی که می‌توانید برای بهبود نگهداری از داده‌ها استفاده نمایید، فکر کنید. به طور مرتب و روتین فایل‌های خود را مرور کنید و فایل‌ها و برنامه‌های قدیمی، ناقص یا مشکل‌دار را حذف کنید، این کار می‌تواند در کاهش هزینه‌ی نگهداری داده‌ها به شما و سازمان‌تان کمک کند. این کار روش هوشمندی برای مدیریت فایل‌های الکترونیکی شما نیز به شمار می‌رود. همچنین شاید یک پایگاه داده‌ی مرکزی وجود داشته باشد که بتوانید آن را به روز رسانی کنید تا بخش‌های دیگر سازمان بتوانند به اطلاعات بخش شما دسترسی داشته باشند.

۴. نوشتن انگیزه‌ی تجاری برای بهبود سیستم‌ها

برای برخی از سازمانها، مدیریت اطلاعات و داده‌ها ممکن است اولویت اول نباشد و برای برخی دیگر از سازمانها اصلا جزء مواردی که باید در نظرگرفته شود نباشند. اگر مدیریت داده‌ها به اندازه‌ای که لازم است اولویت بالایی در سازمان شما نداشته باشد، ممکن است برای ایجاد بهبودهای مورد نظرتان با مشکلاتی مواجه شوید.

با استفاده از طوفان فکری به‌دنبال روش‌هایی برای بهبود مدیریت داده‌ها و اطلاعات باشید که می‌توانند برای سازمان‌تان مفید واقع شوند. در صورت لزوم یک طرح پیشنهادی بنویسید و ایده‌ها و درخواست‌های خود را شرح دهید و توضیح دهید که پیشنهاد شما برای بهبود سیستم ها چگونه می‌توانند به سازمان شما کمک کنند و عواقب و خطرات احتمالی ناشی از مدیریت ضعیف داده‌ها را برطرف نمایند.