هنگامی که کارمند خروج خود را فراموش کرده و ثبت نکرده در این صورت در ماژول حضور و غیاب ورود خروج تا زمانی که اصلاح نشود اشتباهی یا جابهجا ثبت می شود چه راه حلی برای این مورد وجود دارد؟
2 پاسخ
راه حل های برای ثبت فراموش شده خروج در اودوو ۱۶:
در اودوو ۱۶، اگر کارمندی خروج خود را فراموش کرده و ثبت نکند، ممکن است در ماژول حضور و غیاب ورود و خروج تا زمانی که اصلاح نشود، اشتباه یا جابجا ثبت شود. برای حل این مشکل، چند راه حل وجود دارد:
1. ثبت دستی خروج توسط مدیر:
- مدیر یا سرپرست می تواند به صورت دستی زمان خروج کارمند را در ماژول حضور و غیاب ثبت کند. برای انجام این کار، به مسیر حضور و غیاب > گزارشات > حضور و غیاب روزانه بروید. سپس، روز مورد نظر را انتخاب کنید و کارمندی را که خروج خود را فراموش کرده است پیدا کنید. روی نام او کلیک کنید و زمان خروج صحیح را وارد کنید.
- این روش ساده ترین راه حل است، اما به این معنی است که مدیر یا سرپرست باید به صورت دستی زمان خروج هر کارمندی را که فراموش کرده است ثبت کند.
2. استفاده از ماژول تصحیح حضور و غیاب:
- اودوو ۱۶ دارای ماژولی به نام تصحیح حضور و غیاب است که به شما امکان می دهد تا اشتباهات یا جا به جایی های ثبت شده در ماژول حضور و غیاب را اصلاح کنید. برای انجام این کار، به مسیر حضور و غیاب > تصحیح حضور و غیاب بروید. سپس، روز مورد نظر را انتخاب کنید و خروج یا ورود مورد نظر رو وارد کنید.
- اگه این گزینه هنوز برای شما فعال نشده با پشتیبانی تسهیل کستر صحبت کنید تا ماژول مورد نظر در بسته شما اعمال بشه.
3. استفاده از ماژول حضور و غیاب خودکار:
- اگر از سیستم حضور و غیاب خودکار استفاده می کنید، می توانید تنظیم کنید که زمان خروج کارمندان به طور خودکار ثبت شود. این امر به طور کامل مشکل فراموش کردن ثبت خروج را از بین می برد.
- اگه این گزینه هنوز برای شما فعال نشده با پشتیبانی تسهیل کستر صحبت کنید تا ماژول مورد نظر در بسته شما اعمال بشه.
4. آموزش کارمندان:
- به کارمندان خود آموزش دهید که به طور منظم زمان ورود و خروج خود را ثبت کنند. می توانید این کار را با برگزاری جلسات آموزشی یا ارسال ایمیل های یادآوری انجام دهید.
- با آموزش کارمندان خود، می توانید احتمال فراموش کردن ثبت خروج را به طور قابل توجهی کاهش دهید.
نکته:
- راه حل مناسب برای شما به نیازها و بودجه شما بستگی دارد. اگر تعداد کارمندان شما کم است، ثبت دستی خروج ممکن است کافی باشد. با این حال، اگر تعداد کارمندان شما زیاد است یا به دنبال راه حلی خودکار هستید، ممکن است لازم باشد از ماژول تصحیح حضور و غیاب یا سیستم حضور و غیاب خودکار استفاده کنید.
برای حل این مورد در قسمت تنظیمات مربوط به ماژول حضور و غیاب گزینهای تحد عنوان "بررسی خودکار حضور و غیاب" وجود دارد که با فعال کردن آن دو گزینه برای شما نمایش داده میشود(مطابق فایل پیوستی):
1) حضور خودکار بر اساس ساعات ورود کارمند:
با انتخاب این گزینه هنگامی که کارمند یکی از ثبتهای حضور خود را در یک روز فراموش کرده باشد در این صورت سیستم به صورت خودکار برای کارمند مورد نظر "خروجی " مطابق و برابر با "ورود" همان روز ثبت میکند، و همچنین تیک فیلد "نیاز به بررسی مجدد" نیز برای این حضور ثبت شده خودکار،فعال میشود تا با فیلتر کردن این فیلد بتوانید حضورهایی که نیاز به اصلاح دارند را پیدا کرده و تصحیح فرمایید. (مطابق فایل پیوستی)
1) حضور خودکار بر اساس ساعات کاری کارمند:
هنگامی که این گزینه را فعال کرده باشید در این صورت هنگام فراموشی ثبت حضور توسط کارمند، سیستم برای آن روز حضوری خودکار مطابق با پایان ساعات کاری (برنامه کاری) کارمند ایجاد میکند که تیک مربوط به فیلد "نیاز به بررسی مجدد" نیز فعال گردیده است (مطابق فایل پیوستی)