خروج از خدمت (خاتمه همکاری)

When an employee leaves the company, it is important to ensure their employee record is updated to reflect their departure, log the reason why, close any open activities associated with the employee, and provide them with any important documents.

بایگانی کردن یک کارمند

In Odoo, when an employee leaves the company they must be archived. To archive an employee, first navigate to the Employees app. From here, locate the employee who is leaving the company, and click on their employee card.

فرم کارمند بارگیری می‌شود و تمام اطلاعات او را نمایش می‌دهد. روی آیکون :icon:`fa-gear` (چرخ‌دنده) در گوشه بالا و راست کلیک کنید تا منوی کشویی ظاهر شود. روی :icon:`oi-archive` بایگانی کلیک کنید تا پنجره پاپ‌آپ خاتمه کارمند ظاهر شود.

فیلدهای زیر را در فرم تکمیل کنید:

  • دلیل خروج: دلیلی را که کارمند ترک می‌کند از منوی کشویی انتخاب کنید. گزینه‌های پیش‌فرض عبارتند از:

    • اخراج شده: زمانی که یک کارمند اخراج می‌شود و شرکت اطلاع‌رسانی کرده است، این گزینه را انتخاب کنید.

    • استعفا داده: زمانی که کارمند دیگر تمایلی به استخدام ندارد و کارمند اطلاع‌رسانی کرده است این گزینه را انتخاب کنید.

    • Retired: Select this option when the employee is retiring.

    • فریلنسر شده: زمانی که کارمند دیگر برای شرکت کار نمی‌کند، اما به جای آن به یک کارگر آزاد تبدیل می‌شود، این گزینه را انتخاب کنید.

  • تاریخ پایان قرارداد: با استفاده از انتخابگر تقویم، آخرین روزی را که کارمند برای شرکت کار می‌کند، انتخاب کنید.

  • دلیل مشروح: توضیحات مختصری برای خروج کارمند در این فیلد وارد کنید.

  • بستن فعالیت‌ها: چک‌باکس کنار هر نوع فعالیت را برای بستن یا حذف هرگونه فعالیت باز مرتبط با آن علامت بزنید. توصیه می‌شود تمام چک‌باکس‌های قابل اعمال را علامت بزنید. گزینه‌های موجود عبارتند از:

    • ارزیابی‌ها: تمام ارزیابی‌های برنامه‌ریزی شده پس از تاریخ پایان قرارداد را لغو می‌کند.

    • قرارداد: تاریخ پایانی برای قرارداد فعلی اعمال می‌کند.

    • خودروی شرکت: کارمند را به عنوان راننده خودروی فعلی شرکت حذف می‌کند و در صورت وجود، راننده بعدی را اختصاص می‌دهد.

    • Time Off: cancels any time off requests after the contract end date.

    • Allocations: removes the employee from any accrual plans they are on.

  • اطلاعات منابع انسانی: چک‌باکس کنار ارسال لینک دسترسی را برای ارسال لینک دانلود به آدرس ایمیل شخصی کارمند، حاوی تمام فایل‌های منابع انسانی شخصی او، علامت بزنید.

  • Private Email: This field appears if the HR Info checkbox is ticked. Enter the private email address for the employee.

هنگامی که فرم تکمیل شد، روی اعمال کلیک کنید. رکورد کارمند بایگانی می‌شود، یک ایمیل با لینک دانلود اسناد شخصی او به آدرس ایمیل شخصی کارمند ارسال می‌شود (در صورت انتخاب)، و یک بنر قرمز بایگانی شده در گوشه بالا و چپ فرم کارمند ظاهر می‌شود. در کادر گفتگو، تاریخ خروج و دلیل خروج و اینکه آیا لینک دسترسی ایمیل شده است یا خیر، ثبت می‌شود.

فرم خاتمه همکاری کارمند با تمام فیلدهای پر شده.

توجه

هنگام تلاش برای ارسال لینک دسترسی به اسناد منابع انسانی، ممکن است پنجره پاپ‌آپ عملیات نامعتبر با پیام خطای زیر ظاهر شود:

باید برای استفاده از تابع «ارسال لینک دسترسی» ایمیل خصوصی کاربر مرتبط با کارمند تنظیم شده باشد: (نام کارمند)

اگر این خطا ظاهر شد، روی بستن کلیک کنید تا پنجره پاپ‌آپ بسته شود، سپس چک‌باکس ارسال لینک دسترسی را برای لغو انتخاب آن در پنجره پاپ‌آپ خاتمه همکاری کارمند علامت بزنید.

روی اعمال کلیک کنید تا کارمند بایگانی شده و فعالیت‌های انتخاب شده در پنجره پاپ‌آپ خاتمه کارمند بسته شوند و به فرم کارمند بازگردید.

پس از فرم کارمند، اطمینان حاصل کنید که فیلدهای زیر پر شده‌اند:

  • تب اطلاعات خصوصی: اطمینان حاصل کنید که یک آدرس ایمیل در فیلد ایمیل وارد شده است.

  • تب تنظیمات منابع انسانی: اطمینان حاصل کنید که یک کاربر مرتبط در فیلد مربوطه انتخاب شده است.

پس از وارد کردن اطلاعات لازم، لینک دسترسی به اسناد منابع انسانی را مجدداً ارسال کنید