برای ثبت درخواست مرخصی ساعتی از طریق سایت، یک نکته مهم وجود دارد که رعایت آن باعث می‌شود اطلاعات شما به‌درستی در پنل مدیریت سیستم ثبت شود.

در فرم‌های وب، فیلدهای «از ساعت» و «تا ساعت» فقط مقدار عددی صحیح و اعشاری را می‌پذیرند. بنابراین در صورتیکه ساعت مدنظر شامل دقیقه هست لازم است آنرا به فرمت اعشاری تبدیل کنید. در این فرمت، دقیقه‌ها به صورت عدد اعشاری وارد می‌شوند:

هر ۳۰ دقیقه = ۰.۵

هر ۱۵ دقیقه = ۰.۲۵

هر ۴۵ دقیقه = ۰.۷۵

نمونه‌ موارد:

• 12:30 ← 12.5

• 09:15 ← 9.25

• 14:45 ← 14.75

برای جلوگیری از اشتباه و سهولت استفاده، این امکان وجود دارد که یک راهنمای کوتاه در کنار همین فیلدها در سایت قرار داده شود تا کارکنان هنگام تکمیل فرم دقیقاً بدانند چه فرمتی مورد نیاز است و درخواست‌هایشان بدون خطا ثبت شود.

به عنوان مثال:

"ساعت را اعشاری وارد کنید؛ مثل 12.5 برای 12:30"