در حالی که کسبوکار خدمات شخصی شما مزایای زیادی دارد، اداره یک شرکت یک نفره گاهی اوقات چالش برانگیز است. یکی از سختترین نکات در مورد آن این است که شما مجبورید این کار را خودتان انجام دهید: از مدیریت حسابها گرفته تا حفظ اعتبار آنلاین، مدیریت قرارها، ترتیب مالیات، دنبال کردن راهنما و مدیریت شبکههای اجتماعی و غیره. انجام همه این کارها با رشد کسبوکار شما میتوانند خیلی سریع غیرممکن شوند.
خوشبختانه ، مهم نیست که در کجای تجارت خود قرار دارید - از CRM کامل گرفته تا راهکارهایی که به بخشهای خاصی از چرخه فروش کمک میکند، Odoo اودوو طیف گستردهای از ابزارهای تجاری را در اختیار شما قرار میدهد که میتواند به شما در ادامه فعالیتتان کمک کند. بر اساس خدماتی که ارائه میدهند، هر شرکت انفرادی روند کاری متفاوتی دارد. روند کلی تقریباً برای همه یکسان است: جستجوی اطلاعات، تماس اولیه، تماس فروش، پیشنهاد، کار روی پروژه و پیگیری. بنابراین هنگامی که نرمافزار اودوو (Odoo ERP) به درستی اجرا شود، میتواند قسمت قابل توجهی از وقت و تلاش را در ادامه کسبوکارتان بهبود بخشد.
حتماً بخوانید: چرا سازمان های تولیدی به ابزارهای CRM نیاز دارند؟
اهمیت سادهسازی کسبوکار شما چیست؟
به عنوان یک کارآفرین، رمز موفقیت ایجاد و حفظ ارتباط صمیمانه مشتریان با تجارت شماست. در حالی که هنوز میتوانید کار خود را به خارج از کشور برسانید و از آن کمک بگیرید، اما هنوز به درک کاملی از همه آن نیاز دارید. بالاخره شما رئیس هستید. بنابراین سادهترین راه برای ادامه فعالیت کسبوکارتان ایجاد یک سیستم قابل اعتماد برایتان است که اطمینان حاصل کند کار با کیفیت بالا که بهطور مداوم به سرعت از در خارج میشود. کارایی و اثربخشی بسیار مهم است.
دلایل زیادی وجود دارد که شخص باید تجارت خود را ساده کند. با این حال، موارد کمی وجود دارد که باید در نظر بگیرید:
- این به کاهش استفاده از کاغذ کمک میکند - اگرچه ممکن است فکر کنید اطلاعاتی که معمولاً روی کاغذ ثبت میکنید ضروری هستند اما نیازی نیست که همه آن اطلاعات را روی کاغذ داشته باشید - میتوانید به جای آن از فناوری دیجیتال کمک بگیرید.
- این اولین قدم برای اتوماسیون اداری تمام کارهای تکراری شما است.
- استفاده از سیستم ERP ، تمام دادههای شما را در یک مکان نگه میدارد - از ارتباطات داخلی و حسابداری گرفته تا بازاریابی و برنامهریزی ایمیل. یک برنامه برای همه چیز وجود دارد.
چگونه نرمافزار اودوو میتواند به شما در این امر کمک کند؟
سادهسازی ارتباطات
ارتباطات پایه و اساس یک تجارت است. ارتباطات موثر مهمترین عامل موفقیت در چرخه زندگی مدیریت پروژه است. بهطور متوسط، از هر پنج پروژه ، یکی به دلیل عدم ارتباط بین مدیر پروژه، اعضای تیم و مشتریان، با شکست مواجه میشود.
صندوق ورودی
از طریق پیامرسانی یک به یک و گروهی، گفتگوی زنده، تماسهای صوتی فردی و تیمی، بحثها و اشتراک فایل، صندوق ورودی شما را با ارتباطات شفاف و کارآمد در سازمانتان پوشش میدهد همچنین این امکان را فراهم میکند تا بین اعضای تیم، بخش ها و کل شرکت یکپارچگی ایجاد شود. همچنین توانایی سازماندهی و فیلتر مکالمات در کانالهای مختلف (شاید برای پروژههای خاص، پشتیبانی فنی، گفتگوی عمومی و غیره) وجود دارد. کاربران میتوانند چندین پروژه، تیم و موارد دیگر را با استفاده از هشتگ سازماندهی کنند و همچنین با کشیدن و انداختن آنها به پلتفرم، پروندهها را به اشتراک بگذارند.
گفتگوی آنلاین
گفتگوی زنده با وبسایت اودوو شما ادغام می شود و به تیم شما اجازه میدهد در مکالمات تکبهتک به سوالات مشتریان پاسخ دهند، قرار ملاقاتها را تنظیم کنند و محصول یا خدمات خود را بفروشند.
پیامک
اگر شماره تلفن مشتری خود را ثبت کردهاید، میتوانید با بهروزرسانی فوری از طریق پیام کوتاه با استفاده از پیامک اودوو با آنها تماس بگیرید. همچنین ماژول ویپ سازمانیار ارتباط دو طرفه را فراهم میکند، به این معنی که مشتریان شما میتوانند به هر پیامی که ارسال می کنید، بنویسند و شما میتوانید مستقیماً پاسخ دهید.
حتماً بخوانید: چه چیز جدیدی در CRM اودوو 16 وجود دارد؟
زمان کمتری را صرف ایمیل کنید
پست الکترونیکی یکی از ضروریات و وقتگیرترین موارد برای هر کسبوکار حرفهای است. به هیچ وجه نمیتوانید از مکالمه با مشتری خودداری کنید و نباید هم این کار را انجام دهید. در عوض کاری که میتوانید انجام دهید یافتن راهکارهایی برای استفاده کمتر از ایمیل و سریعتر عبور از صندوق ورودی است. حذف عقب و جلو غیرضروری از طریق ایمیل و مدیریت کارآمد صندوق ورودی میتواند به شما کمک کند تا روی پروژههای مهمتری در لیست کارهای خود تمرکز کنید. در اینجا چند روش برای انجام این کار وجود دارد:
از پاسخهای خودکار استفاده کنید
در ابتدا ، سعی کنید پاسخهای خودکار را برای انواع رایج نامههای الکترونیکی که بهطور منظم دریافت میکنید تنظیم کنید ، مانند:
سوالات از مشتریان جدید
سالات متداول
ارسال فرم تماس
اگر متوجه شدید که با افراد مختلف بهطور مکرر همان حرف را میزنید، باید از پاسخ خودکار برای آن استفاده کنید. حتی اگر پس از آن نیاز به برداشتن تلفن یا ارائه اطلاعات بیشتر مستقیم داشته باشید، این ایمیل الکترونیکی به شما اطلاعات بیشتری میدهد و به شما فرصت میدهد تا پاسخ دهید!
به عنوان مثال شما میتوانید یک پاسخ خودکار به فرم درخواست مشتری خود ایجاد کنید که شامل اطلاعات و پیوندهایی درباره شما و آنچه در آینده اتفاق میافتد باشد. با استفاده از برنامه اتوماسیون بازاریابی، میتوانید یک کمپین بازاریابی جدید ایجاد کنید. سپس، یک الگوی ایمیل با مقدمه ایجاد کرده و آن را به آن کمپین پیوند دهید. در انتهای ایمیل، از برنامه قرارها استفاده کرده و پیوندی را برای هدایت احتمالی به رزرو تماسهای آنلاین / جلسات / قرارها اضافه کنید. آنچه این کار انجام میدهد این است که هر بار که چشم انداز جدیدی فرم را پر میکند و فرم را میفرستد، ایمیل با معرفی شما بهطور خودکار ارسال میشود. شما هنوز هم باید بروید و به درخواست آنها نگاه کنید، اما از آنجا که ایمیل بهطور خودکار ارسال میشود، نیازی به عجله ندارید که بلافاصله به آنها پاسخ دهید.
حتماً بخوانید: اهمیت Odoo در مدیریت زنجیره تامین
قالب های پاسخ های آماده ایجاد کنید
برای هر پاسخی که تکراری است اما به سفارشیسازی زیادی نیاز دارد، برای خودکار کردن پاسخ خود، میتوانید رویکرد دیگری داشته باشید و یک قالب ایمیل ایجاد کنید که می توانید آن را ویرایش و ارسال نمایید. به ایمیلهایی مانند در دسترس بودن یا قیمتگذاری برای مشتری احتمالی فکر کنید - این به پروژه، زمان و شرایط بستگی دارد، اما با وجود قالبهای موجود، تنها کاری که باید انجام دهید تغییر تاریخ و اختصاص قیمت واقعی به هر یک از آنها است.
ارسال به روز رسانی خودکار
برقراری ارتباط بهروزرسانیهای پروژه به مشتریان بسیار ضروری است، اما همچنین میتواند احساس خستگی ایجاد کند، به خصوص با مشتریانی که دائماً از آنها درخواست میکنند. یک راهکار عالی برای شروع استفاده از مدیریت پروژه و همه ابزارهای همکاری است. سپس، پورتال سرویس گیرنده را ایجاد کرده و به آن دسترسی پیدا کنید. وقتی این کار را انجام میدهید، آنها تصویری بهروز و در زمان واقعی از پروژه خود خواهند داشت. اما آنها همچنین دارای ویژگیهایی مانند اعلانها و هضم نامههای الکترونیکی هستند که هنگام چک کردن موارد، جابجایی کارها در امتداد فرصت ها و سایر کارهای "انجام کار" بهطور خودکار به آنها اطلاع میدهند. به این ترتیب، پس از عبور از لیست وظایف خود، دیگر نیازی به ارسال نامه الکترونیکی نخواهید داشت.
صندوق ورودی خود را فیلتر کنید
در صندوق ورودی اودوو خود، کانالهای مختلف و همچنین فیلترهای موجود را ایجاد و استفاده کنید یا کانالهای سفارشی ایجاد کنید تا قوانین اضافی را به ایمیل خود اضافه کنید. با انجام این کار، صندوق ورودی شما فقط ایمیلهای ضروری را که باید مشاهده کنید نشان میدهد، بنابراین هنگامی که برای بررسی ایمیل باید از کار مشتری دور شوید، فقط به مهمترین آنها تمرکز خواهید کرد.
برنامهریز قرار ملاقاتها
به همه رفت و برگشتهای موجود در تنظیم جلسات و تماس با مشتری فکر کنید. هماهنگسازی برنامههای همه افراد و هماهنگی افراد در دسترس و زمان و نحوه قرارگیری آنها با سایر قرارهای شما میتواند دردسر ساز شود؛ خصوصاً اگر همه در مکانها و مناطق زمانی مختلف باشید. اینها وظایف اصلی هستند که سزاوار نیستند وقت ارزشمند شما را بگیرند. درعوض، میتوانید از قرارملاقاتهای سازمان یار استفاده کرده و به مشتریان خود اجازه دهید کار خود را انجام دهند.
روند "یافتن و استفاده از مشتریان جدید" را ساده کنید
یافتن مشتریهای جدید، حیات حیات تجارت شماست. بدون بازاریابی (حداقل نه همیشه) نمیتوانید مشتری جدید پیدا کنید. اما، شما میتوانید وبسایت خود را بهینهسازی کنید و به کسبوکار خود اجازه دهید خود بازاریابی را شروع کند. نه تنها داشتن یک سیستم عملکردی CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) بسیار مفید است، بلکه میتواند تا حد زیادی حرفهای شما را به مشتری ارائه دهد.
حتماً بخوانید: دستورالعمل های چند شرکتی در Odoo
از فرم های تماس هوشمند استفاده کنید
برای افرادی که آماده رفتن مستقیم به صفحه "همکاری با ما" از وب سایت شما هستند، شما میخواهید این اولین قدم در یک فرآیند پردازش مشتری بدون اشکال باشد. با استفاده از فرمساز وبسایت، میتوانید فرمهای تماس مفصلی ایجاد کنید که سوالات مهمی را از شما بپرسند تا اطلاعات لازم را برای انتقال آنها به مرحله بعدی در روند فروش خود بدون نیاز همزمان به شما فراهم کند. با گذشت زمان، به محض این که مشتری عالی در محل کار خود نصب کردید، میتوانید با خودکارسازی روند کار، آن را حتی بهتر کنید!
سادهسازی بازاریابی از طریق ایمیل و ایجاد توالی بازاریابی از طریق ایمیل
شما باید از تجارت الکترونیکی برای تجارت خود استفاده کنید.
در صورت ارسال ایمیل، احتمالاً یک خبرنامه ایمیل هفتگی یا ماهانه ارسال میکنید و ممکن است در وبسایت خود پیشنهاد انتخاب رایگان داشته باشید. با این حال، اگر این کار را نکردید، به برنامه ایمیل مارکتینگ Odoo اودوو نگاه کنید و از هم اکنون اجرای آن را شروع کنید. می توانید این امر را حتی بیشتر پیش ببرید و هر مشترکی را که هنوز فرم "همکاری با ما" را پر نکرده است به یک پیشرو آگاه و هیجان انگیز تبدیل کنید. سپس، از برنامه اتوماسیون بازاریابی استفاده کرده و دنبالهای خوشامد برای پرورش آنها ایجاد کنید، به آنها بگویید چگونه میتوانید به آنها کمک کنید و در نهایت دوباره فرم / صفحه "همکاری با ما" را مرتب کنید.
تبلیغ رسانه های اجتماعی خودکار یا دسته ای
حضور در شبکههای اجتماعی باعث افزایش آگاهی، ارتباط شما با مشتریان، افزایش چشم انداز و درآمد میشود. با این حال، کارکردن در فیسبوک، توییتر یا LinkedIn برای بازاریابی در بازار شبکه های اجتماعی میتواند بسیار وقت گیر باشد.
برنامه بازاریابی اجتماعی به شما امکان میدهد کانالهای رسانههای اجتماعی و تعاملات خود را در سیستم مدیریت خود کنترل کنید. با استفاده از این برنامه، به راحتی میتوانید محتوای خود را بهطور خودکار - برنامهریزی پستهای رسانههای اجتماعی، پستهای وبلاگ و حتی به مردم در مورد دسترسی مشتری خود اطلاع دهید. یا میتوانید لیست دقیقی از بازدیدکنندگان وبسایت خود را بدست آورید و از طریق ایمیل، پیام کوتاه یا چت زنده به آنها دسترسی پیدا کنید. با استفاده از این موارد میتوانید سفر یک پیوند را از یک پست پیگیری کنید و اطلاعات فوری در مورد میزان درآمد حاصل از پیوند و همچنین در مورد تعداد منجر جدید دریافت کنید.
ساده سازی اسناد
فرایندهای کاری شما مطمئناً شامل بسیاری از مدارک، برگههای پروژه و انواع اسناد مشتریهای دیگر است. همه موارد سرپرست نیز وجود دارد - پیشنهادات اولیه، قرارداد با مشتری های مختلف، صورتحسابها و فاکتورها، فرم هایی برای امضای مصوبات و سایر موارد. همه چیز ضروری است؛ شما توانایی از دست دادن هیچ یک از آنها را ندارید.
اسناد برنامهای است که کنترل همه چیز را بر عهده دارد - به کسب و کار بدون کاغذ خوش آمدید! همچنین این امکان را برای شما فراهم میکند تا با اجازه دادن به شما برای به اشتراک گذاشتن، ارسال، طبقه بندی و بایگانی اسناد بارگذاری شده و اسکن شده و همچنین پردازش اسناد به صورت دستهای با درخواست تأییدات، تغییر پوشه ها، برچسب گذاری و اختصاص چندین پرونده بهطور همزمان به جای یکبهیک، گردش کار خود را ساده کنید. شما همچنین میتوانید اسناد تجاری مانند قبض فروشندگان و برگههای فنی را تهیه کرده، آنها را به افراد خاص اختصاص دهید، برای آنها امضای الکترونیکی تهیه کنید و مستقیماً برای خود ارسال کنید. پیگیری همه موارد در جریان کار بسیار آسان است.
مدیریت وظایف
هنگام مدیریت مشاغل شخصی خود ، این امکان را ندارید که به شما گفته شود چه کاری باید انجام دهید و چه زمانی باید انجام دهید. شما کنترل جریان وظایف روزانه خود را در دست دارید، بدون اینکه کسی انگیزه شما را برای رسیدن به مهلت های قانونی فراهم کند، مدیریت وظایف بسیار مهمتر میشود. برنامه Project Odoo کنترل کامل پروژههای شما را در دست میگیرد، در حالی که برنامههای مدیریت Tasks and Notes میتوانند به شما یادآوری برخی از موارد مهم که نیاز به توجه شما دارند اما ممکن است از بین بروند. این مهلت، پروژه ها، شرایط قرارداد و سایر ورودیهای مربوطه را از بین میبرد و جادویی وظایفی را ایجاد میکند که نیاز به توجه شما دارند. این مانند داشتن یک دستیار شخصی است که هرگز نمیخوابد ... دائماً، با هوشیاری مراقب کسب و کار شماست و به شما درباره کارهایی که برای انجام آنها باید هشدار میدهد.
پیگیری هزینه
به عنوان یک شرکت انحصاری، مدیریت امور مالی ضروری است و پیگیری کلیه هزینهها یک امر ضروری است. مسئله این است که این کار زمان قابل توجهی طول میکشد و هرگز در واقع کامل نمیشود. استفاده از برنامه هزینههای Odoo برای این کار باعث صرفهجویی در وقت و افزایش کارایی میشود. تراکنشهای کارت اعتباری و حساب بانکی شما بهطور خودکار وارد و طبقهبندی میشود. رسیدهای دیجیتالی را میتوان مستقیماً به برنامه ارسال کرد و رسیدهای کاغذی را با snap دوربین دستگاه تلفن همراه وارد میکنید. این که هزینههای سفر، لوازم اداری یا هزینههای دیگر کارمندان باشد، شما میتوانید از داشبورد هزینههای خود به کلیه رسیدها و هزینههای ارسال شده دسترسی پیدا کرده و فقط با یک کلیک آنها را ایجاد، تأیید یا رد کنید. برای نگهداری سوابق هزینه نیازی به بارگیری نرمافزار تخصصی نیست - همه کارها را می توان مستقیماً از طریق برنامه انجام داد!
هنگامی که تجارت شما رشد میکند و افراد بیشتری را در استخدام میکنید، آنها میتوانند به راحتی نسخههایی از رسیدهای خود را مستقیماً به سابقه هزینه ضمیمه کنند تا از دست دادن آنها جلوگیری شود. با گرفتن عکس از رسید و ارسال آن به آدرس ایمیل تعیین شده، میتوانید پیوستها را با هر دستگاه موبایلی اضافه کنید.
حتماً بخوانید: معماری اودوو (odoo architecture)
زمان تجارت را به صورت خودکار ردیابی کنید
ردیابی خودکار زمان به شما امکان میدهد دقیقاً بدانید که کسبوکار شما چگونه وقت خود را صرف میکند بدون اینکه در این کار اتلاف وقت داشته باشید. با یک نمای کلی دقیق از هر فعالیت، از زمان صرف شده برای مکالمات مشتری گرفته تا پیشنهادات فروش یا ویرایش، شما میدانید که چه مدت زمان لازم برای هر پروژه، مشتری و مدیر داخلی است. در اینجا میتوانید فرآیندهای خراب یا ناکارآمد را کشف کرده و آنها را اصلاح کنید تا عملیات بهینه شود. Odoo Timesheet و برنامه Timesheet Mobile برای ردیابی زمان صرف شده در پروژهها و کارهای مختلف و ثبت میزان درآمد شما در هر پروژه بسیار مناسب هستند.
امور مالی خود را ساده کنید
سرانجام ، میتوانید از اتوماسیون استفاده کنید تا به عنوان یک دفتردار کار کنید و بسیاری از "مدیر مربوط به امور مالی" را در تجارت خود اداره کنید.
صورتحساب
در مرحله بعدی ، استفاده از فاکتور به مدیریت و خودکارسازی فاکتورها، مدیریت قراردادها، ایجاد فاکتورهای تکراری، برگههای صورتحساب و کمک به شما در پرداخت سریعتر کمک میکند. فاکتور به ویژه از اتوماسیون سود میبرد زیرا جمع آوری پول از مشتری برای برخی افراد دردناک و ناراحت کننده است. صورتحساب اودوو حسابداری را هوشمند میکند. میتوانید فاکتورها را مستقیماً از جدول زمانی خود ایجاد کنید. تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که زمان خود را از طریق برنامه ردیابی کنید و هنگامی که زمان فاکتورگیری فرا میرسد، هر یک از وظایف خود را در برابر مشتری یا پروژه خود ذکر میکنید. فاکتورها همچنین میتوانند به طور خودکار از طریق پیشنهادات و قراردادهای شما ایجاد شوند.
فشار دادن "ارسال" تمام کاری است که شما باید انجام دهید. پرداختهای امن را می توان از طریق پی پال، Ingenico ،Buckaroo ،Stripe ،Authorize.net ،Atos Worldline یا Adyen از طریق فاکتور پذیرفت. این حتی پیگیریهای صورتحساب را به صورت خودکار انجام میدهد و از آنجا که در هنگام تأخیر پرداخت ایجاد میشوند ، زحمتی در ارسال یادآوری برای پرداخت دیررس یا معوقه از بین میبرد. پیکربندیهای خودکار برای پیکربندی ساده و کمک به سادهسازی صورتحساب برای انجام سریع و آسان پرداختها است.
حتماً بخوانید: مدیریت حسابداری در اودوو
حسابداری
و اکنون، حسابداری نرم افزار Odoo اودوو میآید. تا زمانی که یک شرکت حسابداری اداره نکنید، از شما انتظار نمیرود که یک حسابدار باشید. اما مراقبت خوب از حسابهای خود موضوعی است که باید همیشه به آن توجه کنید. برنامه حسابداری دارای تمام ابزارهای صرفهجویی در وقت است که شما برای رشد تجارت خود نیاز دارید. مثل حسابدار شخصی شماست. در یک رابط کاربری زیبا، میتوانید:
صورتحسابهای بانکی خود را با بانک خود همگامسازی کنید،
فاکتورهای دقیق و حرفهای ایجاد کنید، صورتحسابهای دورهای را مدیریت کنید و پرداختها را به راحتی ردیابی کنید،
فاکتورهای تأمینکننده را کنترل کرده و پیشبینی روشنی برای پرداخت قبوض آینده خود دریافت کنید،
با ابزار اصلاح هوشمند ما در وقت خود صرفهجویی کنید و 95٪ از اصلاحات را خودکار کنید.
از مدیریت حسابهای دریافتنی، حساب های پرداختنی، حسابداری تحلیلی، تولید صورتهای زیبا و پویا، گزارشهای قدرتمند و موارد بسیار دیگر - این یک برنامه خارقالعاده است که برای سالم نگه داشتن تجارت خود همه آنچه را که لازم دارید در اختیار شما قرار میدهد. مهمتر از همه، این در تلفن همراه است - این بدان معناست که شما میتوانید از طریق تبلتها یا تلفنهای هوشمند، دسترسی فوری به تمام ویژگیهای حسابداری را در هر کجا که هستید داشته باشید.
منبع: Odoo
راه اندازی کسب و کار خدماتی خود با Odoo ERP | همه آنچه که باید از اودوو بدانید!