به دلیل اینکه "فاکتور" مربوط به آن سفارش فروش، تائید شده است.

در نظر داشته باشید وقتی یک فاکتور را در اودوو تأیید می‌کنید، این کار فقط تغییر وضعیت نیست؛ بلکه فرآیندهای مهم مالی و حسابداری را فعال می‌کند. با این تأیید، جزئیات مالی (قیمت‌ها، مالیات‌ها، مبالغ کل) که از سفارش فروش آمده‌اند عملاً «نهایی» می‌شوند. برای اینکه سفارش فروش و فاکتور تأییدشده از نظر حسابرسی و مالی با هم سازگار بمانند، اودوو پس از تأیید فاکتور، فیلدهای مهم سفارش فروش از جمله قیمت محصول و مالیات‌ها را قفل می‌کند.

نکته مهم: بازگرداندن فاکتور به حالت پیش‌نویس همه آثار مالی را خنثی نمی‌کند.

اگرچه می‌توانید یک فاکتور تأییدشده را دوباره به حالت «پیش‌نویس» برگردانید، اما این کار بیشتر برای اصلاحات داخلی روی خود فاکتور است؛ مثلاً قبل از ثبت نهایی یا ارسال دوباره به مشتری. این کار تأثیرات مالی یا مکانیزم قفل شدن فیلدهای مهم که هنگام تأیید اولیه فاکتور ایجاد شده را از بین نمی‌برد. سیستم به خاطر می‌سپارد که یک‌بار فاکتوری بر اساس آن سفارش فروش تأیید شده است، بنابراین آن فیلدها در سفارش فروش مربوطه همچنان قفل باقی می‌ماند تا از ایجاد مغایرت بین سند مالی نهایی‌شده و سند مبنا جلوگیری شود.

این طراحی مانع از شرایطی می‌شود که در آن، بعد از تأیید فاکتور (و حتی احتمالاً پرداخت یا گزارش شدن آن)، سفارش فروش تغییر داده شود و در نتیجه، ناسازگاری در سوابق حسابداری ایجاد گردد.

بنابراین اگر نیاز دارید قیمت یا مالیات را تغییر دهید، چه گزینه‌هایی دارید؟

از آنجا که برخی فیلدهای سفارش فروش به دلیل تأیید فاکتور (و حتی بازگرداندن آن به پیش‌نویس) قفل شده است، بسته به شرایط و رویه‌های حسابداری شما، معمولاً این راه‌ها وجود دارد:

ابتدا لغو فاکتور و سپس تنظیم سفارش فروش به حالت پیش فاکتور:

اگر فاکتور به اشتباه تأیید شده و هیچ پرداخت یا تحویلی بر اساس آن انجام نشده است، تمیزترین راه معمولاً این است که:

فاکتور را "لغو" کنید.

سپس، سفارش فروش را هم لغو کرده و سپس به حالت پیش‌فاکتور تنظیم نمایید تا تمامی فیلدها قابل ویرایش باشند.

اما اگر ثبت پرداختی انجام شده است، رویه استاندارد حسابداری این است که برای فاکتور اشتباه یک سند برگشت یا اصلاحی صادر کنید. این کار سابقه روشنی از تراکنش اولیه (اشتباه) و اصلاح آن باقی می‌گذارد.

جمع‌بندی:

به‌طور خلاصه، وقتی یک فاکتور در اودوو تأیید می‌شود، جزئیات مالی آن قطعی تلقی می‌گردد و بازگرداندن فاکتور به حالت پیش‌نویس، سفارش فروش مبنا را برای تغییرات مالی مهم به‌طور کامل باز نمی‌کند.