حسابداری یکی از مهم‌ترین ارکان هر کسب و کاری است. باید ساختار مالی سالمی را در اختیار داشته باشید تا رشد و پیشرفت شرکت را تضمین کنید. بدون داشتن یک سیستم حسابداری درست، تمامی زحمات شما در زمینه تولید، عرضه و تبلیغ محصول از بین می‌رود. مدیران کسب و کارها در حال حاضر با یک ایده تازه و جدید روبرو هستند. آن هم حسابداری دیجیتال است.

در گذشته برای هر بخش از عملیات حسابداری، مجبور بودید که افرادی را استخدام کنید. پرداخت حقوق، انبارداری، محاسبه دارایی، حسابرسی و موارد این چنین، هر کدام پرسنل خاص خود را نیاز داشت. اما با ورود حسابداری دیجیتال به بازار، اوضاع در حال تغییر است. البته الزاما این به معنی از بین رفتن شغل حسابداران نیست. اما ملزومات و ضروریات استخدام تغییر کرده. شرکت‌ها دیگر به دنبال افرادی برای انجام دادن وظایف ساده نیستند. بلکه هدف استخدام حسابدار تازه، جذب افرادی است که با تفکر انتقادی توانایی افزایش بهره‌وری را داشته باشند. اما بیشتر به حسابداری دیجیتال و مزایای آن بپردازیم.

حسابداری دیجیتال چیست؟

حسابداری دیجیتال مجموعه‌ای از تراکنش‌ها، محاسبات و مدیریت مالی است که به جای ایجاد شدن بر روی اسناد فیزیکی و کاغذ، در فضای صفر و یک کامپیوتر تولید می‌شود. این تعریف ساده و آسان حسابداری دیجیتال است. در حال حاضر نزدیک به یک دهه و نیم شده که حسابداری دیجیتال رو به رشد است و بازار خود را جذب می‌کند. حسابداری دیجیتال به شرکت‌ها کمک می‌کند تا وظایف حسابدار را کاهش دهند و امورات تکرارپذیر به صورت خودکار انجام شود.

البته هر وقت که صحبت از دیجیتال شدن حسابداری می‌شود، باید به یک نگرانی بزرگ هم اشاره کرد. ممکن است برخی متخصصین حسابداری از یک نرم‌افزار ترس داشته باشند. اما جای ترسی وجود ندارد. نرم‌افزارها و تکنولوژی حسابداری دیجیتال روشی برای جایگزین متخصصین حسابداری نیست. بلکه راهی برای کاهش وظایفی است که بهتر است اتوماتیک انجام شوند. در ادامه به این اشاره خواهیم کرد که پس از دیجیتالی شدن، حسابدار چه فرصت‌هایی خواهد داشت.

مزایای حسابداری دیجیتال

حسابداری دیجیتال دریایی از فرصت‌ها را برای تجارت‌ها از هر اندازه‌ای ایجاد می‌کند. اگر یک شرکت بزرگ باشید، مطمئنا با استفاده از محصولات دیجیتال، خطای کمتری را تجربه خواهید کرد و عملیات مالی شما روان‌تر خواهد بود. اگر کسب و کاری کوچک باشید، می‌توانید با بودجه کم، عملیات حسابداری خود را آغاز کنید. به ادامه مزایای حسابداری دیجیتال بپردازیم.

دقت

یکی از اصلی‌ترین مزایای حسابداری دیجیتال مصون بودن محصولات دیجیتال از خطا است. مهم نیست که چه میزان داده وارد سیستم دیجیتال می‌شود، در هر صورت نتیجه بدون خطا خواهد بود. تنها باید مطمئن شوید که منبع داده سالم است. اگر داده سالم در اختیار داشته باشید، نه تنها می‌توانید تصمیمات بهتر بگیرید، بلکه گسترش تجارت هم آسان خواهد بود. می‌توانید ابتدا با محصولات دیجیتال کم‌هزینه شروع کنید و سپس داده خود را به محصولات جذاب‌تر و بهتر منتقل کنید.

دسترسی از همه جا

با پیشرفت حسابداری دیجیتال و ابری امکان دسترسی از همه جای دنیا به نرم‌افزارها ایجاد شده. چندین دهه پیش برای دسترسی به اطلاعات مالی، مجبور بودید که به شرکت و واحد حسابداری مراجعه کنید. با ظهور نرم‌افزارهای تحت دسکتاپ، مجبور بودید به جایی مراجعه کنید که کامپیوتر مذکور در آن قرار دارد. اما با رشد پردازش ابری، این مشکل حل شده. هر جای دنیا که باشید، تنها لازم است به اینترنت وصل شوید و وارد حساب کاربری حسابداری دیجیتال خود شوید.

بهره‌وری و سرعت بالا

استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری آسان است. این نرم‌افزارها رابط کاربری مناسب دارند و هر کسی توانایی استفاده از آن‌ها را دارد. همچنین ورود و تحلیل داده در این محصولات بسیار سریع است. دیگر مجبور نیستید که وقت خود را صرف حساب و کتاب تکراری کنید. همچنین اگر حجم داده مناسبی را داخل این محصولات جمع‌آوری کنید، دست شما برای تحلیل‌ داده باز است. می‌توانید هر سوالی که دوست دارید از این داده‌ها بپرسید. تنها با یک الگوریتم مشخص، پاسخی جامع به شما ارائه خواهد شد. در پایان شاید این مسئله یکی و حتی مهم‌ترین مزیت حسابداری دیجیتال باشد. توانایی پردازش داده از اهمیت بالایی برخوردار است.

نظارت زنده

اگر از سیستمی ابری استفاده کنید، امکان بررسی و نظارت زنده وجود دارد. این بدین معنا است که هر کسی با اطلاع و اجازه شما می‌تواند به داده‌های موجود در نرم‌افزار دسترسی پیدا کند. به عنوان مثال مدیر یک کسب و کار می‌تواند به راحتی با اتفاقات در حال رخ دادن روبرو شود و درک کامل‌تری نسبت به اوضاع مالی شرکت پیدا کند.

هماهنگی با دیگر نرم‌افزارها

به خاطر ماهیت حسابداری دیجیتال شما با صفر و یک روبرو هستید. داده‌ای که وارد یک نرم‌افزار می‌شود، داده‌ای است که می‌توان آن را در نرم‌افزارهای دیگر هم استفاده کرد. به همین خاطر مثلا شما پرداخت حقوق خود را در یک نرم‌افزار انجام می‌دهید و بر اساس همین داده، در یک نرم‌افزار دیگر نکات مشاوره‌ای برای بهبود هزینه دریافت خواهید کرد. این حجم از هماهنگی باعث شده که یک دریا از پتانسیل و موقعیت برای افزایش بهره‌وری ایجاد شود.

امنیت و چابکی

در حالی که سوابق حسابداری مبتنی بر کاغذ کاملاً ایمن نیستند (ممکن است در اثر وقوع آتش سوزی یا بلایای طبیعی به سرقت رفته یا از بین بروند)، امنیت داده ها، وقتی صحبت از حسابداری دیجیتال می‌شود، به یک نگرانی بزرگ تبدیل می‌شود. مشکل ذخیره‌سازی و مدیریت داده‌ها در داخل این است که اگر اقدامات اساسی برای بازیابی داده‌ها انجام ندهید، ممکن است در صورت اختلال یا خرابی سیستم، تمام داده‌های خود را از دست بدهید. تصور کنید که داده های حسابداری به دست آمده از سال ها کار سخت را در یک لحظه از دست بدهید.

راه کارهای حسابداری مبتنی بر فضای ابری یک راه حل فوق العاده هستند. این راه کارها با فضای ذخیره سازی ابری ارائه می شوند که توسط چندین مرکز داده برای پشتیبان گیری از داده ها حمایت می‌شود. بسیاری برای رمزگذاری داده ها به فناوری SSL متکی هستند، مانند آنچه برای ایمن سازی اطلاعات مالی در بانک ها استفاده می‌شود. با یک راه حل حسابداری دیجیتال، حتی اگر مشکلی پیش بیاید می‌توانید اطلاعات خود را بازیابی کرده یا نسخه پشتیبان تهیه کنید.

صدور فاکتور و پیگیری آسان پرداخت ها

بدون پیگیری صورتحساب و ردیابی پرداخت، هیچ راهی برای به حداقل رساندن پرداخت های معوقه مشتریان وجود ندارد. ممکن است دلایل زیادی برای حواس پرتی وجود داشته باشد که شما را از پیگیری بدهکاران باز دارد. این موضوع می‌تواند بر وضعیت جریان نقدی شما نیز تأثیر منفی بگذارد. سیستم حسابداری دیجیتال بهترین راه حل برای حل این مشکل است زیرا فرآیند ارسال فاکتورها و درخواست‌های پرداخت را خودکارسازی می‌کند.

تسهیل در امور مالیاتی

شیوه‌های حسابداری دستی جمع آوری اسناد مربوط به مالیات و آماده سازی برای ثبت اظهارنامه های مالیاتی آتی را بسیار دشوار می‌کند. همچنین منجر به ردیابی مالی ضعیف می‌شود و کنار گذاشتن وجوه برای پرداخت مالیات را دشوار می‌کند. آماده نشدن برای تشکیل پرونده مالیاتی با نزدیک شدن به مهلت مقرر می‌تواند شما را با مشکل جدی مواجه کند.

در حالی که نمی‌توانید از بار مسئولیت‌های مالیاتی شانه خالی کنید، یک سیستم حسابداری دیجیتال می‌تواند فرآیند آماده سازی و تشکیل پرونده را برای شما ساده کند. با یک سیستم ردیابی مالی قوی، حسابداری دیجیتال نه تنها به شما کمک می‌کند تا وجوهی را برای پرداخت های مالیاتی به طور فعال تنظیم و جدا کنید، بلکه محاسبات مالیات را نیز ساده می‌کند. این امر شما را از استرس آزاردهنده مرتبط با مسائل مالیاتی رها می‌کند.

ردیابی ضعیف مالی که مختص رویه‌های حسابداری دستی است همچنین ممکن است شما را از حذف و کسورات مالیات احتمالی بی بهره کند. پس برای جلوگیری از نادیده گرفتن پرداخت‌هایی که برای کسر مالیات استفاده می‌شود، از سیستم حسابداری دیجیتال کمک بگیرید.

توابع تخصصی

به نظر می‌رسد فناوری در حال پیشرفت است و راهکارهای متنوعی برای عملکردهای مختلف تجاری، آن هم به صورت اختصاصی به وجود آمده‌اند. صدها برنامه کاربردی برای صنایع مختلف، از کشاورزی گرفته تا خرده فروشی و معماری، توسعه یافته‌اند. بسته به پیچیدگی‌های موجود در تجارت شما، ممکن است بتوانید یک راه حل حسابداری دیجیتالی بیابید که برای کسب و کار شما بهتر از دیگران کار کند.

استراتژی حسابداری دیجیتال

حالا به یک سوال مهم می‌رسم. در مواجه با حسابداری دیجیتال و این تغییری که در حال رخ دادن است، چه استراتژی اتخاذ کنیم؟ اگر در حال حاضر از محصولات دیجیتال استفاده می‌کنید، تنها نکته این است که باید خود را به روز نگه‌دارید. تلاش کنید که درهای بیشتری را باز کنید و دانش بیشتری را کسب کنید. دانش بیشتر به شما امکانات بیشتری را ارائه خواهد داد.

اما اگر در مورد حسابداری دیجیتال مردد هستید و در مقابل آن مقاومت می‌کنید، باید چندین مسئله را در نظر بگیرید. دنیا در حال حرکت است. پس بهتر است شما هم ثابت نمانید و به نسبت حرکت دیگر شرکت‌ها و صنعت حرکت کنید. همچنین که استفاده از سیستم سنتی تنها شما را محدود خواهد کرد. با استفاده از حسابداری دیجیتال، شما توانایی گسترش کسب و کار خود را خواهید داشت. می‌توانید دورکاری کنید. کمتر هزینه کنید. داده بهتری جمع‌آوری کنید و در آخر درآمد بیشتری داشته باشید.

جمع‌بندی

در نتیجه باید به صورت ساده گفت که اگر به دنبال رشد بیشتر و درآمد خالص بیشتر هستید، باید به فکر تعویض سیستم سنتی و مهاجرت به حسابداری دیجیتال باشید. بعد از اینکه مهاجرت به این سیستم را انتخاب کردید، باید به دنبال سیستمی مناسب برای خودتان باشید. صنف خود را مشخص کنید و نسبت به آن صنف نرم‌افزار یا نرم‌افزارهای مناسب را انتخاب کنید. در تمامی اصناف از کارگاه‌ها گرفته تا سوپرمارکت‌ها، محصولات جذاب و کارآمدی وجود دارد.