در صورتی که یک اصلاحیه حضور و غیاب به اشتباه توسط کارمند ثبت شده باشد و این اصلاحیه وارد مرحله «تأیید شده» شده باشد، به دلیل ساختار کنترلی سیستم امکان حذف یا رد آن وجود ندارد.
محل تصویر

این محدودیت به منظور حفظ یکپارچگی اطلاعات، جلوگیری از تغییر سوابق تأییدشده و رعایت اصول کنترلی در فرآیندهای منابع انسانی در نظر گرفته شده است.

بنابراین برای اصلاح چنین موردی، نباید اصلاحیه قبلی را تغییر دهیم، بلکه لازم است یک اصلاحیه جدید با هدف تصحیح تردد ثبت گردد تا گردش کار به صورت شفاف و قابل ردیابی باقی بماند.

مراحل اصلاح اصلاحیه تأیید شده:

1. وارد ماژول حضور و غیاب شوید.

2. به بخش اصلاح حضور و غیاب مراجعه نمایید.

3. بر روی گزینه «ایجاد» کلیک کنید تا یک درخواست جدید ثبت شود.

در فرم ایجاد اصلاحیه:

1. در فیلد کارمند، کارمند مورد نظر را انتخاب نمایید (همان کارمندی که اصلاحیه قبلی برای او ثبت شده است).

2. در فیلد نوع درخواست، گزینه «اصلاح زمان تردد» را انتخاب کنید.

   این نوع درخواست مخصوص مواقعی است که نیاز به اصلاح یک تردد ثبت‌شده وجود دارد.

3. در فیلد تردد اصلی، رکورد ترددی که قبلاً به اشتباه اصلاح و تأیید شده است را انتخاب نمایید.

   این مرحله بسیار مهم است زیرا مشخص می‌کند اصلاح جدید دقیقاً مربوط به کدام ثبت قبلی می‌باشد.

4. در فیلد زمان تردد درخواستی، زمان صحیح و مدنظر را وارد کنید (زمان واقعی ورود یا خروج).

5. در فیلد دلیل اصلاح، توضیح کامل و دقیق در خصوص علت ثبت اصلاحیه جدید درج نمایید.

   پیشنهاد می‌شود توضیحی شفاف ثبت گردد، مانند:

   • «اصلاحیه قبلی به اشتباه ثبت شده بود»

   • «زمان ورود اشتباه درج شده بود»

   • «خطای کاربری در ثبت اولیه»

پس از تکمیل اطلاعات:

1. درخواست را ذخیره و ثبت نمایید.

2. اصلاحیه جدید وارد فرآیند تأیید خواهد شد و پس از تأیید، زمان جدید جایگزین زمان قبلی می‌شود.