جی‌سان؛ جایی که دانش، تولید صادرات‌محور و مدیریت یکپارچه در کنار هم قرار می‌گیرند

یکپارچگی فرایندها و توسعه خدمات دیجیتال در گروه صنعتی جی‌سان

گروه صنعتی جی‌سان با نزدیک به سه دهه فعالیت در استان اصفهان، در دو حوزه کشاورزی و ساختمان فعالیت می‌کند. این مجموعه با پیاده‌سازی سازمان‌یار و همکاری تسهیل گستر، فرایندهای پراکنده خود را یکپارچه کرد و بستر تازه‌ای برای آموزش آنلاین، ثبت سفارش و ارتباطات داخلی فراهم ساخت.

در یک نگاه

• صنعت: کشاورزی و ساختمان
• قابلیت‌های مورد استفاده: حسابداری، انبار، فروش، تولید، وب‌سایت، CRM، آموزش الکترونیکی، پیگیری سفارش و ارتباطات داخلی
• مدت استقرار: در مصاحبه ذکر نشده است
• نتیجه شاخص: یکپارچه‌سازی فرایندها و فراهم‌شدن امکان توسعه خدمات دیجیتال

جی‌سان و کسب‌وکارش

گروه صنعتی جی‌سان در حوزه‌های کشاورزی و ساختمان فعالیت می‌کند. بخشی از محصولات ساختمانی این مجموعه شامل پنجره و قطعات و یراق‌آلات مرتبط با آن است. تنوع فعالیت‌ها و نیاز به هماهنگی میان دفتر، انبار، تولید و مشتریان، استفاده از یک زیرساخت نرم‌افزاری یکپارچه را برای مجموعه ضروری کرده بود.

چالش پراکندگی نرم‌افزارها و فرایندها

پیش از همکاری با تسهیل گستر، بخش‌های مختلف جی‌سان از ابزارهای جداگانه استفاده می‌کردند. حسابداری و حضور و غیاب هرکدام در نرم‌افزاری مستقل انجام می‌شد، وب‌سایت زیرساخت جداگانه‌ای داشت و اطلاعات ارتباط با مشتریان در اکسل نگهداری می‌شد.

این پراکندگی، هماهنگی میان بخش‌ها را دشوار کرده بود. مدیران مجموعه به دنبال راهکاری بودند که نیازهای عملیاتی را در یک بستر مشترک پوشش دهد و وابستگی به سیستم‌های متعدد را کاهش دهد.

چرا روش‌های قبلی کافی نبودند

ابزارهای قبلی هرکدام بخشی از نیازهای مجموعه را پاسخ می‌دادند، اما ارتباط یکپارچه‌ای میان آن‌ها وجود نداشت. با گسترش فعالیت‌ها، جی‌سان علاوه بر حسابداری، انبار و فروش، به امکاناتی مانند آموزش همکاران در سراسر کشور و پیگیری آنلاین سفارش‌های خدماتی نیاز پیدا کرده بود.

پاسخ‌گویی به این نیازها با ابزارهای پراکنده، مستلزم استفاده از سامانه‌های بیشتر و هماهنگی میان تأمین‌کنندگان مختلف بود.

چرا سازمان‌یار انتخاب شد

پس از بررسی و تحقیق، مدیران جی‌سان گفت‌وگو با تسهیل گستر را آغاز کردند. یکی از عوامل جلب توجه آن‌ها، شعار «کسب‌وکار شما را درست الکترونیکی می‌کنیم» بود؛ عبارتی که بر سامان‌دهی فرایندها در کنار دیجیتالی‌کردن آن‌ها تأکید داشت.

سازمان‌یار، مبتنی بر اودو، امکاناتی برای پوشش نیازهای حسابداری، انبار، فروش و تولید در یک بستر یکپارچه ارائه می‌کرد. قابلیت‌های توسعه‌پذیر آن نیز امکان پاسخ‌گویی به نیازهای تازه مجموعه را فراهم می‌ساخت.

مسیر استقرار

همکاری جی‌سان با تسهیل گستر با هدف یکپارچه‌سازی زیرساخت‌های نرم‌افزاری آغاز شد. در کنار فرایندهای اصلی کسب‌وکار، مجموعه از قابلیت آموزش الکترونیکی، ثبت و پیگیری آنلاین سفارش‌ها و ارتباطات داخلی استفاده کرد.

در مصاحبه، مدت استقرار و ترتیب دقیق اجرای بخش‌های پروژه بیان نشده است؛ بااین‌حال، تجربه‌های مطرح‌شده نشان می‌دهد استفاده از سازمان‌یار به فرایندهای پایه محدود نماند و به توسعه خدمات دیجیتال مجموعه نیز کمک کرد.

چالش‌های استقرار و راه‌حل‌ها

یکی از نیازهای جی‌سان، آموزش همکاران سراسر کشور درباره محصولات ساختمانی مجموعه بود. پس از بررسی برگزاری کلاس‌های حضوری، مجموعه تصمیم گرفت آموزش‌ها را بر بستر وب ارائه کند. ماژول آموزش الکترونیکی سازمان‌یار امکان انتشار و طبقه‌بندی فیلم‌های آموزشی را فراهم کرد.

این قابلیت، زمینه راه‌اندازی یک پلتفرم آموزشی را نیز ایجاد کرد؛ بستری که علاوه بر محتوای خود جی‌سان، امکان ارائه محتوای آموزشی دیگر مجموعه‌ها را فراهم می‌کرد.

نیاز دیگر، شفاف‌کردن مسیر سفارش‌های خدماتی برای مشتریان بود. با استفاده از سازمان‌یار، ثبت سفارش، امضا و مشاهده مراحل پیشرفت پروژه بر بستر وب امکان‌پذیر شد.

نتایج

سازمان‌یار به جی‌سان کمک کرد فرایندهای اصلی خود را در بستری یکپارچه مدیریت کند و خدمات دیجیتال تازه‌ای ارائه دهد. آموزش آنلاین، دسترسی همکاران سراسر کشور به محتوای طبقه‌بندی‌شده را فراهم کرد و به ایجاد یک بستر آموزشی گسترده‌تر انجامید.

در بخش خدمات، مشتریان توانستند مسیر سفارش را از ثبت اولیه تا تحویل پروژه مشاهده و پیگیری کنند. در مصاحبه، بازخورد مثبت یکی از مشتریان سازمانی درباره شفافیت این فرایند نیز مطرح شده است.

ارتباطات داخلی میان دفتر، انبار و تولید نیز ساده‌تر شد و به گفته نماینده مجموعه، هزینه تماس‌های داخلی کاهش یافت. از نگاه او، ارزش سازمان‌یار علاوه بر پاسخ‌گویی به نیازهای فعلی، در توانایی پوشش نیازهایی است که با توسعه کسب‌وکار در آینده شکل می‌گیرند.