خیر؛ متفاوت بودن این سه مانده لزوماً به معنی وجود خطا نیست.
هرکدام از این اعداد با هدف متفاوت و از منبع اطلاعاتی متفاوتی محاسبه میشوند:
- مانده مغایرتگیری بانکی: وضعیت حساب براساس تراکنش‌های دریافت‌شده از بانک
- مانده داشبورد بانک : آخرین مانده بانکی به‌اضافه برخی تراکنش‌ها و پرداخت‌های بانکی
- مانده دفتر کل عمومی : وضعیت حساب بانک براساس تمام اسناد حسابداری ثبت‌شده
به زبان ساده:
مغایرتگیری می‌گوید بانک چه گردش‌هایی گزارش کرده است؛ دفتر کل می‌گوید در حسابداری چه چیزی ثبت شده است؛ داشبورد تصویری سریع و عملیاتی از آخرین وضعیت بانک ارائه می‌دهد.
اجزا مختلف مانده بانک در داشبورد حسابداری
۱. مانده مغایرتگیری بانکی چگونه محاسبه میشود؟
در صفحه مغایرتگیری بانکی، مانده جاری براساس خطوط تراکنش بانکی محاسبه میشود.
مانده جاری = مانده ابتدای صورتحساب + مجموع واریزها + مجموع برداشت ها
فرض کنید مانده ابتدای صورتحساب بانک 1,000,000 ریال باشد:
مانده ابتدای صورتحساب => 1,000,000
واریز مشتری => + ۳۰۰,۰۰۰ => مانده جاری = 1,300,000
پرداخت به تأمین‌کننده => -150,000 => مانده جاری = 1,150,000
کارمزد بانک => -20,000=> مانده جاری = 1,130,000
در این مثال، مانده جاری مغایرتگیری برابر است با: ۱,۱۳۰,۰۰۰ ریال
کدام تراکنش‌ها در این مانده اثر دارند؟
در محاسبه مانده جاری:
- تراکنش‌های بانکی ثبت‌شده اثر دارند.
- واریزها باعث افزایش مانده میشوند.
- برداشت‌ها باعث کاهش مانده میشوند.
- تراکنش‌های لغوشده به مانده اضافه نمی‌شوند.
- تطبیق‌شده یا تطبیق‌نشده بودن تراکنش، به‌تنهایی مبلغ آن را از مانده جاری حذف نمی‌کند.
- ترتیب محاسبه براساس ترتیب داخلی خطوط بانکی انجام میشود و صرفاً متکی به تاریخ ظاهری نیست.
منظور از مانده ابتدای صورتحساب چیست؟
هر صورتحساب بانکی یک مانده ابتدا دارد. سیستم این مانده را به‌عنوان نقطه شروع در نظر می‌گیرد و مبلغ خطوط صورتحساب را به آن اضافه یا از آن کم می‌کند.
مانده محاسباتی پایان صورتحساب = مانده ابتدا + مجموع مبلغ خطوط صورتحساب
نکته: اگر مانده ابتدای صورتحساب یا مبلغ یکی از خطوط اشتباه باشد، تمام مانده‌های جاری بعد از آن نیز تحت تأثیر قرار می‌گیرند.
نحوه شکل گیری مانده جاری از روی تراکنش های بانکی
۲. مانده دفتر کل عمومی چگونه محاسبه میشود؟
مانده دفتر کل از سطرهای اسناد حسابداری محاسبه میشود، نه مستقیماً از صورتحساب بانک.
فرمول اصلی:
مانده حساب = مانده ابتدای دوره + جمع بدهکار - جمع بستانکار
برای مثال:
مانده ابتدای دوره = 1,000,000
دریافت از مشتری = بدهکار => 300,000
پرداخت به تأمین‌کننده = بستانکار => 150,000
ثبت دستی اصلاحی = بدهکار => 50,000
مانده دفتر کل: 1,000,000 + 300,000 ـ 150,000 + 50,000 = ۱,۲۰۰,۰۰۰
چه اسنادی وارد دفتر کل میشوند؟
هر سطر سند حسابداری که روی حساب بانک ثبت شده باشد، می‌تواند بر مانده دفتر کل اثر بگذارد؛ از جمله:
- تراکنش‌های واردشده از بانک
- دریافت‌ها و پرداخت‌ها
- انتقال‌های داخلی
- کارمزد بانکی
- ثبت‌های دستی
- اصلاحیه‌های حسابداری
- تسعیر ارز
- اسناد افتتاحیه
- ثبت‌های ایجادشده توسط سایر عملیات سیستم
نکته : بنابراین ممکن است یک ثبت در دفتر کل وجود داشته باشد، ولی متناظر آن هنوز در صورتحساب بانکی وارد نشده باشد. عکس این وضعیت نیز ممکن است رخ دهد.
اهمیت بازه تاریخی
مانده دفتر کل کاملاً وابسته به تاریخ گزارش است.
برای مقایسه صحیح باید تاریخ پایان دفتر کل با تاریخی که مانده بانک را بررسی می‌کنیم یکسان باشد.
برای مثال:
- داشبورد اطلاعات را تا امروز نشان می‌دهد.
- دفتر کل تا پایان ماه قبل گرفته شده است.
در چنین حالتی طبیعی است که اعداد برابر نباشند.
اهمیت ارز
اگر ارز دفتر روزنامه بانک با ارز شرکت متفاوت باشد، باید بررسی شود عدد نمایشدادهشده مربوط به کدام ارز است:
- ارز شرکت
- ارز حساب بانکی
- مبلغ ارزی سند
مقایسه یک مبلغ ریالی با یک مبلغ ارزی نتیجه درستی نخواهد داشت.
اهمیت حساب پیش‌فرض بانک
مانده دفتر کل بانک براساس حساب پیش‌فرض تعریف‌شده در دفتر روزنامه بانک محاسبه میشود.
اگر چند دفتر روزنامه بانکی از یک حساب دفتر کل مشترک استفاده کنند:
- داشبورد هر بانک فقط اطلاعات همان دفتر روزنامه را نشان می‌دهد.
- دفتر کل مجموع تمام ثبت‌های روی حساب مشترک را نشان می‌دهد.
در این شرایط مانده داشبورد یک بانک با مانده کل حساب برابر نخواهد بود.
حساب پیش فرض دفتر روزنامه بانک که در دفتر کل استفاده میشود
مانده حساب بانک براساس بدهکار،بستانکار،مانده ابتدای دوره
۳. مانده بانک در داشبورد چگونه محاسبه میشود؟
این بخش مهم‌ترین قسمت موضوع است.
مانده اصلی کارت بانک در داشبورد از فرمول زیر به دست می‌آید:
مانده داشبورد = مانده نهایی آخرین صورتحساب + تراکنش های بانکی بدون صورتحساب + پرداخت های مستقیم بانکی واجد شرایط
نکته : برای کنترل صحت مانده داشبورد باید هر سه جزء را جداگانه استخراج کنیم.
جزء اول: مانده نهایی آخرین صورتحساب
سیستم آخرین صورتحساب بانک را پیدا کرده و مقدار Ending Balance آن را مبنای محاسبه قرار می‌دهد.
در واقع میتوانیم مانده نهایی اخرین صورتحساب را از مسیر => حسابداری => داشبورد دفتر روزنامه مورد نظر=> کلیک بر روزنام بانک مورد نظر => مانده فعلی => برابر با مانده نهایی آخرین صورتحساب میباشد.
جزء دوم: تراکنش‌های بانکی بدون صورتحساب
بعد از آخرین صورتحساب، ممکن است تراکنش‌های جدیدی از بانک وارد شده باشند که هنوز به یک Statement متصل نشده‌اند.
این تراکنش‌ها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
- تراکنش‌های واردشده از فایل بانکی
- تراکنش‌های دریافت‌شده از اتصال مستقیم بانک
- خطوط بانکی ثبت‌شده ولی هنوز دسته‌بندی‌نشده
- تراکنش‌هایی که هنوز داخل یک صورتحساب نهایی قرار نگرفته‌اند
سیستم مبلغ این تراکنش‌ها را به مانده آخرین صورتحساب اضافه می‌کند.
چگونه این تراکنش‌ها را پیدا کنیم؟
- وارد داشبورد حسابداری شوید.
- روی " تراکنش ها " بانک کلیک کنید.
- دفتر روزنامه بانک موردنظر را نگه دارید.
- فیلتر تراکنش‌های بدون صورتحساب را اعمال کنید.
- مبلغ تراکنش‌های بعد از آخرین صورتحساب را جمع بزنید.
جزء سوم: پرداخت‌های مستقیم بانکی
علاوه بر تراکنش‌های بانکی، بعضی پرداخت‌های مستقیم نیز به مانده اصلی داشبورد اضافه میشوند.
یک پرداخت زمانی وارد این محاسبه میشود که:
- پرداخت ثبت و نهایی شده باشد.
- با یک تراکنش بانکی Match شده باشد.
- دفتر روزنامه آن همان بانک موردنظر باشد.
- حساب واسط پرداخت مستقیماً همان حساب پیش‌فرض بانک باشد.
چگونه پرداخت‌های مستقیم را پیدا کنیم؟
در حسابداری وارد مسیر دریافت و پرداخت ها میشویم و سپس
- دفتر روزنامه بانک موردنظر را انتخاب کنید.
- پرداخت‌های نهایی‌شده یا پرداخت شده را نگه دارید.
- فیلتر "حسب‌های معوق = حساب پیش فرض دفتر رزونامه " رو اضافه کنید.
نکته : فقط پرداخت‌هایی وارد مانده داشبورد میشوند که حساب "حساب‌های معوق" آنها با "حساب بانکی پیش فرض" بانک برابر باشد.
پرداخت هایی که ممکن است وارد مانده داشبورد شوند.
