پیادهسازی سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی یا همان ERP، فراتر از یک نصب نرمافزاری ساده، یک جراحی عمیق در قلب فرآیندهای سازمانی است. بسیاری از سازمانها با این تصور که خرید گرانترین لایسنس تضمینکننده موفقیت است، وارد این مسیر میشوند، اما در نهایت با سیستمی مواجه میشوند که یا مورد استفاده قرار نمیگیرد و یا هزینههای نگهداری آن از سودآوریاش پیشی میگیرد. برای جلوگیری از این بحران، ترکیب سه دیدگاه متفاوت اما مکمل یعنی PMBOK، OKR و ITIL ضروری است. در ادامه، نقش و تاثیر هر یک از این موارد را به صورت جامع و تشریحی بررسی میکنیم.
مدیریت ساختاریافته پروژه با استانداردهای PMBOK
استاندارد PMBOK که توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) تدوین شده است، نقش "ستون فقرات اجرایی" را در پروژههای ERP ایفا میکند. از آنجایی که پروژههای ERP دارای جزئیات فنی، مالی و انسانی بیشماری هستند، نبود یک متدولوژی کنترلی منجر به هرجومرج میشود.
برای مطالعه توصیه میشود: مدیریت پروژههای پیچیده با Odoo: کلید موفقیت در دنیای امروز
در اولین گام، PMBOK به سازمان کمک میکند تا محدوده پروژه را به دقت تعریف کند. در پروژههای ERP، پدیدهای به نام "خزش محدوده" بسیار رایج است؛ جایی که مدیران میانی مدام درخواست اضافه کردن ویژگیهای جدید به نرمافزار را دارند. PMBOK با استفاده از ساختار شکست کار (WBS)، تمامی فعالیتها را به قطعات کوچک و قابل مدیریت تقسیم میکند و اجازه نمیدهد پروژه از مسیر بودجه و زمانبندی اصلی خود خارج شود.
علاوه بر این، مدیریت ریسک در PMBOK یکی از حیاتیترین بخشها برای ERP است. شکست در انتقال دادههای قدیمی، مقاومت کارکنان در برابر تغییر و یا عدم تطابق نرمافزار با قوانین مالیاتی کشور، ریسکهایی هستند که اگر از قبل شناسایی نشوند، پروژه را به تعطیلی میکشانند. PMBOK فرآیندهای شناسایی، ارزیابی و پاسخ به این ریسکها را پیش از وقوع بحران فراهم میکند.
جهتدهی استراتژیک و همسویی با مدل OKR
اگر PMBOK مسئولیت "درست انجام دادن کارها" را بر عهده دارد، مدل OKR (اهداف و نتایج کلیدی) مسئولیت "انجام کارهای درست" را بر عهده میگیرد. بسیاری از پروژههای ERP شکست میخورند چون تیم اجرایی غرق در مسائل فنی میشود و فراموش میکند که هدف اصلی کسبوکار از این سرمایهگذاری چه بوده است.
OKR کمک میکند تا پیادهسازی ERP از یک پروژه IT صرف، به یک حرکت استراتژیک تبدیل شود. در این مدل، سازمان اهداف بلندپروازانهای را تعریف میکند (مثلاً: تبدیل شدن به پیشرو در خدمات مشتریان) و سپس نتایج کلیدی قابل اندازهگیری را برای ERP تعیین میکند (مثلاً: کاهش زمان پاسخگویی به مشتری به زیر ۲ ساعت از طریق ماژول خدمات پس از فروش).
برای مطالعه توصیه میشود: مدیریت پروژه در پیادهسازی ERP و اهمیت تابآوری پروژه در مواجهه با ریسکها و تغییرات
شفافیت، جادوی اصلی OKR در پروژههای ERP است. وقتی همه کارکنان بدانند که یادگیری این نرمافزار پیچیده، مستقیماً بر روی یک هدف کلان سازمانی اثر میگذارد، انگیزه بیشتری برای مشارکت خواهند داشت. OKRها به صورت دورهای (معمولاً فصلی) بازنگری میشوند که این موضوع به سازمان اجازه میدهد اگر بخشی از پیادهسازی ERP ارزش افزوده ایجاد نمیکند، سریعاً مسیر خود را اصلاح کند.
پایداری عملیاتی و تداوم خدمات با رویکرد ITIL
بسیاری از سازمانها به اشتباه فکر میکنند که با "Go-Live" یا بالا آمدن سیستم، کار تمام شده است. اما واقعیت این است که چالشهای اصلی درست از فردای روز استقرار آغاز میشود. اینجاست که چارچوب ITIL برای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات وارد میدان میشود.
ITIL بر این فلسفه استوار است که ERP یک محصول نیست، بلکه یک "خدمت" زنده است که باید همیشه در دسترس و بهینه باشد. نقش ITIL در پروژههای ERP، طراحی فرآیندهایی برای پشتیبانی، نگهداری و بهبود مستمر سیستم است. برای مثال، فرآیند مدیریت تغییرات (Change Management) در ITIL تضمین میکند که اگر قرار است ماژول جدیدی به ERP اضافه شود یا تنظیماتی تغییر کند، این کار بدون ایجاد وقفه در عملیات روزانه سازمان انجام شود.
همچنین، بخش مدیریت رخداد (Incident Management) در ITIL ساختاری را ایجاد میکند که اگر کاربری در حین ثبت فاکتور با خطا مواجه شد، بداند چگونه گزارش دهد و تیم فنی در کمترین زمان ممکن مشکل را حل کند. بدون ITIL، یک سیستم ERP پس از مدتی به دلیل انباشت مشکلات فنی و عدم بهروزرسانی دانش کاربران، کارایی خود را از دست داده و متروکه میشود.
همافزایی و یکپارچگی: مثلث طلایی موفقیت ERP
ترکیب این سه حوزه، یک اکوسیستم کامل را برای سازمان ایجاد میکند. در فاز ابتدایی، OKRها "چرا"ی پروژه را مشخص میکنند و ذینفعان را همسو میسازند. سپس در فاز میانی، PMBOK با استفاده از ابزارهای کنترلی، "چگونگی" اجرا را مدیریت کرده و از هدررفت منابع جلوگیری میکند. در نهایت، با نزدیک شدن به پایان فاز اجرایی، ITIL وارد عمل شده و زیرساخت لازم برای "ماندگاری" و پشتیبانی سیستم در سالهای آتی را فراهم میسازد.
در واقع، PMBOK پروژه را تحویل میدهد، OKR ارزش پروژه را تضمین میکند و ITIL از تداوم آن ارزش محافظت میکند. نادیده گرفتن هر یک از این سه ضلع، ریسک بزرگی است. سازمانی که فقط به PMBOK تکیه کند، ممکن است پروژهای را سر وقت تحویل دهد که هیچ ارزش استراتژیکی ندارد. سازمانی که فقط به OKR توجه کند، در پیچوخمهای اجرایی و بودجهای پروژه غرق میشود و سازمانی که ITIL را نادیده بگیرد، با اولین موج مشکلات فنی پس از استقرار، اعتماد کاربران خود را به کل سیستم از دست میدهد.
چالشهای پیادهسازی این رویکرد ترکیبی
البته ادغام این سه چارچوب بدون چالش نیست. بزرگترین مانع، فرهنگ سازمانی است. PMBOK نظممحور است، OKR انعطافطلب و ITIL فرآیندگرا. هماهنگ کردن تیمهایی که با این ذهنیتهای متفاوت کار میکنند، نیازمند مدیریت تغییر قوی و حمایت مستقیم مدیران ارشد است.
همچنین موضوع "بومیسازی" و "متناسبسازی" بسیار مهم است. سازمانها نباید سعی کنند تمام بندهای کتابهای PMBOK یا ITIL را موبهمو اجرا کنند. کلید موفقیت در پروژههای ERP، استخراج فرآیندهای "حیاتی" از این سه استاندارد و تطبیق آنها با اندازه و پیچیدگی سازمان است.
در نهایت، موفقیت در پیادهسازی ERP مدیون نگاهی همهجانبه است که در آن تکنولوژی (ERP)، روش اجرا (PMBOK)، هدف تجاری (OKR) و پایداری خدمات (ITIL) در یک راستا قرار گیرند. این رویکرد نه تنها شانس موفقیت پروژه را به شدت افزایش میدهد، بلکه آن را به یک محرک واقعی برای تحول دیجیتال در سازمان تبدیل میکند.
نقش OKR، ITIL و PMBOK در پروژههای ERP