نرم افزار مدیریت اسناد (DMS)

نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) در سازمان‌یار (Odoo ERP)، ابزاری قدرتمند و جامع برای سازماندهی، مدیریت و بایگانی انواع اسناد الکترونیکی در کسب‌وکارها است. این نرم افزار به عنوان بخشی از مجموعه نرم‌افزاری جامع Odoo، به شما کمک می‌کند تا تمام اسناد مهم سازمان را در یک مکان امن و قابل دسترسی نگهداری کنید و از آن بهره‌برداری بهینه داشته باشید.

نرم افزار مدیریت اسناد چه کاری انجام می‌دهد؟

•     ذخیره و سازماندهی اسناد: تمام اسناد الکترونیکی مانند قراردادها، فاکتورها، گزارش‌ها، تصاویر و ... را در یک مخزن مرکزی ذخیره کرده و با استفاده از برچسب‌ها، دسته‌ها و فولدرها آن‌ها را سازماندهی کنید.
•     جستجوی سریع و آسان: با استفاده از موتور جستجوی قدرتمند، به سرعت هر سندی را بر اساس نام، محتوا، تاریخ ایجاد، نوع فایل و سایر معیارها پیدا کنید.
•     اشتراک‌گذاری اسناد: اسناد را با کاربران دیگر به اشتراک بگذارید و دسترسی آن‌ها را مدیریت کنید.
•     همکاری در اسناد: چندین کاربر به طور همزمان روی یک سند کار کنند و نظرات خود را در مورد آن ثبت کنند.
•     نسخه‌های قبلی: تمام نسخه‌های قبلی یک سند را ذخیره کرده و در صورت نیاز به آن‌ها دسترسی داشته باشید.
•     بایگانی اسناد: اسناد را به صورت خودکار یا دستی بایگانی کرده و از آن‌ها نسخه پشتیبان تهیه کنید.
•     یکپارچگی با سایر ماژول‌های Odoo: به طور کامل با سایر ماژول‌های Odoo مانند فروش، خرید، حسابداری و ... یکپارچه شده است و به شما امکان می‌دهد تا فرآیندهای کسب‌وکار خود را به صورت کاملاً دیجیتال مدیریت کنید.

مزایای استفاده از DMS در Odoo ERP

•     کاهش هزینه‌ها: کاهش هزینه‌های چاپ، ارسال و نگهداری اسناد فیزیکی.
•     افزایش بهره‌وری: دسترسی سریع و آسان به اسناد و کاهش زمان جستجو.
•     امنیت بالا: محافظت از اسناد در برابر دسترسی‌های غیرمجاز و از دست رفتن اطلاعات.
•     سازگاری با محیط زیست: کاهش مصرف کاغذ و کمک به حفظ محیط زیست.
•     افزایش شفافیت: ایجاد یک آرشیو الکترونیکی قابل اعتماد و قابل ردیابی از تمام اسناد.
•     بهبود همکاری تیمی: تسهیل همکاری در بین اعضای تیم و افزایش بهره‌وری.

ویژگی‌های کلیدی

•     ذخیره سازی نامحدود: فضای ذخیره سازی نامحدود برای نگهداری اسناد
•     انواع مختلف فایل: پشتیبانی از انواع مختلف فایل‌های متنی، تصویری، صوتی و ویدئویی
•     مدیریت دسترسی: تعیین سطح دسترسی کاربران به اسناد مختلف
•     جستجوی پیشرفته: جستجوی اسناد بر اساس کلمات کلیدی، تاریخ، نوع فایل و سایر معیارها
•     کاربران چندگانه: امکان استفاده توسط چندین کاربر به صورت همزمان
•     بایگانی خودکار: بایگانی خودکار اسناد بر اساس قوانین تعریف شده
•     یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: امکان یکپارچه سازی با سایر سیستم‌های سازمانی

کاربردهای DMS در Odoo ERP

•     مدیریت اسناد حقوقی: قراردادها، وکالتنامه‌ها، مجوزها و ...
•     مدیریت اسناد مالی: فاکتورها، رسیدها، گزارش‌های مالی و ...
•     مدیریت اسناد پروژه: طرح‌های پروژه، گزارش‌های پیشرفت، اسناد فنی و ...
•     مدیریت اسناد منابع انسانی: قراردادهای کار، سوابق کارکنان، مدارک آموزشی و ...
•     مدیریت اسناد مشتریان: قراردادهای مشتریان، مکاتبات، شکایات و ...

در نتیجه، نرم افزار مدیریت اسناد (DMS) در سازمان‌یار (Odoo ERP) یک ابزار ضروری برای هر سازمانی است که به دنبال مدیریت موثر و سازماندهی شده اسناد خود است.

اطلاعات بیشتر: https://www.tashilgostar.com/r/document