پیرو سوال شما در خصوص وضعیت پرداخت فاکتورهای فروش و خرید، و برای روشن شدن فرآیند تغییر وضعیت از «در حال پرداخت» به «پرداخت شده»، توضیحات تکمیلی و مراحل مغایرت‌گیری بانکی به شرح زیر ارائه می‌گردد:

فرآیند اولیه ثبت پرداخت:
هنگامی که گزینه «ثبت پرداخت» را برای فاکتور فروش یا صورتحساب خرید انتخاب می‌کنید، پرداخت مربوطه ابتدا در دفتر روزنامه با عنوان «پرداختی/دریافتی» و در وضعیت “در حال پردازش” ثبت می‌گردد. به همین دلیل، وضعیت فاکتور یا صورتحساب نیز در این مرحله به‌صورت خودکار در وضعیت «در حال پرداخت» قرار می‌گیرد.

نحوه تغییر وضعیت به «پرداخت‌شده» (مغایرت‌گیری بانکی):
برای اینکه وضعیت فاکتور به «پرداخت‌شده» تغییر یابد، لازم است که سند دفتر روزنامه مربوط به این تراکنش، در سیستم شما مغایرت‌گیری یا تطبیق (Reconciliation) شود. این فرآیند تضمین می‌کند که تراکنش ثبت شده در سیستم شما با تراکنش بانکی واقعی مطابقت دارد. پس از انجام موفقیت‌آمیز این مرحله، وضعیت فاکتور نیز به‌صورت خودکار به «پرداخت‌شده» به‌روزرسانی خواهد شد.

مراحل مغایرت‌گیری حساب‌ها:
برای دسترسی به نمای تطبیق بانکی یک دفتر روزنامه، مراحل زیر را دنبال کنید:

    ۱- وارد مسیر داشبورد حسابداری شوید.

    ۲- روی نام دفتر روزنامه مورد نظر (مثلاً بانک) یا دکمه “تراکنش‌ها” آن کلیک کنید تا کلیه تراکنش‌های مربوط به آن دفتر روزنامه نمایش داده شوند (شامل مواردی که قبلاً تطبیق داده شده‌اند).

    ۳- برای مشاهده تنها تراکنش‌های تطبیق‌نشده، روی دکمه “X جهت مغایرت گیری” کلیک کنید. اگر می‌خواهید تراکنش‌های تطبیق‌داده‌شده قبلی نیز نمایش داده شوند، فیلتر “تطبیق‌ داده نشده” را از نوار جستجو حذف نمایید.

انجام مراحل بعدی مغایرت‌گیری:

۱- نمای تطبیق بانکی، شامل سطرهایی برای هر تراکنش دفتر روزنامه است که جدیدترین آن‌ها در ابتدا قرار دارد. هر تراکنش شامل تاریخ، برچسب، طرف همکار، دکمه‌های اقدام و مبلغ تراکنش است. با کلیک بر روی هر سطر، می‌توانید جزئیات و دکمه‌های اضافی را مشاهده و گسترش دهید.

۲- نمای باز شده بر روی دکمه “جدید” کلیک کنید.
۳- فیلد های تاریخ و طرف همکار و برچسب و مبلغ را مطابق با جزئیات آیتم دفتر روزنامه پرداخت یا دریافت مربوط به فاکتور یا صورتحساب پر کنید.

نحوه عملکرد سیستم پس از تکمیل مراحل:

زمانی که تراکنشی مطابق با اطلاعات وارد شده در دفتر روزنامه (پرداخت یا دریافت) ایجاد شود، سیستم به‌صورت خودکار فرآیند مغایرت‌گیری را انجام خواهد داد. در این حالت، وضعیت پرداخت یا دریافت (و در نتیجه فاکتور یا صورتحساب مربوطه) از مرحله «در حال پرداخت» به مرحله «پرداخت‌شده» تغییر وضعیت خواهد داد.